Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Recopilar ideas

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las ventajas de una gestión digital de las tareas

Uno de los cambios más importantes en la organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para mantener actualizada una “lista de cosas que hacer”, tachando cada elemento de la lista a medida que lo hemos ido resolviendo. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría bastante difícil volver al papel. Y ha habido intentos.

No es el propósito de este artículo entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencer de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas.

Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo. Comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas tradicional. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Limita tu lista de tareas: un método minimalista para avanzar en tus objetivos

Muchos de los métodos de organización se basan en una gestión de las tareas que obliga a tomar decisiones a partir de un elevado número de acciones. Es cierto que estos sistemas utilizan mecanismos de listas diferenciadas, etiquetado de tareas, organización por áreas de responsabilidad o procesos de filtro de tareas según su contexto. Por ejemplo GTD utiliza de algún modo estas técnicas para gestionar mejor las tareas, y no importa si tenemos delante un buen número de ellas. Una vez más reconozco las bondades de este método, pero quizá no es un sistema hecho para todo el mundo.

GTD permite, mediante procesos de organización y revisión, poner el foco solo en las próximas tareas que debemos realizar. Sin embargo estoy seguro de que para muchos, el simple hecho de saber que “debajo” de la lista de tareas visibles están esperando (o “durmiendo”) otras decenas o cientos de tareas, ya es motivo para sentirse desbordado. No todo el mundo es capaz de desconectar del trabajo pendiente que tiene que realizar —más sabiendo que está registrado en algún lugar— y sacar el máximo partido a métodos como GTD por muy demostrada que esté su efectividad. O quizá no estén dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en adoptar un método que requiere un cierto nivel de disciplina y compromiso. En general suele ser este el motivo principal. Este perfil de persona necesita otro sistema mucho más simple.

Solo puedes hacer un número limitado de cosas al día

Aceptamos nuevos compromisos todos los días, y todos ellos generan nuevas tareas en nuestra lista de cosas que hacer. En la mayoría de sistemas de gestión de tareas con un mínimo de organización y planificación, muchas de las nuevas tareas que llegan cada día quedarán a la espera o en alguna especie de lista de hibernación hasta que sea conveniente realizarlas, según los criterios que hayamos establecido. Y con cierta frecuencia, será necesaria una revisión de todas las tareas para decidir cuáles serán las “afortunadas” y que serán atendidas cuanto antes. En cualquier caso, si uno no es suficientemente organizado o disciplinado con los procesos de revisión, se puede producir una excesiva acumulación de tareas. Y algunas de ellas se pospondrán eternamente y nunca tendrán su oportunidad. Sea cual sea el método de organización que utilicemos, lo que está claro es que solo somos capaces de hacer un número limitado de tareas al día. Y posiblemente muy limitado. Teniendo en cuenta este hecho, está en nuestra mano elegir un método de organización u otro.

Podemos optar por métodos como GTD, donde haremos una selección adecuada de las próximas tareas que debemos realizar, atendiendo diferentes criterios sobre las tareas. Teóricamente, la selección de tareas será la más «inteligente». Sin embargo, como contrapartida, la curva de aprendizaje de este tipo de métodos es mucho mayor y su aplicación requiere de una fuerte disciplina diaria y semanal a lo largo del tiempo. El método cuenta con un grado de sofisticación suficiente como para poder gestionar centenares de tareas que han sido previamente registradas. Es decir, debemos estar dispuestos a enfrentarnos a diario a una enorme lista de tareas, aunque no sea “visible” gracias a los mecanismos de organización, planificación o filtro. Pero sabemos que están ahí detrás esperando. Y sabiendo que solo podemos realizar un número limitado de tareas al día, no todo el mundo está preparado para un sistema que gestione centenares de ellas, por muy potente que sea. Además, mantener el sistema organizado ya requiere un tiempo.

Pon límites a tu lista de tareas

Pero también podemos optar por métodos extremadamente simples, con una lista básica de cosas que hacer, incluso estableciendo una limitación en el número de tareas que podemos registrar. Sabemos que en este tipo de sistemas la selección de tareas no será óptima y en muchos casos solo alcanzará un nivel «aceptable». Es decir, no siempre tomaremos la mejor decisión sobre la siguiente tarea a realizar o sobre qué nuevas tareas entran en nuestro sistema, pero tendremos siempre una lista corta, sencilla y manejable. De un vistazo podemos ver aquello en lo que estamos trabajando, y el sistema de organización apenas requiere atención.

