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Etiqueta: concentración

5 formas de salir del bloqueo productivo

Tiempo de lectura: 3 minutos

Hay días que no. En ocasiones, no logramos ir ni hacia adelante para avanzar ni hacia atrás para rectificar. Algunos días nos atascamos, sin más.

Los motivos de estos atascos productivos suelen ser el exceso de trabajo, la falta de concentración o la nada deseable combinación de ambos. Cuando llegamos un callejón sin salida, en primer lugar, hay que parar y replantear la estrategia de trabajo.

Hay algunas acciones que podemos realizar para intentar desatascar la situación. En ocasiones, nuestra cabeza solo necesita algo de claridad, un hilo del que tirar o un simple cambio de aires.

1. Elige la ruta correcta

Organizar desatasca. Quizá el bloqueo procedía de alguna cuestión que no estaba como debía estar. El orden físico a nuestro alrededor y la organización de nuestras tareas diarias son fundamentales para quedarnos atascados. Un buen entorno de trabajo y una hoja de ruta bien definida son claves para trabajar de forma efectiva.

Una buena práctica es preguntarnos con más frecuencia si hemos hecho la elección correcta de la tarea que haremos a continuación. ¿Es lo que debería estar haciendo en este momento? Hay momentos del día que son más adecuados para tareas que requieren cierto nivel de concentración y hay otros rincones del día que podemos emplear para acciones más mecánicas. Elegir bien en este sentido evita muchos bloqueos.

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Cómo ahorrar tiempo (II): tu hora productiva y el consumo de televisión

Tiempo de lectura: 2 minutos

Una de las formas de liberar tiempo para proyectos personales (como escribir este artículo) o simplemente no hacer nada y descansar (como haré luego) es tratar de ahorrar algunas horas a la semana en ciertas tareas.

Escribí sobre este tema en un primer artículo sobre cómo ahorrar tiempo. En él, comentaba la importancia de dosificar y planificar el acceso a redes sociales y, en general, cómo limitar el uso del teléfono móvil.

En esta ocasión, continúo la serie con dos nuevas ideas clave: las horas productivas por la mañana y el consumo responsable de televisión.

3. Madruga y encuentra tus horas productivas

Cada uno tiene sus rutinas de trabajo. Hay quien trabaja mejor por la mañana, bien temprano, y otros prefieren hacerlo por la noche. En este punto entran en juego muchos factores, sobre todo nuestro horario laboral (el oficial, porque siempre surgen imprevistos). En general, la gran mayoría de las personas tienen un trabajo de día, y en este caso creo que madrugar siempre es una buena idea.

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Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

Tiempo de lectura: 5 minutos

En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

  1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
  2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done.

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Elogio del papel: 10 ventajas de anotar en una libreta

Tiempo de lectura: 4 minutos

Una libreta puede ser un diario, un registro para nuestras listas de tareas, una agenda, un planificador de proyectos, un laboratorio de ideas, etc. Y adecuadamente personalizada, puede ser un perfecto sistema integrado de organización personal que incluya todos estos elemento que he comentado. Sin lugar a dudas, una libreta es una de las herramientas más versátiles que existen. Y hablamos en este artículo de la libreta física, porque en los tiempos que corren hay que especificar, y lo excepcional parece ser lo físico frente a lo virtual.

Yo recomiendo tener al menos dos libretas: una pequeña que poder llevar a cualquier sitio y otra mediana (nunca demasiado grande) para casa o para el trabajo. La primera puede servir para breves anotaciones, para capturar todo aquello que se nos ocurre en cualquier momento y que no queremos dejar escapar. La segunda, de mayor tamaño, la podemos utilizar para reunir y organizar mejor la información.

Hay libretas de todos los tamaños, colores y formas. Personalmente, a mí me gustan las libretas con páginas punteadas; nada de cuadros o líneas. En particular, me gustan las libretas Moleskine, pero hay infinidad de modelos para todos los gustos y necesidades. Siempre tengo una libreta pequeña y otra de tamaño clásico.

