Menos es más: la productividad bien entendida

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…) Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

No hay proyecto pequeño en GTD: sobre aviones, despegues y radares (GTD #6)

¿De qué sirve pensar en grandes e innovadoras estrategias de trabajo si ni siquiera somos capaces de controlar los procesos más básicos en nuestra organización personal? En muchas ocasiones nos sentimos por un momento «buenos profesionales» porque intentamos plantear nuestros objetivos en términos de misión, visión y valores. Luego nos damos cuenta de que no estábamos preparados para abordar los problemas de organización desde esa amplitud de enfoque. Antes de observar y gestionar el trabajo desde esa altura es fundamental conocer los detalles de lo que ocurre mucho más abajo, tocando tierra.

Con este artículo termino de comentar el primer capítulo del libro Getting Things Done de David Allen. El objetivo de esta serie de posts no es otro que hacer una lectura pausada del libro y una revisión en profundidad del método GTD que el autor describe en él.  Hay libros que no solo se leen, sino que también se estudian. Y Getting Things Done es un buen ejemplo.

Hasta el momento he hablado en este blog sobre la necesidad de aplicar algún método de organización en nuestra vida, de cómo se productivo y vivir sin estrés, de las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done, de las primeras palabras clave del método GTD y de cómo los proyectos nacen pero no se hacen. Con este, seis posts que cubren el primer capítulo que lleva como título «Una nueva práctica para una nueva realidad». Seis artículos que me han servido para comprender mejor las ideas presentadas por el autor. Y de paso, compartir mis reflexiones con vosotros, tanto si estáis en proceso de lectura (o re-lectura) del libro como si no. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas (#3)

En último artículo sobre OneNote destacaba la sencillez de la herramienta. Comprender la estructura del programa no entraña mayor dificultad. Tan solo hay que pensar cómo organizaríamos la información en una libreta convencional, física, con sus separadores y hojas. Porque esa es precisamente la anatomía de una libreta en OneNote: secciones y páginas. Pero antes de entrar en detalles es necesario saber cómo podemos crear nuestras libretas en OneNote, y sobre todo, cómo acceder a la herramienta.

OneNote es parte de la colección de herramientas de Office a la que podemos acceder de forma gratuita con una cuenta de Microsoft. Desde www.office.com es fácil crear una cuenta personal del tipo usuario@outlook.com, que nos dará acceso automáticamente a distintas herramientas. Si nuestra empresa o institución educativa pone a nuestra disposición alguna suscripción a Office 365 (tiene un coste), también podremos acceder con nuestra cuenta corporativa. Y también tenemos la opción de adquirir por nuestra cuenta una de estas suscripciones para obtener una serie de ventajas premium. No obstante, podemos aprovechar todo el potencial de OneNote con una cuenta estándar de Microsoft.

¿Cómo se organiza la información en OneNote?

La sencilla estructura de libreta-secciones-páginas de OneNote se mantiene en todas las formas en las que se puede utilizar la aplicación, tanto en su versión para dispositivos móviles, como en su versión de programa que podemos instalar en el ordenador o en la que veremos si accedemos desde cualquier navegador web. Incluso, independientemente del sistema operativo que estemos utilizando, Windows o MacOS, OneNote conserva su organización de páginas y secciones en sus libretas. En este artículo haremos la primera parada en la versión para navegadores web, quizá la más sencilla de todas, pero completamente funcional. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

El octaedro ZEIº: una solución minimalista para registrar y controlar tu tiempo

Hace unas semanas comentaba que «no puedes gestionar tu tiempo, pero al menos sí puedes vigilarlo». Proponía en el artículo controlar las horas para tomar las decisiones correctas y poder responder a preguntas como: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales?