Y ¿cuál es un límite razonable en una lista simple de tareas? Partiendo de esta cuestión, paso a describir las reglas de un sistema minimalista de gestión de tareas cuya característica principal es la limitación del número de ellas en la lista. Y supongamos un límite de 12 tareas, como el que tiene establecido la aplicación 12Things (iOS).

  1. Disponemos de una lista vacía de tareas donde podemos registrar un máximo de 12 tareas.
  2. Cuando llega una nueva tarea, la añadimos a nuestra lista.
  3. Podemos añadir nuevas tareas hasta que se complete la lista.
  4. Lógicamente, si realizamos una de las tareas la podemos eliminar de la lista dejando espacio libre para una nueva tarea.
  5. Si la lista está completa (hay 12 tareas) y llega una nueva tarea, no la podemos añadir. Y tampoco la anotamos en otro lugar. Simplemente no tiene espacio y antes hay que terminar alguna de las tareas pendientes. Aquí está la clave del sistema: comprometerse a terminar tareas y progresar.
  6. En la lista puede haber tareas de todo tipo: las habrá fáciles y difíciles, una requerirán más energía y otras menos, unas 25 minutos y otras apenas 2.
  7. Para liberar espacio para una nueva tarea, sea cual sea su «tamaño», podemos terminar cualquiera de las tareas, incluso esas pequeñas tareas que nos llevarán apenas 2 minutos. Cambiar una por otra con la condición de terminar la primera. De nuevo, la clave del sistema: avanzar.
  8. En ocasiones tendremos una lista de tareas pequeñas y fáciles de realizar y a veces la lista estará llena de tareas de mayor complejidad y que requieren más tiempo. En este segundo caso, no hay más remedio que ponernos manos a la obra y no habrá opción de posponerlas realizando otras de menor relevancia. Otras de las claves del sistema: evitamos procrastinar eligiendo tareas fáciles y cómodas. No queda otra que terminar lo que hay en la lista.
  9. El sistema puede recordar a técnicas minimalistas de organización con reglas del tipo “uno entra, uno sale”, aplicado a la gestión de las cosas que poseemos en casa. Si adquirimos un nuevo objeto y entra en casa, otro debe salir. Este sistema de lista de tareas limitada es algo parecido. Cuando la lista está llena, no entra una tarea hasta que otra salga (realizada, claro está).
  10. Uno de los puntos fuertes de este sistema de lista limitada es que siempre quedarán fuera algunas tareas, seguramente ni urgentes ni importantes, que utilizando otros métodos de organización sí se habrían colado en nuestra lista. Con este método tendemos a ser más selectivos en el momento de aceptar una nueva tarea, porque sabemos que el espacio en nuestra lista es limitado, como lo es nuestro tiempo y la cantidad de cosas que podemos hacer en un día.

En teoría el sistema debe funcionar. Al fin y al cabo se trata de un método de gestión de tareas en las que unas entran (por hacer) y otras salen (realizadas). Y contamos además con un margen de 12 tareas entre las que elegir. En principio centramos nuestro esfuerzo en “hacer”, las tareas irán desapareciendo y dejarán espacio libre a otras. Lógicamente es posible que exista un «embotellamiento» en algún momento y que lleguen más tareas que espacio libre tengamos para ellas. No obstante, debería ser algo puntual. Pero si está situación se da de forma generalizada, estamos entonces ante un claro caso de exceso en la carga de trabajo. Por ejemplo, si por cada tarea que completamos (liberamos un hueco) quieren entrar cinco nuevas tareas, alguna sobra. Quizá hemos aceptado (o creado nosotros mismos) tareas que no son ni importantes ni urgentes. Pero este ya es otro tema sobre el que ya escribí en el artículo «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones.

Fotografía 1 | Todo List de StockSnap en PixaBay
Fotografía 2 | Portátil Tareas de geralt en Pixabay

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay

«Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones

Priorizar para progresar

Establecemos prioridades a todas horas, aunque no siempre somos conscientes de ello. En nuestra vida personal y profesional tenemos continuamente la necesidad de priorizar determinadas responsabilidades frente a otras tareas que sencillamente pueden esperar. En el mejor de los casos nos podremos permitir el lujo de establecer la prioridad de una tarea según nuestro propio criterio, pero en otras ocasiones será una circunstancia externa o alguien con nombre y apellidos el que determine la importancia o la urgencia de un trabajo. En este contexto, a diario llegan nuevas tareas que debemos realizar «sí o sí», no habrá siquiera opción de posponerlas, y menos elección de no hacerlas. Afortunadamente siempre habrá otras tareas que serán opcionales y/o evitables; si sabemos detectarlas a tiempo, claro está.

