Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva (GTD #8)

En el fondo, GTD es un sistema bastante lógico y sensato. No diré aquello de «se me podría haber ocurrido a mí», pero sorprende del método que la idea en general y en particular los procesos de los que consta, no destacan precisamente por su sofisticación. Más bien todo lo contrario: es su sencillez la que dota al método de potencia (y popularidad). Menos es más.

De hecho, David Allen ya advierte en las primeras páginas de su libro que es muy posible que ya estemos llevando a cabo de forma similar algunos de los procesos del método de organización Getting Things Done. No son los distintos engranajes del método por separado sino la maquinaria al completo la que hace de GTD un sistema de organización tan efectivo. Y no olvidemos que el objetivo no es otro que lograr trabajar de forma productiva y relajada.

Pensemos en cualquier escenario habitual cuando llegan a nuestro flujo de trabajo «cosas que hacer». Nos encontraríamos en situaciones muy parecidas a las que se describen a continuación. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organízate con eficacia: reflexiones sobre el primer capítulo (GTD #7)

La primera parte del libro «Organízate con eficacia» está dedicada al «arte de organizarse con eficacia». Este es precisamente el título que encabeza los tres primeros capítulos del texto. Y en el primero de ellos, David Allen nos presenta «una nueva práctica para una nueva realidad». Se trata de una introducción al método, una justificación de la necesidad de contar con un sistema de organización, GTD®, que desarrolla en profundidad a lo largo de doce capítulos más.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Las primeras páginas del libro recorren esta idea y a medida que he ido (re)leyendo el primer capítulo, he aprovechado para tomar algunas notas que finalmente se han transformado en seis posts que he ido publicando periódicamente en este mismo blog. Finalizado el capítulo, es el momento de reunirlos todos a modo de resumen antes de abordar el segundo capítulo, dedicado a la administración del flujo de trabajo.

Pon un método de organización en tu vida

Siempre hay cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización. No seguir un método no es una opción.

Leer el artículo completoPon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen

Todos terminamos de trabajar en algún momento del día y somos conscientes de que muchas tareas y proyectos se quedan a medias, sencillamente porque para completarlos son necesarios varios días o meses de trabajo. Dividir el trabajo en partes es algo natural. El problema surge cuando tras una jornada de trabajo no conseguimos desconectar de las tareas porque nuestro cerebro sabe que hay cosas por terminar, que además no tenemos del todo controladas, o hay cosas que podemos olvidar porque no las hemos anotado. Obviamente, todos tenemos entre nuestros objetivos el de ser productivos en nuestro trabajo, pero también queremos vivir sin estrés, sin sentirnos constantemente perseguidos por las tareas pendientes de hacer. Ambas cosas son posibles con GTD®. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

No hay proyecto pequeño en GTD: sobre aviones, despegues y radares (GTD #6)

¿De qué sirve pensar en grandes e innovadoras estrategias de trabajo si ni siquiera somos capaces de controlar los procesos más básicos en nuestra organización personal? En muchas ocasiones nos sentimos por un momento «buenos profesionales» porque intentamos plantear nuestros objetivos en términos de misión, visión y valores. Luego nos damos cuenta de que no estábamos preparados para abordar los problemas de organización desde esa amplitud de enfoque. Antes de observar y gestionar el trabajo desde esa altura es fundamental conocer los detalles de lo que ocurre mucho más abajo, tocando tierra.

Con este artículo termino de comentar el primer capítulo del libro Getting Things Done de David Allen. El objetivo de esta serie de posts no es otro que hacer una lectura pausada del libro y una revisión en profundidad del método GTD que el autor describe en él.  Hay libros que no solo se leen, sino que también se estudian. Y Getting Things Done es un buen ejemplo.

Hasta el momento he hablado en este blog sobre la necesidad de aplicar algún método de organización en nuestra vida, de cómo se productivo y vivir sin estrés, de las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done, de las primeras palabras clave del método GTD y de cómo los proyectos nacen pero no se hacen. Con este, seis posts que cubren el primer capítulo que lleva como título «Una nueva práctica para una nueva realidad». Seis artículos que me han servido para comprender mejor las ideas presentadas por el autor. Y de paso, compartir mis reflexiones con vosotros, tanto si estáis en proceso de lectura (o re-lectura) del libro como si no. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

El lenguaje GTD: primeras palabras clave (GTD #4)

En el primer capítulo de Getting Things Done®, David Allen va introduciendo algunos conceptos y palabras clave que más adelante, en capítulos posteriores, se desarrollan en profundidad, con todo el nivel de detalle que requieren y merecen.

