Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Efectividad sobre raíles

Hace un tiempo publiqué el artículo Productividad es viajar en tren. En él compartía las dificultades de sacar adelante las tareas que con tanta determinación nos proponemos terminar. En ocasiones la planificación inicial se va al traste y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Es entonces cuando nos damos cuenta de que lo urgente se ha llevado por delante lo importante. Os contaba que era lo más parecido a intentar recorrer una avenida en una gran ciudad.

En una avenida intentamos ir a nuestro ritmo, pero a veces no queda otra que adecuar nuestro paso al de las otras personas, que de vez en cuando se detienen y nos obligan a pararnos. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar. Llevamos un plan claro, pero aquellos que caminan «con nosotros», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. Y llegamos tarde a nuestro destino. O no llegamos siquiera.

Así que os invitaba a imaginar que viajamos en tren. No en tren bala, sino en un tren regional, que también sirve para dejar volar la imaginación. Vamos cómodos en el tren, con velocidad constante, con un destino claro y directo. Conocemos la estación de partida, pero también el destino. Lo importante es que la vía está libre y no hay atascos; no hay imprevistos. Era así como explicaba que la productividad es viajar en tren y que siempre es más efectivo trabajar sobre raíles.

Hoy hago una breve parada para compartir una infografía que he diseñado a propósito de esta reflexión. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Estás marcando mal tus prioridades: 7 señales para detectar tareas trampa

Cuando una nueva tarea llega a nuestro flujo de trabajo, mente fría. Y si la tarea en cuestión viene con la etiqueta «urgente» o «prioridad», mente fría y alerta. En ocasiones las emociones nos pueden jugar una mala pasada, y decidir erróneamente sobre cuestiones que afectan a nuestra organización personal puede tener consecuencias indeseables. Cuando alguien dice que algo es importante o prioritario, antes de recibir el encargo con todos los honores, preguntémonos: ¿quién es ese alguien? ¿qué es ese algo?

No nos precipitemos dejando entrar en nuestro sistema de organización una nueva tarea sin hacer una valoración personal de tal urgencia. ¿Para quién es prioritaria? Es decir, ¿quién se beneficia de que la tarea pase a un primer plano? ¿Se beneficia sólo quien lo pide? ¿un grupo de personas? ¿la organización? Y, ¿con qué criterio? Desde luego, si la orden llega «de arriba», no hay más que hablar. O poco que hablar. Si es algo que va en contra de los intereses generales quizá podamos compartir al menos alguna reflexión. Pero en general, convendrá analizar bien lo que con tanta prisa e insistencia nos están pidiendo.

Hay muchos factores que debemos analizar antes de etiquetar alegremente una tarea como prioritaria y tratarla con una urgencia que no merece. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…