El objetivo de este artículo no es otro que el de poner un poco de orden alrededor de estos conceptos de importancia, urgencia, obligación y opcionalidad. De vez en cuando los límites no están claros, se presentan ambiguos y dificultan la ya de por sí ardua tarea de tener que tomar una decisión sobre un conjunto de tareas. Sería algo así como una «metatarea», única, pero quizá la más importante y determinante de todas.

El éxito o el fracaso a la hora de alcanzar nuestros objetivos dependerá en gran medida de una buena elección de cada próxima tarea a realizar. Se supone que priorizamos una acción sobre otra porque la primera nos hace avanzar en nuestro trabajo y la segunda quizá no tanto. En teoría, ese es el criterio. Y de esto mismo se trata: de alcanzar una meta a través de la realización de una serie de tareas, y no de la realización de tareas en sí misma. El «hacer por hacer» no nos lleva a ningún lugar. Y de nuevo, la teoría la conocemos de sobra, pero caemos una y otra vez en la trampa de hacer cosas que sencillamente no deberíamos estar haciendo. Seguramente nos sentimos cómodos y seguros realizándolas y este suele ser el motivo principal por el que preferimos enfrentarnos a este tipo de tareas.

Si tuviéramos siempre visible una barra de progreso de uno de nuestros proyectos, esta debería ir avanzando a medida que tachamos las tareas diarias que logramos terminar, sean estas grandes o pequeñas. Unas veces lograremos un avance del 25% y otras solo un 2%. Menos los negativos y el cero, todos los números suman. Avanzar, progresar: esa es la clave. Una tarea realizada que aporta un 0% a nuestros proyectos (o incluso resta) es cuanto menos evitable y prescindible (por no decir absurda). Y tareas de este tipo se cuelan a diario en nuestro trabajo.

¿Qué es prioritario y qué no? La matriz de Eisenhower

La gran cuestión: ¿qué es una tarea prioritaria? Y las preguntas que le siguen: ¿cómo identificar una tarea prioritaria? ¿Qué condiciones se tienen que dar para etiquetar una tarea como de alta prioridad?

En el mundo de la productividad y la organización personal es muy conocida la matriz de Eisenhower, popularizada por Steven R. Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente productiva»; todo un bestseller en este terreno.

La matriz del tiempo de Eisenhower es una tabla de 2×2. En sus filas queda representada la importancia de las tareas con dos únicas opciones: «importante» y «no importante»; y en las columnas queda reflejada la urgencia de las tareas, también con dos únicas alternativas: una tarea o es «urgente» o no lo es. Este sistema evita categorizaciones infinitas o sistemas de prioridad y graduación que en la mayoría de los casos solo hacen que complicar los sistemas de organización. A veces, más es menos. Y en este caso, menos es más.

La matriz nos obliga a tomar una decisión sobre la importancia y urgencia de cada una de nuestras tareas. Y propone hacerlo sin ambigüedad. Una tabla de dos filas y dos columnas ofrece solo cuatro posibles intersecciones, y reducir al máximo las opciones muchas veces es la mejor de las ideas. Cuatro es un número interesante. Algo parecido sucede cuando un camarero en un restaurante nos entrega una carta con una lista de platos casi infinita. Es entonces cuando pensamos: «He venido a comer, y no a dedicar la mitad de mi tiempo disponible a tener que elegir qué comer».

Según los cuatro tipos de tareas que resultan de la matriz de Eisenhower, las acciones que podríamos tomar para cada una de ellas serían las siguientes:

  • Realizar las tareas importantes y urgentes.
  • Planificar las tareas importantes pero no urgentes.
  • Delegar las tareas no importantes pero urgentes.
  • No hacer las tareas ni importantes ni urgentes.

