Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

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De Twitter directamente a tu bandeja de entrada: las tweet-tareas

Twitter nació en 2009 como una red social en la podíamos compartir lo que estábamos haciendo o pensando. Sin embargo, esta función tan básica creo que ya está más que superada desde hace años. Sabemos que Twitter ha evolucionado y es mucho más que eso.

Tweets que generan tareas

En nuestras visitas constantes (a veces demasiadas) al timeline de Twitter, un buen porcentaje de los tweets que pasan ante nuestros ojos contienen algún tipo de recurso en forma de texto, imagen, vídeo o simplemente un enlace a una web que lo contiene. En más de una ocasión alguno nos llama la atención y lo compartimos al instante en esta misma red social o simplemente lo marcamos como favorito, quizá con la intención de revisarlo más tarde. Muchas veces lo compartiremos sin más con nuestros seguidores —con la función de retweet—, pero en casos muy concretos el tweet, por su contenido, terminará convirtiéndose en una tarea que deberemos realizar más adelante. Tweets que generan tareas y nos dan trabajo, por si no teníamos suficiente.

Una solución sencilla para registrar una tarea es abrir nuestra aplicación favorita de gestión de tareas y añadir un nuevo elemento a la lista; o utilizar un bolígrafo para anotarla en una libreta, si todavía no hemos dado el salto al mundo digital. Sin embargo, este proceso ya supone un esfuerzo extra de añadir el texto y posiblemente anotar alguna dirección de Internet publicada en el tweet.

En términos de organización personal, necesitamos poder añadir a nuestra bandeja de entrada esa tarea que tiene (de momento) aspecto de tweet. ¿Sería posible hacerlo automáticamente y sin duplicar procesos ni información? Si la respuesta a esta pregunta fuera «no», lógicamente no la habría planteado en un blog donde se habla de organización personal y tecnología. La informática e Internet están aquí para ayudarnos.

La primera solución puede venir integrada en nuestro dispositivo móvil o programa de ordenador. Si estamos utilizando un smartphone o una tablet, seguramente tendremos la opción de compartir o guardar el tweet para enviarlo directamente a nuestra aplicación de «listas de cosas que hacer». Con nuestro ordenador, tendremos seguramente alguna función similar. Estas opciones existen y son una solución muy válida para conservar los recursos importantes con los que hemos decidido hacer algo. Pero descartemos esta opción por ser “poco interesante”.

Tuitear una nueva tarea (o cómo matar dos pájaros de un tiro)

Si estamos dando un paseo por Twitter y algo nos llama la atención, muy probablemente lo compartiremos en algún momento con nuestros seguidores en la red social del pajarito. Entonces, ¿por qué no utilizar un hashtag en el tweet que compartimos para indicar que algo debemos hacer con ese recurso? Pero hay más: ¿y si al añadir un determinado hashtag a un tweet pudiéramos desencadenar una serie de acciones en Internet que terminaran por añadir la tweet-tarea directamente a la bandeja de entrada de nuestra aplicación de gestión de tareas? Además estaríamos consiguiendo dos acciones en una: compartir el recurso y enviarlo a nuestro inbox. Y esta precisamente la palabra que podemos utilizar como hashtag: #inbox (aunque podría ser cualquier otra).

A continuación podéis ver cómo utilizo el hashtag #ib (como abreviatura de #inbox por aquello de ahorrar tres caracteres) para marcar un tweet que considero que es una tarea, porque algo hay que hacer con él y su contenido: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organiza un buen (re)inicio de curso: 14 ideas para empezar de cero

Oficialmente el nuevo año empieza el 1 de enero. Pasadas las celebraciones de Navidad y Nochevieja, día que no son precisamente de descanso, entramos cargados de grandes propósitos para los próximos doce meses. Así es difícil cumplir nada. El calendario no nos lo pone nada fácil.

Para muchos, sin embargo, septiembre es realmente el cambio de etapa, el nuevo inicio. Quizá porque nos despedimos de unas vacaciones, o porque dejamos atrás los días de calor (no siempre del gusto de todos), muchos nunca dejamos de ver el mes de septiembre como el nuevo comienzo del año. Unos seguramente por nostalgia del paso por las aulas en alguna etapa de su vida (la «vuelta al cole», ansiada y temida a partes iguales), y otros por la obligación de volver a ellas. Los profesores podemos elegir cualquiera de los dos motivos.

Hay quienes empiezan septiembre sin más, así, a lo loco, con la inercia natural de la vuelta al trabajo (o al estudio), adaptándose según vienen las cosas. Lo que digo: una temeridad. Otros necesitamos un pequeño ritual, una preparación a modo de «lista de cosas que hacer» antes de empezar con las «tareas de verdad». Y para estas ocasiones siempre viene bien tener a mano un pequeño «checklist» para un buen inicio —o reinicio— de curso. Poner el contador a cero en varios aspectos de nuestra organización personal no nos hará daño, todo lo contrario, y tampoco tendremos que invertir demasiado tiempo. Unos pequeños pasos que suman más que restan, y con los que podemos eliminar todo lo que nos distrae para poder empezar correctamente.

