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Etiqueta: agenda

Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

Tiempo de lectura: 7 minutos

El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar:

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Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

Tiempo de lectura: 6 minutos

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos.

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Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Tiempo de lectura: 3 minutos

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.

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12 rutinas (y 4 manías) para cerrar bien el día

Tiempo de lectura: 6 minutos

Sentirse productivo y cerrar bien el día es una sensación que merece la pena experimentar de vez en cuando. Tan importante como trabajar de forma organizada durante la jornada también lo es cerrarla con éxito, sin ataduras ni preocupaciones; aunque sabemos que no es tarea fácil.

Para desconectar del trabajo es fundamental, no solo detener sin más nuestra actividad a una hora determinada, sino cerrar correctamente la jornada siguiendo una serie de rutinas. Cada uno desarrolla las suyas pero todas tienen en común el hecho de aplicarlas de forma sistemática cada día. Siempre conviene seguir más o menos los mismos hábitos cuando la jornada de trabajo llega a su fin.

Es imposible terminar en un solo día todas las tareas que tenemos pendientes. Además, seguramente muchas de las tareas, y por supuesto los proyectos, deberán quedarse a medias. Está en nuestra mano tratar de ser extremadamente organizados y anotar el estado en que queda el trabajo para poder retomarlo con calma y seguridad al día siguiente. Y si no queremos estar constantemente pensando en el trabajo durante nuestro tiempo de ocio, hay que aprender a echar el cierre. Si nos vienen a la cabeza asuntos laborales mientras vemos una película con la familia, algo hemos hecho mal cerrando el día de trabajo.

Presento en este artículo dieciséis rutinas que pueden ayudar a cerrar bien el día. Confieso que cuatro de ellas son manías personales. Realmente son pequeñas acciones, sencillos gestos que de algún modo nos recuerdan, a fuerza de adquirir el hábito, que la jornada de trabajo terminó. Cada uno puede inventar las suyas, o quizá ya las tenga, pero la clave está en realizarlas sistemáticamente cada día, sin excepción.

 

Vacía y… vacía

A lo largo del día vamos acumulando información, a veces sin control. Una nos llega y no podemos evitarla; otra la generamos nosotros. En cualquier caso, para no terminar padeciendo el síndrome de Diógenes digital, es importante adquirir el buen hábito de vaciar a diario.

  1. Revisa tus libretas en busca de notas. Si apuntaste algo durante la jornada, por algo o para algo sería. No dejes que termine el día sin haber revisado a fondo todas las notas que hayas tomado, sea cual sea el formato que hayas utilizado. «Vacía» tus notas, las digitales (Evernote, OneNote, etc.) y las físicas (libretas, post-it, etc.).
  2. Localiza en tu teléfono móvil las fotografías y capturas de pantalla que hayas hecho hoy, sobre todo si están relacionadas con el trabajo. Decide qué hacer con ellas; elimina las que no necesites y organiza las que hayas conservado.
  3. Vacía la papeleras, la física y la virtual. Objetivo: ningún papel en tu papelera y cero documentos en la papelera de reciclaje de tu ordenador.
  4. Limpia el historial de descargas y la caché de los navegadores web que hayas utilizado. Escanea tu ordenador en busca de archivos temporales que puedas eliminar. Saca la basura digital cada día. Esta es una manía personal.
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12 nuevos hábitos en 2020

Tiempo de lectura: 1 minutos

En agosto de este año que ya termina publiqué el artículo «12 meses, 12 hábitos, 12 reglas». En él os proponía el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Lancé la iniciativa a finales de verano porque para muchos septiembre es el mes de los nuevos propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Yo soy de septiembre. Sin embargo, en enero llegan también los propósitos de Año Nuevo y por tanto es el mes perfecto para lanzar de nuevo el proyecto.

Recuerdo el formato del reto: se trata de hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que debemos cumplir a diario sin excepción.

Comento brevemente las reglas, que también aparecen resumidas en la infografía al final de este artículo. En el post original encontrarás información ampliada sobre las normas del reto.

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