Lo interesante de la matriz de prioridades de Eisenhower es que no existen grados más allá de la elección absoluta entre los cuatro posibles valores (combinaciones). Solo disponemos de cuatro cuadrantes, de modo que cuando valoramos la prioridad de una tarea atendiendo a su importancia y urgencia, solo hay cuatro espacios posibles donde asignarlas, lo cual nos obliga a concretar y por tanto a valorar con antelación la prioridad de una tarea y tomar una decisión al respecto.

La matriz de Eisenhower es un buen sistema precisamente por su simplicidad. Sin embargo, en algunos casos, al enfrentarnos al problema de clasificar una tarea en alguno de los cuatro posibles cuadrantes, quizá tenemos dificultades para valorar de forma binaria si algo es importante o no, o si algo es urgente o no. En este escenario de toma de decisiones nuestro subconsciente nos podría jugar una mala pasada y podríamos no asignar una nueva tarea al cuadrante más adecuado.

Cambiando el lenguaje: tareas «esenciales» e «ineludibles»

No es mi intención cambiar un sistema que ya funciona. Pero quizá, como en muchas otras ocasiones, podría ayudar un cambio en el lenguaje, en la definición de importante y urgente, y en las preguntas que nos hacemos para decidir la prioridad de una tarea.

Personalmente, los términos «importante» y «urgente» me resultan ambiguos, incluso junto a las definiciones que los suelen acompañar según la matriz de Eisenhower. Reconozco que no soy capaz de clasificar una tarea atendiendo a estos criterios, o al menos utilizando estas palabras. La experiencia intentándolo me dice que tiendo a elegir mal. Para mí es más sencillo pensar en adjetivos como «esencial» y «evitable», que es lo que realmente «leo entre líneas» cuando tengo una matriz bidimensional de prioridades como la de Eisenhower. Quizá sea solo un tema semántico, pero comparto mi visión sobre el tema por si puede ayudar a los lectores de este blog.

«Importante» no es «Esencial»

Se supone que una tarea es «importante» si logra que tus proyectos y objetivos avancen. Entiendo la definición que se pretende asignar al término, pero el adjetivo «importante» es peligroso porque son muchas las tareas que desean atraer esta etiqueta y es muy fácil caer en la trampa de adjudicársela. Personalmente, si pienso en tarea «esencial», el nivel de descarte que consigo es mucho mayor. Estoy dejando fuera muchas tareas que habría marcado como importantes, y que sin embargo nunca marcaría como «esenciales».

El término «esencial» me parece más restrictivo e invita a completar la frase «la tarea es esencial para…(alcanzar mis objetivos)». En el contexto de un proyecto, una tarea «importante» es aquella que aporta algo… importante. Y en este caso, siempre podemos buscar la excusa perfecta para afirmar que una tarea tiene un componente de importancia, aunque no necesariamente sume al progreso general. El término «importante» tiene menos entidad que «esencial», que implica que es fundamental para el avance de un proyecto; sin ella el proyecto no progresa y siempre quedará en él un porcentaje por completar.

«Urgente» no es «Ineludible»

Las tareas «urgentes» son las verdaderamente peligrosas. En primer lugar porque la gran mayoría de veces no tienen el carácter de urgencia con el que se presentan.

Cuando llega una tarea imprevista y con carácter de urgencia porque al parecer (y solo aparentemente) hay que atenderla cuanto antes, cometemos el error de preguntarnos: «¿es urgente?». Con un adjetivo así, lógicamente la respuesta es necesariamente «sí». Por supuesto se dan todas las condiciones para tratar la tarea en cuestión como «urgente». Sin embargo, lo que quizá deberíamos preguntar es: «¿es una tarea impostergable?». Quizá no sea la palabra más bonita del español, pero cumple bien su función de adjetivo. Es decir, ¿no hay opción de posponerla y realizarla en otro momento? Si la respuesta es «no» y por tanto la tarea no la podemos posponer, entonces sí tendrá ese carácter de urgencia que con tanta facilidad (y peligro) solemos asignar a todas las tareas que llegan sin avisar.

A veces incluso llegan tareas urgentes que además son totalmente «evitables». Podríamos incluso no hacerlas, y sin embargo las acogemos como «urgentes», cuando ni siquiera son «importantes». Parece que «ineludible», «inevitable» o «impostergable» siempre serán mejores adjetivos para decidir la urgencia de una tarea.

