Things y mis cosas

Utilizo la aplicación Things a diario para organizar mis quehaceres, mis «cosas». Lo hago de forma sincronizada en mi ordenador de sobremesa, en el portátil, en mi tablet, en mi teléfono móvil y en mi reloj. Y después de casi 100 posts publicados en este blog, no le había dedicado ni un solo artículo en exclusiva. Y bien lo merece. Creo que hay motivos suficientes.

Es curioso que siempre me refiero a este programa como Things, de Cultured Code. Quizá porque la palabra things («cosas» en español, como todos sabemos) es tan común que parece necesario algún tipo de aclaración, como puede ser mencionar también la empresa que ha desarrollado esta elegante y funcional obra de arte. Así es Things: de un cuidado diseño y de una funcionalidad excepcional. Tanto es así que ha acumulado varios reconocimientos a lo largo de estos años; por ejemplo el Apple Design Award en 2017 o el MacStories Selects Award por el Best App Update del año en 2018, en su versión para iPad.

He hecho un poco de memoria para intentar recordar, sin éxito, la primera vez que utilicé este programa. Una rápida búsqueda en mi blog personal me ha hecho viajar en el tiempo y descubrir que instalé Things en un iMac en diciembre de 2008. Y de aquello hace más de 11 años. Con algunas idas y venidas, porque también es cierto que he probado otras aplicaciones durante esta última década; pero finamente siempre he vuelto a Things. La aplicación lleva en el mercado desde 2007 y actualmente está disponible para los sistemas operativos del ecosistema Apple: macOS, iPadOS, iOS y watchOS. Malas noticias para los usuarios de sistemas basados en Windows o Linux. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Oye Siri, haz todas mis tareas

«Oye Siri, haz todas mis tareas». Y obtenemos respuesta…

Si ordenamos a nuestro asistente de voz de Apple que termine todas nuestras tareas, no recibiremos un rotundo no por respuesta. Por el contrario se disculpará, respondiendo que sus «habilidades actuales no llegan a tanto.»; literalmente. Y era de esperar. Confiamos en los avances en inteligencia artificial, pero también somos conscientes de las limitaciones de la tecnología.

Lo que sí pueden hacer estos asistentes virtuales es facilitar algunas tareas diarias, y no solo consultar el tiempo que hará mañana, localizar un restaurante cercano o dividir la cuenta de la cena entre tres personas. También podemos utilizar las funciones que ofrecen este tipo de sistemas inteligentes para tareas relacionadas con la organización personal.

Atajos de productividad: tareas, eventos y notas

Si utilizamos aplicaciones para gestionar nuestras tareas, organizar nuestras citas en el calendario, anotar nuestras ideas y controlar nuestro tiempo de trabajo, resulta sencillo automatizar todas estas acciones mediante un asistente de voz como Siri, Google o Alexa. Los ejemplos que aparecen en este artículo corresponden a Siri, el popular asistente de voz de Apple.

Siri integra por defecto muchísimas acciones que podemos activar por voz (al final del artículo comparto algunos ejemplos). Pero además, hace un tiempo Apple incorporó de forma gratuita la app «Atajos» que, una vez instalada, permite personalizar las funciones de asistencia por voz. Las posibilidades son casi infinitas, pero basta echar un rápido vistazo a las opciones de configuración de «Atajos» para darse cuenta de su utilidad en el ámbito de la productividad personal.

Personalmente utilizo en mi teléfono móvil distintas aplicaciones para gestionar tareas, eventos y notas, tres áreas fundamentales de la organización personal. La app Things es mi herramienta para gestionar las listas de tareas. Para los eventos utilizo la app Calendario que está ya integrada en iOS. Para mis notas, utilizo la aplicación Drafts, a la que dediqué un artículo en este blog.  Y mediante la aplicación «Atajos» he personalizado algunas acciones que actúan sobre estas aplicaciones simplemente con la voz. Os las cuento. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Planifica tus tareas con TeuxDeux

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

De Twitter directamente a tu bandeja de entrada: las tweet-tareas

Twitter nació en 2009 como una red social en la podíamos compartir lo que estábamos haciendo o pensando. Sin embargo, esta función tan básica creo que ya está más que superada desde hace años. Sabemos que Twitter ha evolucionado y es mucho más que eso.

Tweets que generan tareas

En nuestras visitas constantes (a veces demasiadas) al timeline de Twitter, un buen porcentaje de los tweets que pasan ante nuestros ojos contienen algún tipo de recurso en forma de texto, imagen, vídeo o simplemente un enlace a una web que lo contiene. En más de una ocasión alguno nos llama la atención y lo compartimos al instante en esta misma red social o simplemente lo marcamos como favorito, quizá con la intención de revisarlo más tarde. Muchas veces lo compartiremos sin más con nuestros seguidores —con la función de retweet—, pero en casos muy concretos el tweet, por su contenido, terminará convirtiéndose en una tarea que deberemos realizar más adelante. Tweets que generan tareas y nos dan trabajo, por si no teníamos suficiente.

Una solución sencilla para registrar una tarea es abrir nuestra aplicación favorita de gestión de tareas y añadir un nuevo elemento a la lista; o utilizar un bolígrafo para anotarla en una libreta, si todavía no hemos dado el salto al mundo digital. Sin embargo, este proceso ya supone un esfuerzo extra de añadir el texto y posiblemente anotar alguna dirección de Internet publicada en el tweet.

En términos de organización personal, necesitamos poder añadir a nuestra bandeja de entrada esa tarea que tiene (de momento) aspecto de tweet. ¿Sería posible hacerlo automáticamente y sin duplicar procesos ni información? Si la respuesta a esta pregunta fuera «no», lógicamente no la habría planteado en un blog donde se habla de organización personal y tecnología. La informática e Internet están aquí para ayudarnos.

La primera solución puede venir integrada en nuestro dispositivo móvil o programa de ordenador. Si estamos utilizando un smartphone o una tablet, seguramente tendremos la opción de compartir o guardar el tweet para enviarlo directamente a nuestra aplicación de «listas de cosas que hacer». Con nuestro ordenador, tendremos seguramente alguna función similar. Estas opciones existen y son una solución muy válida para conservar los recursos importantes con los que hemos decidido hacer algo. Pero descartemos esta opción por ser «poco interesante».

Tuitear una nueva tarea (o cómo matar dos pájaros de un tiro)

Si estamos dando un paseo por Twitter y algo nos llama la atención, muy probablemente lo compartiremos en algún momento con nuestros seguidores en la red social del pajarito. Entonces, ¿por qué no utilizar un hashtag en el tweet que compartimos para indicar que algo debemos hacer con ese recurso? Pero hay más: ¿y si al añadir un determinado hashtag a un tweet pudiéramos desencadenar una serie de acciones en Internet que terminaran por añadir la tweet-tarea directamente a la bandeja de entrada de nuestra aplicación de gestión de tareas? Además estaríamos consiguiendo dos acciones en una: compartir el recurso y enviarlo a nuestro inbox. Y esta precisamente la palabra que podemos utilizar como hashtag: #inbox (aunque podría ser cualquier otra).

A continuación podéis ver cómo utilizo el hashtag #ib (como abreviatura de #inbox por aquello de ahorrar tres caracteres) para marcar un tweet que considero que es una tarea, porque algo hay que hacer con él y su contenido: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

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