Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva

En el fondo, GTD es un sistema bastante lógico y sensato. No diré aquello de «se me podría haber ocurrido a mí», pero sorprende del método que la idea en general y en particular los procesos de los que consta, no destacan precisamente por su sofisticación. Más bien todo lo contrario: es su sencillez la que dota al método de potencia (y popularidad). Menos es más.

De hecho, David Allen ya advierte en las primeras páginas de su libro que es muy posible que ya estemos llevando a cabo de forma similar algunos de los procesos del método de organización Getting Things Done. No son los distintos engranajes del método por separado sino la maquinaria al completo la que hace de GTD un sistema de organización tan efectivo. Y no olvidemos que el objetivo no es otro que lograr trabajar de forma productiva y relajada.

Pensemos en cualquier escenario habitual cuando llegan a nuestro flujo de trabajo «cosas que hacer». Nos encontraríamos en situaciones muy parecidas a las que se describen a continuación. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Blogs sobre efectividad y productividad personal: el ranking OPTIMA LAB

Todo el mundo quiere ser más productivo, organizarse mejor y ser más efectivo en las tareas. Nadie en su sano juicio buscaría soluciones de organización personal con el absurdo objetivo de gestionar peor su tiempo. Pero una cosa es querer y otra bien distinta es ponerse manos a la obra. En todo caso, existen dos tipos de personas: los que no hacen nada para mejorar y los que buscan activamente la mejora continua en términos de productividad. Estos últimos leen, investigan y experimentan con diferentes métodos de organización. Y sobre todo leen sobre el tema, de unos y de otros, porque de todos se aprende.

Descubrí el mundo de la productividad personal leyendo artículos en Internet. Los libros sobre el tema llegaron luego, recomendados precisamente en los posts que leía semanalmente. Pero, sin lugar a dudas, primero fueron los blogs y más tarde los libros. Y todavía hoy las lecturas en blogs de Internet sobre organización personal y productividad siguen siendo mi fuente principal de información.

Quisiera aprovechar esta reflexión para recomendar algunos de los blogs sobre productividad que leo habitualmente, algunos desde hace ya algunos años. Afortunadamente, la mayoría de los blogs que quería compartir aparecen en el ranking OPTIMA LAB de este mes de febrero. Así que, precisamente tratando de ser efectivo, comparto el listado y por tanto varias de mis recomendaciones personales. Por cierto, este blog se asomó tímidamente en la clasificación hace unos meses y aparece este febrero en la posición 20.

El ranking se publica el día 15 de cada mes y se refiere a datos del mes anterior. A continuación comparto los resultados publicados ayer 15 de febrero de 2019. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Un escáner de bolsillo: aumenta tu productividad con Office Lens

No deja de sorprenderme la ingente cantidad de documentos que se imprimen innecesariamente cada día. Se supone que en las últimas décadas la tecnología ha dado pasos importantes precisamente para evitar este derroche de papel y tinta y, sin embargo, las fotocopiadoras e impresoras en empresas y hogares no dan a basto produciendo copias físicas que además tendrán una «caducidad» de apenas uno minutos. Es urgente digitalizar la información.

Go paperless!

Puedo aceptar que un escritor decida imprimir el primer borrador del manuscrito de su nueva novela para hacer una revisión a fondo de la misma. Y entiendo que prefiera hacerlo en soporte papel. Estaremos de acuerdo en que este tipo de situaciones, la impresión puede estar al menos un poco más justificada, entre otras cosas porque el proceso de revisión y corrección «sobre papel» y bolígrafo en mano supone un tiempo importante. Además, en este caso particular, realizar el proceso de revisión del texto sobre un nuevo formato papel, permite al autor afrontar la corrección como una nueva etapa en la creación de su obra. Se amortiza la impresión. Puedo comprar la idea.

Pero, ¿qué hay de esos dossiers o informes que se imprimen para repartir entre los miembros de una reunión que dura apenas 10 minutos? ¿Qué sentido tiene? ¿No están todos los asistentes con su ordenador, su tablet o su teléfono móvil de última generación? ¿De verdad la alternativa digital no era una opción?

Existen varios movimientos paperless en oficinas y también en el entorno doméstico. Con ellos se pretende concienciar de la necesidad de liberar nuestro hogar y entorno laboral de la excesiva presencia de papel, mediante la reducción del mismo y haciendo un uso productivo de la tecnología, sustituyendo el papel por documentos electrónicos mediante un proceso de digitalización de la información. Lo cierto es que estas iniciativas paperless bien merecen un artículo en este blog con una explicación a fondo. Casi podría ser una sección.

En general, son varios los beneficios que obtenemos de implantar una oficina libre de papel (paper-free office), tanto en casa como en nuestro lugar de trabajo:

  1. Obviamente moderamos la cantidad de papel que compramos, con el consiguiente ahorro para la empresa o para la economía doméstica.
  2. Mejoramos el medio ambiente al reducir indirectamente el impacto ecológico de producir el papel.
  3. Ganamos espacio físico al reducir el volumen de documentos impresos. Imagina una oficina o un estudio sin archivadores, sin montones de folios con informes, etc.
  4. Tenemos la oportunidad de lograr una mejor organización de los documentos en formato digital. Existen infinidad de herramientas informáticas que pueden facilitar esta tarea.

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