Bandejas de entrada: ¿susto o muerte?

inbox0Lo ideal es empezar el nuevo curso con tus bandejas de entrada a cero (hablé de ellas en el artículo «Inbox 0: vacía tus bandejas»). Bandejas en plural, porque, sean físicas o virtuales, en general utilizamos más de una para organizar nuestro trabajo. En las semanas previas a septiembre, seguramente hemos registrado nuevas entradas en nuestra «lista de cosas que hacer» (en papel o en formato digital con nuestra app favorita); o quizá hemos añadido documentos y otros objetos en nuestras bandejas del escritorio (de nuevo, virtuales o físicas). No se trata en ningún caso de realizar el trabajo; sólo hablamos de procesar las tareas, esto es, simplemente decidir qué haremos con ellas y mantener un orden inicial.

Los habituales de los blogs solemos utilizar alguna aplicación o web para reunir todas las suscripciones, generando así una nueva bandeja de entrada que revisamos con cierta frecuencia (por si no teníamos bastante trabajo ya). También el «inbox» de blogs debería estar a cero antes de empezar septiembre. Sobra decir que conviene emplear esta revisión de entradas de blogs para incluir nuevas suscripciones, pero sobre todo para hacer una buena limpieza. Hice mi revisión hace unos días y en esta ocasión he reducido considerablemente el número de suscripciones, aplicando la norma de eliminar las suscripciones a blogs que no han sido actualizados durante el último año. Y aprovecho para decir que esta solución de limpieza puede funcionar para cualquier objeto, virtual o físico, que lleve sin utilizarse más de un año en algún sitio que no sea un archivador… Elimina sin compasión.

Pero la bandeja de entrada más temida, también es por todos conocida. Con la toma de contacto con el correo electrónico tras un periodo de vacaciones, hay básicamente dos opciones: susto o muerte. En la práctica, el correo electrónico es una de nuestras bandejas de entrada habituales. Además, probablemente contamos con más de un cuenta de e-mail que revisamos a diario, por placer o por trabajo. Sean personales o corporativas, las cuentas de correo electrónico entran en una categoría aparte, y puedes encontrar en Internet muchos artículos sobre la gestión eficiente del e-mail.

¿Susto o muerte? Quien elige «muerte» prefiere abrir el correo o su lista de tareas tras aterrizar el primer día en el trabajo, después de varios días de desconexión estival. ¿Por qué dedicar tiempo antes de empezar con la rutina de trabajo? Pues porque algunos preferimos «susto» y tener al menos la oportunidad de organizar las tareas y el correo electrónico con el tiempo necesario. El método no obliga a realizar ninguna tarea o contestar ninguno de los mensajes. De nuevo, se trata solo de «procesar» la bandeja de entrada: hacer una buena revisión, una buena limpieza, ponerse al día y poder anticiparse un poco a los acontecimientos. Para el primer día de trabajo ya sabemos que hay garantizada una lluvia (o tormenta) de nuevas tareas, y empezar con una preocupación menos, no tiene precio (solo el de un susto unos días antes). En cualquier caso, este consejo será seguramente bastante impopular.

Tecnología a punto y distracciones al mínimo

uninstallOrdenadores, móviles, tablets y otros gadgets son ya compañeros inseparables e imprescindibles de nuestro trabajo diario. Para empezar el curso ya no basta con tener listo el pack de libreta, agenda y bolígrafo. La tecnología que nos facilita las tareas diarias también necesitan una puesta a punto, y no queda otra que contar con un tiempo extra de preparación para nuestros cacharros tecnológicos.

Septiembre se presenta como la excusa perfecta para reinstalar nuestro ordenador para empezar realmente de cero. Es una solución drástica, pero muy recomendable. No solo hacemos una instalación limpia del sistema, sino que además no quedará otra que hacer una reinstalación de las aplicaciones que utilizamos habitualmente, y con ella la necesidad de replantearnos si realmente podemos prescindir de alguna. Y la respuesta, en general, suele ser un «sí». No deja de ser una forma efectiva de purga de programas. Y si no renovamos el sistema desde cero, al menos conviene revisar las aplicaciones instaladas y borrar todas las que podamos.

Con nuestro smartphone, el asunto no es muy diferente. Reinstalar y actualizar el software de nuestro móvil (o tablet) siempre es una buena idea. Al menos deberíamos revisar también las apps instaladas y preguntarnos para cada una de ellas: ¿la utilizo? ¿la necesito? Después de una limpieza a fondo en nuestro móvil, llega el momento de decidir si queremos estar más o menos atados al dispositivo durante este curso. Empezando por el e-mail y las redes sociales.

¿Realmente quieres caer de nuevo en el error de configurar tu correo electrónico del trabajo en tu smartphone? Ahora es la oportunidad de evitarlo. Una decisión más valiente sería no instalar nuestra aplicación de mensajería instantánea favorita (WhatsApp, Telegram, etc.); algo para lo que probablemente no tendremos la fuerza de voluntad suficiente. Lo que sí podemos hacer es abandonar los dichosos grupos de conversación; el mayor número de ellos, cuanto antes. De nuevo, cabe preguntarse: ¿es imprescindible mi presencia en ellos? Y aquí, la respuesta suele ser un «no», aunque ya encontraremos la excusa para mantenernos en ellos. En definitiva se trata de hacer un esfuerzo para eliminar aquello que nos puede distraer de nuestro objetivo principal en nuestro trabajo diario.

