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Categoría: Efectividad

El buen hábito de escribir en un diario: la planificación y la revisión de la jornada

Tiempo de lectura: 6 minutos

Escribir es una de las actividades que más recomiendo incorporar a nuestros hábitos diarios. En general, aconsejo escribir cualquier cosa, pero en particular me refiero a dejar por escrito cada día nuestras intenciones y el desarrollo de la jornada. Quizá no sea la rutina más fácil de mantener, pero creo que es una de las que más beneficios aporta.

Cuando alguien nos recomienda escribir en un diario, probablemente pensamos en el gesto de abrir cada noche una especie de libreta de papel que dice DIARIO en su cubierta y que nos invita a anotar nuestros pensamientos o sucesos del día. Desde luego, esta una opción completamente válida y, de hecho, quizá la más tradicional, pero no la única. Por ejemplo, yo utilizo el registro diario para mejorar mi organización personal.

¿Diario en papel o en soporte digital?

Este es el eterno debate, que no debería siquiera existir. La elección entre un formato digital o una opción tradicional en papel es muy personal. Simplemente debemos elegir aquel que mejor funciona según nuestra forma de pensar, crear, planificar y decidir. Personalmente, en varias ocasiones he hecho el intento de registrar un diario en papel, pero reconozco que no he tenido demasiado éxito con ello. Utilizo libretas Moleskine y otras mucho más sencillas para anotar algunas ideas; sin embargo, no he logrado desarrollar el hábito de mantener un diario sobre papel. Quizá, tal vez, algún día.

De momento, sigo apostando por el formato digital, que ofrece una serie de funciones que el soporte papel no puede cubrir. Actualmente utilizo Day One, una aplicación que está precisamente diseñada para este propósito: mantener un diario digital. De Day One me gustan muchas cosas, pero podría destacar el hecho de que esté disponible como app en los distintos sistemas de Apple: iPhone, iPad, Watch y Mac. También existe una versión para usuarios de Android. Por tanto, una de las ventajas es la sincronización de datos entre dispositivos; podemos registrar información desde nuestro teléfono móvil y continuar más tarde desde el Mac o iPad.  Otra de las características destacables es su cuidado diseño y usabilidad. Se percibe el gusto estético del equipo que la ha diseñado y el interés que han puesto en que sea funcional y fácil de utilizar. La aplicación es bonita y eficaz; hace lo que tiene que hacer. Finalmente, cabe destacar la opción de creación de plantillas, que permite disponer, por ejemplo, de un esquema básico a partir del cual podemos iniciar nuestro registro diario.

Así es mi diario personal

Cuando registro una nueva entrada en mi diario, lo hago a partir de una plantilla que diseñé y que ya tengo preparada con un esquema básico, con una serie de secciones para completar. Por tanto, cada nueva entrada en mi diario muestra siempre los mismos seis apartados:

  1. Prioridades
  2. Tareas más importantes
  3. Hoy
  4. Hábitos diarios
  5. Preguntas para terminar el día
  6. Instantáneas

Así se muestra cada nueva entrada en la aplicación Day One en Mac. De este modo, dispongo de una pequeña guía que facilita el proceso de registro en mi diario.

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Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Tiempo de lectura: 4 minutos

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…).

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Teletrabajar desde casa: 8 consejos para trabajar a distancia de forma efectiva (y sensata)

Tiempo de lectura: 1 minutos

Soy profesor de Informática en Secundaria y, por la terrible situación que nos está tocando vivir, desde hace ya varios días estoy trabajando desde casa. Este modelo de educación a distancia ya estaba inventado, pero no es lo mismo hacer un «simulacro» que empezar a trabajar al cien por cien con este modelo. Teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto. Cualquiera de estos nombres nos vale.

El nuevo escenario es que yo estoy en mi casa y mis alumnos en las suyas. Y este nuevo esquema tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes, y no todos tienen que ver con el trabajo en sí, sino con el hecho de que trabajo y hogar se ven obligados a compartir espacio y tiempo.

Teletrabajar desde nuestro hogar no es nada sencillo. En este contexto de trabajo a distancia, nuestra vida personal y profesional se entremezclan fácilmente y la tarea de establecer rutinas en los dos ámbitos resulta cuando menos complicada. En casa compartimos espacio y horarios con nuestra familia. Además, aparecen distracciones que no tenemos en una oficina convencional.

Esta infografía presenta ocho recomendaciones básicas para teletrabajar desde nuestro hogar de forma sensata. Si recientemente nos hemos visto obligados a establecer nuestra oficina virtual en casa, es fundamental rediseñar tiempos y reorganizar los espacios, siempre respetando nuestros horarios, los laborales, pero sobre todo los familiares y personales.

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Efectividad sobre raíles

Tiempo de lectura: 1 minutos

Hace un tiempo publiqué el artículo Productividad es viajar en tren. En él compartía las dificultades de sacar adelante las tareas que con tanta determinación nos proponemos terminar. En ocasiones la planificación inicial se va al traste y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Es entonces cuando nos damos cuenta de que lo urgente se ha llevado por delante lo importante. Os contaba que era lo más parecido a intentar recorrer una avenida en una gran ciudad.

En una avenida intentamos ir a nuestro ritmo, pero a veces no queda otra que adecuar nuestro paso al de las otras personas, que de vez en cuando se detienen y nos obligan a pararnos. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar. Llevamos un plan claro, pero aquellos que caminan «con nosotros», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. Y llegamos tarde a nuestro destino. O no llegamos siquiera.

Así que os invitaba a imaginar que viajamos en tren. No en tren bala, sino en un tren regional, que también sirve para dejar volar la imaginación. Vamos cómodos en el tren, con velocidad constante, con un destino claro y directo. Conocemos la estación de partida, pero también el destino. Lo importante es que la vía está libre y no hay atascos; no hay imprevistos. Era así como explicaba que la productividad es viajar en tren y que siempre es más efectivo trabajar sobre raíles.

Hoy hago una breve parada para compartir una infografía que he diseñado a propósito de esta reflexión.

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Oye Siri, haz todas mis tareas

Tiempo de lectura: 4 minutos

«Oye Siri, haz todas mis tareas». Y obtenemos respuesta…

Si ordenamos a nuestro asistente de voz de Apple que termine todas nuestras tareas, no recibiremos un rotundo no por respuesta. Por el contrario se disculpará, respondiendo que sus «habilidades actuales no llegan a tanto.»; literalmente. Y era de esperar. Confiamos en los avances en inteligencia artificial, pero también somos conscientes de las limitaciones de la tecnología.

Lo que sí pueden hacer estos asistentes virtuales es facilitar algunas tareas diarias, y no solo consultar el tiempo que hará mañana, localizar un restaurante cercano o dividir la cuenta de la cena entre tres personas. También podemos utilizar las funciones que ofrecen este tipo de sistemas inteligentes para tareas relacionadas con la organización personal.

Atajos de productividad: tareas, eventos y notas

Si utilizamos aplicaciones para gestionar nuestras tareas, organizar nuestras citas en el calendario, anotar nuestras ideas y controlar nuestro tiempo de trabajo, resulta sencillo automatizar todas estas acciones mediante un asistente de voz como Siri, Google o Alexa. Los ejemplos que aparecen en este artículo corresponden a Siri, el popular asistente de voz de Apple.

Siri integra por defecto muchísimas acciones que podemos activar por voz (al final del artículo comparto algunos ejemplos). Pero además, hace un tiempo Apple incorporó de forma gratuita la app «Atajos» que, una vez instalada, permite personalizar las funciones de asistencia por voz. Las posibilidades son casi infinitas, pero basta echar un rápido vistazo a las opciones de configuración de «Atajos» para darse cuenta de su utilidad en el ámbito de la productividad personal.

Personalmente utilizo en mi teléfono móvil distintas aplicaciones para gestionar tareas, eventos y notas, tres áreas fundamentales de la organización personal. La app Things es mi herramienta para gestionar las listas de tareas. Para los eventos utilizo la app Calendario que está ya integrada en iOS. Para mis notas, utilizo la aplicación Drafts, a la que dediqué un artículo en este blog.  Y mediante la aplicación «Atajos» he personalizado algunas acciones que actúan sobre estas aplicaciones simplemente con la voz. Os las cuento.

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