Limita tu lista de tareas: un método minimalista para avanzar en tus objetivos

Muchos de los métodos de organización se basan en una gestión de las tareas que obliga a tomar decisiones a partir de un elevado número de acciones. Es cierto que estos sistemas utilizan mecanismos de listas diferenciadas, etiquetado de tareas, organización por áreas de responsabilidad o procesos de filtro de tareas según su contexto. Por ejemplo GTD utiliza de algún modo estas técnicas para gestionar mejor las tareas, y no importa si tenemos delante un buen número de ellas. Una vez más reconozco las bondades de este método, pero quizá no es un sistema hecho para todo el mundo.

GTD permite, mediante procesos de organización y revisión, poner el foco solo en las próximas tareas que debemos realizar. Sin embargo estoy seguro de que para muchos, el simple hecho de saber que “debajo” de la lista de tareas visibles están esperando (o “durmiendo”) otras decenas o cientos de tareas, ya es motivo para sentirse desbordado. No todo el mundo es capaz de desconectar del trabajo pendiente que tiene que realizar —más sabiendo que está registrado en algún lugar— y sacar el máximo partido a métodos como GTD por muy demostrada que esté su efectividad. O quizá no estén dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en adoptar un método que requiere un cierto nivel de disciplina y compromiso. En general suele ser este el motivo principal. Este perfil de persona necesita otro sistema mucho más simple.

Solo puedes hacer un número limitado de cosas al día

Aceptamos nuevos compromisos todos los días, y todos ellos generan nuevas tareas en nuestra lista de cosas que hacer. En la mayoría de sistemas de gestión de tareas con un mínimo de organización y planificación, muchas de las nuevas tareas que llegan cada día quedarán a la espera o en alguna especie de lista de hibernación hasta que sea conveniente realizarlas, según los criterios que hayamos establecido. Y con cierta frecuencia, será necesaria una revisión de todas las tareas para decidir cuáles serán las “afortunadas” y que serán atendidas cuanto antes. En cualquier caso, si uno no es suficientemente organizado o disciplinado con los procesos de revisión, se puede producir una excesiva acumulación de tareas. Y algunas de ellas se pospondrán eternamente y nunca tendrán su oportunidad. Sea cual sea el método de organización que utilicemos, lo que está claro es que solo somos capaces de hacer un número limitado de tareas al día. Y posiblemente muy limitado. Teniendo en cuenta este hecho, está en nuestra mano elegir un método de organización u otro.

Podemos optar por métodos como GTD, donde haremos una selección adecuada de las próximas tareas que debemos realizar, atendiendo diferentes criterios sobre las tareas. Teóricamente, la selección de tareas será la más «inteligente». Sin embargo, como contrapartida, la curva de aprendizaje de este tipo de métodos es mucho mayor y su aplicación requiere de una fuerte disciplina diaria y semanal a lo largo del tiempo. El método cuenta con un grado de sofisticación suficiente como para poder gestionar centenares de tareas que han sido previamente registradas. Es decir, debemos estar dispuestos a enfrentarnos a diario a una enorme lista de tareas, aunque no sea “visible” gracias a los mecanismos de organización, planificación o filtro. Pero sabemos que están ahí detrás esperando. Y sabiendo que solo podemos realizar un número limitado de tareas al día, no todo el mundo está preparado para un sistema que gestione centenares de ellas, por muy potente que sea. Además, mantener el sistema organizado ya requiere un tiempo.

Pon límites a tu lista de tareas

Pero también podemos optar por métodos extremadamente simples, con una lista básica de cosas que hacer, incluso estableciendo una limitación en el número de tareas que podemos registrar. Sabemos que en este tipo de sistemas la selección de tareas no será óptima y en muchos casos solo alcanzará un nivel «aceptable». Es decir, no siempre tomaremos la mejor decisión sobre la siguiente tarea a realizar o sobre qué nuevas tareas entran en nuestro sistema, pero tendremos siempre una lista corta, sencilla y manejable. De un vistazo podemos ver aquello en lo que estamos trabajando, y el sistema de organización apenas requiere atención.

