Twizzle: tuitea sin procrastinar

Twitter es una red social con más de 300 millones de usuarios activos. En ella se envían otros tantos millones de tuits al día. Y aunque la cantidad de información a la que podemos estar expuestos puede ser potencialmente alta, dependerá del número de cuentas a las que sigamos. En cualquier caso, si nos interesan decenas o cientos de usuarios, ya tenemos trabajo por delante.

Muchos de nosotros utilizamos Twitter como fuente de información. Allí leemos titulares que enlazan a noticias y artículos en blogs. En mi caso sigo a un buen número de usuarios que publican contenido que me interesa (aunque casi estoy seguro de que convendría hacer una buena revisión). Sean cuales sean las cifras, Twitter puede ser también una fuente de distracción constante. El timeline en el que aparecen todos los tuits que publican nuestros contactos puede convertirse en un pozo sin fondo. De hecho es demasiado fácil caer en la trampa del scroll infinito.

Y es que en ocasiones solo queremos acceder a nuestro perfil para tuitear algo nuevo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cold Turkey Writer: atrapado en un editor de texto

En alguna ocasión anoté en mi lista de tareas «instalar y probar editor Cold Turkey» con la intención de utilizar el programa cuando tuviera algo más de tiempo. Si me parecía interesante, publicaría alguna reseña sobre él. Y en ello estoy: abriendo la aplicación por primera vez y casi obligado a escribir ya la reseña de lo que estoy viendo. Tampoco tengo muchas más opciones. Estoy atrapado en el programa.

Cold Turkey Writer es un editor para escribir sin distracciones. Y de momento (es decir, ahora mismo mientras escribo esta líneas) está cumpliendo su función principal. He instalado el programa hace unos segundos para probar su funcionamiento y al empezar un nuevo proyecto, ha aparecido un mensaje ofreciendo tres opciones. Dos de ellas permiten bloquear cualquier función del sistema que no sea el propio editor Cold Turkey Writer. La tercera permite trabajar sin ningún tipo de limitación. El primer tipo de bloqueo se desactiva cuando hayamos escrito con el editor un mínimo número de palabras que nosotros mismos especificamos. Con el segundo tipo de bloqueo podemos establecer un tiempo mínimo durante el cual deberemos estar escribiendo (o dejando pasar el tiempo, claro). Transcurrido ese tiempo límite, el editor habilitará de nuevo todas las funciones del sistema. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tuitea al instante y sin distracciones con TweetShot

Que las redes sociales son una fuente de distracción es indiscutible. Desde luego, bien utilizadas, son herramientas muy potentes y de gran utilidad. Pero no nos engañemos: una vez dentro, cinco minutos de breve consulta pueden convertirse en media tarde perdida. Twitter, Facebook, Instagram, cualquier de ellas tiene el peligro añadido del scroll infinito.

Dedicar un tiempo a las redes sociales está bien. Con unos límites de tiempo razonables, no hay nada malo en ello. De hecho es un hábito bastante recomendable establecer un tiempo máximo, o incluso una hora del día determinada, para asomarse a nuestros timelines, ver cómo está el patio y saber qué ha pasado en el mundo.

Tres modos de visitar las redes sociales

Atendiendo al modo en que utilizamos las redes sociales, identifico tres momentos diferentes cuando accedemos a una determinada red social. Y todos hemos sido protagonistas al menos de los dos primeros.

  1. Solo-lectura. Son esos momentos en modo espectador (o fisgón). Entramos en Twitter, Instagram o cualquier otra red social con el único objetivo de echar un vistazo y/o curiosear.
  2. Lectura-escritura. Son momentos en los que revisamos nuestro timeline pero también interactuamos con otras cuentas. Somos partícipes de lo que «allí» sucede aportando información o cualquier tipo de comentario.
  3. Solo-escritura. A veces solamente queremos decir algo o compartir un recurso, y este sería el momento en cuestión: aquel en el que entramos en nuestro perfil simplemente para tuitear algo, para compartir una story o para publicar algo interesante (o no) con nuestros contactos de Facebook.

