Cómo ahorrar tiempo (I): el teléfono móvil y las redes sociales

Si tuviera que dar una única definición de productividad diría que ser productivo es realizar con efectividad las tareas de cualquier ámbito de responsabilidad para disponer de tiempo libre para proyectos personales y familiares. Seguramente no es la definición más canónica del término productividad, pero una explicación que no tiene en cuenta una recompensa en horas libres creo que no es una buena definición. En el último artículo de este blog daba algunas pistas sobre lo que es y lo que no es ser productivo.

Para este noble propósito, el fin a veces justifica los medios, siempre que no perjudiquen a nadie, claro está. Al menos debemos poner todo nuestro empeño (y medios) para alcanzar el objetivo último: ahorrar tiempo.

Uno de las formas de liberar tiempo para proyectos personales (como escribir este artículo) o simplemente no hacer nada y descansar (como haré luego) es tratar de ahorrar algunas horas a la semana en ciertas tareas. Hace tiempo compartí en el blog 19 trucos productivos para sacarle minutos al día, porque en realidad sí hay tiempo; solo se trata de decidir con criterio en qué lo utilizamos y también aplicar algunos sencillos trucos.

El reto de ahorrar tiempo

En los últimos años he dejado de hacer propósitos de año nuevo porque creo que cualquier momento es bueno para empezar con nuevos hábitos. En realidad, siempre hay un momento del año más adecuado que otro para empezar ciertos hábitos. El 1 de enero desde luego no lo es para muchos propósitos, ya sabemos cuáles.

Sin embargo, este año me gustaría seguir ahorrando tiempo en ciertas tareas; por aquello de ser más «productivo». En este primer artículo (porque esto tiene pinta de serie) me centro en el aspecto más tecnológico, en general el uso del teléfono móvil y en particular la participación en redes sociales y profesionales. No cabe duda de que algunas comunidades son una verdadera mina y un recurso de aprendizaje que, literalmente, no tiene precio. No solo algunos recursos tienen un valor incalculable, sino que muchos usuarios comparten su conocimiento y experiencia de forma altruista. También quiero seguir poniendo mi granito de arena en ello, con este blog y en redes. Sin embargo, en este proceso veo todavía la necesidad de mejorar algunos aspectos, sobre todo para ahorrar tiempo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

8 motivos para planificar

Planificar está infravalorado. Muchas veces subestimamos el valor de una buena planificación. Nos pueden las prisas y olvidamos que planificar es la mejor de las inversiones. En estos tiempos de urgencias que no lo son, planificar con tiempo y con calma parece todo un lujo. Unos piden el trabajo hecho de hoy para hoy; otros quieren las cosas terminadas para ayer. Obviamente, este estilo de trabajo es incompatible con la calidad que se desea en los resultados. Planificar merece la pena.

Decía Dwight D. Eisenhower que:

Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

 

La frase original completa nos ayuda a entender mejor su intención: «Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable». Porque no es lo mismo un plan que una planificación.

Plan vs. planificación

Podemos definir la planificación como un proceso que, efectivamente, se inicia con un plan (que podemos detallar en un documento), pero un plan que también requiere un seguimiento, una revisión y una evaluación de los resultados. Por tanto, la planificación es un proceso mucho más general y más complejo.

El Diccionario de la Lengua Española (DLE) define:

  • «plan» como un «escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra».
  • «planificación» se define, sin embargo, como un «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado […]».

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Timeboxing, proyectos y productividad

Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Una versión exprés de «Ocho en punto»

Nace «Ocho en punto Exprés».

Durante todos estos años publicando en «Ocho en punto», muchos artículos se quedaron en estado borrador y nunca vieron la luz. Unos por falta de tiempo y otros, por el tema en particular que trataban y porque pasó el tiempo, quedaron obsoletos. Y es una verdadera lástima. Aprendí de los contenidos y del trabajo parcial que hice con ellos, pero nunca los compartí. Habría bastado con un breve comentario en el momento adecuado. De hecho, para determinados tipos de contenidos, no siempre hace falta extenderse en un artículo de cientos de palabras.

Con esta filosofía lanzo Ocho en punto exprés, que pretende ser mucho más ágil con ciertos temas. El proyecto es un blog independiente de este que lees ahora y, por tanto, lo es también la suscripción a los contenidos. He querido mantener la esencia de este blog, con su frecuencia habitual de publicación, que hoy por hoy suele ser semanal. En la nueva versión exprés, aparecerán publicaciones con mayor frecuencia. Y como lector, puedes decidir suscribirte al que más te guste. O a los dos.

Lo presento ya en su espacio como una versión instantánea de este blog, una especie de extensión en el que encontrarás artículos breves y noticias de actualidad sobre el mundo de la organización personal y la productividad. Lo que no cabe en un tuit, pero tampoco necesita demasiada extensión. Rápido, instantáneo, exprés.

