Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tuitea al instante y sin distracciones con TweetShot

Que las redes sociales son una fuente de distracción es indiscutible. Desde luego, bien utilizadas, son herramientas muy potentes y de gran utilidad. Pero no nos engañemos: una vez dentro, cinco minutos de breve consulta pueden convertirse en media tarde perdida. Twitter, Facebook, Instagram, cualquier de ellas tiene el peligro añadido del scroll infinito.

Dedicar un tiempo a las redes sociales está bien. Con unos límites de tiempo razonables, no hay nada malo en ello. De hecho es un hábito bastante recomendable establecer un tiempo máximo, o incluso una hora del día determinada, para asomarse a nuestros timelines, ver cómo está el patio y saber qué ha pasado en el mundo.

Tres modos de visitar las redes sociales

Atendiendo al modo en que utilizamos las redes sociales, identifico tres momentos diferentes cuando accedemos a una determinada red social. Y todos hemos sido protagonistas al menos de los dos primeros.

  1. Solo-lectura. Son esos momentos en modo espectador (o fisgón). Entramos en Twitter, Instagram o cualquier otra red social con el único objetivo de echar un vistazo y/o curiosear.
  2. Lectura-escritura. Son momentos en los que revisamos nuestro timeline pero también interactuamos con otras cuentas. Somos partícipes de lo que «allí» sucede aportando información o cualquier tipo de comentario.
  3. Solo-escritura. A veces solamente queremos decir algo o compartir un recurso, y este sería el momento en cuestión: aquel en el que entramos en nuestro perfil simplemente para tuitear algo, para compartir una story o para publicar algo interesante (o no) con nuestros contactos de Facebook.

Los dos primeros momentos son las formas habituales de interactuar en redes sociales: leemos y/o participamos. Pero me interesa especialmente el tercer tipo, cuando lo único que queremos es entrar en la red social para compartir. Acceder y publicar. Sin más. ¿Es posible? Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

El lenguaje GTD: primeras palabras clave (GTD #4)

En el primer capítulo de Getting Things Done®, David Allen va introduciendo algunos conceptos y palabras clave que más adelante, en capítulos posteriores, se desarrollan en profundidad, con todo el nivel de detalle que requieren y merecen.

Para quienes estamos haciendo una nueva lectura completa del libro, resulta especialmente interesante encontrarse con estos conceptos en una primera etapa en la que simplemente aparecen para ser presentados. En las primeras páginas ya se dan muchas claves, no solo de la esencia de GTD® sino también de la denominación particular de cada componente en este método de organización personal.

Es fundamental comprender bien el significado de los términos específicos que aparecen de forma recurrente en el texto. Finalizado el apartado del libro dedicado a la administración eficaz de compromisos, David Allen ya ha desvelado muchas de las claves del sistema, utilizando palabras concretas, algunas comunes, pero que en el contexto de GTD adquieren un matiz diferente. Y no son pocas: «mente como el agua», compromisos, frentes abiertos, «cosas», recopilación, proyecto, resultado, acción, transformación, decisión, recordatorio, control, relajación, concentración, etc.

David Allen presenta estas ideas en el primer capítulo, insistentemente una y otra vez en distintos párrafos, supongo que con la intención de reforzar su significado. Me propongo sintetizar algunos de estos conceptos, sin profundizar demasiado en ellos, y tratando de dar una primera definición de cada uno. Veremos que muchos están relacionados y parecen referirse a la misma idea, pero hay pequeños matices que justifican el uso de diferentes palabras. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…