Los dos primeros momentos son las formas habituales de interactuar en redes sociales: leemos y/o participamos. Pero me interesa especialmente el tercer tipo, cuando lo único que queremos es entrar en la red social para compartir. Acceder y publicar. Sin más. ¿Es posible? Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cuando lo importante es escribir (y solo escribir): del minimalismo de ZenPen a la potencia de Scrivener

Para avanzar en un trabajo, creativo o no, la mayoría de veces no queda otra que sentarse (o levantarse, depende) y ponerse a ello. Y especialmente en proyectos de gran envergadura, es fundamental adquirir una serie de hábitos, a veces hasta el punto de tener que establecer un horario fijo para poder progresar en determinados proyectos. Trabajo, trabajo y trabajo. Hasta cuando no apetece.

Decía Pablo Picasso que «la inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando». Si un pintor esperara siempre a que le llegara la inspiración (o las ganas de trabajar), probablemente ninguno de sus cuadros vería la luz. Y si un escritor hiciera lo mismo, tampoco pondría el punto final a ninguno de sus libros. Y precisamente sobre el proceso de escribir y las distracciones quiero hablar hoy.

Escribir requiere concentración

Escribir siempre requiere concentración. Pero lógicamente hay niveles. Para escribir un mensaje de WhatsApp o un tweet basta con poner un poco de atención a lo que escribimos. Podemos incluso hacerlo (por educación no deberíamos) mientras tenemos una conversación con alguien. Lo que está claro que este tipo de redacción de textos no supone demasiado esfuerzo y concentración.

Para escribir este artículo o para escribir unas páginas de un libro, ya la cosa cambia. En estas situaciones uno tiene una serie de ideas que desea plasmar por escrito y el proceso de elaboración es más complejo. La construcción de las frases, la elección de cada palabra o el estilo no son tareas que se puedan dejar al azar. Tampoco nos quedamos con la primera versión de lo que hemos escrito. Es habitual una revisión y un proceso de reescribir partes del contenido. En estos casos necesitamos prestar mucha más atención al texto, concentrarnos en él y, en la medida de lo posible, intentar aislarnos del resto. Quizá entonces, metidos a fondo en el trabajo, llegue la inspiración o la idea genial. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (III): las siempre inoportunas notificaciones

Mientras lees un libro tranquilamente en tu sofá a última hora de la tarde recibes una notificación en tu móvil avisando de un nuevo mensaje: «Mañana reunión a las 11h. Debes encargarte de X e Y». Y sean X e Y dos tareas inesperadas, no previstas y por tanto no registradas en tu sistema de organización. Pues nada, ya tienes la noche hecha dándole vueltas al asunto.

Debemos reconocer que en ocasiones vivimos momentos de preocupación sencillamente porque queremos. Muchas veces somos nosotros quienes facilitamos la entrada de información que finalmente acaba provocando todo tipo de situaciones de estrés. Nuestros smartphones y los dichosos avisos de nuevos mensajes no tienen la culpa. Aunque nos empeñemos en culpar a la tecnología, la responsabilidad última es de quien instala las aplicaciones y decide activar las notificaciones.

Afortunados aquellos que dispongan de un dispositivo móvil de empresa que les permita hacer una desconexión absoluta tras una jornada intensa de trabajo. Para todos aquellos que viven esta situación ideal, el consejo para una desconexión digital efectiva es el más básico de todos: apaga tu móvil. Ni llamadas ni mensajes entrantes; salvo que configures luego tu teléfono personal como si fuera el de tu empresa, claro está. Inconscientes hay en todos lados. Pero dejando al margen este caso particular, el resto de los mortales nos vemos obligados a utilizar nuestro teléfono móvil personal o tablet para llevar a cabo tareas de trabajo. Porque consultar los mensajes del trabajo es eso, trabajo (consumiendo por cierto megabytes de datos y posiblemente minutos de llamadas en más de una ocasión).