Un buen objetivo en nuestro trabajo diario es abrazar el máximo número de tareas «esenciales» y, de este tipo, priorizar lógicamente las tareas «ineludibles» y descartar el máximo número de tareas «no esenciales» y «evitables». ¿Por qué no cambiar el lenguaje para poder aplicar mejor el sistema?

Nuestra nueva tabla de toma de decisiones sobre las tareas tendría el siguiente aspecto.

En esencia, la matriz realmente original no sufre cambios y solamente pretende resaltar la importancia del lenguaje, de los términos utilizados en el momento identificar una tarea y valorar su prioridad.

Las malas decisiones sobre la gestión de la tareas no siempre tienen que ver con la simplicidad o la sofisticación de un método (en este caso una simple tabla de 2×2), sino en hacer un uso correcto del sistema. En el caso de la matriz de Eisenhower, colocar una tarea en un cuadrante o en otro, puede cambiar el rumbo de un proyecto. Por eso conviene hacernos las preguntas adecuadas en el momento de valorar una tarea para asignarle el lugar de importancia que merece; ni más ni menos. Y las palabras siempre juegan un papel fundamental.

Teniendo en cuenta esto, las acciones en la «nueva» matriz serán similares a la original, y lógicamente habrá que poner un empeño especial en la clasificación de tareas para que el cuadrante con la acción «Hacer cuanto antes» esté lo más despejado posible. Y por supuesto hacer también un esfuerzo por dejar fuera el máximo número de tareas, asignándoles la acción «No hacer» por no ser esenciales para progresar o por ser perfectamente aplazables en el tiempo.

En resumen:

  1. Hacer cuanto antes las tareas esenciales e impostergables. Es decir, ponernos manos a la obra con aquellas tareas que tienen un gran impacto en los proyectos que estamos realizando y que por motivos realmente serios no las podemos posponer en el tiempo.
  2. Planificar las tareas esenciales pero que podemos posponer en el tiempo. Esta es la situación ideal en la que nos llega una tarea con impacto en uno de nuestros proyectos. Y además nos podemos permitir el lujo de planificar su realización.
  3. Delegar o evitar las tareas no esenciales e impostergables. Mi propuesta es siempre intentar evitar este tipo de tareas que no tienen impacto alguno en el progreso de nuestros proyectos. Pero llegan con carácter de urgencia para ser atendidas de inmediato. Una urgencia en general impuesta. Por tanto, si está en nuestra mano, convendrá delegarla. Y si existe la opción, evitar su realización. No siempre hay que aceptar todas las tareas que llegan.
  4. No hacer las tareas que no son esenciales y que además se pueden posponer. No podría ser de otra manera. ¿Qué pretende una tarea que no tiene impacto en nuestro objetivos y que además no tiene ningún carácter de urgencia? ¿Es una broma? Estas tareas no merecen nuestro tiempo; solo el que tardamos en desecharlas.

Fotografía | «Eisenhower-Matrix» de Oliver Tacke en Flickr

De Twitter directamente a tu bandeja de entrada: las tweet-tareas

Twitter nació en 2009 como una red social en la podíamos compartir lo que estábamos haciendo o pensando. Sin embargo, esta función tan básica creo que ya está más que superada desde hace años. Sabemos que Twitter ha evolucionado y es mucho más que eso.

Tweets que generan tareas

En nuestras visitas constantes (a veces demasiadas) al timeline de Twitter, un buen porcentaje de los tweets que pasan ante nuestros ojos contienen algún tipo de recurso en forma de texto, imagen, vídeo o simplemente un enlace a una web que lo contiene. En más de una ocasión alguno nos llama la atención y lo compartimos al instante en esta misma red social o simplemente lo marcamos como favorito, quizá con la intención de revisarlo más tarde. Muchas veces lo compartiremos sin más con nuestros seguidores —con la función de retweet—, pero en casos muy concretos el tweet, por su contenido, terminará convirtiéndose en una tarea que deberemos realizar más adelante. Tweets que generan tareas y nos dan trabajo, por si no teníamos suficiente.

Una solución sencilla para registrar una tarea es abrir nuestra aplicación favorita de gestión de tareas y añadir un nuevo elemento a la lista; o utilizar un bolígrafo para anotarla en una libreta, si todavía no hemos dado el salto al mundo digital. Sin embargo, este proceso ya supone un esfuerzo extra de añadir el texto y posiblemente anotar alguna dirección de Internet publicada en el tweet.

