De Twitter directamente a tu bandeja de entrada: las tweet-tareas

Twitter nació en 2009 como una red social en la podíamos compartir lo que estábamos haciendo o pensando. Sin embargo, esta función tan básica creo que ya está más que superada desde hace años. Sabemos que Twitter ha evolucionado y es mucho más que eso.

Tweets que generan tareas

En nuestras visitas constantes (a veces demasiadas) al timeline de Twitter, un buen porcentaje de los tweets que pasan ante nuestros ojos contienen algún tipo de recurso en forma de texto, imagen, vídeo o simplemente un enlace a una web que lo contiene. En más de una ocasión alguno nos llama la atención y lo compartimos al instante en esta misma red social o simplemente lo marcamos como favorito, quizá con la intención de revisarlo más tarde. Muchas veces lo compartiremos sin más con nuestros seguidores —con la función de retweet—, pero en casos muy concretos el tweet, por su contenido, terminará convirtiéndose en una tarea que deberemos realizar más adelante. Tweets que generan tareas y nos dan trabajo, por si no teníamos suficiente.

Una solución sencilla para registrar una tarea es abrir nuestra aplicación favorita de gestión de tareas y añadir un nuevo elemento a la lista; o utilizar un bolígrafo para anotarla en una libreta, si todavía no hemos dado el salto al mundo digital. Sin embargo, este proceso ya supone un esfuerzo extra de añadir el texto y posiblemente anotar alguna dirección de Internet publicada en el tweet.

En términos de organización personal, necesitamos poder añadir a nuestra bandeja de entrada esa tarea que tiene (de momento) aspecto de tweet. ¿Sería posible hacerlo automáticamente y sin duplicar procesos ni información? Si la respuesta a esta pregunta fuera «no», lógicamente no la habría planteado en un blog donde se habla de organización personal y tecnología. La informática e Internet están aquí para ayudarnos.

La primera solución puede venir integrada en nuestro dispositivo móvil o programa de ordenador. Si estamos utilizando un smartphone o una tablet, seguramente tendremos la opción de compartir o guardar el tweet para enviarlo directamente a nuestra aplicación de «listas de cosas que hacer». Con nuestro ordenador, tendremos seguramente alguna función similar. Estas opciones existen y son una solución muy válida para conservar los recursos importantes con los que hemos decidido hacer algo. Pero descartemos esta opción por ser “poco interesante”.

Tuitear una nueva tarea (o cómo matar dos pájaros de un tiro)

Si estamos dando un paseo por Twitter y algo nos llama la atención, muy probablemente lo compartiremos en algún momento con nuestros seguidores en la red social del pajarito. Entonces, ¿por qué no utilizar un hashtag en el tweet que compartimos para indicar que algo debemos hacer con ese recurso? Pero hay más: ¿y si al añadir un determinado hashtag a un tweet pudiéramos desencadenar una serie de acciones en Internet que terminaran por añadir la tweet-tarea directamente a la bandeja de entrada de nuestra aplicación de gestión de tareas? Además estaríamos consiguiendo dos acciones en una: compartir el recurso y enviarlo a nuestro inbox. Y esta precisamente la palabra que podemos utilizar como hashtag: #inbox (aunque podría ser cualquier otra).

A continuación podéis ver cómo utilizo el hashtag #ib (como abreviatura de #inbox por aquello de ahorrar tres caracteres) para marcar un tweet que considero que es una tarea, porque algo hay que hacer con él y su contenido:

La imagen muestra un tweet con el texto «Todavía tengo pendiente probar a fondo las nuevas funciones y mejoras de Things 3.5 de @culturedcode #ib», seguido de un enlace a un recurso (un artículo de un blog). En esta ocasión he encontrado un artículo que explica las funciones y mejoras de la nueva versión 3.5 del programa Things para gestión de tareas. Para mí se trata de una tarea puesto que, no solo debo leer el artículo, sino también probar cada una de las características que incorpora la última versión de la aplicación. Al lanzar el tweet a la red social consigo un doble objetivo: compartirlo con mis seguidores (a los que quizá les interese el recurso) y generar una nueva tarea, que aparecerá en mi bandeja de entrada automáticamente.

De tweet a tarea: un viaje con dos escalas

Con la configuración que planteo a continuación puede parecer que la tweet-tarea que compartimos en Twitter da mil vueltas antes de llegar a nuestra bandeja de entrada. Lógicamente no son mil las vueltas que da, pero es cierto que durante el viaje hace algunas escalas. Personalmente, yo utilizo Things como programa gestor de tareas, de modo que cuando añado el hashtag #ib a un tweet, sé que una nueva tarea llega directamente a mi bandeja de entrada de Things. Y qué importan las vueltas que dé, el caso es que llega y facilita mi organización personal.