En definitiva, para todos aquellos que queremos seguir utilizando nuestro smartphone sin interrupciones de trabajo, se me ocurren varias soluciones:

  1. La opción ideal es no tener en tu smartphone ninguna aplicación a través de la cual pueda llegar un mensaje de trabajo. Si esto no es posible (dudo que no sea posible), prueba con alguno de los puntos siguientes.
  2. Si es posible, configura tus cuentas de correo electrónico personal y corporativo en aplicaciones distintas. Desactiva las notificaciones en la aplicación que utilices para el correo electrónico de empresa. Y para el e-mail personal, ya es decisión tuya.
  3. Si tienes la suerte de contar en tu empresa con una aplicación específica para la comunicación interna, también puedes desactivar directamente las notificaciones.
  4. También puedes desactivar la ejecución en segundo plano de una determinada aplicación. Hasta que no entres en ella, no recibirás ni verás nada. Decide tú cuándo acceder a la información. Y decide bien. En tu tiempo libre, decide que no.
  5. Si recibes asuntos de trabajo a través de aplicaciones que utilizas para temas personales (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, etc.), no te puedo recomendar otra cosa que no sea bloquear determinados números de teléfono, no aceptar solicitudes de contacto en redes sociales de compañeros de trabajo o silenciar mensajes de determinados grupos de conversación o de algunos usuarios (si la aplicación lo permite).
  6. Y si nada de esto funciona: apaga tu móvil y aprovecha para desconectar de todo en general.

Los avances en las tecnologías de las comunicaciones llegaron para facilitar nuestro trabajo. Pero insisto en que el problema es que nosotros seguimos sin saber establecer unos límites razonables. Dejamos que muchos temas de trabajo invadan el tiempo y el espacio personal. Seguimos mezclando por propia voluntad nuestros asuntos laborales con los privados dentro de una misma colección de aplicaciones, habitualmente dentro de un mismo dispositivo móvil también. Y esto no facilita precisamente la tarea de separar trabajo de vida personal. Pero todo es empezar.

Fotografía #1 | Smartphone de Terovesalainen en Pixabay
Fotografía #2 | Apps de LoboStudioHamburg en Pixabay

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Las notificaciones en tu smartphone: una relación de amor/odio

¿Cuánto tiempo dirías que utilizas tu smartphone cada día? Si formulamos esta pregunta a cualquier persona, probablemente necesitará unos segundos para responder y hará una estimación de la que no estará demasiado seguro. No es precisamente una cuestión de fácil respuesta. De hecho, para sorpresa de muchos, la estimación suele estar por debajo del tiempo real de uso del terminal; aproximadamente la mitad.

Es decir, que usamos nuestro smartphone el doble de tiempo del que creemos (o admitimos). Al menos eso concluyó un estudio de PLOS ONE de 2015 bajo el título «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use». Durante dos semanas, cada uno de los 23 participantes del experimento (de entre 18 y 33 años), había utilizado su smartphone 5 horas al día de media, con un total de 85 interacciones. Y en esto último punto parece estar el quid de la cuestión. Olvidamos tener en consideración la suma de los breves pero también frecuentes tiempos de uso de nuestro smartphone, a veces de apenas unos segundos.

De lo que no hay duda es que gran parte de las interacciones cortas con el smartphone se deben a las notificaciones. Normalmente consultamos el móvil porque una alerta visual, sonora o vibrante capta nuestra atención y nos avisa de una actualización en nuestras redes sociales, de la recepción de un nuevo correo electrónico o de la entrada de una llamada telefónica, entre otras decenas de posibilidades. Aunque también es cierto que a veces no nos hacen falta ni avisos ni alertas para permanecer pegados a nuestro smartphone durante todo el día (por lo que observo, debo decir, que algunos con un grado de adicción preocupante).

NotificaciónEl tema de las notificaciones también es digno de estudio. Encontramos perfiles de usuario distintos atendiendo al modo en que configuran los avisos en sus móviles. Unos tiene preferencia por activar sistemáticamente las notificaciones en todas y cada una de las aplicaciones instaladas en su smartphone. Avisos, por cierto, que en muchos casos acaban ignorados; incluidos los compromisos importantes, perdidos en una pila infinita de notificaciones pendientes de revisar. En el lado contrario están aquellos usuarios que hacen un uso minimalista de su smartphone, no solo por la desactivación también sistemática de cualquier tipo de notificación, sino por la reducida colección de aplicaciones instaladas en sus terminales. Entre uno y otros, supongo que estamos los que tratamos de hacer (y no siempre conseguimos) un uso práctico y funcional del smartphone y sus notificaciones, que nos acompañan a todas partes.

