Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.

Durante el día recibimos nueva información constantemente vía e-mail, tras una conversación con alguien o de forma espontánea mientras pensamos sobre un asunto en particular. Cuando estas ideas aparecen, debemos darles caza al instante, cual Pokemon, porque es posible que no vuelvan a pasar por delante. La memoria… que es muy traicionera. El único objetivo debe ser que queden registradas, como sea, en una bandeja de entrada de nuestra app de organización o en una pequeña libreta. Y el sistema funcionará porque reservaremos un momento al día (o los que hagan falta) para la revisión de esas anotaciones. Durante unos minutos recorremos cada una de las notas en la lista y la transformaremos, si es el caso, en una acción concreta.

No es mi intención entrar en detalle sobre el método Getting Things Done para la organización personal, pero si conviene destacar que lo que precisamente hace de GTD un sistema efectivo, es precisamente esta clara separación en fases durante el proceso de organización. Capturamos ideas continuamente durante todo el día, para luego, en un momento reservado exclusivamente para ello, procesar y organizar la lista completa decidiendo qué hacer con cada una de ellas.

Primero captura, luego transforma

TransformaA modo de resumen, para un proceso de organización efectivo, basta con tener claras estas tres ideas:

  1. Elige tu herramienta, mantenla cerca. Antes de empezar a desarrollar el hábito de capturar ideas al instante, conviene tener preparados todos los elementos para ser eficaz en la toma de notas. No importa si es una simple libreta, una aplicación móvil o las dos cosas, lo importante es que las podamos tener a mano siempre. En general, no será extraño que nuestro smartphone este a menos de tres metros. No obstante, anotar con un bolígrafo en papel también tiene sus ventajas, sobre todo para fijar ideas.
  2. Anota como sea, evita los verbos. Cuando llegue cualquier idea o tarea, anótala, pero no pierdas demasiado tiempo en describirla. Si se trata de una tarea, simplemente anota las palabras clave. No hace falta buscar el verbo correcto, ya tendrás tiempo más tarde de encontrar el más adecuado. Simplemente deja registrada la idea de tal forma que luego puedas identificarla. Dedicar demasiado tiempo a anotar de forma detallada una de las ideas, puede hacer que olvidemos el resto de cosas que debíamos apuntar.
  3. Transforma tus notas, concreta en acciones. Convendrá revisar las anotaciones al menos una vez al día. Unas serán simples ideas, y otras tareas concretas. La revisión es el momento de transformar las notas, si es el caso, en acciones, detallando al máximo el concepto y, ahora sí, buscando el verbo adecuado. Por ejemplo, si en algún momento del día habíamos anotado «Laberinto espíritus», durante la revisión de notas tendremos la oportunidad de transformar esa idea/tarea en una acción concreta. Como la hemos escrito nosotros, sabremos a qué nos referimos (hay que dar un margen de confianza a nuestra memoria). Y en el ejemplo, la nota se convertirá en una tarea concreta con el título «Comprar en la librería el libro «El laberinto de los espíritus» de Carlos Ruiz Zafón», donde detallamos qué debemos hacer con qué y dónde.

(Por cierto, el último libro de Ruiz Zafón salió a la venta esta misma semana. Después de varios años de espera, al fin se cierra la tetralogía del «Cementerio de los Libros Olvidados» … lecturas que recomiendo también.)

Fotografía | «My Work Desk» de David Joyce en Flickr

Tareas ON/OFF: el poder de los contextos en una sociedad hiperconectada

Necesitamos desconectar. Y ya no basta con una escapada de fin de semana o las vacaciones anuales. En esta sociedad hiperconectada, empieza a ser urgente poder alejarnos a diario no solo de Internet sino de cualquier dispositivo electrónico.

Hiperconectividad profesional y personal

HiperconectividadNuestros empleos exigen trabajar en la Red, y pocas alternativas no digitales hay para llevar a buen término buena parte de nuestras responsabilidades profesionales. Para empezar, es habitual que las organizaciones ofrezcan cuentas de correo electrónico corporativas y otras plataformas de comunicación interna que los trabajadores deben consultar varias veces al día. Para desempeñar el trabajo en el siglo XXI no queda otra que utilizar un equipo informático con conexión a Internet, y en muchos casos, también nuestros dispositivos móviles personales. Estamos en la era de la información.

Sin embargo, la hiperconectividad no solo no termina cuando salimos del trabajo, sino que además la situación puede empeorar durante el resto del día. Por un lado, no logramos desconectar del trabajo, porque los ordenadores personales y especialmente nuestros smartphones nos dejan atados al trabajo. Pero también, tras la jornada laboral, reconectamos con nuestra vida personal, y tristemente, ya no sabemos hacerlo sin depender de tecnología. La hiperconexión se mantiene durante el resto del día, en el poco tiempo libre que nos han dejado nuestra obligaciones profesionales.

