Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

  1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
  2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Decálogo para un día efectivo: de las prioridades al ritual de cierre

Si al hacer balance del trabajo al final del día no solo deseamos haber hecho las cosas bien, sino que además queremos haber hecho bien las cosas correctas, entonces nuestro objetivo era ser efectivos. José Miguel Bolivar recordaba hace unos años las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad y vuelvo a ellas de vez en cuando para reaprender estos conceptos.

En este artículo quiero presentar un decálogo para un día efectivo; un día en el que no solo somos eficientes haciendo las cosas, encontrando la mejor relación entre recursos y resultados, sino también un día en el que somos eficaces, porque seleccionamos correctamente las tareas que realizaremos y que nos permiten avanzar en nuestros objetivos. Efectividad va de eso precisamente: de hacer bien las cosas correctas, de afrontar nuestro trabajo con eficiencia y eficacia.

Este es mi decálogo personal con puntos muy prácticos: desde el momento de establecer las prioridades del día hasta el ritual de cierre al finalizar la jornada. He intentado resumir en él cuestiones que me gusta tener en cuenta durante todo el día en materia de organización personal.

  1. El día debe empezar marcando las prioridades. En este primer paso conviene no caer en la trampa de considerar solamente el contexto de trabajo; también hay prioridades en otras áreas de responsabilidad: personal, familiar, proyectos, etc. Podemos concretar las prioridades del día fijando tan solo tres tareas muy importantes que obligatoriamente deberemos realizar. Para definir mis prioridades y tareas más importantes del día utilizo Day One y apenas me lleva cinco minutos.
  2. Alinear nuestra agenda con nuestra lista de tareas es el siguiente paso para lograr un día efectivo. Primero consultaremos nuestra agenda para comprobar el tiempo real disponible para avanzar en las tareas. En este punto estamos planificando el día, dejando incluso algo de aire para posibles imprevistos. Conviene seleccionar tareas con responsabilidad, siendo realista sobre los huecos que nos ofrece el día. Para mi agenda utilizo la aplicación Calendario de macOS e iOS, y para gestionar mis tareas y proyectos utilizo Things.
  3. No se hace absolutamente nada que no esté en nuestra lista de tareas. No hay excepciones. Y si llega un imprevisto, también se anota antes de ponernos con él, intentando siempre terminar lo que teníamos entre manos o dejándolo en un punto que nos permita continuar más adelante sin problemas. También durante el día debemos estar alerta y no dejar que se cuele ninguna tarea que no lo es. Sabemos que a veces hay ideas que se camuflan con el aspecto de tarea, pero que realmente ni son urgentes ni importantes.

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Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

El buen hábito de escribir en un diario: la planificación y la revisión de la jornada

Escribir es una de las actividades que más recomiendo incorporar a nuestros hábitos diarios. En general, aconsejo escribir cualquier cosa, pero en particular me refiero a dejar por escrito cada día nuestras intenciones y el desarrollo de la jornada. Quizá no sea la rutina más fácil de mantener, pero creo que es una de las que más beneficios aporta.

Cuando alguien nos recomienda escribir en un diario, probablemente pensamos en el gesto de abrir cada noche una especie de libreta de papel que dice DIARIO en su cubierta y que nos invita a anotar nuestros pensamientos o sucesos del día. Desde luego, esta una opción completamente válida y, de hecho, quizá la más tradicional, pero no la única. Por ejemplo, yo utilizo el registro diario para mejorar mi organización personal.

¿Diario en papel o en soporte digital?

Este es el eterno debate, que no debería siquiera existir. La elección entre un formato digital o una opción tradicional en papel es muy personal. Simplemente debemos elegir aquel que mejor funciona según nuestra forma de pensar, crear, planificar y decidir. Personalmente, en varias ocasiones he hecho el intento de registrar un diario en papel, pero reconozco que no he tenido demasiado éxito con ello. Utilizo libretas Moleskine y otras mucho más sencillas para anotar algunas ideas; sin embargo, no he logrado desarrollar el hábito de mantener un diario sobre papel. Quizá, tal vez, algún día.