También sugería alguna aplicación como Timely para registrar los minutos que dedicamos a cada grupo de tareas, a cada uno de nuestros proyectos. Existen muchas soluciones informáticas para este propósito, pero lo cierto es que ninguna de ellas facilita el «cambio de contexto» rápido entre proyectos. Por ejemplo, con Timely, si cambiamos de tipo de actividad no queda más remedio que abrir la aplicación, parar el cronómetro asociado a un proyecto e iniciar (o retomar) un bloque de tiempo. Apenas son unos segundos, pero puestos a pedir, uno no puede evitar preguntarse por qué nadie inventa algún gadget que permita sumar el tiempo dedicado a distintos proyectos, pudiendo cambiar fácilmente de uno a otro.

Bien, el dispositivo existe y se llama ZEIº. O mejor dicho, existirá, porque el equipo de Timeular está en ello.

El tiempo es lo más valioso que tenemos, y deberíamos gastarlo conscientemente.

Con esta frase comienza el vídeo de presentación del proyecto ZEIº de Timeular en Kickstarter. A unos días del plazo para aportaciones, la idea ha recaudado ya más de 200.000€ de más de 2000 patrocinadores. Y no está nada mal teniendo en cuenta que la meta que había fijado el equipo era de 75.000 €. Pero, ¿qué es ZEIº?

ZEIº es un dispositivo con forma de octaedro y se presenta como una solución fácil y precisa para el registro del tiempo que invertimos en distintos proyectos. Ocho lados de un poliedro para ocho tipos de actividades diferentes. En cada una de las caras podemos poner una etiqueta, colocar un post-it o escribir con un rotulador.

El aspecto es muy decorativo en un escritorio y el uso muy sencillo: cada vez que cambiamos de actividad, dejamos a la vista la cara correspondiente al proyecto al que pertenece la tarea que iniciamos. El dispositivo se encargará de ir registrando los tiempo invertidos en cada actividad.

Una de las ventajas es que además conseguimos evitar las habituales distracciones e imprecisiones cuando utilizamos el móvil, el ordenador o una simple libreta para anotar los minutos que hemos dedicado a una determinada tarea.

Si ya utilizas alguna aplicación para anotar el tiempo, debes saber que ZEIº se integra con soluciones informáticas ya existentes para el registro de la descripción y duración de las tareas. No obstante, ZEIº ofrece también su propia aplicación móvil, y en caso de que hayas olvidado cambiar de tarea, marcarla como finalizada o hacer algún ajuste, puedes hacerlo desde tu smartphone.

ZEI

De momento el equipo de Timeular (@timeular) formado por Manuel Bruschi (CEO) (@ttrauser), Christian, Thomas y Manuel, cuenta con la financiación inicial y parece que el proyecto promete. No le perderemos la pista a esta idea tan innovadora.

Kickstarter | ZEIº – the most simple time tracking solution

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Hazle un hueco a tu proyecto personal

¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere.

Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo.

Proyectos vs. tareas

Los métodos más populares de organización personal diferencian claramente entre «tarea» y «proyecto». Diferentes técnicas de gestión también se basan en estos dos conceptos para proponer sus eficaces métodos. Pero sobre todo, el sentido común nos sugiere que es una forma acertada de organizar el trabajo. En general, y por no cargar el texto de definiciones, podemos decir que un proyecto se compone básicamente de tareas. Y la «tarea» es un elemento de actividad cuya acción se ha concretado.

Por ejemplo, el proceso de «escribir una novela» cabría en la definición de proyecto, y una tarea sería «elaborar la ficha de aspecto físico del protagonista de la novela». Es cierto que en ambos casos, proyecto y tarea son acciones concretas y realizables, pero es obvio que una tarde cualquiera nos enfrentaríamos a «elaborar una ficha» que a escribir todas las páginas de un libro de principio a fin. Parece entonces que trocear los proyectos en tareas es una buena idea y facilita el trabajo.

El proyecto como colección de tareas, como una secuencia de actividades, como un proceso prolongado en el tiempo para lograr un objetivo. A ese tipo de proyectos nos referimos, pero nos ocupan los proyectos de carácter personal.