Por la mañana trabajamos, conectados, claro está. Y por la tarde, ya en familia y en tiempo de ocio, al seguir conectados, seguimos pendientes de asuntos de trabajo, que posiblemente no vamos a resolver, pero que ya han recibido unos minutos de atención… y preocupación.

Con este panorama se hace necesaria y urgente una desconexión progresiva durante el día. En general, podemos definir tres momentos del día en los que llevar a cabo tres tipos de tareas diferentes. Empecemos clasificando las tareas.

Tareas online, tareas offline y tareas no digitales

ChecklistLas tareas, tanto personales como de trabajo, se pueden clasificar en tres grupos atendiendo a los recursos de dispositivos o Red necesarios para llevarlas a cabo.

  1. Tareas digitales online. Tareas que, además de un equipo informático, requieren conexión a una red en particular (interna de la empresa) o acceso a Internet. En general, tareas que requieren el uso de algún servicio o plataforma online.
  2. Tareas digitales offline. Son aquellas que podemos hacer sin conexión a Internet. Por increíble que parezca, todavía hay muchas tareas que se pueden realizar con un ordenador sin estar conectado permanentemente a la Red. Muchas veces es cuestión de organización y de emplear las herramientas adecuadas.
  3. Tareas no digitales. Algunos las llamarían «tareas analógicas» o «tareas físicas» y son las tareas que podemos realizar sin depender de ningún dispositivo electrónico. Ni ordenador, ni tablet, ni móvil, ni Internet. En general, se trata de tareas manuales, con documentos en papel, tareas de organización en casa, etc. En definitiva, tareas en un entorno no virtual.

El poder de los contextos: bloques de tiempo ON, OFFLINE y OFF

No WiFiGTD es un método de organización personal que propone atender las tareas por contextos. Hay quien marca sus tareas según tiempo, energía, dificultad, recursos o lugar para luego poder seleccionar su próxima acción según este criterio. Los contextos básicamente se utilizan para filtrar las decenas o centenares de tareas que podamos tener en nuestras listas para quedarnos con aquellas que realmente podemos llevar a cabo por motivos de ubicación, energía (ganas, básicamente), tiempo o recursos al alcance. La idea de base es: ¿para qué quieres ver en tu lista las tareas que no puedes realizar? En estos casos, cabe decir que el uso de alguna herramienta informática puede ayudar al proceso de filtrado de tareas según el contexto «recurso».

Una posible división del día, empezaría por organizar los distintos tipos de tareas («digital online», «digital offline» y «no digital») en tres contextos que corresponderían además con tres bloques de tiempo durante el día, que he decidido llamar ON, OFFLINE y OFF.

  • Contexto «ON». El primer bloque correspondería con la jornada habitual de trabajo, generalmente por la mañana, y en ella cabe cualquier tipo de tareas y recursos: online, offline y no digitales. Sin embargo, si en un momento dado podemos elegir, convendrá elegir cualquier tipo de tarea digital, requiera de conexión a Internet o no.
  • Contexto «OFFLINE». El segundo bloque de tiempo estaría reservado exclusivamente a las tareas offline, es decir, a tareas digitales que no requieren conexión a Internet. Este momento del día puede corresponder a las últimas horas de la jornada laboral y excepcionalmente a la primera hora de la tarde. Aquí empezamos el proceso de desconexión del día, y con ello garantizamos que si nos vemos obligados a terminar alguna parte del trabajo, serán acciones muy definidas que podemos hacer sin conexión a Internet, evitando que nuevas tareas puedan llegar por canales de comunicación digitales, como por ejemplo vía correo electrónico. Hay muchas opciones de sincronización de archivos que pueden ayudar en este contexto de trabajo. En el caso de tareas de trabajo, la idea es que si nos llevamos «tarea» a casa, debe ser algo muy concreto que podamos terminar sin conexión a Internet.
  • Contexto «OFF». El tercer bloque de tiempo corresponde con la mitad de la tarde en adelante. Son las horas en las que ya deberíamos estar, no solo completamente desconectados, sino apagados y, en la medida de lo posible, descansando para rendir al día siguiente. Por tanto, en este contexto cabrían aquellas tareas de casa o personales en general (y muy excepcionalmente de trabajo), que no requieren el uso de ningún dispositivo electrónico ni conexión a la Red.

