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Cómo integrar Braintoss y Things para capturar (y solo capturar)

Si capturas, solo captura

El método GTD establece varias fases para la organización personal y la primera es capturar. Sobre este eslabón de la cadena escribí el artículo Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo, y también La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10). Quizá quieras leer estas notas antes de continuar.

David Allen insiste sobre todo en la necesidad de separar completamente el proceso de capturar de cualquiera de los siguientes pasos. Es decir, si capturamos, solo deberíamos hacer exactamente eso, capturar, y no hacer nada más con el elemento que añadimos a la bandeja de entrada. Ya tendremos oportunidad de definirlo en otro momento. La serie de pasos en GTD es precisamente lo que hace que el método sea muy robusto y seguro.

Las apps para organizar el trabajo en listas de tareas suelen incluir una bandeja de entrada con la función de poder capturar en ella cualquier elemento. Por ejemplo, Things, que es la aplicación que utilizo para gestionar mis tareas, integra una bandeja de entrada que permite ir añadiendo cómodamente nuevas ideas, tareas, notas, cosas… (porque ya aclararemos más adelante qué son). Sin embargo, cuando uno abre la aplicación para capturar, puede caer en la trampa de jugar con el resto de funciones que incorpora (y que además son visualmente muy atractivas) para etiquetar el elemento, moverlo a una lista específica, planificarlo para un día en concreto, etc. ¡Error! Si hacemos algo más que capturar, estaremos mezclando etapas diferentes del sistema y no estamos aplicando el método como deberíamos. En consecuencia, el engranaje GTD no funcionará; y estaremos haciendo otra cosa que no es GTD.

Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…).

Drafts: del borrador a la acción

Libreta, folio en blanco, app móvil o servilleta de un bar. Cada uno anota donde más le gusta, o donde las circunstancias se lo permiten. Descartamos la memoria, porque ya sabemos que no siempre podemos confiar en ella. Las ideas llegan a nuestra cabeza sin avisar, así que conviene tener siempre a mano un lugar físico, alguna especie de cajón de sastre donde podamos dejar versiones en borrador de las cosas, sin ninguna estructura preestablecida y sin un orden en particular.

Y digamos que «cosa» es esa idea que no ha tomado forma definitiva todavía. No sabemos qué será, o ni siquiera podemos definir lo que es. En ocasiones no podemos determinar si será un texto que finalmente será publicado, o una tarea que estaremos obligados a realizar o simplemente un recurso que compartiremos en redes sociales. Hay ideas que necesitan reposar y deben pasar necesariamente por una versión en estado borrador antes de conocer su destino final. Y en la mayoría de casos estamos hablando de borradores en formato texto. Quizá anotamos un par de ideas, que simplemente verán finalmente el timeline de Twitter. O quizá una sola idea sea el detonante de un interesante artículo que quedará publicado en un blog. O quién sabe, apenas una palabras podrían ser las primeras de una futura novela.

Drafts (borradores, en inglés) es precisamente una herramienta diseñada con este propósito. En ella podemos reunir todas las ideas, de cualquier tipo y utilizando varios formatos, para luego decidir qué haremos con ellas. Podríamos pensar que ya contamos con esta función en la típica aplicación de notas de nuestro teléfono móvil que abrimos para «anotar cosas». Sin embargo, Drafts es mucho más que una app de notas.

La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

En el último artículo de esta serie sobre GTD, expliqué por qué el proceso de recopilación es una técnica efectiva de gestión de memoria. Capturar todo aquello que tenga apariencia de «incompleto» o de tarea potencial, recopilar cualquier cosa pendiente de hacer, nos permite al menos sacarlo de la cabeza, que no es poco. Y cualquier sistema que permita liberar nuestra mente para ocuparla con otras tareas más productivas, siempre es una buena idea. Por lo tanto, recopilemos.

Además, decíamos que no solo recopilamos en modo digital las ideas o tareas utilizando nuestras herramientas informáticas favoritas, sino que también las cosas del mundo físico también pueden ser objeto de recopilación. Abstractos o físicos, los objetos deben ser capturados en un lugar confiable, y además conviene hacerlo, en la medida de lo posible, en el mismo instante en que aparecen.

Del proceso de recopilación, aparentemente simple, hay sin embargo mucho de qué hablar. Sobre la recopilación de tareas en un programa informático seguramente ya sabemos mucho. En la categoría de «productividad», el catálogo de aplicaciones para mantener listas de tareas es casi infinito. Tendrán su momento y espacio en este blog.

Sin embargo, siguiendo el orden propuesto en el libro de David Allen (muy acertado, por cierto) para hablar de utilidades de recopilación, me gustaría empezar a compartir algunas de las herramientas de «baja tecnología» propuestas por el autor. Siempre entendemos «baja tecnología» como soluciones no digitales. Y hoy hablaré simplemente de las bandejas. Sí, de esas que tenemos sobre el escritorio.

Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.