Otro tema que no podemos pasar por alto antes de empezar el curso es el tratamiento de los datos digitales. Septiembre no puede empezar sin una revisión de los datos que guardamos. En primer lugar, una buena limpieza no está de más. En segundo lugar, convendrá hacer una copia de seguridad de la información importante. Finalmente, hay que intentar simplificar la organización de los datos en carpetas. Esto en cuanto al sistema tradicional de archivos y carpetas, pero se aplica igualmente a información almacenada en otros formatos en la nube, por ejemplo mediante plataformas de gestión de notas (Evernote, OneNote, Notes, …) que sincronizamos con nuestros dispositivos y ordenadores. También allí arriba hay datos que eliminar y organizar.

La agenda y el espacio de trabajo

calendarSi existe un recurso universal del que pocos pueden prescindir para poner un poco de orden semana a semana, sin lugar a dudas es la agenda. Incluso los más escépticos en todo este asunto de la organización personal suelen contar con una. Bien por tradición, bien por necesidad, y quizá por los dos motivos, septiembre no puede dar el pistoletazo de salida sin una nueva agenda en nuestras manos. Le adjuntamos un bolígrafo, también a estrenar, y… ¡listo!, preparados para el nuevo curso. Sin embargo, sea en formato digital o en papel, la agenda requiere preparación antes de empezar a trabajar con ella. En sus páginas podemos empezar a reservar ya bloques de tiempo para los proyectos personales que hemos decidido iniciar coincidiendo con la «vuelta al cole». Estudiar un nuevo idioma, practicar deporte o incluso reservar tiempo para la lectura, son actividades que deben aparecer en nuestra agenda antes del primer día de trabajo. Luego, probablemente haya que reajustar horarios y cambiar eventos de día, pero al menos nuestros propósitos de nuevo curso ya tienen el lugar que merecen en nuestra planificación.

Ojalá la solución de «agenda y lápiz» fuera la fórmula mágica para empezar con buen pie, pero lamentablemente no es suficiente. Incluso para los «usuarios» más avanzados que adquieren el kit de oficina completo, meter la papelería en el cajón del escritorio no es garantía de nada. Hay muchas otras cosas que deberíamos tener preparadas antes de volver al trabajo o a los libros.

Nuestro espacio de trabajo, en la oficina y en casa, debería estar siempre «a estrenar». Esa debe ser la sensación no solo el primer día de vuelta al trabajo, sino cada mañana al empezar la jornada. Es tan sencillo como colocar en él lo estrictamente necesario y ocultar el resto, evitando tener allí nada que nos pueda distraer. Para un buen «reinicio» del curso es importante empezar con lo mínimo. Es imposible empezar a trabajar sabiendo que en los cajones o sobre la mesa hay papeles y otros objetos por revisar, archivar o tirar. ¿Quién puede concentrarse en una tarea rodeado de otras tantas cosas que ordenar? Preparar el terreno en el que nos vamos a mover a diario y poner todo en orden, debe ser la primera de las tareas antes de empezar con el trabajo real.

14 ideas para empezar de cero

checklistA modo de resumen, este checklist personal presenta algunas tareas básicas sin las que soy incapaz de re(iniciar) el curso:

  1. Vacía tus bandejas de entrada (o lugar donde guardas cosas pendientes). Decide solo que harás con ellas, y archiva todo lo que puedas.
  2. Termina lecturas pendientes, de libros y blogs, y pon el contador a cero. Revisa tus suscripciones.
  3. Abre tus correos electrónicos y listas de tareas antes de empezar a trabajar. Sin miedo. Unicamente revisa los registros de tareas y los mensajes. Solo organiza. Será trabajo hecho.
  4. Reinstala tu ordenador y tu smartphone y empieza realmente desde cero.
  5. Pregúntate: ¿es imprescindible esa app en tu smartphone/móvil?
  6. ¿El correo electrónico o mensajería instantánea del trabajo en tu smartphone? Piénsalo dos veces.
  7. Revisa los contactos en tu teléfono y los grupos de conversación de WhatsApp, Telegram o tu app de mensajes favorita. A veces la mensajería instantánea no solo nos distrae; también nos atonta.
  8. Haz una copia de seguridad de tus datos. Asegura la información de tu ordenador y de tu smartphone y/o tablet.
  9. Revisa tus datos en la nube — archivos y notas—, y haz una buena limpieza.
  10. Archivos y carpetas. Simplifica la organización de tus datos digitales.
  11. Prepara la agenda antes del primer día de trabajo.
  12. Reserva con antelación en tu agenda bloques de tiempo para tus proyectos personales.
  13. Revisa, archiva o tira lo que está en tu escritorio y cajones.
  14. Tu espacio de trabajo, siempre «a estrenar». Y así cada día.

¡Feliz vuelta al trabajo!

Foto principal | «Macbook Pro Power Button – Macro» de vincentq en Flickr

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