Tu proyecto personal necesita un buen plan

Todos tenemos cuestiones personales que atender. Las obligaciones más rutinarias y menos atractivas, como organizar y limpiar la casa o hacer algunas recados, al fin y al cabo son tareas y como tales las podemos gestionar eficientemente con un buen método de organización personal. Para otras actividades como pasar tiempo con nuestra familia y amigos, nuestro único trabajo debería ser el buscarles el tiempo que merecen y abandonar el reloj (y el smartphone) para disfrutarlas sin distracciones. Hay momentos y experiencias que ni se miden ni deben ser parte de una planificación.

Entonces, ¿qué otros proyectos personales necesitan un buen plan? Probablemente algunos de nuestros momentos con amigos o responsabilidades familiares diarias, que lógicamente compartimos con otras personas, necesiten también un poco de organización, pero no son el objeto de este artículo. Ahora es el momento de revisar nuestros proyectos personales en el sentido más individualista de la palabra «personal».

Reservarse tiempo para uno mismo; de eso trata el asunto. Porque además la situación suele presentarse habitualmente de otra forma (y estrictamente en este orden): primero abordamos las cuestiones de trabajo, luego aquellas —personales o profesionales— que hacemos para otros y finalmente, si queda algo de tiempo, las que revierten en uno mismo.

A continuación comparto algunas ideas y consejos para que nuestro proyecto personal consiga tener su espacio en nuestra agenda.

1. Elige tu proyecto personal

En la lista de proyectos personales no pueden faltar los más típicos propósitos de Año Nuevo: hacer ejercicio físico, leer más libros, aprender un nuevo idioma (o mejorar el que tenemos atragantado), hacer más viajes al año, iniciar un blog o hacer nuevos cursos de formación. Pero también podemos innovar un poco y encontrar tiempo para escribir un libro, aprender a dibujar, conocer mejor nuestra propia ciudad, aprender cocina japonesa o visitar más museos. Más o menos tradicionales, más o menos originales, aunque necesitemos ayuda de alguien, estos proyectos los llevaremos a cabo para nuestro propio crecimiento, aprendizaje y satisfacción personal. Tiempo para uno mismo.

2. Hazle hueco

Ninguna de las propuestas de proyectos personales tendrá éxito si no tiene reservado un espacio en la agenda. Muchos propósitos de Año Nuevo no se cumplen por ese mismo motivo: quedan solo en meras intenciones si no tienen una reserva seria en el horario semanal. Es necesario establecer una frecuencia semanal y ser constante en ello. Todos conocemos las consecuencias de dejar los proyectos personales para «cuando uno tenga tiempo».

3. Ponle «fecha de entrega»

Establecer un plazo es tan importante como fijar las horas y días de la semana que dedicaremos a nuestro proyecto. Un compromiso de fecha de «entrega del proyecto» es fundamental, sea cual sea la duración. Si nos proponemos escribir y publicar un libro, es imprescindible imponernos unos límites de tiempo, sean meses o años. Lo que está claro es que dejar un proyecto personal con fecha límite y objetivos indefinidos, es garantía de fracaso.

4. Protege un bloque de tiempo

No solo bastará con reservar unas horas para las actividades del proyecto. Sin excepciones deberemos proteger el bloque de tiempo que hemos reservado para que nuestro proyecto salga adelante con éxito antes de que venza el plazo. Del mismo modo que uno no lee novelas en horas de oficina (salvo que su trabajo sea el de crítico literario), tampoco las horas de proyectos personales se deben dedicar a asuntos de trabajo. Unas horas no valen más que otras; simplemente por el hecho de que unas nos reportan un sueldo y otras no.

5. Reorganiza el resto de tareas

La organización del resto de tareas diarias girará en torno a este nuevo escenario de bloques de tiempo reservados para tus proyectos. Para las otras obligaciones contaremos lógicamente con menos horas, y quizá sea esta la mejor oportunidad para revisar prioridades y empezar a decir «no» a cuestiones completamente prescindibles. Cada día tiene (y tendrá) 24 horas y la cuestión no es comprobar resignados el poco tiempo de la jornada que nos ha quedado para nuestros proyectos, sino que se trata más bien de estudiar cómo hacer caber todos los tipos de proyectos, profesionales y personales, sacrificando también tareas, pero de ambos contextos.

