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Ocho en punto

Divide (tu tiempo) y vencerás

Tiempo de lectura: 6 minutos

No siempre es sencillo planificar toda una jornada un trabajo, sobre todo si en el día se presentan momentos en los que no podemos avanzar nuestras tareas. Suelen venir en forma de reuniones o interrupciones inesperadas. En estos casos, si hemos sido organizados y contamos con una lista de tareas, entonces jugamos con un poco de ventaja: al menos sabemos qué tenemos que hacer. Si por el contrario esta lista ni existe, difícil será decidir por dónde empezar, y quizá elijamos una primera tarea por intuición. Y seguramente cuando hayamos empezado, recordaremos la tarea a la que realmente deberíamos estar dedicando nuestro tiempo. Y de esto último, apuesto que no le sobra a nadie.

Concreta qué vas a hacer: la lista de tareas

Los métodos que propongo y también las aplicaciones que sugiero, tienen sentido solamente si disponemos de una lista muy concreta de tareas. De otro modo, estaremos dando palos de ciego, avanzando trabajo que seguramente no es ni el más importante ni el más urgente, porque inconscientemente estaremos eligiendo las tareas que más nos apetece abordar; las más fáciles, las más entretenidas o las más mecánicas. Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.

Trocea tus acciones: 1 tarea = varios bloques

Piezas de Lego

En este primer nivel de organización, cada bloque es un fragmento, una acción concreta de una tarea. En ocasiones nos enfrentamos a una tarea que requiere varias horas de dedicación. Lo habitual es sentarse y empezar, sin prestar atención el reloj. Siempre cuesta arrancar, pero es posible también que pasados unos minutos, estemos tan inmersos en el trabajo que perdamos la noción del tiempo y nos demos cuenta que llevamos un par de horas, aunque sin haber exprimido bien los minutos. Y es que más tiempo no significa siempre mayor calidad del trabajo. También hay que aprender a parar.

Las interrupciones no siempre son negativas, sobre todo si somos nosotros quienes las planificamos. No solo las personas necesitan descanso; a veces las propias tareas necesitan reposo y conviene dejar de atenderlas durante un tiempo.

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La lista de la compra en tu smartphone

Tiempo de lectura: 4 minutos

Hacer la compra es algo tan habitual, que para referirnos al hecho de entrar en un supermercado y adquirir los alimentos que necesitamos, decimos simplemente eso: «hacer la compra». No nos hace falta especificar que vamos a «hacer la compra de comida». Y basta añadir una ’s’ para cambiarle el significado a la frase. Nos vamos «de compras» para gastar el dinero en cualquier otro tipo de artículo. «Hacer la compra» es una necesidad; «ir de compras» no siempre, especialmente cuando llegan fechas de cumpleaños o Navidad. Curiosidades lingüísticas aparte, las visitas periódicas al supermercado forman parte de nuestras vidas, y hacer la lista de la compra también, nos guste más o menos.

Shopit
Para organizar la compra diaria o semanal contamos con el sistema tradicional. No hace falta recodar que consiste básicamente en utilizar una nota de papel para escribir nuestra lista de artículos. Ha funcionado toda la vida y seguirá funcionando, de modo que si no quieres cambiar nada al respecto, puedes dejar de leer en este punto. Sin embargo, si eres de los que siempre olvida en casa el dichoso papelito, o nunca consigues organizar la compra por escrito, quizá este artículo te dé más de una idea. Si además eres un apasionado de tu móvil, lo mimas y te gusta organizar las cosas con él, mañana ya estarás aplicando alguno de estos consejos prácticos.

Hay infinidad de aplicaciones móviles para crear listas de la compra, cada una con sus ventajas e inconvenientes,

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Ordena tus archivos de forma automática

Tiempo de lectura: 4 minutos

¿Por qué llamamos «ordenador» al ordenador? La palabra proviene del francés «ordinateur», y este del latín «ordinator», aunque en otras partes del mundo se ha impuesto el término computadora, del ingles «computer», también del latín «computare».

¿Y de dónde procede la palabra «informática»? El término aparece en 1957 en un documento de un científico informático alemán: «Informatik: Automatische Informationsverarbeitung», «Informática: procesamiento automático de información».