Ocho en punto exprés | expres.ochoenpunto.com
Fotografía | Café & Ordenador

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Un segundo alto en el camino: 100 artículos sobre organización personal

He decidido escribir este artículo sin darle demasiadas vueltas. Normalmente, cuando empiezo a redactar un artículo, parto de una estructura previa o de una idea inicial más o menos elaborada. Y a partir de ahí voy tirando del hilo, me dejo llevar y adonde me lleven las palabras, que buen sitio será. Pocas veces estoy satisfecho con lo que escribo; pero supongo que eso siempre es una buena noticia.

Artículo a artículo hemos llegado a cien. Juntos, porque tú me lees al otro lado. Y precisamente porque uno puede celebrar cuando buenamente le apetece, yo he decidido hacerlo al llegar a este punto. Podría haberlo hecho con motivo del anterior o del siguiente post; sin embargo, si ya hice «un alto en el camino» para presentar «50 artículos sobre organización personal» ¿por qué romper ahora la serie? De hecho, pongámosle un título similar. Como decía, sin pensarlo demasiado.

8 horas y 8 minutos de organización personal, productividad y tecnología

Quizá alguien ha aterrizado por primera vez en este blog. En tal caso, bienvenido. Para quienes llegan nuevos a este espacio y para aquellos que no han tenido oportunidad de leer todos los artículos, os cuento que aquí hablamos (porque puedes contribuir con tus comentarios) de organización personal, de productividad, acompañados del elemento tecnológico, que de algún modo siempre acaba asomando la cabeza en el texto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Menos es más: la productividad bien entendida

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…) Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

No hay proyecto pequeño en GTD: sobre aviones, despegues y radares (GTD #6)

¿De qué sirve pensar en grandes e innovadoras estrategias de trabajo si ni siquiera somos capaces de controlar los procesos más básicos en nuestra organización personal? En muchas ocasiones nos sentimos por un momento «buenos profesionales» porque intentamos plantear nuestros objetivos en términos de misión, visión y valores. Luego nos damos cuenta de que no estábamos preparados para abordar los problemas de organización desde esa amplitud de enfoque. Antes de observar y gestionar el trabajo desde esa altura es fundamental conocer los detalles de lo que ocurre mucho más abajo, tocando tierra.

Con este artículo termino de comentar el primer capítulo del libro Getting Things Done de David Allen. El objetivo de esta serie de posts no es otro que hacer una lectura pausada del libro y una revisión en profundidad del método GTD que el autor describe en él.  Hay libros que no solo se leen, sino que también se estudian. Y Getting Things Done es un buen ejemplo.

Hasta el momento he hablado en este blog sobre la necesidad de aplicar algún método de organización en nuestra vida, de cómo se productivo y vivir sin estrés, de las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done, de las primeras palabras clave del método GTD y de cómo los proyectos nacen pero no se hacen. Con este, seis posts que cubren el primer capítulo que lleva como título «Una nueva práctica para una nueva realidad». Seis artículos que me han servido para comprender mejor las ideas presentadas por el autor. Y de paso, compartir mis reflexiones con vosotros, tanto si estáis en proceso de lectura (o re-lectura) del libro como si no. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas (#3)

En último artículo sobre OneNote destacaba la sencillez de la herramienta. Comprender la estructura del programa no entraña mayor dificultad. Tan solo hay que pensar cómo organizaríamos la información en una libreta convencional, física, con sus separadores y hojas. Porque esa es precisamente la anatomía de una libreta en OneNote: secciones y páginas. Pero antes de entrar en detalles es necesario saber cómo podemos crear nuestras libretas en OneNote, y sobre todo, cómo acceder a la herramienta.

OneNote es parte de la colección de herramientas de Office a la que podemos acceder de forma gratuita con una cuenta de Microsoft. Desde www.office.com es fácil crear una cuenta personal del tipo usuario@outlook.com, que nos dará acceso automáticamente a distintas herramientas. Si nuestra empresa o institución educativa pone a nuestra disposición alguna suscripción a Office 365 (tiene un coste), también podremos acceder con nuestra cuenta corporativa. Y también tenemos la opción de adquirir por nuestra cuenta una de estas suscripciones para obtener una serie de ventajas premium. No obstante, podemos aprovechar todo el potencial de OneNote con una cuenta estándar de Microsoft.

¿Cómo se organiza la información en OneNote?

La sencilla estructura de libreta-secciones-páginas de OneNote se mantiene en todas las formas en las que se puede utilizar la aplicación, tanto en su versión para dispositivos móviles, como en su versión de programa que podemos instalar en el ordenador o en la que veremos si accedemos desde cualquier navegador web. Incluso, independientemente del sistema operativo que estemos utilizando, Windows o MacOS, OneNote conserva su organización de páginas y secciones en sus libretas. En este artículo haremos la primera parada en la versión para navegadores web, quizá la más sencilla de todas, pero completamente funcional. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…