De momento, sigo apostando por el formato digital, que ofrece una serie de funciones que el soporte papel no puede cubrir. Actualmente utilizo Day One, una aplicación que está precisamente diseñada para este propósito: mantener un diario digital. De Day One me gustan muchas cosas, pero podría destacar el hecho de que esté disponible como app en los distintos sistemas de Apple: iPhone, iPad, Watch y Mac. También existe una versión para usuarios de Android. Por tanto, una de las ventajas es la sincronización de datos entre dispositivos; podemos registrar información desde nuestro teléfono móvil y continuar más tarde desde el Mac o iPad.  Otra de las características destacables es su cuidado diseño y usabilidad. Se percibe el gusto estético del equipo que la ha diseñado y el interés que han puesto en que sea funcional y fácil de utilizar. La aplicación es bonita y eficaz; hace lo que tiene que hacer. Finalmente, cabe destacar la opción de creación de plantillas, que permite disponer, por ejemplo, de un esquema básico a partir del cual podemos iniciar nuestro registro diario.

Así es mi diario personal

Cuando registro una nueva entrada en mi diario, lo hago a partir de una plantilla que diseñé y que ya tengo preparada con un esquema básico, con una serie de secciones para completar. Por tanto, cada nueva entrada en mi diario muestra siempre los mismos seis apartados:

  1. Prioridades
  2. Tareas más importantes
  3. Hoy
  4. Hábitos diarios
  5. Preguntas para terminar el día
  6. Instantáneas

Así se muestra cada nueva entrada en la aplicación Day One en Mac. De este modo, dispongo de una pequeña guía que facilita el proceso de registro en mi diario. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Recopilar ideas

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Teletrabajar desde casa: 8 consejos para trabajar a distancia de forma efectiva (y sensata)

Soy profesor de Informática en Secundaria y, por la terrible situación que nos está tocando vivir, desde hace ya varios días estoy trabajando desde casa. Este modelo de educación a distancia ya estaba inventado, pero no es lo mismo hacer un «simulacro» que empezar a trabajar al cien por cien con este modelo. Teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto. Cualquiera de estos nombres nos vale.

El nuevo escenario es que yo estoy en mi casa y mis alumnos en las suyas. Y este nuevo esquema tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes, y no todos tienen que ver con el trabajo en sí, sino con el hecho de que trabajo y hogar se ven obligados a compartir espacio y tiempo.

Teletrabajar desde nuestro hogar no es nada sencillo. En este contexto de trabajo a distancia, nuestra vida personal y profesional se entremezclan fácilmente y la tarea de establecer rutinas en los dos ámbitos resulta cuando menos complicada. En casa compartimos espacio y horarios con nuestra familia. Además, aparecen distracciones que no tenemos en una oficina convencional.

Esta infografía presenta ocho recomendaciones básicas para teletrabajar desde nuestro hogar de forma sensata. Si recientemente nos hemos visto obligados a establecer nuestra oficina virtual en casa, es fundamental rediseñar tiempos y reorganizar los espacios, siempre respetando nuestros horarios, los laborales, pero sobre todo los familiares y personales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Efectividad sobre raíles

Hace un tiempo publiqué el artículo Productividad es viajar en tren. En él compartía las dificultades de sacar adelante las tareas que con tanta determinación nos proponemos terminar. En ocasiones la planificación inicial se va al traste y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Es entonces cuando nos damos cuenta de que lo urgente se ha llevado por delante lo importante. Os contaba que era lo más parecido a intentar recorrer una avenida en una gran ciudad.

En una avenida intentamos ir a nuestro ritmo, pero a veces no queda otra que adecuar nuestro paso al de las otras personas, que de vez en cuando se detienen y nos obligan a pararnos. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar. Llevamos un plan claro, pero aquellos que caminan «con nosotros», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. Y llegamos tarde a nuestro destino. O no llegamos siquiera.

Así que os invitaba a imaginar que viajamos en tren. No en tren bala, sino en un tren regional, que también sirve para dejar volar la imaginación. Vamos cómodos en el tren, con velocidad constante, con un destino claro y directo. Conocemos la estación de partida, pero también el destino. Lo importante es que la vía está libre y no hay atascos; no hay imprevistos. Era así como explicaba que la productividad es viajar en tren y que siempre es más efectivo trabajar sobre raíles.

Hoy hago una breve parada para compartir una infografía que he diseñado a propósito de esta reflexión. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…