6. Encuentra la motivación

Elegido el proyecto personal, asignada una frecuencia semanal y establecida una fecha límite, solo queda mantener la motivación. Unos días tendremos otras tentaciones, y si no existen, buscaremos la excusa perfecta para abandonar (diremos que solo por un día) nuestro proyecto personal.

Para los días en los que estamos más olvidadizos, un sistema de recordatorios puede funcionar. Cualquier aplicación de alarma o avisos en nuestro smartphone puede funcionar, pero también puede ser útil un buen cuadrante semanal en papel pegado en la nevera o cerca de nuestro escritorio.

En cuestiones de motivación, la solución ya no es tan trivial. Habrá proyectos para los que no necesitemos el empujón diario. Para otros, sin embargo, empezar no será sencillo. Pero todo es cuestión de hábitos y jugar un poco con ellos puede ayudar a mantener la motivación. De nuevo la ludificación (gamification en inglés) y las redes sociales en Internet pueden darnos el impulso que necesitamos. Por ejemplo, la aplicación Coach.me permiten confeccionar listas de hábitos y hacer un seguimiento de los mismos. De esta forma introducimos un componente de juego a medida que vamos alcanzando los objetivos diarios de nuestro proyecto personal, que además podemos compartir con otros usuarios de la red.

Nuestro proyectos personales merecen nuestro tiempo y con una buena organización podemos buscarles un hueco. Solo es cuestión de encontrar el equilibrio personal-profesional.

No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad.

Fotografía | «Typing» de Sebastien Wiertz en Flickr

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No puedes gestionar tu tiempo… pero sí vigilarlo

Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. No hace falta ser un gurú de la organización personal para compartir este argumento (que tiene todo el sentido bajo las leyes físicas por las que se rige nuestro universo). Aun así, seguimos encontrando oferta de cursos sobre «gestión del tiempo».

¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo. Conocidos métodos de organización personal como GTD inciden en esta cuestión. La clave del éxito está en el tratamiento que damos a las tareas que nos ocupan a diario, con los matices particulares que proponga cada técnica, pero no especialmente en planificar con todo nivel de detalle en nuestra agenda a qué actividades dedicaremos el tiempo. Una organización del tipo «a las 9h me pondré con esto y a las 9:45h con aquello», está en muchos casos abocada al fracaso. En primer lugar porque no siempre es sencillo (o posible) estimar el tiempo que invertiremos en una actividad y además porque el factor «imprevisto» puede aparecer en el momento más inoportuno. De modo que gestionar el elemento «tarea» siempre parece mejor solución que cualquier otro método de reserva de bloques de tiempo en nuestro calendario (salvo para casos muy particulares que merecen otro post).

Al menos podemos vigilar el tiempo

Quizá no podamos gestionar el tiempo, pero si desde luego controlar las horas para tomar las decisiones correctas cuando llega el momento de gestionar nuevas tareas que van llegando a nuestra bandeja de entrada. Hay preguntas, seguramente recurrentes para la gran mayoría, que deberíamos ser capaces de responder siempre: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales? Como digo, es fundamental poder dar respuesta a estas cuestiones para poner remedio a la «falta de tiempo». Si no somos capaces de conocer en qué se nos van los minutos, difícilmente podremos tratar el problema. Controlar, vigilar o monitorizar los minutos. Cualquiera de estas acciones sirven para describir la idea de realizar un seguimiento del tiempo invertido.

No hace falta decir que el objetivo no es en ningún caso medirlo absolutamente todo. Simplemente hay que poner la vista en aquellas áreas en las que queramos tomar de nuevo el control. Además, el proceso es bien sencillo: simplemente tenemos que anotar el tiempo que hemos dedicado una actividad. Y para ello podemos emplear desde las soluciones tradicionales de papel y bolígrafo, a recursos más sofisticados en forma de aplicación informática.