En términos de organización personal, necesitamos poder añadir a nuestra bandeja de entrada esa tarea que tiene (de momento) aspecto de tweet. ¿Sería posible hacerlo automáticamente y sin duplicar procesos ni información? Si la respuesta a esta pregunta fuera «no», lógicamente no la habría planteado en un blog donde se habla de organización personal y tecnología. La informática e Internet están aquí para ayudarnos.

La primera solución puede venir integrada en nuestro dispositivo móvil o programa de ordenador. Si estamos utilizando un smartphone o una tablet, seguramente tendremos la opción de compartir o guardar el tweet para enviarlo directamente a nuestra aplicación de «listas de cosas que hacer». Con nuestro ordenador, tendremos seguramente alguna función similar. Estas opciones existen y son una solución muy válida para conservar los recursos importantes con los que hemos decidido hacer algo. Pero descartemos esta opción por ser «poco interesante».

Tuitear una nueva tarea (o cómo matar dos pájaros de un tiro)

Si estamos dando un paseo por Twitter y algo nos llama la atención, muy probablemente lo compartiremos en algún momento con nuestros seguidores en la red social del pajarito. Entonces, ¿por qué no utilizar un hashtag en el tweet que compartimos para indicar que algo debemos hacer con ese recurso? Pero hay más: ¿y si al añadir un determinado hashtag a un tweet pudiéramos desencadenar una serie de acciones en Internet que terminaran por añadir la tweet-tarea directamente a la bandeja de entrada de nuestra aplicación de gestión de tareas? Además estaríamos consiguiendo dos acciones en una: compartir el recurso y enviarlo a nuestro inbox. Y esta precisamente la palabra que podemos utilizar como hashtag: #inbox (aunque podría ser cualquier otra).

A continuación podéis ver cómo utilizo el hashtag #ib (como abreviatura de #inbox por aquello de ahorrar tres caracteres) para marcar un tweet que considero que es una tarea, porque algo hay que hacer con él y su contenido: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.
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Tareas ON/OFF: el poder de los contextos en una sociedad hiperconectada

Necesitamos desconectar. Y ya no basta con una escapada de fin de semana o las vacaciones anuales. En esta sociedad hiperconectada, empieza a ser urgente poder alejarnos a diario no solo de Internet sino de cualquier dispositivo electrónico.

Hiperconectividad profesional y personal

HiperconectividadNuestros empleos exigen trabajar en la Red, y pocas alternativas no digitales hay para llevar a buen término buena parte de nuestras responsabilidades profesionales. Para empezar, es habitual que las organizaciones ofrezcan cuentas de correo electrónico corporativas y otras plataformas de comunicación interna que los trabajadores deben consultar varias veces al día. Para desempeñar el trabajo en el siglo XXI no queda otra que utilizar un equipo informático con conexión a Internet, y en muchos casos, también nuestros dispositivos móviles personales. Estamos en la era de la información.

Sin embargo, la hiperconectividad no solo no termina cuando salimos del trabajo, sino que además la situación puede empeorar durante el resto del día. Por un lado, no logramos desconectar del trabajo, porque los ordenadores personales y especialmente nuestros smartphones nos dejan atados al trabajo. Pero también, tras la jornada laboral, reconectamos con nuestra vida personal, y tristemente, ya no sabemos hacerlo sin depender de tecnología. La hiperconexión se mantiene durante el resto del día, en el poco tiempo libre que nos han dejado nuestra obligaciones profesionales.

Por la mañana trabajamos, conectados, claro está. Y por la tarde, ya en familia y en tiempo de ocio, al seguir conectados, seguimos pendientes de asuntos de trabajo, que posiblemente no vamos a resolver, pero que ya han recibido unos minutos de atención… y preocupación.

Con este panorama se hace necesaria y urgente una desconexión progresiva durante el día. En general, podemos definir tres momentos del día en los que llevar a cabo tres tipos de tareas diferentes. Empecemos clasificando las tareas.

Tareas online, tareas offline y tareas no digitales

ChecklistLas tareas, tanto personales como de trabajo, se pueden clasificar en tres grupos atendiendo a los recursos de dispositivos o Red necesarios para llevarlas a cabo.

