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Etiqueta: organización

La sencillez japonesa para organizar espacios y tareas

Tiempo de lectura: 7 minutos

Kaizen: una mejora continua

Cuando hablamos de kaizen, solemos pensar en la idea japonesa de mejora continua, un avance silencioso que se construye a base de pequeños pasos constantes. Pero el kaizen no es solo una filosofía abstracta: también se materializa en prácticas concretas que ayudan a mantener el orden, reducir el ruido y trabajar con mayor claridad. Por eso, cuando nos preguntamos cómo organizar mejor nuestros espacios o nuestras tareas, mirar hacia métodos que nacen de esta filosofía resulta especialmente útil.

Kaizen es la filosofía japonesa que propone mejorar de forma continua mediante pequeños cambios diarios, simples y sostenibles.

En materia de organización, hay dos ámbitos en los que introducir algún tipo de sistema marca una diferencia inmediata. El primero es el orden físico, la forma en que distribuimos y cuidamos los objetos y los espacios que ocupamos. El segundo es la gestión de tareas y proyectos, es decir, la manera en que damos forma al trabajo que está por hacer.

En Japón, ambos aspectos se abordan desde una tradición de minimalismo, simplicidad y disciplina que encaja perfectamente con el espíritu del kaizen: mejorar de forma gradual, constante y sostenible.

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Cómo mantener el orden físico: 8 hábitos infalibles

Tiempo de lectura: 3 minutos

El caos puede colarse fácilmente en nuestras vidas si no estamos preparados para combatirlo. La falta de orden físico no solo afecta nuestro entorno, sino también nuestra productividad y bienestar general. Para evitar que el desorden se apodere del espacio vital, es crucial adoptar hábitos de organización.

Comparto en esta ocasión ocho prácticas esenciales para mantener el orden físico en casa o en el trabajo.

1. Planificar el orden

La clave para mantener el orden comienza con una planificación efectiva. Decir «ya lo haré» o «debería hacerlo» no es suficiente. Necesitamos un plan concreto y acciones definidas. Hay que empezar a eliminar frases que empiecen por «hay que». En lugar de ello, conviene establecer metas concretas y un calendario realista. Un plan sólido proporciona una guía clara sobre qué hacer y cuándo hacerlo.

2. Menos es más

El desorden a menudo se acumula debido a la reticencia a deshacernos de cosas innecesarias. Debemos aprender a distinguir entre lo esencial y lo superfluo. Una solución muy eficaz es deshacernos de elementos que no hayamos utilizado en los últimos meses. Despejar el espacio de objetos innecesarios no solo crea un entorno más limpio, sino que también facilita la organización y la búsqueda de lo que realmente necesitamos en algún momento.

3. El compromiso de ordenar

La organización no debería ser una tarea ocasional, sino un compromiso regular. Lo que siempre funcionar es definir bloques de tiempo en la agenda semanal para dedicarlo exclusivamente a ordenar. Este hábito ayuda a prevenir la acumulación descontrolada y a mantener el espacio en un estado constante de orden. Al asignar tiempo regularmente, evitamos que las tareas de organización se acumulen hasta convertirse en una montaña insuperable.

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Cajón de sastre con 16 ideas para mejorar tu productividad

Tiempo de lectura: 3 minutos

No es más productiva la persona que aplica el sistema de organización personal más «perfeccionado» o aquella que utiliza la aplicación de moda con innovadoras funciones. Muchas veces, tan solo es cuestión de hábitos, de pequeñas acciones y, sobre todo, de sentido común. Unas veces se trata de hacer determinadas cosas, pero otras, la clave simplemente está en no hacer.

Comparto una serie de consejos para empezar y muy básicos. Como en un buen cajón de sastre (no desastre), hay de todo un poco.

  1. Elimina algunas tareas. Di no a varias cosas que pensabas hacer hoy. Comprometerse en exceso es peligroso para la productividad.
  2. No revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana ni tampoco lo abras a última hora de la tarde. Tampoco respondas a todos los mensajes. Y elimina todos los que puedas. Quédate con lo esencial.
  3. Crea distintos perfiles de usuario en tu ordenador. Si utilizas el mismo dispositivo para el trabajo y para asuntos personales, configura una cuenta de trabajo y otra personal. Separa ámbitos de responsabilidad. Evitarás muchas distracciones.
  4. ¡Necesitas una lista de tareas! Si solo dispones de una agenda para organizarte, te falta algo. Pon una todo list en tu vida. Usa una aplicación, una libreta o un trozo de papel, pero mantén una lista de todo aquello que quieres y debes hacer. Lo cambia todo.
  5. Bloquea un par de horas a las semana para avanzar en cada proyecto. Es la única forma de avanzar. Añade a tu lista de tareas alguna acción que permita progresar en esos proyectos, que pueden ser profesionales o personales (aprender un idioma, escribir un libro, etc.).
  6. Mantén tu escritorio siempre despejado. El orden atrae al orden. Un lugar de trabajo ordenado, invita a trabajar y a pensar con claridad.
  7. Aprende a teclear más rápido en tu ordenador. Nos empeñamos en mejorar en otros aspectos para ser más productivos y la solución, muchas veces, está en algo tan sencillo como saber escribir bien con el ordenador. Además, practica para tomar notas a mano con más velocidad.
  8. Ten siempre a mano una pequeña libreta para notar ideas. Busca un momento y un lugar sin distracciones simplemente para dejar volar la imaginación y la creatividad.
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La organización efectiva: una cuestión de planificación y método

Tiempo de lectura: 3 minutos

Seguimos con la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado. Ya hemos abordado el noble arte de tirar, archivar y digitalizar para reducir la cantidad de elementos que poseemos o gestionamos cada día. Este proceso, además de tener un efecto liberador, permite lograr no solo la organización física que necesitamos, sino también el orden mental. Aquello de menos es más.

El siguiente paso es especialmente importante. Aunque muchos se resistan a ello (habitualmente porque requiere tiempo), todos necesitamos un plan y un sistema para organizarnos. Si nos preocupa la efectividad en nuestro trabajo, desde luego necesitamos poner en práctica algún método de organización.

Además, deberemos aprender a diferenciar lo urgente de lo importante, así como a anticiparnos a futuras tareas que puedan aparecer para evitar, con una buena planificación, una avalancha de trabajo en ciertos momentos del curso. Se me ocurren varios puntos básicos que merece la pena que consideres:

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Organización personal: el método definitivo

Tiempo de lectura: 4 minutos

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a:

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