En definitiva, se trata de ir desconectando progresivamente de nuevas tareas que no vamos a poder (ni debemos) atender ya… Ese es precisamente el riesgo de dejar para el final del día las tareas que solo podemos hacer en «modo conectado». Después de hacer el esfuerzo de cerrar las preocupaciones tras una dura jornada de trabajo, el simple gesto de abrir el correo electrónico o un mensaje de WhatsApp (¡¿del trabajo?!) a última hora de la tarde puede terminar por fastidiarnos el resto del día. Y no queremos eso.

Recuerda: marca bien tus tareas para poder seleccionarlas en el contexto adecuado. Y, sobre todo, asegúrate de poder responder a estas preguntas:

  1. ¿A qué hora empieza tu «modo offline», tu desconexión de Internet?
  2. ¿A qué hora empieza tu «modo off», tu «apagado digital»?

Off.

Fotografía | «Old Light Switches» de Paul Cross en Flickr

Tareas propias, ajenas e intrusas: la importancia de decir(te) «NO»

Todos sin excepción nos enfrentamos cada semana a una lista de tareas que debemos llevar a cabo. Todos los días hay cosas que hacer y eso es una verdad que nos une independientemente del tipo de trabajo que desempeñemos. No importa qué método de organización personal utilicemos para gestionar nuestras tareas. Lo que está claro es que tendremos un buen número de ellas por realizar. Y dependiendo del origen de dichas tareas, podemos clasificar el trabajo en dos grupos: «tareas propias» y «tareas ajenas».

Tareas «propias» y «ajenas»

Por un lado está el trabajo que nosotros mismos definimos, como rutina diaria autoimpuesta o como parte de proyectos que proponemos e ideamos. Si hay más o menos carga de tareas en este primer grupo, dependerá principalmente de nosotros, puesto que somos los responsables directos de que estas existan. Con una buena gestión, poco deberíamos temer de este grupo de tareas. Somos nosotros quienes tenemos el control de trabajo, por haber definido previamente cada una de las acciones.

Tareas ajenasEn el segundo grupo de tareas estaría el trabajo que otros delegan en nosotros, los encargos y propuestas ajenas, y, cómo no, los favores personales. Y este es el grupo de tareas peligroso. Además de presentarse sin avisar, suelen hacerlo también con apariencia de tareas urgentes o importantes; y no hay mayor error que lanzarse a ellas sin antes revisar el trabajo que tenemos pendiente. Cuando llegan tareas de este tipo, hay que protegerse bien para tomar la mejor decisión. En juego está que todo nuestro sistema de organización se tambalee.

En el primer grupo de tareas encontraremos compromisos que adquirimos con nosotros mismos y, en este caso, en nuestra mano está no solo establecer el grado de implicación e inversión en tiempo, sin también la decisión de aceptarlo o no. Podemos llamar a las acciones de este grupo «tareas propias». Cuando llegan tareas autoimpuestas, de vez en cuando hay que saber «decirte no» (sí, a uno mismo).

Del segundo grupo de acciones, que podemos llamar «tareas ajenas» por venir impuestas o propuestas por otros (jefe, compañero de departemento, etc.), también está en nuestra mano aceptar el compromiso, o, si no hay más remedio, al menos aceptarlo con condiciones. Desde luego no a cualquier precio. Cuando llegan tareas de este tipo, también hay que saber «decir no».

Tareas «ajenas», intrusas y traicioneras

TareaMención especial merecen las «tareas ajenas» y muchas veces traicioneras. Cuando son otros los que nos asaltan con una petición o una propuesta “irrechazable”, hay que estar preparados para decir que «no». De hecho, creo que conviene tener programado el «no» por defecto en nuestro cerebro (y por supuesto no mostrar ninguna señal de duda ni debilidad en la respuesta. Uno «no» no puede ser un «tal vez»). Si no hemos meditado demasiado sobre este asunto, probablemente caeremos en la trampa. También deberíamos poner un «no» como valor predeterminado cuando somos nosotros mismos los que nos hacemos propuestas “geniales”, para las que realmente no tenemos tiempo. En ambos casos hay que andar con pies de plomo y no dejarse embriagar.

En general, no sabemos decir que «no» por dos motivos:

  • «Nos sabe mal». No hay expresión que defina mejor este motivo tan personal. La voluntariedad está arraigada en el carácter de muchos, que no sabemos decir que «no», a sabiendas de que hay una larga lista de tareas por realizar. El «buenismo» gana siempre en estos casos a la responsabilidad. Y eso es una irresponsabilidad.
  • Aceptamos el encargo porque hemos subestimado la cantidad de trabajo que tenemos pendiente. O ni siquiera hemos revisado el trabajo que hay por delante en nuestra lista de cosas que hacer. Y eso es hacer una mala gestión (con mayúsculas) de nuestras tareas. Otra irresponsabilidad.

