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Ocho en punto

El cortapega productivo: de los atajos de teclado a Clipy (y una broma hecha realidad)

Hace una semanas la RAE presentó las novedades del «Diccionario de la lengua española» en su actualización 23.5. Como ya es habitual, en el apartado de lengua y tecnología, se han incorporado términos nacidos del lenguaje de Internet, las redes sociales y las nuevas tecnologías. En esta ocasión se han añadido las nuevas acepciones de la jerga informática para los verbos cortar y pegar. Y también la forma coloquial cortapega.

De momento no existe una entrada «copiapega»en el diccionario que, técnicamente, hace referencia a una acción similar en la que no se eliminan (no se cortan) los datos originales, sino que el objeto original (texto, archivo, etc.) permanece intacto porque simplemente se realiza una copia. Cortapega o «copiapega», qué más da. Lo que nos importa aquí es, ¿se puede se más productivo con este tipo de acciones?

El cortapega básico (y clásico): los atajos de teclado

El cortapega y el «copiapega» son acciones que utilizamos a diario en entornos digitales. Son acciones que hacemos a veces casi insconscientemente con nuestros ordenadores y teléfonos móviles. Copiar un texto aquí para ponerlo allá. Si pusiéramos un contador que sumara el número total de cortapegas que hacemos al día, seguramente nos sorprendería la cifra. Su inventor, el científico Larry Tesler, seguro que estuvo bien orgulloso de sus tres famosos comandos: copiar, cortar y pegar.

Ya sabemos que en el mundo de la productividad, una acción que repetimos muchas veces es susceptible de ser automatizada o minimizada en su duración. En el caso de los cortapegas, un simple atajo de teclado reduce el tiempo de una sola acción. Desde luego, para un simple cortapega el ahorro de tiempo es mínimo, apenas unos segundos, pero cientos de cortapegas a lo largo del día acumulan muchos minutos que no debemos desperdiciar.

Cómo ahorrar tiempo (I): el teléfono móvil y las redes sociales

Si tuviera que dar una única definición de productividad diría que ser productivo es realizar con efectividad las tareas de cualquier ámbito de responsabilidad para disponer de tiempo libre para proyectos personales y familiares. Seguramente no es la definición más canónica del término productividad, pero una explicación que no tiene en cuenta una recompensa en horas libres creo que no es una buena definición. En el último artículo de este blog daba algunas pistas sobre lo que es y lo que no es ser productivo.

Para este noble propósito, el fin a veces justifica los medios, siempre que no perjudiquen a nadie, claro está. Al menos debemos poner todo nuestro empeño (y medios) para alcanzar el objetivo último: ahorrar tiempo.

Uno de las formas de liberar tiempo para proyectos personales (como escribir este artículo) o simplemente no hacer nada y descansar (como haré luego) es tratar de ahorrar algunas horas a la semana en ciertas tareas. Hace tiempo compartí en el blog 19 trucos productivos para sacarle minutos al día, porque en realidad sí hay tiempo; solo se trata de decidir con criterio en qué lo utilizamos y también aplicar algunos sencillos trucos.

El reto de ahorrar tiempo

En los últimos años he dejado de hacer propósitos de año nuevo porque creo que cualquier momento es bueno para empezar con nuevos hábitos. En realidad, siempre hay un momento del año más adecuado que otro para empezar ciertos hábitos. El 1 de enero desde luego no lo es para muchos propósitos, ya sabemos cuáles.

Sin embargo, este año me gustaría seguir ahorrando tiempo en ciertas tareas; por aquello de ser más «productivo». En este primer artículo (porque esto tiene pinta de serie) me centro en el aspecto más tecnológico, en general el uso del teléfono móvil y en particular la participación en redes sociales y profesionales. No cabe duda de que algunas comunidades son una verdadera mina y un recurso de aprendizaje que, literalmente, no tiene precio. No solo algunos recursos tienen un valor incalculable, sino que muchos usuarios comparten su conocimiento y experiencia de forma altruista. También quiero seguir poniendo mi granito de arena en ello, con este blog y en redes. Sin embargo, en este proceso veo todavía la necesidad de mejorar algunos aspectos, sobre todo para ahorrar tiempo.

Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades.

Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

  1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
  2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done.

8 motivos para planificar

Planificar está infravalorado. Muchas veces subestimamos el valor de una buena planificación. Nos pueden las prisas y olvidamos que planificar es la mejor de las inversiones. En estos tiempos de urgencias que no lo son, planificar con tiempo y con calma parece todo un lujo. Unos piden el trabajo hecho de hoy para hoy; otros quieren las cosas terminadas para ayer. Obviamente, este estilo de trabajo es incompatible con la calidad que se desea en los resultados. Planificar merece la pena.

Decía Dwight D. Eisenhower que:

Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

 

La frase original completa nos ayuda a entender mejor su intención: «Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable». Porque no es lo mismo un plan que una planificación.

Plan vs. planificación

Podemos definir la planificación como un proceso que, efectivamente, se inicia con un plan (que podemos detallar en un documento), pero un plan que también requiere un seguimiento, una revisión y una evaluación de los resultados. Por tanto, la planificación es un proceso mucho más general y más complejo.

El Diccionario de la Lengua Española (DLE) define:

  • «plan» como un «escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra».
  • «planificación» se define, sin embargo, como un «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado […]».