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Etiqueta: Pomodoro

5 formas de salir del bloqueo productivo

Tiempo de lectura: 3 minutos

Hay días que no. En ocasiones, no logramos ir ni hacia adelante para avanzar ni hacia atrás para rectificar. Algunos días nos atascamos, sin más.

Los motivos de estos atascos productivos suelen ser el exceso de trabajo, la falta de concentración o la nada deseable combinación de ambos. Cuando llegamos un callejón sin salida, en primer lugar, hay que parar y replantear la estrategia de trabajo.

Hay algunas acciones que podemos realizar para intentar desatascar la situación. En ocasiones, nuestra cabeza solo necesita algo de claridad, un hilo del que tirar o un simple cambio de aires.

1. Elige la ruta correcta

Organizar desatasca. Quizá el bloqueo procedía de alguna cuestión que no estaba como debía estar. El orden físico a nuestro alrededor y la organización de nuestras tareas diarias son fundamentales para quedarnos atascados. Un buen entorno de trabajo y una hoja de ruta bien definida son claves para trabajar de forma efectiva.

Una buena práctica es preguntarnos con más frecuencia si hemos hecho la elección correcta de la tarea que haremos a continuación. ¿Es lo que debería estar haciendo en este momento? Hay momentos del día que son más adecuados para tareas que requieren cierto nivel de concentración y hay otros rincones del día que podemos emplear para acciones más mecánicas. Elegir bien en este sentido evita muchos bloqueos.

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Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

Tiempo de lectura: 5 minutos

En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

  1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
  2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done.

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Timeboxing, proyectos y productividad

Tiempo de lectura: 3 minutos

Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro.

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Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Tiempo de lectura: 3 minutos

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.

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25 es el número de la productividad

Tiempo de lectura: 3 minutos

Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.

Bloques de 25 minutos

Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.

Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva.

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