Los beneficios de registrar el tiempo

Llevo algún tiempo probando el registro del tiempo dedicado a tareas en algunas áreas y, en mi caso particular, reconozco que ha traído algunas ventajas, algunas inesperadas:

  1. Sé en qué se me van las horas. El beneficio directo está claro: registrando el tiempo que dedico a un determinado grupo de tareas, encuentro la explicación a la «falta de tiempo» en otras áreas de mi trabajo o de mi tiempo de ocio. Con los números sobre la mesa, ya es responsabilidad de cada uno tomar cartas en el asunto y hacer los cambios oportunos para reorganizar el trabajo poniendo de acuerdo agenda y listas de tareas.
  2. Organizo mejor las áreas de trabajo… y descubro que alguna merece una categoría aparte. Los registros obligan a definir grupos de tareas, proyectos o áreas de responsabilidad, algo que quizá hasta el momento no habíamos planteado, al menos por escrito.
  3. Evito el «picoteo de tareas». De vez en cuando, especialmente en momentos de poca concentración, tiendo a cambiar entre tareas de distinto origen, haciendo improductivas algunas horas. Con un registro de tiempo, al iniciar el temporizador, empieza un bloque de tareas de un grupo, lo que me obliga a mantenerme en una parcela de trabajo concreta.
  4. Decido mejor sobre la siguiente tarea. Saber que voy a registrar el tiempo dedicado a una tarea, me hace tomar mejores decisiones sobre qué trabajo iniciar, valorando la conveniencia o prioridad sobre otro grupo de responsabilidades.
  5. Soy más consciente del trabajo que tengo delante. Saber que corren los minutos me hace aprovechar mejor el tiempo. Pero no sé si tendrá el mismo efecto en todas las personas.
  6. Encuentro la motivación que me falta. Sé que la tarea que tengo entre manos, suma en este pequeño juego y eso siempre estimula.
  7. Consigo poner un poco más de orden en mi trabajo. A fuerza de proponer algo de estructura y secuencia a las tareas de mis «listas de cosas que hacer», consigo al menos ser un poco más productivo.

Y, ¿qué bloques o área de responsabilidad se pueden definir? Las habrá de carácter profesional y otras serán para proyectos personales. Las opciones son muchas: unos tendrán interés en registrar el tiempo que dedican fuera de su horario laboral a cuestiones de trabajo; y otros tendrán curiosidad por saber cuántas horas dedican a escribir en su blog (yo ya he empezado a hacerlo). Muchos preferirán conocer cuánto tiempo les lleva el mantenimiento de su casa al mes, y a otros cuántas horas semanales dedican al ejercicio físico. Lo importante es empezar a tomar el control del tiempo en aquellas áreas que queremos gestionar mejor.

Soluciones para registrar tu tiempo

La inversión en un sistema de control del tiempo es mínima. Una libreta, un bolígrafo y un reloj (el de mano o el del teléfono móvil) son suficientes para empezar a registrar y descubrir los minutos que dedicamos a nuestras tareas. Pero el «juego» siempre es más divertido si ponemos tecnología de por medio, ¿verdad?

Existe una infinidad de aplicaciones en el mercado. Algunas son simples temporizadores o cronómetros. Otras, más sofisticadas, como Timely, integran opciones que permiten detallar las tareas que realizamos, organizar los proyectos o áreas de responsabilidad, obtener una vista semanal o diaria de las actividades registradas con los tiempo globales, generar de informes con estadísticas, etc. Y además, es multiplataforma. Actualmente está disponible para macOS, iPhone, iPad, Apple Watch, Web y próximamente en Android. Tener la aplicación siempre «a mano» desde distintos dispositivos es fundamental para motivar (y no olvidar) su utilización. Si algo pide esta propuesta de registrar el tiempo es constancia.

La versión gratuita de la aplicación permite dar de alta a un usuario activo y un máximo de 5 proyectos (o áreas de responsabilidad), para mí más que suficientes. Para los más exigentes, existe también una versión Premium para ampliar estas limitaciones por un precio anual.

