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Etiqueta: automatización

Automatización con Power Automate: cómo transformar publicaciones de Teams en tareas de Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Muy pocas veces pasa uno por Teams simplemente para saludar. Si se comparte una publicación es porque hay algún tipo de tarea asociada y, en general, siempre hay que hacer algo al respecto. No todas las publicaciones de Teams son una tarea, pero la experiencia me dice que si alguien dedica un tiempo a escribir un mensaje es por alguno de los siguientes motivos:

  • Quiere comunicar algo, y seguramente habrá que hacer algo al respecto.
  • Quiere pedir opinión sobre algo, y deberíamos hacer algo al respecto.
  • Quiere organizar algún asunto, y obviamente habrá que revisar la información y hacer algo al respecto.
  • Quiere directamente repartir tareas en un equipo, y no queda más remedio que consultar nuestra parte y hacer algo al respecto.
  • Quiere simplemente destacar un logro o celebrar un éxito, y aquí también deberemos hacer algo respecto, como simplemente agradecer.

Microsoft Teams y Microsoft To Do

Entiendo que muchos no vean todavía los beneficios de recibir automáticamente una nueva tarea en un programa cuando alguien comunica algo en otro. Quizá sea porque no utilizan (todavía) de forma sistemática un gestor de tareas a diario, o simplemente no usan tal cosa. Sin embargo, si uno es persona de hábitos que realiza una revisión diaria de tareas, valorará ahorrar tiempo comprobando información procedente de otros canales (Teams, por ejemplo).

Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta habitual de trabajo y colaboración virtual en muchas empresas y también en muchos centros educativos. En mi día a día como docente, la utilizo como aula virtual para compartir recursos y realizar actividades. Es un software que ha evolucionado de forma espectacular en los últimos años y cada semana nos llegan noticias de alguna novedad en la plataforma. Explicar el potencial de esta herramienta requeriría varias series de publicaciones. Como sucede últimamente con la IA, siempre sale algo nuevo.

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Mis apps de productividad (#3)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En esta tercera entrega de la serie de posts sobre «mis herramientas de productividad», presento otras cuatro apps que utilizo habitualmente y que me permiten ser más productivo y organizado en mi trabajo diario. Un par de ellas, Hazel e IFTTT, ofrecen principalmente funciones de automatización. La app Focus me ayuda a mantener la concentración en determinados momentos; y MyStuff2 me permite mantener una base de datos organizada sobre algunas «colecciones de cosas». 

13. Hazel

Hazel es un mayordomo que vive en mi ordenador. Es un servicio de limpieza y organización disponible las 24 horas de día (salvo que apague el ordenador, claro está). Dediqué uno de los primeros posts en este blog a esta eficaz herramienta de organización automática de archivos. En «Ordena tus archivos de forma automática» explico el potencial de esta aplicación para mantener a raya el desorden en tu dispositivo y evitar el temido síndrome de Diógenes digital. El artículo es de 2014 y la app ha evolucionado durante este tiempo, pero la explicación sobre las funciones elementales puede servir para hacernos una idea de su utilidad.

Básicamente, con Hazel podemos definir reglas condicionales para tomar decisiones sobre determinados archivos y carpetas de nuestro sistema, de modo que, por ejemplo, podamos mover a otra ubicación determinados archivos que lleven más tiempo de la cuenta en nuestro escritorio, consiguiendo así mantener despejada la zona de trabajo.

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De Twitter directamente a tu bandeja de entrada: las tweet-tareas

Tiempo de lectura: 7 minutos

Twitter nació en 2009 como una red social en la podíamos compartir lo que estábamos haciendo o pensando. Sin embargo, esta función tan básica creo que ya está más que superada desde hace años. Sabemos que Twitter ha evolucionado y es mucho más que eso.

Tweets que generan tareas

En nuestras visitas constantes (a veces demasiadas) al timeline de Twitter, un buen porcentaje de los tweets que pasan ante nuestros ojos contienen algún tipo de recurso en forma de texto, imagen, vídeo o simplemente un enlace a una web que lo contiene. En más de una ocasión alguno nos llama la atención y lo compartimos al instante en esta misma red social o simplemente lo marcamos como favorito, quizá con la intención de revisarlo más tarde. Muchas veces lo compartiremos sin más con nuestros seguidores —con la función de retweet—, pero en casos muy concretos el tweet, por su contenido, terminará convirtiéndose en una tarea que deberemos realizar más adelante. Tweets que generan tareas y nos dan trabajo, por si no teníamos suficiente.