Un ordenador que «computa», o un computador que «ordena», no importa. La cuestión es que el invento nos permita procesar la información de forma automática (infor-mática) y que su utilización suponga un ventaja frente a la opción de realizar las tareas manualmente. Hay que preguntarse: ¿realmente ordenamos con el ordenador y automatizamos parte del trabajo con él? Si no… ¿para qué?

Evitar el síndrome de Diógenes digital

Todos hemos llegado alguna vez a este punto en el que la tecnología se vuelve en nuestra contra, y lejos de ayudarnos a mantener el orden en nuestra «vida digital», acaba desarrollando en nosotros un Síndrome de Diógenes digital. Con las prisas y en nuestro día a día frente al ordenador, acumulamos documentos, imágenes y vídeos en cualquier lugar. Especialmente en el escritorio, víctima principal de esta invasión imparable de archivos y carpetas. Un lugar, que por una cuestión de concentración, debería ser el más despejado de todos.

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Organiza. Selecciona. Sincroniza.

Tiempo de lectura: 3 minutos

Si las cosas no están ordenadas, perdemos más tiempo buscándolas. Sucede con cualquiera de los objetos que guardamos en casa en cajones y armarios. Así que de vez en cuando organizamos y seleccionamos aquellas pertenencias que queremos tener a mano. Nuestros datos digitales no son un caso aparte y necesitan un tratamiento muy parecido.

Tus datos en la nube

Hace varios años que viene siendo habitual almacenar y compartir archivos y carpetas en Internet. Confiamos en empresas externas que guardan «nuestros bits» en sus servidores. Dropbox o OneDrive son soluciones muy populares que permiten mantener una copia de nuestros datos siempre actualizada, fuera de nuestro ordenador, en eso que llaman «la nube». Con estos servicios de alojamiento y sincronización de archivos — así se llaman — podemos acceder a nuestra información desde cualquier dispositivo, garantizando además que se trata de la última versión de nuestros datos, hayan sido modificado desde un ordenador, tablet o móvil. Ubicuidad de nuestra información y comodidad para acceder a ella.

Dropbox Sync Devices
Sincronización de los datos en diferentes dispositivos

Este tipo de servicios de alojamiento supone una forma distinta de almacenar nuestra información, pero en esencia, la forma de organizar nuestros datos — archivos y carpetas al fin y al cabo — realmente sigue siendo la misma que cuando aparecieron los primeros ordenadores personales.

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Tuitear sin distracciones

Tiempo de lectura: 3 minutos

Las redes sociales han entrado en nuestras vidas y parece que lo han hecho para quedarse. Cualquier que esté más o menos inmerso en el mundo digital, seguro que ha participado en alguna ocasión en más de una red social del amplio catálogo que nos ofrece Internet; tanto redes sociales más «generalistas» como Facebook, Twitter o Google Plus, así como redes de temática más específica como Instagram, LinkedIn o Pinterest.

De todas ellas, Twitter se presenta como una plataforma de microblogging. Podemos publicar contenidos en 140 caracteres. Y quienes utilizamos este canal, insistimos: Twitter es mucho más que «decir lo qué estás haciendo». Cualquiera que haya profundizado en esta herramienta, convendrá conmigo que se trata de un lugar de encuentro de opiniones — una especie de patio virtual —, también una fantástica fuente de información y por supuesto nunca deja de ser una red de contactos. En Twitter podemos seguir las publicaciones de un amigo, de un conocido, de un famoso o de una marca. Y, por supuesto que podemos también compartir aquello que pensamos o hacemos en un momento del día. En general, los perfiles en esta red social son públicos y cualquier que visite el perfil de un usuario puede leer todo aquello que publica. Precaución en cualquier caso.

ochoenpunto en Twitter
Perfil de @ochoenpunto en Twitter

Muchas veces, entre tarea y tarea, doméstica o de trabajo, abrimos Twitter simplemente con la única intención de lanzar un tuit y volver a la actividad que habíamos interrumpido. Peligroso. En Twitter tan interesante es poder publicar como revisar lo que otros escriben y apenas un gesto, muchas veces inconsciente, nos puede hace caer en la tentación. Y el desastre productivo esa misma tarde queda garantizado.

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