Timely

Timely | www.timelyapp.com
Fotografía | «numbers-time-watch-white» de CéLOGIK en Flickr

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Organiza un buen (re)inicio de curso: 14 ideas para empezar de cero

Oficialmente el nuevo año empieza el 1 de enero. Pasadas las celebraciones de Navidad y Nochevieja, día que no son precisamente de descanso, entramos cargados de grandes propósitos para los próximos doce meses. Así es difícil cumplir nada. El calendario no nos lo pone nada fácil.

Para muchos, sin embargo, septiembre es realmente el cambio de etapa, el nuevo inicio. Quizá porque nos despedimos de unas vacaciones, o porque dejamos atrás los días de calor (no siempre del gusto de todos), muchos nunca dejamos de ver el mes de septiembre como el nuevo comienzo del año. Unos seguramente por nostalgia del paso por las aulas en alguna etapa de su vida (la «vuelta al cole», ansiada y temida a partes iguales), y otros por la obligación de volver a ellas. Los profesores podemos elegir cualquiera de los dos motivos.

Hay quienes empiezan septiembre sin más, así, a lo loco, con la inercia natural de la vuelta al trabajo (o al estudio), adaptándose según vienen las cosas. Lo que digo: una temeridad. Otros necesitamos un pequeño ritual, una preparación a modo de «lista de cosas que hacer» antes de empezar con las «tareas de verdad». Y para estas ocasiones siempre viene bien tener a mano un pequeño «checklist» para un buen inicio —o reinicio— de curso. Poner el contador a cero en varios aspectos de nuestra organización personal no nos hará daño, todo lo contrario, y tampoco tendremos que invertir demasiado tiempo. Unos pequeños pasos que suman más que restan, y con los que podemos eliminar todo lo que nos distrae para poder empezar correctamente.

Bandejas de entrada: ¿susto o muerte?

inbox0Lo ideal es empezar el nuevo curso con tus bandejas de entrada a cero (hablé de ellas en el artículo «Inbox 0: vacía tus bandejas»). Bandejas en plural, porque, sean físicas o virtuales, en general utilizamos más de una para organizar nuestro trabajo. En las semanas previas a septiembre, seguramente hemos registrado nuevas entradas en nuestra «lista de cosas que hacer» (en papel o en formato digital con nuestra app favorita); o quizá hemos añadido documentos y otros objetos en nuestras bandejas del escritorio (de nuevo, virtuales o físicas). No se trata en ningún caso de realizar el trabajo; sólo hablamos de procesar las tareas, esto es, simplemente decidir qué haremos con ellas y mantener un orden inicial.

Los habituales de los blogs solemos utilizar alguna aplicación o web para reunir todas las suscripciones, generando así una nueva bandeja de entrada que revisamos con cierta frecuencia (por si no teníamos bastante trabajo ya). También el «inbox» de blogs debería estar a cero antes de empezar septiembre. Sobra decir que conviene emplear esta revisión de entradas de blogs para incluir nuevas suscripciones, pero sobre todo para hacer una buena limpieza. Hice mi revisión hace unos días y en esta ocasión he reducido considerablemente el número de suscripciones, aplicando la norma de eliminar las suscripciones a blogs que no han sido actualizados durante el último año. Y aprovecho para decir que esta solución de limpieza puede funcionar para cualquier objeto, virtual o físico, que lleve sin utilizarse más de un año en algún sitio que no sea un archivador… Elimina sin compasión.

Pero la bandeja de entrada más temida, también es por todos conocida. Con la toma de contacto con el correo electrónico tras un periodo de vacaciones, hay básicamente dos opciones: susto o muerte. En la práctica, el correo electrónico es una de nuestras bandejas de entrada habituales. Además, probablemente contamos con más de un cuenta de e-mail que revisamos a diario, por placer o por trabajo. Sean personales o corporativas, las cuentas de correo electrónico entran en una categoría aparte, y puedes encontrar en Internet muchos artículos sobre la gestión eficiente del e-mail.

