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Categoría: Tiempo

Gestión del tiempo: 26 lecciones (re)aprendidas

Tiempo de lectura: 4 minutos

La gestión del tiempo no va de hacer más cosas, sino de tomar mejores decisiones con las horas limitadas que tenemos cada día. Toda buena charla sobre gestión del tiempo empieza afirmando que «el tiempo no se puede gestionar». Son otros recursos los que debemos atender para mejorar en términos de organización y planificación.

Cuando no medimos nuestra realidad, cuando no nombramos lo que ocurre, el tiempo acaba decidiendo por nosotros. Esa sensación de “no me da la vida” es real, pero también es una invitación a pasar a la acción con criterio. No se trata de imponer la productividad ni “exigir más”. El reto es transformar estrés, frustración y culpa en mejora práctica: trabajar mejor, con más calma, y de forma sostenible.

Hace tiempo publiqué 25 lecciones (re)aprendidas sobre organización personal y productividad. Manteniendo un estilo similar, estas veintiséis lecciones resumen algunos de los puntos que deberíamos atender para una buena «gestión del tiempo»: tiempo, hábitos, atención, métodos, planificación, procesos, herramientas y aprendizaje.

Naturalmente, no es un método cerrado ni una lista para cumplir de forma íntrega, sino un mapa para recuperar control y claridad. El objetivo es progresar, poco a poco, desde acciones personales (medir, decidir, proteger foco) hasta mejoras colectivas (reuniones, procesos, herramientas).

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El tiempo es el que es: ClipTimer para medir y decidir

Tiempo de lectura: 4 minutos

«El tiempo es el que es», como diría Salvador Martí, subsecretario de El Ministerio del Tiempo, interpretado por el actor Jaime Blanch. Aprovecho para recomendaros la serie, de la que no haré spoiler. Coincidiremos en que no podemos cambiar el tiempo, pero sí está en nuestra mano decidir cómo lo invertimos. Y, para mejorar en este aspecto, es necesario saber de dónde partimos; es decir, cómo lo estamos utilizando hasta ahora.

Mientras escribo este artículo, la aplicación ClipTimer está midiendo el tiempo que invierto en hacerlo. Cuando termine, os contaré el resultado. La herramienta es una idea de Domingo Gallardo y la ha programado él mismo. Él comentaba esta semana cómo, con la asistencia de herramientas de IA, algunas personas se animan a desarrollar esas aplicaciones que tanto necesitan pero que no encuentran en el mercado, o que no se ajustan del todo a sus necesidades. ¡Pues a programar!

Así resume el propósito de la app:

ClipTimer es la forma más rápida y sencilla de registrar tus tareas directamente desde el portapapeles. Diseñada específicamente para macOS, combina facilidad de uso con una eficiencia minimalista que te permite gestionar tus tareas sin esfuerzo; sin configuraciones complicadas, solo pega y empieza a registrar.

Los programas de time-tracking no son un concepto nuevo, pero es cierto que no siempre se adaptan a nuestras necesidades como usuarios. En ocasiones, el software ofrece tantas funciones que complica el sistema, cuando en realidad lo que buscamos es simplificar la medición o seguimiento del tiempo (que sería una traducción aproximada de time-tracking). Como se suele decir, es como matar moscas a cañonazos, cuando todos conocemos métodos más simples para el mismo fin.

He probado muchas aplicaciones para medir la duración de tareas, y el exceso de funciones de la herramienta ha sido el problema habitual. Muchas veces, menos es más, y ClipTimer resulta la solución perfecta. Además, Domingo ha ido incorporando mejoras que todos necesitábamos.

Algunos se preguntarán: ¿por qué medir el tiempo que tardamos en realizar una actividad? No es para presumir de lo mucho que hemos trabajado ni para justificar nuestra actividad. Personalmente, creo que hacer un seguimiento del tiempo que dedicamos a determinadas tareas nos ayuda a tomar mejores decisiones, sobre todo cuando afrontamos situaciones o proyectos similares en el futuro.