Y ¿cuál es un límite razonable en una lista simple de tareas? Partiendo de esta cuestión, paso a describir las reglas de un sistema minimalista de gestión de tareas cuya característica principal es la limitación del número de ellas en la lista. Y supongamos un límite de 12 tareas, como el que tiene establecido la aplicación 12Things (iOS).

  1. Disponemos de una lista vacía de tareas donde podemos registrar un máximo de 12 tareas.
  2. Cuando llega una nueva tarea, la añadimos a nuestra lista.
  3. Podemos añadir nuevas tareas hasta que se complete la lista.
  4. Lógicamente, si realizamos una de las tareas la podemos eliminar de la lista dejando espacio libre para una nueva tarea.
  5. Si la lista está completa (hay 12 tareas) y llega una nueva tarea, no la podemos añadir. Y tampoco la anotamos en otro lugar. Simplemente no tiene espacio y antes hay que terminar alguna de las tareas pendientes. Aquí está la clave del sistema: comprometerse a terminar tareas y progresar.
  6. En la lista puede haber tareas de todo tipo: las habrá fáciles y difíciles, una requerirán más energía y otras menos, unas 25 minutos y otras apenas 2.
  7. Para liberar espacio para una nueva tarea, sea cual sea su «tamaño», podemos terminar cualquiera de las tareas, incluso esas pequeñas tareas que nos llevarán apenas 2 minutos. Cambiar una por otra con la condición de terminar la primera. De nuevo, la clave del sistema: avanzar.
  8. En ocasiones tendremos una lista de tareas pequeñas y fáciles de realizar y a veces la lista estará llena de tareas de mayor complejidad y que requieren más tiempo. En este segundo caso, no hay más remedio que ponernos manos a la obra y no habrá opción de posponerlas realizando otras de menor relevancia. Otras de las claves del sistema: evitamos procrastinar eligiendo tareas fáciles y cómodas. No queda otra que terminar lo que hay en la lista.
  9. El sistema puede recordar a técnicas minimalistas de organización con reglas del tipo “uno entra, uno sale”, aplicado a la gestión de las cosas que poseemos en casa. Si adquirimos un nuevo objeto y entra en casa, otro debe salir. Este sistema de lista de tareas limitada es algo parecido. Cuando la lista está llena, no entra una tarea hasta que otra salga (realizada, claro está).
  10. Uno de los puntos fuertes de este sistema de lista limitada es que siempre quedarán fuera algunas tareas, seguramente ni urgentes ni importantes, que utilizando otros métodos de organización sí se habrían colado en nuestra lista. Con este método tendemos a ser más selectivos en el momento de aceptar una nueva tarea, porque sabemos que el espacio en nuestra lista es limitado, como lo es nuestro tiempo y la cantidad de cosas que podemos hacer en un día.

En teoría el sistema debe funcionar. Al fin y al cabo se trata de un método de gestión de tareas en las que unas entran (por hacer) y otras salen (realizadas). Y contamos además con un margen de 12 tareas entre las que elegir. En principio centramos nuestro esfuerzo en “hacer”, las tareas irán desapareciendo y dejarán espacio libre a otras. Lógicamente es posible que exista un «embotellamiento» en algún momento y que lleguen más tareas que espacio libre tengamos para ellas. No obstante, debería ser algo puntual. Pero si está situación se da de forma generalizada, estamos entonces ante un claro caso de exceso en la carga de trabajo. Por ejemplo, si por cada tarea que completamos (liberamos un hueco) quieren entrar cinco nuevas tareas, alguna sobra. Quizá hemos aceptado (o creado nosotros mismos) tareas que no son ni importantes ni urgentes. Pero este ya es otro tema sobre el que ya escribí en el artículo «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones.

Fotografía 1 | Todo List de StockSnap en PixaBay
Fotografía 2 | Portátil Tareas de geralt en Pixabay

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!

«Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones

Priorizar para progresar

Establecemos prioridades a todas horas, aunque no siempre somos conscientes de ello. En nuestra vida personal y profesional tenemos continuamente la necesidad de priorizar determinadas responsabilidades frente a otras tareas que sencillamente pueden esperar. En el mejor de los casos nos podremos permitir el lujo de establecer la prioridad de una tarea según nuestro propio criterio, pero en otras ocasiones será una circunstancia externa o alguien con nombre y apellidos el que determine la importancia o la urgencia de un trabajo. En este contexto, a diario llegan nuevas tareas que debemos realizar «sí o sí», no habrá siquiera opción de posponerlas, y menos elección de no hacerlas. Afortunadamente siempre habrá otras tareas que serán opcionales y/o evitables; si sabemos detectarlas a tiempo, claro está.

El objetivo de este artículo no es otro que el de poner un poco de orden alrededor de estos conceptos de importancia, urgencia, obligación y opcionalidad. De vez en cuando los límites no están claros, se presentan ambiguos y dificultan la ya de por sí ardua tarea de tener que tomar una decisión sobre un conjunto de tareas. Sería algo así como una «metatarea», única, pero quizá la más importante y determinante de todas.

El éxito o el fracaso a la hora de alcanzar nuestros objetivos dependerá en gran medida de una buena elección de cada próxima tarea a realizar. Se supone que priorizamos una acción sobre otra porque la primera nos hace avanzar en nuestro trabajo y la segunda quizá no tanto. En teoría, ese es el criterio. Y de esto mismo se trata: de alcanzar una meta a través de la realización de una serie de tareas, y no de la realización de tareas en sí misma. El «hacer por hacer» no nos lleva a ningún lugar. Y de nuevo, la teoría la conocemos de sobra, pero caemos una y otra vez en la trampa de hacer cosas que sencillamente no deberíamos estar haciendo. Seguramente nos sentimos cómodos y seguros realizándolas y este suele ser el motivo principal por el que preferimos enfrentarnos a este tipo de tareas.

Si tuviéramos siempre visible una barra de progreso de uno de nuestros proyectos, esta debería ir avanzando a medida que tachamos las tareas diarias que logramos terminar, sean estas grandes o pequeñas. Unas veces lograremos un avance del 25% y otras solo un 2%. Menos los negativos y el cero, todos los números suman. Avanzar, progresar: esa es la clave. Una tarea realizada que aporta un 0% a nuestros proyectos (o incluso resta) es cuanto menos evitable y prescindible (por no decir absurda). Y tareas de este tipo se cuelan a diario en nuestro trabajo.

¿Qué es prioritario y qué no? La matriz de Eisenhower

La gran cuestión: ¿qué es una tarea prioritaria? Y las preguntas que le siguen: ¿cómo identificar una tarea prioritaria? ¿Qué condiciones se tienen que dar para etiquetar una tarea como de alta prioridad?

En el mundo de la productividad y la organización personal es muy conocida la matriz de Eisenhower, popularizada por Steven R. Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente productiva»; todo un bestseller en este terreno.

La matriz del tiempo de Eisenhower es una tabla de 2×2. En sus filas queda representada la importancia de las tareas con dos únicas opciones: «importante» y «no importante»; y en las columnas queda reflejada la urgencia de las tareas, también con dos únicas alternativas: una tarea o es «urgente» o no lo es. Este sistema evita categorizaciones infinitas o sistemas de prioridad y graduación que en la mayoría de los casos solo hacen que complicar los sistemas de organización. A veces, más es menos. Y en este caso, menos es más.

La matriz nos obliga a tomar una decisión sobre la importancia y urgencia de cada una de nuestras tareas. Y propone hacerlo sin ambigüedad. Una tabla de dos filas y dos columnas ofrece solo cuatro posibles intersecciones, y reducir al máximo las opciones muchas veces es la mejor de las ideas. Cuatro es un número interesante. Algo parecido sucede cuando un camarero en un restaurante nos entrega una carta con una lista de platos casi infinita. Es entonces cuando pensamos: «He venido a comer, y no a dedicar la mitad de mi tiempo disponible a tener que elegir qué comer».