  1. Tareas digitales online. Tareas que, además de un equipo informático, requieren conexión a una red en particular (interna de la empresa) o acceso a Internet. En general, tareas que requieren el uso de algún servicio o plataforma online.
  2. Tareas digitales offline. Son aquellas que podemos hacer sin conexión a Internet. Por increíble que parezca, todavía hay muchas tareas que se pueden realizar con un ordenador sin estar conectado permanentemente a la Red. Muchas veces es cuestión de organización y de emplear las herramientas adecuadas.
  3. Tareas no digitales. Algunos las llamarían «tareas analógicas» o «tareas físicas» y son las tareas que podemos realizar sin depender de ningún dispositivo electrónico. Ni ordenador, ni tablet, ni móvil, ni Internet. En general, se trata de tareas manuales, con documentos en papel, tareas de organización en casa, etc. En definitiva, tareas en un entorno no virtual.

El poder de los contextos: bloques de tiempo ON, OFFLINE y OFF

No WiFiGTD es un método de organización personal que propone atender las tareas por contextos. Hay quien marca sus tareas según tiempo, energía, dificultad, recursos o lugar para luego poder seleccionar su próxima acción según este criterio. Los contextos básicamente se utilizan para filtrar las decenas o centenares de tareas que podamos tener en nuestras listas para quedarnos con aquellas que realmente podemos llevar a cabo por motivos de ubicación, energía (ganas, básicamente), tiempo o recursos al alcance. La idea de base es: ¿para qué quieres ver en tu lista las tareas que no puedes realizar? En estos casos, cabe decir que el uso de alguna herramienta informática puede ayudar al proceso de filtrado de tareas según el contexto «recurso».

Una posible división del día, empezaría por organizar los distintos tipos de tareas («digital online», «digital offline» y «no digital») en tres contextos que corresponderían además con tres bloques de tiempo durante el día, que he decidido llamar ON, OFFLINE y OFF.

  • Contexto «ON». El primer bloque correspondería con la jornada habitual de trabajo, generalmente por la mañana, y en ella cabe cualquier tipo de tareas y recursos: online, offline y no digitales. Sin embargo, si en un momento dado podemos elegir, convendrá elegir cualquier tipo de tarea digital, requiera de conexión a Internet o no.
  • Contexto «OFFLINE». El segundo bloque de tiempo estaría reservado exclusivamente a las tareas offline, es decir, a tareas digitales que no requieren conexión a Internet. Este momento del día puede corresponder a las últimas horas de la jornada laboral y excepcionalmente a la primera hora de la tarde. Aquí empezamos el proceso de desconexión del día, y con ello garantizamos que si nos vemos obligados a terminar alguna parte del trabajo, serán acciones muy definidas que podemos hacer sin conexión a Internet, evitando que nuevas tareas puedan llegar por canales de comunicación digitales, como por ejemplo vía correo electrónico. Hay muchas opciones de sincronización de archivos que pueden ayudar en este contexto de trabajo. En el caso de tareas de trabajo, la idea es que si nos llevamos «tarea» a casa, debe ser algo muy concreto que podamos terminar sin conexión a Internet.
  • Contexto «OFF». El tercer bloque de tiempo corresponde con la mitad de la tarde en adelante. Son las horas en las que ya deberíamos estar, no solo completamente desconectados, sino apagados y, en la medida de lo posible, descansando para rendir al día siguiente. Por tanto, en este contexto cabrían aquellas tareas de casa o personales en general (y muy excepcionalmente de trabajo), que no requieren el uso de ningún dispositivo electrónico ni conexión a la Red.

En definitiva, se trata de ir desconectando progresivamente de nuevas tareas que no vamos a poder (ni debemos) atender ya… Ese es precisamente el riesgo de dejar para el final del día las tareas que solo podemos hacer en «modo conectado». Después de hacer el esfuerzo de cerrar las preocupaciones tras una dura jornada de trabajo, el simple gesto de abrir el correo electrónico o un mensaje de WhatsApp (¡¿del trabajo?!) a última hora de la tarde puede terminar por fastidiarnos el resto del día. Y no queremos eso.

Recuerda: marca bien tus tareas para poder seleccionarlas en el contexto adecuado. Y, sobre todo, asegúrate de poder responder a estas preguntas:

  1. ¿A qué hora empieza tu «modo offline», tu desconexión de Internet?
  2. ¿A qué hora empieza tu «modo off», tu «apagado digital»?

Off.

Fotografía | «Old Light Switches» de Paul Cross en Flickr