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Etiqueta: desconexión

Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

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La vuelta al trabajo: 10 ideas para una víspera desconectada

Tiempo de lectura: 2 minutos

Hace años tuve a un profesor que siempre aconsejaba no estudiar, ni siquiera repasar, el día antes de un examen. Aseguraba que, a pocas horas de una prueba, no tenía ningún sentido intentar asimilar aquello que no hubiéramos estudiado o practicado en las últimas semanas. La víspera de un día importante, decía, hay que dedicarla a distraer la mente y no hacer absolutamente nada relacionado con ese evento, y que en el caso de un examen, lo poco que pudiéramos aprender o memorizar apenas marcaba la diferencia en el resultado final.

En el fondo, tenía toda la razón, especialmente para aquel tipo de exámenes a los que nos enfrentábamos. Estar en contacto con los apuntes y ejercicios la noche anterior solo generaba una falsa sensación de seguridad y aportaba más bien poco, sobre todo, ansiedad. Lógicamente, para asegurar una buena calificación había que llegar al penúltimo día con el tema más que aprendido. Pero no al último.

Para las horas de desconexión en la víspera del examen, sugería siempre dar un paseo, leer cualquier otra cosa, hacer deporte o salir con amigos (con unos que no te recuerden constantemente el examen, claro está). Lo importante era despejar la cabeza y descansar, sobre todo por la noche, para disponer de energía al día siguiente.

Agosto termina y en unos días muchos nos incorporamos de nuevo a nuestro trabajo tras unas vacaciones. Por el motivo que sea, la vuelta al trabajo produce en algunas personas tanta ansiedad como podría suponer presentarse a un examen. Desde luego, la noticia estrella por esta época en todos los informativos es la del síndrome postvacacional. En estos casos, dedicar la víspera a desconectar (más todavía si cabe) parece una gran idea.

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5 formas de salir del bloqueo productivo

Tiempo de lectura: 3 minutos

Hay días que no. En ocasiones, no logramos ir ni hacia adelante para avanzar ni hacia atrás para rectificar. Algunos días nos atascamos, sin más.

Los motivos de estos atascos productivos suelen ser el exceso de trabajo, la falta de concentración o la nada deseable combinación de ambos. Cuando llegamos un callejón sin salida, en primer lugar, hay que parar y replantear la estrategia de trabajo.

Hay algunas acciones que podemos realizar para intentar desatascar la situación. En ocasiones, nuestra cabeza solo necesita algo de claridad, un hilo del que tirar o un simple cambio de aires.

1. Elige la ruta correcta

Organizar desatasca. Quizá el bloqueo procedía de alguna cuestión que no estaba como debía estar. El orden físico a nuestro alrededor y la organización de nuestras tareas diarias son fundamentales para quedarnos atascados. Un buen entorno de trabajo y una hoja de ruta bien definida son claves para trabajar de forma efectiva.

Una buena práctica es preguntarnos con más frecuencia si hemos hecho la elección correcta de la tarea que haremos a continuación. ¿Es lo que debería estar haciendo en este momento? Hay momentos del día que son más adecuados para tareas que requieren cierto nivel de concentración y hay otros rincones del día que podemos emplear para acciones más mecánicas. Elegir bien en este sentido evita muchos bloqueos.

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Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

Tiempo de lectura: 7 minutos

El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar:

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Elogio del papel: 10 ventajas de anotar en una libreta

Tiempo de lectura: 4 minutos

Una libreta puede ser un diario, un registro para nuestras listas de tareas, una agenda, un planificador de proyectos, un laboratorio de ideas, etc. Y adecuadamente personalizada, puede ser un perfecto sistema integrado de organización personal que incluya todos estos elemento que he comentado. Sin lugar a dudas, una libreta es una de las herramientas más versátiles que existen. Y hablamos en este artículo de la libreta física, porque en los tiempos que corren hay que especificar, y lo excepcional parece ser lo físico frente a lo virtual.

Yo recomiendo tener al menos dos libretas: una pequeña que poder llevar a cualquier sitio y otra mediana (nunca demasiado grande) para casa o para el trabajo. La primera puede servir para breves anotaciones, para capturar todo aquello que se nos ocurre en cualquier momento y que no queremos dejar escapar. La segunda, de mayor tamaño, la podemos utilizar para reunir y organizar mejor la información.

Hay libretas de todos los tamaños, colores y formas. Personalmente, a mí me gustan las libretas con páginas punteadas; nada de cuadros o líneas. En particular, me gustan las libretas Moleskine, pero hay infinidad de modelos para todos los gustos y necesidades. Siempre tengo una libreta pequeña y otra de tamaño clásico.

Las herramientas de baja tecnología (no digitales) son cada vez más valoradas y de todas ellas, la libreta es probablemente la más utilizada. Es un elemento que no puede faltar en cualquier kit básico de productividad que se precie. Quizá no sea el protagonista, pero sí un personaje esencial.

Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas.
― David Allen

10 ventajas de la libreta física

Escribir en papel tiene muchas ventajas, algunas obvias, otras no tanto.

  1. Sencillez. La libreta de papel es una herramienta fácil de utilizar. No entraña ningún misterio y eso es indiscutible. Solo necesitamos un lápiz o un bolígrafo para escribir en ella. La libreta ofrece una opción minimalista frente a los complejos sistemas digitales para organizar la información. Simplicidad frente a dificultad innecesaria.
  2. Desconexión. De vez en cuando necesitamos (debemos) desconectar de pantallas y de dispositivos electrónicos en general, especialmente de aquellos que están permanentemente conectados a la Red. Pasar un día entero offline, fuera de Internet, cada día parece más difícil; supone toda una hazaña. La libreta facilita poder trabajar con calma, sin el ruido digital al que ya creemos habernos acostumbrado.
  3. Concentración. Si utilizamos una libreta, reducimos las distracciones habituales de las dichosas notificaciones que muestran algunas aplicaciones y nos podemos alejar del programa o el juego que nos tienta constantemente. La páginas de una libreta ofrecen la simplicidad que necesitamos, para contrarrestar el exceso de información del mundo digital.
  4. Salud. Escribir a mano presenta varios beneficios para la salud. Al parecer, se activan más regiones del cerebro que cuando pulsamos las teclas del ordenador. Se estimulan el área visual, las habilidades motoras y las cognitivas. En cualquier caso, escribir a mano no es perjudicial; desde luego no más que hacerlo con un ordenador.
  5. Creatividad. Dibujar siempre es relajante y escribir a mano de algún modo es dibujar letras. Además, es una oportunidad para mejorar nuestra caligrafía. El arte de escribir se ha ido perdiendo en favor de los formatos digitales. La libreta es un lienzo y una oportunidad para expresar en ella nuestras ideas de forma creativa. Frente al carácter impersonal de las tipografías digitales (y el tiempo perdido seleccionando una), la libreta es un formato flexible y sobre sus páginas cada trazo es único.
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