Según los cuatro tipos de tareas que resultan de la matriz de Eisenhower, las acciones que podríamos tomar para cada una de ellas serían las siguientes:

  • Realizar las tareas importantes y urgentes.
  • Planificar las tareas importantes pero no urgentes.
  • Delegar las tareas no importantes pero urgentes.
  • No hacer las tareas ni importantes ni urgentes.

Lo interesante de la matriz de prioridades de Eisenhower es que no existen grados más allá de la elección absoluta entre los cuatro posibles valores (combinaciones). Solo disponemos de cuatro cuadrantes, de modo que cuando valoramos la prioridad de una tarea atendiendo a su importancia y urgencia, solo hay cuatro espacios posibles donde asignarlas, lo cual nos obliga a concretar y por tanto a valorar con antelación la prioridad de una tarea y tomar una decisión al respecto.

La matriz de Eisenhower es un buen sistema precisamente por su simplicidad. Sin embargo, en algunos casos, al enfrentarnos al problema de clasificar una tarea en alguno de los cuatro posibles cuadrantes, quizá tenemos dificultades para valorar de forma binaria si algo es importante o no, o si algo es urgente o no. En este escenario de toma de decisiones nuestro subconsciente nos podría jugar una mala pasada y podríamos no asignar una nueva tarea al cuadrante más adecuado.

Cambiando el lenguaje: tareas «esenciales» e «ineludibles»

No es mi intención cambiar un sistema que ya funciona. Pero quizá, como en muchas otras ocasiones, podría ayudar un cambio en el lenguaje, en la definición de importante y urgente, y en las preguntas que nos hacemos para decidir la prioridad de una tarea.

Personalmente, los términos «importante» y «urgente» me resultan ambiguos, incluso junto a las definiciones que los suelen acompañar según la matriz de Eisenhower. Reconozco que no soy capaz de clasificar una tarea atendiendo a estos criterios, o al menos utilizando estas palabras. La experiencia intentándolo me dice que tiendo a elegir mal. Para mí es más sencillo pensar en adjetivos como «esencial» y «evitable», que es lo que realmente «leo entre líneas» cuando tengo una matriz bidimensional de prioridades como la de Eisenhower. Quizá sea solo un tema semántico, pero comparto mi visión sobre el tema por si puede ayudar a los lectores de este blog.

«Importante» no es «Esencial»

Se supone que una tarea es «importante» si logra que tus proyectos y objetivos avancen. Entiendo la definición que se pretende asignar al término, pero el adjetivo «importante» es peligroso porque son muchas las tareas que desean atraer esta etiqueta y es muy fácil caer en la trampa de adjudicársela. Personalmente, si pienso en tarea «esencial», el nivel de descarte que consigo es mucho mayor. Estoy dejando fuera muchas tareas que habría marcado como importantes, y que sin embargo nunca marcaría como «esenciales».

El término «esencial» me parece más restrictivo e invita a completar la frase «la tarea es esencial para…(alcanzar mis objetivos)». En el contexto de un proyecto, una tarea «importante» es aquella que aporta algo… importante. Y en este caso, siempre podemos buscar la excusa perfecta para afirmar que una tarea tiene un componente de importancia, aunque no necesariamente sume al progreso general. El término «importante» tiene menos entidad que «esencial», que implica que es fundamental para el avance de un proyecto; sin ella el proyecto no progresa y siempre quedará en él un porcentaje por completar.

«Urgente» no es «Ineludible»

Las tareas «urgentes» son las verdaderamente peligrosas. En primer lugar porque la gran mayoría de veces no tienen el carácter de urgencia con el que se presentan.