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Cuando la hora importa

Tiempo de lectura: 2 minutos

Con este artículo, empiezo la serie de buenas prácticas para una comunicación digital más efectiva. En este decálogo trataré el exceso o la falta de comunicación, los canales inadecuados, las prioridades equivocadas, la duplicidad de la información o los tiempos incorrectos. Este último parece un buen punto de partida.

Un mensaje a deshoras puede tener un efecto inesperado. Una comunicación en un momento inoportuno podría no lograr su cometido, sobre todo si en el contenido viaja una petición. Pongámonos del otro lado: si recibimos un mensaje que conlleva cierto trabajo durante nuestro horario laboral, lo tomaremos como parte de nuestras obligaciones, aunque no nos haga especial ilusión. Si lo recibimos fuera del horario laboral, la cosa cambia y nuestra reacción será bien distinta.

Esta situación puede parecer una exageración, pero el tema no es menor. No en vano, hay expertos en comunicación que conocen muy bien la psicología que hay detrás del asunto y saben cómo aplicar las mejores estrategias para lograr una comunicación digital eficaz. Lógicamente, decidir qué información enviamos es fundamental. Acertar con el canal también lo es. Pero elegir el momento no es menos importante.

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Cómo ahorrar tiempo (III): menos perfeccionismo y más velocidad

Tiempo de lectura: 3 minutos

Podemos aumentar nuestra productividad aplicando un buen método de organización. Seguramente, todos estemos de acuerdo sobre este tema, del que he hablado largo y tendido en este blog. Sin embargo, también podemos ahorrar mucho tiempo mejorando ligeramente algunas destrezas básicas o, simplemente, dejando de buscar la perfección.

En ocasiones, la clave para ganarle unos minutos al día es muy sencilla que, una vez puesta en práctica, seguramente nos preguntamos cómo no habíamos caído antes en ello. Son muchas las pequeñas cosas que podemos cambiar para ahorrar tiempo. Por ejemplo, escribir mejor y más rápido con el teclado o, simplemente, ser menos estrictos y perfeccionistas. Y ambas cosas se aprenden.

Esta la tercera entrega de la serie «Cómo ahorrar tiempo». Hasta ahora he compartido algunos consejos sobre:

5. Teclea mejor y más rápido

El tiempo es un recurso limitado y de gran valor. Por ello es fundamental aprender a ser más productivos en nuestro trabajo y aprovechar al máximo cada minuto del día. Una forma muy efectiva de lograrlo es aprendiendo a teclear más rápido y conocer algunos atajos de teclado. Es tan sencillo como eso.

Para empezar, debemos saber que hay una forma correcta de colocar los dedos sobre el teclado. La posición correcta de los dedos es crucial para maximizar la velocidad y precisión al teclear. Para ello, debemos colocar los dedos índices sobre las teclas F y J del teclado y el resto de los dedos deben reposar sobre las teclas adyacentes. Una vez que tengamos esta posición correcta, solo es cuestión de práctica y velocidad.

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Profesores, agendas y tareas

Tiempo de lectura: 4 minutos

El profesor y su agenda son inseparables. Su relación es especial. El ritual de cada año de dar con la agenda perfecta también lo es. Pero nunca se adaptan exactamente a lo que necesitamos, ¿verdad?. ¿Cómo es posible que nadie haya diseñado todavía la agenda ideal?

Todo el mundo necesita anotar las citas o eventos en algún sitio, pero hago mención especial al docente porque este es el tercer artículo de la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado.

Como profesores registramos muchos eventos durante el curso; nuestro calendario se llena ya en septiembre de clases, reuniones, jornadas, juntas de evaluación, charlas y días especiales. Es un trabajo en parte dirigido por el calendario y durante la jornada realmente hay muy pocos momentos (o ninguno) disponibles para poder adelantar trabajo. De agendas, tareas y «gestión del tiempo», aquí van algunos consejos:

Digitaliza tu agenda

No hablo de escanear tu agenda, sino de utilizar una herramienta digital para organizar el curso. Créeme, son todo ventajas. Seguramente sientas un apego especial por tu agenda. Probablemente compras (o te regalan) el mismo modelo todos los años, o quizá eres un innovador y exploras distintas alternativas cada curso. El papel está muy bien, no digo lo contrario, pero las herramientas digitales para la gestión del calendario son mucho más efectivas.

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