¿Susto o muerte? Quien elige «muerte» prefiere abrir el correo o su lista de tareas tras aterrizar el primer día en el trabajo, después de varios días de desconexión estival. ¿Por qué dedicar tiempo antes de empezar con la rutina de trabajo? Pues porque algunos preferimos «susto» y tener al menos la oportunidad de organizar las tareas y el correo electrónico con el tiempo necesario. El método no obliga a realizar ninguna tarea o contestar ninguno de los mensajes. De nuevo, se trata solo de «procesar» la bandeja de entrada: hacer una buena revisión, una buena limpieza, ponerse al día y poder anticiparse un poco a los acontecimientos. Para el primer día de trabajo ya sabemos que hay garantizada una lluvia (o tormenta) de nuevas tareas, y empezar con una preocupación menos, no tiene precio (solo el de un susto unos días antes). En cualquier caso, este consejo será seguramente bastante impopular.

Tecnología a punto y distracciones al mínimo

uninstallOrdenadores, móviles, tablets y otros gadgets son ya compañeros inseparables e imprescindibles de nuestro trabajo diario. Para empezar el curso ya no basta con tener listo el pack de libreta, agenda y bolígrafo. La tecnología que nos facilita las tareas diarias también necesitan una puesta a punto, y no queda otra que contar con un tiempo extra de preparación para nuestros cacharros tecnológicos.

Septiembre se presenta como la excusa perfecta para reinstalar nuestro ordenador para empezar realmente de cero. Es una solución drástica, pero muy recomendable. No solo hacemos una instalación limpia del sistema, sino que además no quedará otra que hacer una reinstalación de las aplicaciones que utilizamos habitualmente, y con ella la necesidad de replantearnos si realmente podemos prescindir de alguna. Y la respuesta, en general, suele ser un «sí». No deja de ser una forma efectiva de purga de programas. Y si no renovamos el sistema desde cero, al menos conviene revisar las aplicaciones instaladas y borrar todas las que podamos.

Con nuestro smartphone, el asunto no es muy diferente. Reinstalar y actualizar el software de nuestro móvil (o tablet) siempre es una buena idea. Al menos deberíamos revisar también las apps instaladas y preguntarnos para cada una de ellas: ¿la utilizo? ¿la necesito? Después de una limpieza a fondo en nuestro móvil, llega el momento de decidir si queremos estar más o menos atados al dispositivo durante este curso. Empezando por el e-mail y las redes sociales.

¿Realmente quieres caer de nuevo en el error de configurar tu correo electrónico del trabajo en tu smartphone? Ahora es la oportunidad de evitarlo. Una decisión más valiente sería no instalar nuestra aplicación de mensajería instantánea favorita (WhatsApp, Telegram, etc.); algo para lo que probablemente no tendremos la fuerza de voluntad suficiente. Lo que sí podemos hacer es abandonar los dichosos grupos de conversación; el mayor número de ellos, cuanto antes. De nuevo, cabe preguntarse: ¿es imprescindible mi presencia en ellos? Y aquí, la respuesta suele ser un «no», aunque ya encontraremos la excusa para mantenernos en ellos. En definitiva se trata de hacer un esfuerzo para eliminar aquello que nos puede distraer de nuestro objetivo principal en nuestro trabajo diario.

Otro tema que no podemos pasar por alto antes de empezar el curso es el tratamiento de los datos digitales. Septiembre no puede empezar sin una revisión de los datos que guardamos. En primer lugar, una buena limpieza no está de más. En segundo lugar, convendrá hacer una copia de seguridad de la información importante. Finalmente, hay que intentar simplificar la organización de los datos en carpetas. Esto en cuanto al sistema tradicional de archivos y carpetas, pero se aplica igualmente a información almacenada en otros formatos en la nube, por ejemplo mediante plataformas de gestión de notas (Evernote, OneNote, Notes, …) que sincronizamos con nuestros dispositivos y ordenadores. También allí arriba hay datos que eliminar y organizar.

