Focus: una app eficaz para bloquear tu tiempo y trabajar concentrado

Focus es una de mis apps de productividad y además es una de las que más utilizo a diario. Sin embargo, no le había dedicado un post en este blog. De hecho, confieso que he tenido que hacer algunas búsquedas en este mismo blog para comprobar si había hablado de ella en particular. Y no, no ha tenido el espacio que merece.

He mencionado la herramienta, eso sí, cuando he publicado alguna lista de aplicaciones de productividad que uso habitualmente, o inevitablemente al hablar sobre cómo administrar bien el tiempo utilizando la técnica Pomodoro o sobre «la importancia de empezar» (porque ya sabemos que cuando de hacer se trata, algo es más que nada).

A veces las herramientas son tan sencillas y las usamos con tanta naturalidad, que pasamos por alto hablar de ellas y de su potencial. Y este es precisamente el caso de Focus, una herramienta que permite trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, siguiendo la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organízate con eficacia: reflexiones sobre el primer capítulo (GTD #7)

La primera parte del libro «Organízate con eficacia» está dedicada al «arte de organizarse con eficacia». Este es precisamente el título que encabeza los tres primeros capítulos del texto. Y en el primero de ellos, David Allen nos presenta «una nueva práctica para una nueva realidad». Se trata de una introducción al método, una justificación de la necesidad de contar con un sistema de organización, GTD®, que desarrolla en profundidad a lo largo de doce capítulos más.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Las primeras páginas del libro recorren esta idea y a medida que he ido (re)leyendo el primer capítulo, he aprovechado para tomar algunas notas que finalmente se han transformado en seis posts que he ido publicando periódicamente en este mismo blog. Finalizado el capítulo, es el momento de reunirlos todos a modo de resumen antes de abordar el segundo capítulo, dedicado a la administración del flujo de trabajo.

Pon un método de organización en tu vida

Siempre hay cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización. No seguir un método no es una opción.

Leer el artículo completoPon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen

Todos terminamos de trabajar en algún momento del día y somos conscientes de que muchas tareas y proyectos se quedan a medias, sencillamente porque para completarlos son necesarios varios días o meses de trabajo. Dividir el trabajo en partes es algo natural. El problema surge cuando tras una jornada de trabajo no conseguimos desconectar de las tareas porque nuestro cerebro sabe que hay cosas por terminar, que además no tenemos del todo controladas, o hay cosas que podemos olvidar porque no las hemos anotado. Obviamente, todos tenemos entre nuestros objetivos el de ser productivos en nuestro trabajo, pero también queremos vivir sin estrés, sin sentirnos constantemente perseguidos por las tareas pendientes de hacer. Ambas cosas son posibles con GTD®. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Gestión eficaz de documentos digitales: organización, sincronización y búsqueda

Es cierto: no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar sus anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas: puede que interese mantener esa misma libreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una diferentes herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hacen ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.

Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente “gestión de archivos”, porque no existe (y no debería existir) alternativa “en papel” para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados desde un principio en soporte digital.

Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:

  1. Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
  2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
  3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.

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