Las posibilidades de personalización de las notificaciones dependerá del modelo de dispositivo y sistema operativo que haya instalado en él. Por tanto, detallar aquí formas de configuración de los avisos puede no ser de utilidad para todos. Los que sí puede servir son tres reglas básicas para hacer de las notificaciones una función útil en nuestro smartphone:

Sé honesto y decide qué notificaciones son esenciales

PreguntaEn primer lugar, sé honesto y pregúntate: ¿qué aplicaciones tienen información esencial de la que me conviene ser notificado y además debo atender? Por ejemplo, ponemos una alerta en la aplicación de despertador de nuestro móvil porque tenemos un (gran) interés en no quedarnos dormidos para ir al trabajo o a clase. ¿Tiene una notificación de actualización en una red social como Facebook o Instagram la misma importancia o prioridad? Salvo que trabajes como community manager o en un puesto similar, la respuesta en general es un rotundo «no». Lo mismo ocurre con las aplicaciones de e-mail: ¿realmente quieres recibir un sábado por la noche o en cualquier otro momento de descanso una alerta de un mensaje de correo electrónico con asuntos de trabajo? De hecho, ¿qué hace la cuenta de e-mail de tu empresa en tu smartphone de uso personal…? Tu jefe nunca enviará una urgencia (o no debería hacerlo) por correo electrónico. Haz limpieza en tu móvil y elimina esas cuentas. Tú ganarás tranquilidad y concentración, y tu móvil, algo de espacio libre.

Organiza y prioriza tus conversaciones

whatsapp_notifEn segundo lugar, organiza y prioriza tus conversaciones. Si tienes la opción, utiliza diferentes canales de comunicación. La mensajería instantánea es posiblemente uno de los motivos principales de las distracciones diarias. Las continuas interrupciones se deben en gran medida a la recepción de mensajes instantáneos, personales y sobre todo de grupos de conversación. Prioriza y habilita las notificaciones solo para los contactos o grupos de conversación muy importantes (si es que existe tal urgencia). Y si la aplicación no permite personalizar qué personas o grupos silenciar, opta por utilizar diferentes aplicaciones para cada propósito: diversifica. En una aplicación, pueden estar las conversaciones del trabajo o de consulta obligada. En otra aplicación, el resto de mensajes (y recuerda que siempre puedes bloquear a los contactos insistentes que acaban encontrándote en el canal que saben que sí atiendes con mayor frecuencia). Tú decides como organizas la recepción de mensajes en tu móvil, y el catálogo de aplicaciones de mensajería instantánea es bastante amplio como para repartir y organizar tus conversaciones: WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Skype, Wire, etc.

Atiende conscientemente las notificaciones importantes

AlertaEn general, minimiza cuanto puedas el número de notificaciones en tu smartphone, sobre todo para que los avisos realmente importantes que lance tu dispositivo no pasen desapercibidos. Así que, en tercer y último lugar, atiende conscientemente las notificaciones que recibas, porque si has hecho una buena selección, contendrán información de interés. No obstante, comprueba uno a uno cada aviso que recibas, para evaluar si tiene un valor real y práctico. Quizá tengas una aplicación para el seguimiento del cumplimiento de hábitos, al estilo Coach.me, cuyas notificaciones conviene no obviar. O posiblemente utilices un sistema de recordatorios que no puedes pasar por alto. También puede saltar un aviso en tu calendario sobre un evento próximo. Todas estas notificaciones tienen una utilidad clara, que es la de avisar en el momento más conveniente, que además tú has establecido. Valora si el resto de notificaciones en tu smartphone tienen esta cualidad. Si no es así, deshabilítalas sin compasión.

La eficacia de trabajo aumenta de acuerdo a la progresión geométrica si no hay interrupciones

Estudio PLOS ONE | «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use» (vía Xataka Móvil)
Frase | «La eficacia del trabajo…» de André Maurois
Fotografía | «iOS7 Homescreen blurred (DSC_0719» de Jan Persiel en Flickr

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¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px

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