Las herramientas de baja tecnología (no digitales) son cada vez más valoradas y de todas ellas, la libreta es probablemente la más utilizada. Es un elemento que no puede faltar en cualquier kit básico de productividad que se precie. Quizá no sea el protagonista, pero sí un personaje esencial.

Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas.
― David Allen

10 ventajas de la libreta física

Escribir en papel tiene muchas ventajas, algunas obvias, otras no tanto.

  1. Sencillez. La libreta de papel es una herramienta fácil de utilizar. No entraña ningún misterio y eso es indiscutible. Solo necesitamos un lápiz o un bolígrafo para escribir en ella. La libreta ofrece una opción minimalista frente a los complejos sistemas digitales para organizar la información. Simplicidad frente a dificultad innecesaria.
  2. Desconexión. De vez en cuando necesitamos (debemos) desconectar de pantallas y de dispositivos electrónicos en general, especialmente de aquellos que están permanentemente conectados a la Red. Pasar un día entero offline, fuera de Internet, cada día parece más difícil; supone toda una hazaña. La libreta facilita poder trabajar con calma, sin el ruido digital al que ya creemos habernos acostumbrado.
  3. Concentración. Si utilizamos una libreta, reducimos las distracciones habituales de las dichosas notificaciones que muestran algunas aplicaciones y nos podemos alejar del programa o el juego que nos tienta constantemente. La páginas de una libreta ofrecen la simplicidad que necesitamos, para contrarrestar el exceso de información del mundo digital.
  4. Salud. Escribir a mano presenta varios beneficios para la salud. Al parecer, se activan más regiones del cerebro que cuando pulsamos las teclas del ordenador. Se estimulan el área visual, las habilidades motoras y las cognitivas. En cualquier caso, escribir a mano no es perjudicial; desde luego no más que hacerlo con un ordenador.
  5. Creatividad. Dibujar siempre es relajante y escribir a mano de algún modo es dibujar letras. Además, es una oportunidad para mejorar nuestra caligrafía. El arte de escribir se ha ido perdiendo en favor de los formatos digitales. La libreta es un lienzo y una oportunidad para expresar en ella nuestras ideas de forma creativa. Frente al carácter impersonal de las tipografías digitales (y el tiempo perdido seleccionando una), la libreta es un formato flexible y sobre sus páginas cada trazo es único.
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Volveremos a las cafeterías, a las bibliotecas y a las calles

Tiempo de lectura: 4 minutos

Elige una tarde cualquiera, un sillón en casa (supongo que el de siempre) y un libro. Las gotas de lluvia golpeando levemente tras el cristal de la ventana; elige también eso. Incluso una tormenta sirve de banda sonora para la historia que tenemos entre las manos. Todo esto parece una escena sacada de una película, o de un libro, pero no es la primera vez que la interpretamos en casa, ¿verdad?

O una mañana de fin de semana, entre las ocho y las diez, y no por decir, porque antes es madrugar y las once ya es un poco tarde para un desayuno. Nuestra cafetería de siempre, concurrida, también como siempre; pero no mucho. Gente conversando, pero con el volumen justo y necesario. Porque un tono más alto siempre molesta; pero el ruido es casi imprescindible en bares y cafeterías, que al fin y al cabo son lugares de encuentro, con otras personas o con uno mismo. Cafeteras echando humo, tazas y cucharillas en movimiento y otros ruidos imprecisos. Acompañados o solos, no frecuentamos las cafeterías para no encontrarnos con nadie. El silencio aquí siempre incomoda.

Y, ¿qué me decís de una tarde de estudio en una biblioteca? Un buen número de estudiantes tendrá bastante más reciente esta escena, pero seguramente todos recordamos (o al menos somos capaces de imaginar) una experiencia similar. Sentados frente a un libro, un silencio que no es silencio, que nos tensa hasta que oímos una página pasar; quizá la nuestra. Alguien cruza el pasillo buscando un libro. Un bolígrafo y un rotulador se alternan sobre la mesa de quien tenemos al lado. Y este ruido que no es ruido nos mantiene despiertos para seguir con nuestra lectura.

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