Para quienes estamos haciendo una nueva lectura completa del libro, resulta especialmente interesante encontrarse con estos conceptos en una primera etapa en la que simplemente aparecen para ser presentados. En las primeras páginas ya se dan muchas claves, no solo de la esencia de GTD® sino también de la denominación particular de cada componente en este método de organización personal.

Es fundamental comprender bien el significado de los términos específicos que aparecen de forma recurrente en el texto. Finalizado el apartado del libro dedicado a la administración eficaz de compromisos, David Allen ya ha desvelado muchas de las claves del sistema, utilizando palabras concretas, algunas comunes, pero que en el contexto de GTD adquieren un matiz diferente. Y no son pocas: «mente como el agua», compromisos, frentes abiertos, «cosas», recopilación, proyecto, resultado, acción, transformación, decisión, recordatorio, control, relajación, concentración, etc.

David Allen presenta estas ideas en el primer capítulo, insistentemente una y otra vez en distintos párrafos, supongo que con la intención de reforzar su significado. Me propongo sintetizar algunos de estos conceptos, sin profundizar demasiado en ellos, y tratando de dar una primera definición de cada uno. Veremos que muchos están relacionados y parecen referirse a la misma idea, pero hay pequeños matices que justifican el uso de diferentes palabras. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done (GTD #3)

En el ámbito del periodismo, las seis «W» (también las cinco «W» y una «H») es un concepto relacionado con la redacción y presentación de noticias, fundamental para reunir y presentar con rigor la información; la fórmula básica para obtener la historia «completa» sobre algo. Las cinco W corresponden con las palabras interrogativas en inglés: What (Qué), Who (Quién), When (Cuándo), Where (Dónde) y Why (Por qué). La «H» se refiere a How (Cómo). Estas son también las preguntas que uno se hace cuando valora introducir un método de organización como GTD®.

Comentaba en el último artículo sobre GTD® que el método de David Allen era una solución efectiva al problema de organización. Pero, ¿qué es GTD®? ¿Por qué es una solución a las dificultades en materia de organización? ¿Dónde podemos utilizar GTD®? ¿Cómo se aplica el método? ¿Quién lo puede utilizar? ¿Cuándo conviene aplicarlo? ¿Qué compromiso de tiempo requiere?

Apropiándome del método periodístico para presentar la historia «completa» de GTD®, analizo una a una cada cuestión a partir de las reflexiones de David Allen en su libro Getting Things Done®. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen (GTD #2)

No recuerdo la primera vez que oí hablar de GTD®. Con total seguridad fue hace más de 10 años. Lo sé porque la primera referencia que hice en mi blog personal a este método de organización personal fue allá por 2008. Desde entonces y hasta la fecha he sido lector habitual (y aprendiz) de blogs que han cubierto GTD® en profundidad. Complementando la lectura (estudio) de sus artículos con la del libro Getting Things Done® (una y otra vez), he intentado aplicar los principios de productividad propuestos por David Allen con más o menos éxito, creo que como la mayoría en sus comienzos cuando ha intentado poner en práctica el método.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Pon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Todos tenemos cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. Permitidme que ponga en duda la efectividad de este último no-método. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización.

No seguir un método no es una opción

A la hora de organizar nuestras tareas diarias, básicamente tenemos tres opciones:

  1. No seguir ningún tipo de organización. Y por tanto vivir en el caos más absoluto, haciendo tareas que probablemente no son prioritarias y olvidando otras tantas. Hay quien prefiere vivir en el desorden, con tal de no ver apuntado todo lo que tiene que hacer. Para alguien que quiera cumplir con todas sus responsabilidades, esta opción no debería ser siquiera una alternativa.
  2. Utilizar un método propio. Con el tiempo, consciente o inconscientemente, en nuestro trabajo o en la vida en general, quizá hemos ido implantando unas reglas que tradicionalmente seguimos de forma sistemática, y que perfectamente podríamos describir y detallar por escrito. Y basándonos en los éxitos y en los fracasos de nuestro método, seguramente hemos ido introduciendo mejoras, eliminando pasos, tomando ideas de aquí y allá, aplicando el sentido común, reinventando y combinando lo que nos gusta de distintas formas de organización.
  3. Adoptar un método existente. Otra de las alternativas es aprender y adoptar un sistema de organización diseñado por profesionales y seguirlo al pie de la letra. En este caso, lógicamente conviene que se trate de un método de organización extendido, de probada eficacia y cuyo éxito esté basado en algún tipo de evidencia. Por este motivo es fundamental no tener la tentación de realizar cambios en el sistema, puesto que estaríamos poniendo en riesgo el buen funcionamiento del método. En este caso debemos aplicar aquello de «si algo funciona, no lo toques».

Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas. –David Allen

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Limita tu lista de tareas: un método minimalista para avanzar en tus objetivos

Muchos de los métodos de organización se basan en una gestión de las tareas que obliga a tomar decisiones a partir de un elevado número de acciones. Es cierto que estos sistemas utilizan mecanismos de listas diferenciadas, etiquetado de tareas, organización por áreas de responsabilidad o procesos de filtro de tareas según su contexto. Por ejemplo GTD utiliza de algún modo estas técnicas para gestionar mejor las tareas, y no importa si tenemos delante un buen número de ellas. Una vez más reconozco las bondades de este método, pero quizá no es un sistema hecho para todo el mundo.

GTD permite, mediante procesos de organización y revisión, poner el foco solo en las próximas tareas que debemos realizar. Sin embargo estoy seguro de que para muchos, el simple hecho de saber que “debajo” de la lista de tareas visibles están esperando (o “durmiendo”) otras decenas o cientos de tareas, ya es motivo para sentirse desbordado. No todo el mundo es capaz de desconectar del trabajo pendiente que tiene que realizar —más sabiendo que está registrado en algún lugar— y sacar el máximo partido a métodos como GTD por muy demostrada que esté su efectividad. O quizá no estén dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en adoptar un método que requiere un cierto nivel de disciplina y compromiso. En general suele ser este el motivo principal. Este perfil de persona necesita otro sistema mucho más simple.

Solo puedes hacer un número limitado de cosas al día

Aceptamos nuevos compromisos todos los días, y todos ellos generan nuevas tareas en nuestra lista de cosas que hacer. En la mayoría de sistemas de gestión de tareas con un mínimo de organización y planificación, muchas de las nuevas tareas que llegan cada día quedarán a la espera o en alguna especie de lista de hibernación hasta que sea conveniente realizarlas, según los criterios que hayamos establecido. Y con cierta frecuencia, será necesaria una revisión de todas las tareas para decidir cuáles serán las “afortunadas” y que serán atendidas cuanto antes. En cualquier caso, si uno no es suficientemente organizado o disciplinado con los procesos de revisión, se puede producir una excesiva acumulación de tareas. Y algunas de ellas se pospondrán eternamente y nunca tendrán su oportunidad. Sea cual sea el método de organización que utilicemos, lo que está claro es que solo somos capaces de hacer un número limitado de tareas al día. Y posiblemente muy limitado. Teniendo en cuenta este hecho, está en nuestra mano elegir un método de organización u otro.

Podemos optar por métodos como GTD, donde haremos una selección adecuada de las próximas tareas que debemos realizar, atendiendo diferentes criterios sobre las tareas. Teóricamente, la selección de tareas será la más «inteligente». Sin embargo, como contrapartida, la curva de aprendizaje de este tipo de métodos es mucho mayor y su aplicación requiere de una fuerte disciplina diaria y semanal a lo largo del tiempo. El método cuenta con un grado de sofisticación suficiente como para poder gestionar centenares de tareas que han sido previamente registradas. Es decir, debemos estar dispuestos a enfrentarnos a diario a una enorme lista de tareas, aunque no sea “visible” gracias a los mecanismos de organización, planificación o filtro. Pero sabemos que están ahí detrás esperando. Y sabiendo que solo podemos realizar un número limitado de tareas al día, no todo el mundo está preparado para un sistema que gestione centenares de ellas, por muy potente que sea. Además, mantener el sistema organizado ya requiere un tiempo.

