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Categoría: Efectividad

Decálogo para una comunicación digital más efectiva

Tiempo de lectura: 1 minutos

La comunicación es necesaria. Esto es indiscutible. Lo que merece algo más de debate es el exceso o la falta de comunicación, los canales inadecuados, los tiempos incorrectos, las prioridades equivocadas o la duplicidad de la información. El problema parece más bien una cuestión de contenido, forma y, sobre todo, medida.

Muchos trabajos se basan fundamentalmente en la comunicación. Es su función principal y en este caso particular se debe cuidar bien cualquier aspecto relacionado con el envío y recepción de información. Esto incluye las reuniones, los correos electrónicos y la mensajería instantánea, entre otras tantas formas de intercambiar información. En este escensario de trabajo basado en la comunicación, es difícil reducirla, pero es fundamental establecer también normas y límites claros.

Sin embargo, para otro tipo de profesionales cuyo cometido principal no es enviar y recibir mensajes constantemente, la comunicación ha logrado invadir buena parte de las tareas diarias. Quizá esta tarea es dar clase, investigar, desarrollar un producto o redactar, informes, pero no enviar y atender mensajes a todas horas. Por ridículo que parezca, de vez en cuando cabe preguntarse cuál debería ser nuestra labor principal para centrarnos en las tareas que realmente debemos realizar.

El «gen» de la productividad: 40 cosas que hacen (y no hacen) las personas superefectivas

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Una persona productiva es aquella que, teniendo que trabajar para vivir, consigue tener tiempo libre para su familia, para sus proyectos personales y para el ocio. Es la definición más acertada de persona productiva que puedo imaginar.

Algunas personas son para mí un referente, por su estilo y actitud ante el trabajo, por el modo en que gestionan sus tareas, por su claridad de ideas o por su capacidad de aprendizaje. ¿Cómo consiguen finalizar con éxito tantos proyectos, no solo profesionales, sino también personales?

La persona productiva se siente satisfecha, no por haber terminado su trabajo eficientemente, que también, sino porque su forma de trabajar le permite disfrutar de su tiempo libre.

La organización efectiva: una cuestión de planificación y método

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Seguimos con la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado. Ya hemos abordado el noble arte de tirar, archivar y digitalizar para reducir la cantidad de elementos que poseemos o gestionamos cada día. Este proceso, además de tener un efecto liberador, permite lograr no solo la organización física que necesitamos, sino también el orden mental. Aquello de menos es más.

El siguiente paso es especialmente importante. Aunque muchos se resistan a ello (habitualmente porque requiere tiempo), todos necesitamos un plan y un sistema para organizarnos. Si nos preocupa la efectividad en nuestro trabajo, desde luego necesitamos poner en práctica algún método de organización.

Además, deberemos aprender a diferenciar lo urgente de lo importante, así como a anticiparnos a futuras tareas que puedan aparecer para evitar, con una buena planificación, una avalancha de trabajo en ciertos momentos del curso. Se me ocurren varios puntos básicos que merece la pena que consideres:

Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

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«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades.

Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

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En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

  1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
  2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done.