El sistema que detallo en este artículo involucra varias aplicaciones y servicios de Internet: Twitter en cualquiera de sus plataformas (web o app), el servicio IFTTT (web o app), la app «Recordatorios» de iOS y la app «Things» desarrollada por Cultured Code. Y aunque son herramientas muy concretas, este mismo proceso se puede reproducir con otros productos. La idea se puede resumir en tres sencillos pasos.

1. Twitter: compartiendo un tweet con el hashtag #ib

Encuentro un tweet que contiene un texto o enlaza un recurso interesante. Decido que ese contenido se convertirá en una tarea en mi sistema de organización (debo hacer algo con él). Como es habitual, lo marco como favorito para no perderlo (aunque este paso es opcional). O también puede ser un tweet propio que creamos de cero y en el que incluimos un recurso que acabamos de encontrar por otra vía.
Comparto el tweet, modificando parte del contenido si es necesario, y añado la etiqueta #ib (recordemos: #inbox). Añado confiado el hashtag #ib porque sé que hay un servicio llamado IFTTT que escucha continuamente mis tweets y hará algo con ellos.

Primera escala: de «Twitter» a «IFTTT»

2. IFTTT: conectando Twitter y los «Recordatorios» de iOS

En primer lugar: ¿qué es IFTTT?

IFTTT es un tipo de servicio web que permite definir e incluso programar acciones (llamadas «recetas») para automatizar tareas y acciones en Internet. El servicio se puede utilizar desde su sitio web y también desde su aplicación móvil. IFTTT es el acrónimo en inglés de «If This, Then That», en español «Si ocurre esto, entonces (haz) aquello».

Para el caso particular que nos ocupa, he definido en IFTTT una «receta» que detecta si desde mi cuenta de Twitter he publicado algún tweet con la etiqueta #ib (y por tanto es una tarea para mí). Si es así, convierte el contenido y URL del tweet en un elemento nuevo de una lista de la aplicación «Recordatorios» de iOS.

Segunda escala: de «IFTTT» a «Recordatorios».

3. Things: importando «Recordatorios»

Finalmente, la aplicación de gestión de tareas Things ofrece la opción de importar automáticamente cualquier elemento nuevo que aparezca en la aplicación «Recordatorios» (macOS/iOS) para añadirlo posteriormente a la «Bandeja de entrada».

Como comentaba, el proceso puede parecer complejo, pero solo lo es en su parte de configuración. Realmente, luego todo es automático. Al fin y al cabo para eso utilizamos la informática (información + automática). Una vez definido el proceso, el usuario no es consciente de cada uno de ellos pasos; solo del inicial y el final. Simplemente sabe que si añade el hashtag #ib a un tweet, este llega a su bandeja de entrada de Things. Objetivo conseguido.

Por tanto, última escala: de «Recordatorios» a «Things».

Viaje completo: Twitter > IFTTT > Recordatorios > Things.

Más vale el ejemplo que el consejo

¿Y cómo llegan las tweet-tareas finalmente a mi bandeja de entrada? Una imagen vale más que mil palabras (y algunas más debo llevar escritas). Por poner algún ejemplo, la captura de pantalla que aparece a continuación es mi bandeja de entrada del programa Things, donde ocho nuevas entradas han llegado desde la aplicación «Recordatorios» y esperan ser atendidas e importadas definitivamente. Es decir, basta con un clic para «autorizar» la importación de cada tarea o de todas a la vez.

Las ocho nuevas tareas, por su contenido, tienen su aspecto original de tweet, que podremos reformular en Things en cualquier momento. Para los curiosos, las nuevas tareas (resalto en negrita los verbos) concretamente hacen referencia a:

  1. Funciones nuevas del programa Things que quiero probar a fondo.
  2. Un podcast que quiero volver a escuchar para extraer una parte que me interesó al escucharlo por primera vez.
  3. Un artículo sobre fotografía que quiero leer detenidamente para practicar con mi cámara lo que en él se detalla.
  4. Una colección de cortometrajes que quiero revisar para decidir cuál es que mejor se adapta a una de mis clases.
  5. Un artículo que debo leer detenidamente para decidir qué debo hacer con mi cuenta de Flickr ante algunos cambios inminentes.
  6. Unos recursos de mapas que aparecen en un artículo de un blog y que me interesa integrar en un proyecto.
  7. Un programa nuevo para organizar las tareas que quiero probar.
  8. Una versión del sistema operativo Ubuntu que quiero instalar.