La agenda y el espacio de trabajo

calendarSi existe un recurso universal del que pocos pueden prescindir para poner un poco de orden semana a semana, sin lugar a dudas es la agenda. Incluso los más escépticos en todo este asunto de la organización personal suelen contar con una. Bien por tradición, bien por necesidad, y quizá por los dos motivos, septiembre no puede dar el pistoletazo de salida sin una nueva agenda en nuestras manos. Le adjuntamos un bolígrafo, también a estrenar, y… ¡listo!, preparados para el nuevo curso. Sin embargo, sea en formato digital o en papel, la agenda requiere preparación antes de empezar a trabajar con ella. En sus páginas podemos empezar a reservar ya bloques de tiempo para los proyectos personales que hemos decidido iniciar coincidiendo con la «vuelta al cole». Estudiar un nuevo idioma, practicar deporte o incluso reservar tiempo para la lectura, son actividades que deben aparecer en nuestra agenda antes del primer día de trabajo. Luego, probablemente haya que reajustar horarios y cambiar eventos de día, pero al menos nuestros propósitos de nuevo curso ya tienen el lugar que merecen en nuestra planificación.

Ojalá la solución de «agenda y lápiz» fuera la fórmula mágica para empezar con buen pie, pero lamentablemente no es suficiente. Incluso para los «usuarios» más avanzados que adquieren el kit de oficina completo, meter la papelería en el cajón del escritorio no es garantía de nada. Hay muchas otras cosas que deberíamos tener preparadas antes de volver al trabajo o a los libros.

Nuestro espacio de trabajo, en la oficina y en casa, debería estar siempre «a estrenar». Esa debe ser la sensación no solo el primer día de vuelta al trabajo, sino cada mañana al empezar la jornada. Es tan sencillo como colocar en él lo estrictamente necesario y ocultar el resto, evitando tener allí nada que nos pueda distraer. Para un buen «reinicio» del curso es importante empezar con lo mínimo. Es imposible empezar a trabajar sabiendo que en los cajones o sobre la mesa hay papeles y otros objetos por revisar, archivar o tirar. ¿Quién puede concentrarse en una tarea rodeado de otras tantas cosas que ordenar? Preparar el terreno en el que nos vamos a mover a diario y poner todo en orden, debe ser la primera de las tareas antes de empezar con el trabajo real.

14 ideas para empezar de cero

checklistA modo de resumen, este checklist personal presenta algunas tareas básicas sin las que soy incapaz de re(iniciar) el curso:

  1. Vacía tus bandejas de entrada (o lugar donde guardas cosas pendientes). Decide solo que harás con ellas, y archiva todo lo que puedas.
  2. Termina lecturas pendientes, de libros y blogs, y pon el contador a cero. Revisa tus suscripciones.
  3. Abre tus correos electrónicos y listas de tareas antes de empezar a trabajar. Sin miedo. Unicamente revisa los registros de tareas y los mensajes. Solo organiza. Será trabajo hecho.
  4. Reinstala tu ordenador y tu smartphone y empieza realmente desde cero.
  5. Pregúntate: ¿es imprescindible esa app en tu smartphone/móvil?
  6. ¿El correo electrónico o mensajería instantánea del trabajo en tu smartphone? Piénsalo dos veces.
  7. Revisa los contactos en tu teléfono y los grupos de conversación de WhatsApp, Telegram o tu app de mensajes favorita. A veces la mensajería instantánea no solo nos distrae; también nos atonta.
  8. Haz una copia de seguridad de tus datos. Asegura la información de tu ordenador y de tu smartphone y/o tablet.
  9. Revisa tus datos en la nube — archivos y notas—, y haz una buena limpieza.
  10. Archivos y carpetas. Simplifica la organización de tus datos digitales.
  11. Prepara la agenda antes del primer día de trabajo.
  12. Reserva con antelación en tu agenda bloques de tiempo para tus proyectos personales.
  13. Revisa, archiva o tira lo que está en tu escritorio y cajones.
  14. Tu espacio de trabajo, siempre «a estrenar». Y así cada día.

¡Feliz vuelta al trabajo!

Foto principal | «Macbook Pro Power Button – Macro» de vincentq en Flickr

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