Seamos pues responsables con el trabajo, no nos dejemos llevar por la emoción de un proyecto genial y no nos precipitemos adquiriendo compromisos que no podemos cumplir.

Delegar, transformar y rechazar tareas

«No»Si tomamos la lista de próximas tareas —imaginemos que solo las que debemos hacer en un plazo de una semana— y le asignamos un tiempo aproximado de realización a cada una, pueden ocurrir dos cosas. La primera, que el tiempo total corresponda con nuestro tiempo disponible. Entonces estamos de suerte. La otra situación que se puede dar es que el tiempo que debamos invertir supere con creces las horas, no solo de trabajo, sino que nos veamos obligados a emplear horas libres (y de sueño) para poder cumplir con dichas «obligaciones» (entre comillas porque probablemente no lo sean). Y ese escenario de exceso de trabajo, en teoría excepcional, se convierte a veces en la norma. Y ninguno queremos algo así.

Afortunadamente, «decirte no» y «decir no» pueden cambiar radicalmente esa situación de saturación de trabajo, sacando determinadas tareas de tu lista. Simplemente no deberían estar ahí o deberían transformarse. En nuestro grupo de próximas acciones es posible que haya tareas del siguiente tipo:

  1. DelegarTareas que debemos delegar, en nuestro equipo o fuera de él. Antes de decir «no» a una asignación de tarea propuesta por otros, debemos preguntarnos si la podemos delegar, en cuyo caso estamos aceptando el encargo pero no la realización de la tarea; solo su supervisión y asumiendo, claro está, la responsabilidad. Esto ocurriría en un entorno colaboración, donde existe la posibilidad de delegar tareas que son responsabilidad de un equipo de personas. Pero también es importante no bajar la guardia y estar bien atento a ciertas tareas o propuestas que pueden “caer” en nuestro grupo de trabajo, y que sencillamente no son cometido ni responsabilidad del equipo. En estos casos, basta con rechazar elegantemente la tarea proponiendo al equipo de trabajo o departamento pertinente y responsable de ese tipo de obligaciones. Ya sabemos que en ocasiones se asigna un trabajo a quien sabe hacerlo y no a quien debe hacerlo.
  2. TransformarTareas que podemos transformar. Tanto si se trata de tareas «ajenas» en forma de encargo como si son «tareas propias» autoimpuestas, convendrá siempre revisar los «estándares de calidad». Quizá, adquirir o no el compromiso no es una opción, pero sí lo es el modo en que decidimos llevar a cabo la tarea. En ocasiones, dejar la perfección para otro momento es la idea más rentable, y en la medida de lo posible, asignar un tiempo límite de realización puede ayudar a sacar minutos para otras tareas. ¿Qué calidad en el resultado desea la persona que nos encarga la tarea? Quizá menos de la que nosotros mismos nos imponemos. Es cierto que no es una solución apta para perfeccionistas, pero cuando el recurso «tiempo» escasea, no queda más remedio que transformar nuestras tareas, simplificar y… bajar el listón.
  3. RechazarTareas que sencillamente NO deberían estar en nuestra lista. En algún momento decidimos aceptar un encargo y ahora, por la escasez de tiempo disponible, no lo podemos asumir. Tuvimos nuestra oportunidad de «decir no» y rechazar el compromiso, pero no lo hicimos. Además, por culpa de este último grupo de «tareas intrusas», nos enfrentamos al dilema de elegir entre avanzar nuestro trabajo o ponernos manos a la obra con las tareas que otros acabaron «colando» en nuestra lista. Y, en estas circunstancias, de todos es sabido que la decisión será siempre la misma: nuestro «buenismo» y voluntariedad finalmente acabará priorizando el grupo de «tareas ajenas» frente a las «tareas propias». Porque de las primeras tenemos que dar cuentas a alguien, pero para las «propias», siempre estarán las horas extras (y de sueño).

No tiene sentido lamentarnos por no saber gestionar tareas que ni siquiera deberían estar en la lista. Es como si invitamos a alguien a nuestra fiesta de cumpleaños y luego nos quejamos de su presencia. Sencillamente no debería haber sido invitado. Sucede exactamente lo mismo con nuestra organización del trabajo. No invitemos a esas tareas que sabemos de antemano que no podemos atender, o que, tarde o temprano, no van a ser bien recibidas.

Para garantizar una buena gestión de las tareas, es fundamental contar inicialmente con un sistema limpio de compromisos innecesarios y «tareas intrusas», centrándonos en lo importante y quedándonos solamente con lo que realmente suma en nuestro trabajo. «Decirte no» y «decir no» es el mejor de los comienzos.

Repite conmigo: NO