Cuando llega una tarea imprevista y con carácter de urgencia porque al parecer (y solo aparentemente) hay que atenderla cuanto antes, cometemos el error de preguntarnos: «¿es urgente?». Con un adjetivo así, lógicamente la respuesta es necesariamente «sí». Por supuesto se dan todas las condiciones para tratar la tarea en cuestión como «urgente». Sin embargo, lo que quizá deberíamos preguntar es: «¿es una tarea impostergable?». Quizá no sea la palabra más bonita del español, pero cumple bien su función de adjetivo. Es decir, ¿no hay opción de posponerla y realizarla en otro momento? Si la respuesta es «no» y por tanto la tarea no la podemos posponer, entonces sí tendrá ese carácter de urgencia que con tanta facilidad (y peligro) solemos asignar a todas las tareas que llegan sin avisar.

A veces incluso llegan tareas urgentes que además son totalmente «evitables». Podríamos incluso no hacerlas, y sin embargo las acogemos como «urgentes», cuando ni siquiera son «importantes». Parece que «ineludible», «inevitable» o «impostergable» siempre serán mejores adjetivos para decidir la urgencia de una tarea.

Un buen objetivo en nuestro trabajo diario es abrazar el máximo número de tareas «esenciales» y, de este tipo, priorizar lógicamente las tareas «ineludibles» y descartar el máximo número de tareas «no esenciales» y «evitables». ¿Por qué no cambiar el lenguaje para poder aplicar mejor el sistema?

Nuestra nueva tabla de toma de decisiones sobre las tareas tendría el siguiente aspecto.

En esencia, la matriz realmente original no sufre cambios y solamente pretende resaltar la importancia del lenguaje, de los términos utilizados en el momento identificar una tarea y valorar su prioridad.

Las malas decisiones sobre la gestión de la tareas no siempre tienen que ver con la simplicidad o la sofisticación de un método (en este caso una simple tabla de 2×2), sino en hacer un uso correcto del sistema. En el caso de la matriz de Eisenhower, colocar una tarea en un cuadrante o en otro, puede cambiar el rumbo de un proyecto. Por eso conviene hacernos las preguntas adecuadas en el momento de valorar una tarea para asignarle el lugar de importancia que merece; ni más ni menos. Y las palabras siempre juegan un papel fundamental.

Teniendo en cuenta esto, las acciones en la «nueva» matriz serán similares a la original, y lógicamente habrá que poner un empeño especial en la clasificación de tareas para que el cuadrante con la acción «Hacer cuanto antes» esté lo más despejado posible. Y por supuesto hacer también un esfuerzo por dejar fuera el máximo número de tareas, asignándoles la acción «No hacer» por no ser esenciales para progresar o por ser perfectamente aplazables en el tiempo.

En resumen:

  1. Hacer cuanto antes las tareas esenciales e impostergables. Es decir, ponernos manos a la obra con aquellas tareas que tienen un gran impacto en los proyectos que estamos realizando y que por motivos realmente serios no las podemos posponer en el tiempo.
  2. Planificar las tareas esenciales pero que podemos posponer en el tiempo. Esta es la situación ideal en la que nos llega una tarea con impacto en uno de nuestros proyectos. Y además nos podemos permitir el lujo de planificar su realización.
  3. Delegar o evitar las tareas no esenciales e impostergables. Mi propuesta es siempre intentar evitar este tipo de tareas que no tienen impacto alguno en el progreso de nuestros proyectos. Pero llegan con carácter de urgencia para ser atendidas de inmediato. Una urgencia en general impuesta. Por tanto, si está en nuestra mano, convendrá delegarla. Y si existe la opción, evitar su realización. No siempre hay que aceptar todas las tareas que llegan.
  4. No hacer las tareas que no son esenciales y que además se pueden posponer. No podría ser de otra manera. ¿Qué pretende una tarea que no tiene impacto en nuestro objetivos y que además no tiene ningún carácter de urgencia? ¿Es una broma? Estas tareas no merecen nuestro tiempo; solo el que tardamos en desecharlas.

Fotografía | «Eisenhower-Matrix» de Oliver Tacke en Flickr