Una solución sencilla para registrar una tarea es abrir nuestra aplicación favorita de gestión de tareas y añadir un nuevo elemento a la lista; o utilizar un bolígrafo para anotarla en una libreta, si todavía no hemos dado el salto al mundo digital. Sin embargo, este proceso ya supone un esfuerzo extra de añadir el texto y posiblemente anotar alguna dirección de Internet publicada en el tweet.

En términos de organización personal, necesitamos poder añadir a nuestra bandeja de entrada esa tarea que tiene (de momento) aspecto de tweet. ¿Sería posible hacerlo automáticamente y sin duplicar procesos ni información? Si la respuesta a esta pregunta fuera «no», lógicamente no la habría planteado en un blog donde se habla de organización personal y tecnología. La informática e Internet están aquí para ayudarnos.

La primera solución puede venir integrada en nuestro dispositivo móvil o programa de ordenador. Si estamos utilizando un smartphone o una tablet, seguramente tendremos la opción de compartir o guardar el tweet para enviarlo directamente a nuestra aplicación de «listas de cosas que hacer». Con nuestro ordenador, tendremos seguramente alguna función similar. Estas opciones existen y son una solución muy válida para conservar los recursos importantes con los que hemos decidido hacer algo. Pero descartemos esta opción por ser «poco interesante».

Tuitear una nueva tarea (o cómo matar dos pájaros de un tiro)

Si estamos dando un paseo por Twitter y algo nos llama la atención, muy probablemente lo compartiremos en algún momento con nuestros seguidores en la red social del pajarito. Entonces, ¿por qué no utilizar un hashtag en el tweet que compartimos para indicar que algo debemos hacer con ese recurso? Pero hay más: ¿y si al añadir un determinado hashtag a un tweet pudiéramos desencadenar una serie de acciones en Internet que terminaran por añadir la tweet-tarea directamente a la bandeja de entrada de nuestra aplicación de gestión de tareas? Además estaríamos consiguiendo dos acciones en una: compartir el recurso y enviarlo a nuestro inbox. Y esta precisamente la palabra que podemos utilizar como hashtag: #inbox (aunque podría ser cualquier otra).

A continuación podéis ver cómo utilizo el hashtag #ib (como abreviatura de #inbox por aquello de ahorrar tres caracteres) para marcar un tweet que considero que es una tarea, porque algo hay que hacer con él y su contenido:

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Ordena tus archivos de forma automática

Tiempo de lectura: 4 minutos

¿Por qué llamamos «ordenador» al ordenador? La palabra proviene del francés «ordinateur», y este del latín «ordinator», aunque en otras partes del mundo se ha impuesto el término computadora, del ingles «computer», también del latín «computare».

¿Y de dónde procede la palabra «informática»? El término aparece en 1957 en un documento de un científico informático alemán: «Informatik: Automatische Informationsverarbeitung», «Informática: procesamiento automático de información».

Un ordenador que «computa», o un computador que «ordena», no importa. La cuestión es que el invento nos permita procesar la información de forma automática (infor-mática) y que su utilización suponga un ventaja frente a la opción de realizar las tareas manualmente. Hay que preguntarse: ¿realmente ordenamos con el ordenador y automatizamos parte del trabajo con él? Si no… ¿para qué?

Evitar el síndrome de Diógenes digital

Todos hemos llegado alguna vez a este punto en el que la tecnología se vuelve en nuestra contra, y lejos de ayudarnos a mantener el orden en nuestra «vida digital», acaba desarrollando en nosotros un Síndrome de Diógenes digital. Con las prisas y en nuestro día a día frente al ordenador, acumulamos documentos, imágenes y vídeos en cualquier lugar. Especialmente en el escritorio, víctima principal de esta invasión imparable de archivos y carpetas. Un lugar, que por una cuestión de concentración, debería ser el más despejado de todos.

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