La navaja suiza de la productividad personal (I): información y aprendizaje

Cualquier entusiasta de la organización personal ha soñado en alguna ocasión con descubrir la herramienta ideal para ser más productivo. Sería aquella que lograra aunar en una única solución y de forma perfectamente integrada, las distintas aplicaciones y material de oficina que usamos a diario para sacar adelante tareas y proyectos de forma eficiente. Sería una especie de herramienta universal de la productividad que nos ayudaría a decidir y a hacer mejor que nunca las cosas correctas. Estaría tan optimizada que nos haría superefectivos en nuestras tareas diarias.

La navaja suiza de la productividad personal

Desafortunadamente no existe todavía esa herramienta perfecta. De momento nos tenemos que conformar con aprender a combinar de la forma más acertada posible los recursos que tenemos a nuestro alcance. Unas herramientas son físicas: material de oficina y otros utensilios de «baja tecnología» de los que siempre cuesta desprenderse, muchas veces por necesidad y otras simplemente por tradición. Porque quienes siguen fieles a su agenda de papel, lo hacen probablemente por costumbre, por nostalgia o por ambos motivos. Tienen un teléfono móvil que gestiona mejor sus compromisos, pero el ritual de renovar su agenda cada año es cuanto menos sagrado. Otros recursos preferimos gestionarlos digitalmente con la última aplicación del mercado, probablemente la que está de moda y a ser posible en su última versión.

Pero ponemos empeño; todo sea por la productividad. Y, no sin esfuerzo, orquestamos un sistema de organización, un engranaje con un punto artesano que hace que todo funcione: herramientas físicas y digitales trabajando en equipo, perfectamente coordinadas y sincronizadas, organizando nuestro trabajo cada día, como una especie de navaja suiza de la productividad. Y tanto nos ha costado idear el mecanismo que lo explicamos orgullosos en la Red, que es el mejor lugar donde contar estos asuntos.

Y ese es el motivo de este artículo: presentar la que sería mi navaja suiza de productividad. O al menos el kit básico de supervivencia para asuntos de organización personal. Si me preguntaran cómo empezar con la organización personal en general (y con GTD en particular), seguramente mencionaría los elementos que empiezo a presentar en formato serie en este blog. Empecemos por el primero de ellos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Mis apps de productividad (#2)

En la primera parte de esta serie de posts introduje seis herramientas que me permiten trabajar de forma más eficaz y eficiente. Son aplicaciones que he ido introduciendo poco a poco; unas llevan años conmigo y otras acaban de llegar, algunas para quedarse. Al final es una cuestión de «ajuste».

Todo empieza porque tenemos una necesidad particular en términos de productividad y buscamos herramientas que pueden cubrir esa exigencia. A continuación probamos y analizamos a fondo algunas de esas apps atendiendo a criterios básicos de productividad. Básicamente comprobamos que la aplicación hace lo que se espera de ella y confirmamos que efectivamente aporta algún beneficio a nuestra organización personal: facilita la organización, ahorramos tiempo, mejora algún proceso en particular, etc.

Cada una de las primeras herramientas que presenté cubre una necesidad particular: Things, Ready Tweet 2, JustPressRecord, Coach.me, Microsoft Teams, OneDrive/Dropbox. Ahora es el turno de comentar otra media docena de herramientas de productividad que son parte de mi día a día: TweetShot, Feedly, Microsoft OneNote, Calendario, Scrivener y Alfred. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Mis apps de productividad (#1)

El inicio de curso siempre es un buen momento para hacer una revisión de las aplicaciones instaladas en mis dispositivos (smartphone, tablet, ordenadores). Una a una, me he preguntado con honestidad si realmente las utilizo, en cuyo caso las he mantenido. Cuando la respuesta ha sido negativa, no he dudado en fulminarlas sin piedad.

En este proceso de limpieza y organización de aplicaciones también he puesto en cuestión cuántas de ellas son realmente herramientas de productividad, cuáles aportan alguna mejora a nivel de eficiencia o eficacia. Y lo cierto es que son más de las que yo pensaba inicialmente. ¿En qué me ayuda realmente esta app? ¿Me hace ahorrar algo de tiempo? ¿Mejora mi trabajo en algo? ¿Tiene alguna función que no pueda ser reemplazada por otra app o incluso por un papel y un bolígrafo?

La idea inicial era hacer un listado básico de todas y cada una de las apps de productividad que utilizo, pero finalmente me he empeñado en comentar brevemente cada una de ellas y razonar por qué las considero herramientas de productividad o de organización personal. Así que voy a necesitar al menos un par de posts en este blog para compartir el listado completo. Toda la información en un único artículo sería excesivo. Además, no entro a detallar a fondo cada aplicación, porque cada una de ellas bien merece en este blog un artículo en exclusiva. De momento, vamos con la primera parte de la colección de apps.

1. Things para gestión de tareas

El equipo de Cultured Code mima su aplicación de administración de tareas en cada actualización. Quizá no sea la app perfecta para implementar métodos como GTD, pero desde luego está muy cerca. El inconveniente es que solo está disponible para sistemas Apple. Yo la utilizo desde hace años en iOS, macOS y watchOS, con todas las ventajas de la sincronización de datos entre apps y dispositivos. A medida que vaya avanzando con la serie de artículos sobre GTD que llevo publicando algún tiempo, Things tendrá su momento cuando hablemos de herramientas informáticas concretas para la gestión de tareas.

¿Porque Things es una herramienta de productividad? Porque soy más eficaz con una gestión digital de las tareas. Por su diseño y funcionalidad, ahorro tiempo gestionando las «listas de cosas que hacer» y además me permite implementar GTD a un nivel bastante razonable (no como yo quisiera).

Thingsculturedcode.com/things | Things 3 en App Store Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

OneNote: mucho más que notas (#1)

Todo el mundo apunta cosas

Tomar notas es una acción natural. No importa qué profesión desempeñemos, qué obligaciones personales tengamos o a qué dediquemos nuestro tiempo libre. Siempre ocurre que en algún momento del día tenemos la necesidad de apuntar algún dato: un número de teléfono, unas indicaciones, una idea, una dirección, un nombre, un mapa, un esquema, etc. Y la urgencia de anotar llega siempre sin previo aviso, sin posibilidad de hacerlo cuando y donde más nos conviene.

Si el momento es cualquiera pero el lugar es, por ejemplo, una cafetería, los más olvidadizos (porque no llevan consigo ni su teléfono móvil) tendrán que recurrir a la socorrida servilleta y pedir un bolígrafo al camarero. Otros, más previsores, sorprenderán sacando de un bolso o una mochila la tradicional libreta, de las de páginas y tapas. Sin embargo, cada vez es más habitual ver cómo la gente saca su móvil del bolsillo para, a continuación, abrir una aplicación de notas. O mejor dicho “la aplicación” de notas, normalmente la que ya viene de serie en los smartphones. Opción socorrida también, pero no la más eficaz, desde luego. Siendo este un blog sobre tecnología y organización, descartamos las alternativas en papel y nos centramos en soluciones digitales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!