Menos es más: la productividad bien entendida

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…) Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cuando lo importante es escribir (y solo escribir): del minimalismo de ZenPen a la potencia de Scrivener

Para avanzar en un trabajo, creativo o no, la mayoría de veces no queda otra que sentarse (o levantarse, depende) y ponerse a ello. Y especialmente en proyectos de gran envergadura, es fundamental adquirir una serie de hábitos, a veces hasta el punto de tener que establecer un horario fijo para poder progresar en determinados proyectos. Trabajo, trabajo y trabajo. Hasta cuando no apetece.

Decía Pablo Picasso que «la inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando». Si un pintor esperara siempre a que le llegara la inspiración (o las ganas de trabajar), probablemente ninguno de sus cuadros vería la luz. Y si un escritor hiciera lo mismo, tampoco pondría el punto final a ninguno de sus libros. Y precisamente sobre el proceso de escribir y las distracciones quiero hablar hoy.

Escribir requiere concentración

Escribir siempre requiere concentración. Pero lógicamente hay niveles. Para escribir un mensaje de WhatsApp o un tweet basta con poner un poco de atención a lo que escribimos. Podemos incluso hacerlo (por educación no deberíamos) mientras tenemos una conversación con alguien. Lo que está claro que este tipo de redacción de textos no supone demasiado esfuerzo y concentración.

Para escribir este artículo o para escribir unas páginas de un libro, ya la cosa cambia. En estas situaciones uno tiene una serie de ideas que desea plasmar por escrito y el proceso de elaboración es más complejo. La construcción de las frases, la elección de cada palabra o el estilo no son tareas que se puedan dejar al azar. Tampoco nos quedamos con la primera versión de lo que hemos escrito. Es habitual una revisión y un proceso de reescribir partes del contenido. En estos casos necesitamos prestar mucha más atención al texto, concentrarnos en él y, en la medida de lo posible, intentar aislarnos del resto. Quizá entonces, metidos a fondo en el trabajo, llegue la inspiración o la idea genial. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen (GTD #2)

No recuerdo la primera vez que oí hablar de GTD®. Con total seguridad fue hace más de 10 años. Lo sé porque la primera referencia que hice en mi blog personal a este método de organización personal fue allá por 2008. Desde entonces y hasta la fecha he sido lector habitual (y aprendiz) de blogs que han cubierto GTD® en profundidad. Complementando la lectura (estudio) de sus artículos con la del libro Getting Things Done® (una y otra vez), he intentado aplicar los principios de productividad propuestos por David Allen con más o menos éxito, creo que como la mayoría en sus comienzos cuando ha intentado poner en práctica el método.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…