Este tipo de tweets, una vez convertidos en tareas, requerirán revisar los recursos que se comparten en ellos (dependiendo del formato: leyéndolos, viéndolos o escuchándolos), para finalmente realizar la tarea principal que han generado: probar, practicar, adaptar, decidir, integrar, instalar, etc.

El sistema funciona y llevo utilizándolo el tiempo suficiente para poder afirmar que cumple su propósito. Semanalmente llegan a mi timeline de Twitter decenas de tweets cuyo contenido me interesa por diferentes motivos y que devuelvo a la red para compartirlo con los usuarios que me siguen, por si pueden ser también de utilidad para ellos. Muchas veces, algunos de esos tweets con recursos tienen algo en común: no solo son contenidos que recomiendo sino que además requieren alguna acción por mi parte y deben formar parte de mi lista de tareas porque algo debo hacer con ellos.

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Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.

Durante el día recibimos nueva información constantemente vía e-mail, tras una conversación con alguien o de forma espontánea mientras pensamos sobre un asunto en particular. Cuando estas ideas aparecen, debemos darles caza al instante, cual Pokemon, porque es posible que no vuelvan a pasar por delante. La memoria… que es muy traicionera. El único objetivo debe ser que queden registradas, como sea, en una bandeja de entrada de nuestra app de organización o en una pequeña libreta. Y el sistema funcionará porque reservaremos un momento al día (o los que hagan falta) para la revisión de esas anotaciones. Durante unos minutos recorremos cada una de las notas en la lista y la transformaremos, si es el caso, en una acción concreta.

No es mi intención entrar en detalle sobre el método Getting Things Done para la organización personal, pero si conviene destacar que lo que precisamente hace de GTD un sistema efectivo, es precisamente esta clara separación en fases durante el proceso de organización. Capturamos ideas continuamente durante todo el día, para luego, en un momento reservado exclusivamente para ello, procesar y organizar la lista completa decidiendo qué hacer con cada una de ellas.

Primero captura, luego transforma

TransformaA modo de resumen, para un proceso de organización efectivo, basta con tener claras estas tres ideas:

  1. Elige tu herramienta, mantenla cerca. Antes de empezar a desarrollar el hábito de capturar ideas al instante, conviene tener preparados todos los elementos para ser eficaz en la toma de notas. No importa si es una simple libreta, una aplicación móvil o las dos cosas, lo importante es que las podamos tener a mano siempre. En general, no será extraño que nuestro smartphone este a menos de tres metros. No obstante, anotar con un bolígrafo en papel también tiene sus ventajas, sobre todo para fijar ideas.
  2. Anota como sea, evita los verbos. Cuando llegue cualquier idea o tarea, anótala, pero no pierdas demasiado tiempo en describirla. Si se trata de una tarea, simplemente anota las palabras clave. No hace falta buscar el verbo correcto, ya tendrás tiempo más tarde de encontrar el más adecuado. Simplemente deja registrada la idea de tal forma que luego puedas identificarla. Dedicar demasiado tiempo a anotar de forma detallada una de las ideas, puede hacer que olvidemos el resto de cosas que debíamos apuntar.
  3. Transforma tus notas, concreta en acciones. Convendrá revisar las anotaciones al menos una vez al día. Unas serán simples ideas, y otras tareas concretas. La revisión es el momento de transformar las notas, si es el caso, en acciones, detallando al máximo el concepto y, ahora sí, buscando el verbo adecuado. Por ejemplo, si en algún momento del día habíamos anotado «Laberinto espíritus», durante la revisión de notas tendremos la oportunidad de transformar esa idea/tarea en una acción concreta. Como la hemos escrito nosotros, sabremos a qué nos referimos (hay que dar un margen de confianza a nuestra memoria). Y en el ejemplo, la nota se convertirá en una tarea concreta con el título «Comprar en la librería el libro «El laberinto de los espíritus» de Carlos Ruiz Zafón», donde detallamos qué debemos hacer con qué y dónde.

(Por cierto, el último libro de Ruiz Zafón salió a la venta esta misma semana. Después de varios años de espera, al fin se cierra la tetralogía del «Cementerio de los Libros Olvidados» … lecturas que recomiendo también.)

Fotografía | «My Work Desk» de David Joyce en Flickr