Pon límites a tu lista de tareas

Pero también podemos optar por métodos extremadamente simples, con una lista básica de cosas que hacer, incluso estableciendo una limitación en el número de tareas que podemos registrar. Sabemos que en este tipo de sistemas la selección de tareas no será óptima y en muchos casos solo alcanzará un nivel «aceptable». Es decir, no siempre tomaremos la mejor decisión sobre la siguiente tarea a realizar o sobre qué nuevas tareas entran en nuestro sistema, pero tendremos siempre una lista corta, sencilla y manejable. De un vistazo podemos ver aquello en lo que estamos trabajando, y el sistema de organización apenas requiere atención.

Y ¿cuál es un límite razonable en una lista simple de tareas? Partiendo de esta cuestión, paso a describir las reglas de un sistema minimalista de gestión de tareas cuya característica principal es la limitación del número de ellas en la lista. Y supongamos un límite de 12 tareas, como el que tiene establecido la aplicación 12Things (iOS).

  1. Disponemos de una lista vacía de tareas donde podemos registrar un máximo de 12 tareas.
  2. Cuando llega una nueva tarea, la añadimos a nuestra lista.
  3. Podemos añadir nuevas tareas hasta que se complete la lista.
  4. Lógicamente, si realizamos una de las tareas la podemos eliminar de la lista dejando espacio libre para una nueva tarea.
  5. Si la lista está completa (hay 12 tareas) y llega una nueva tarea, no la podemos añadir. Y tampoco la anotamos en otro lugar. Simplemente no tiene espacio y antes hay que terminar alguna de las tareas pendientes. Aquí está la clave del sistema: comprometerse a terminar tareas y progresar.
  6. En la lista puede haber tareas de todo tipo: las habrá fáciles y difíciles, una requerirán más energía y otras menos, unas 25 minutos y otras apenas 2.
  7. Para liberar espacio para una nueva tarea, sea cual sea su «tamaño», podemos terminar cualquiera de las tareas, incluso esas pequeñas tareas que nos llevarán apenas 2 minutos. Cambiar una por otra con la condición de terminar la primera. De nuevo, la clave del sistema: avanzar.
  8. En ocasiones tendremos una lista de tareas pequeñas y fáciles de realizar y a veces la lista estará llena de tareas de mayor complejidad y que requieren más tiempo. En este segundo caso, no hay más remedio que ponernos manos a la obra y no habrá opción de posponerlas realizando otras de menor relevancia. Otras de las claves del sistema: evitamos procrastinar eligiendo tareas fáciles y cómodas. No queda otra que terminar lo que hay en la lista.
  9. El sistema puede recordar a técnicas minimalistas de organización con reglas del tipo “uno entra, uno sale”, aplicado a la gestión de las cosas que poseemos en casa. Si adquirimos un nuevo objeto y entra en casa, otro debe salir. Este sistema de lista de tareas limitada es algo parecido. Cuando la lista está llena, no entra una tarea hasta que otra salga (realizada, claro está).
  10. Uno de los puntos fuertes de este sistema de lista limitada es que siempre quedarán fuera algunas tareas, seguramente ni urgentes ni importantes, que utilizando otros métodos de organización sí se habrían colado en nuestra lista. Con este método tendemos a ser más selectivos en el momento de aceptar una nueva tarea, porque sabemos que el espacio en nuestra lista es limitado, como lo es nuestro tiempo y la cantidad de cosas que podemos hacer en un día.

En teoría el sistema debe funcionar. Al fin y al cabo se trata de un método de gestión de tareas en las que unas entran (por hacer) y otras salen (realizadas). Y contamos además con un margen de 12 tareas entre las que elegir. En principio centramos nuestro esfuerzo en “hacer”, las tareas irán desapareciendo y dejarán espacio libre a otras. Lógicamente es posible que exista un «embotellamiento» en algún momento y que lleguen más tareas que espacio libre tengamos para ellas. No obstante, debería ser algo puntual. Pero si está situación se da de forma generalizada, estamos entonces ante un claro caso de exceso en la carga de trabajo. Por ejemplo, si por cada tarea que completamos (liberamos un hueco) quieren entrar cinco nuevas tareas, alguna sobra. Quizá hemos aceptado (o creado nosotros mismos) tareas que no son ni importantes ni urgentes. Pero este ya es otro tema sobre el que ya escribí en el artículo «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones.

Fotografía 1 | Todo List de StockSnap en PixaBay
Fotografía 2 | Portátil Tareas de geralt en Pixabay

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay