8 motivos para planificar

Planificar está infravalorado. Muchas veces subestimamos el valor de una buena planificación. Nos pueden las prisas y olvidamos que planificar es la mejor de las inversiones. En estos tiempos de urgencias que no lo son, planificar con tiempo y con calma parece todo un lujo. Unos piden el trabajo hecho de hoy para hoy; otros quieren las cosas terminadas para ayer. Obviamente, este estilo de trabajo es incompatible con la calidad que se desea en los resultados. Planificar merece la pena.

Decía Dwight D. Eisenhower que:

Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

 

La frase original completa nos ayuda a entender mejor su intención: «Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable». Porque no es lo mismo un plan que una planificación.

Plan vs. planificación

Podemos definir la planificación como un proceso que, efectivamente, se inicia con un plan (que podemos detallar en un documento), pero un plan que también requiere un seguimiento, una revisión y una evaluación de los resultados. Por tanto, la planificación es un proceso mucho más general y más complejo.

El Diccionario de la Lengua Española (DLE) define:

  • «plan» como un «escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra».
  • «planificación» se define, sin embargo, como un «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado […]».

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Timeboxing, proyectos y productividad

Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

7 momentos para capturar

GTD® es un método de organización muy efectivo que define una serie de etapas que debemos seguir sistemáticamente. En realidad, aplicar este sistema a nuestro trabajo no debería entrañar mayor dificultad porque GTD® hace referencia a 5 fases que corresponden (o deberían corresponder) con el flujo natural de nuestro trabajo. Sin embargo, «subirse a la tabla» requiere cierta práctica. De nuevo, los hábitos salen a escena.

En cualquier área de responsabilidad que implique la realización de un trabajo por nuestra parte, el proceso natural (e ideal) sería recopilar (capturar) primero cualquier asunto pendiente. A continuación, deberíamos definir (aclarar) bien qué son esos asuntos que acaban de entrar en nuestra bandeja de entrada. Seguramente después intentaríamos organizar las tareas que hemos logrado detallar. El paso siguiente sería revisar (evaluar) nuestras tareas ya organizadas y reflexionar sobre ellas, para finalmente actuar en consecuencia y simplemente dedicarnos a hacer la tarea que más conviene en cada momento. Y esto, básicamente, es GTD®: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer.

Sobre el primero de los pasos he escrito varios artículos que os invito a leer:

Si he dedicado tantas líneas a esta parte del proceso es porque creo que es un hábito fundamental para lograr que el sistema de organización funcione. Si no capturas, no tienes nada. Capturar es el primer eslabón de una cadena en la que el orden y la disciplina son primordiales. Recopilar asuntos pendientes, capturar «cosas» puede parecer un paso trivial, pero también tiene su miga. También se puede capturar mal, sobre todo no capturando cuando deberíamos hacerlo.

Personalmente, el proceso de capturar lo tengo ya totalmente interiorizado. Lo hago de forma sistemática y prácticamente inconsciente. De hecho, hay distintos momentos durante el día en los que dedico un tiempo a recopilar; y me he dado cuenta de que son hábitos que he ido adquiriendo con el tiempo y que, afortunadamente, han decidido quedarse. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Planificación de sesiones de clase: calendario 2021/2022

Para muchos, septiembre es realmente el cambio de etapa, el nuevo inicio. De algún modo, profesores y alumnos nunca dejamos de ver el mes de septiembre como el nuevo comienzo del año. El curso (o año) ya ha empezado, gran parte del trabajo de planificación ya está más que preparado, pero sabemos que siempre es necesario hacer algunos ajustes de organización.

En esta ocasión comparto la plantilla que utilizo para planificar y hacer seguimiento de las sesiones de clase. Básicamente, facilita la planificación de sesiones de clase para garantizar que están equilibradas en distintos grupos. La he diseñado en Excel y es muy sencilla, pero creo que bastante práctica. Ya incluye el calendario escolar 2021/2022 (sin los festivos, porque estos varían según provincia o país).

La plantilla contiene 4 columnas (fácilmente ampliable) para poder planificar hasta 4 grupos diferentes de la misma asignatura. Aunque hay una pequeña explicación en el mismo Excel, cuando se escribe sobre una celda para registrar una sesión, se hace en la parte superior un recuento automático de sesiones programadas. De este modo, sabemos que todas las clases tendrán el mismo número de sesiones antes de una fecha determinada (evaluación, final de curso, etc.). Y al estar diseñada en Excel, se puede integrar fácilmente con otros programas como Word, PowerPoint o Teams.

Realmente, este documento puede servir para cualquier otro propósito. Al fin y al cabo, se trata de un calendario vertical para el curso 2021/2022, muy flexible y con muchas posibilidades.

Descargar | Calendario 2021/2022: planificación de sesiones

Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organización personal y productividad: 25 lecciones (re)aprendidas

Leer y escribir sobre organización personal y productividad me permite precisamente poner en orden algunas ideas. Hay muchas cuestiones que me interesan, especialmente relacionadas con la organización o con ciertos métodos de trabajo, y que uno ha asumido siempre como verdades inalterables. Sin embargo, leyendo en diversas fuentes distintos puntos de vista y reflexionando por escrito en este blog sobre las otras formas de hacer y organizar, sigo aprendiendo nuevas lecciones o confirmando otras que ya había asimilado. Y siempre llego a la conclusión de que tenemos la obligación de evaluar y reconsiderar constantemente nuestra forma de hacer y de pensar.

Algunos reflexionan sobre estos asuntos cuando el año va llegando a su fin, y según haya ido, basándose en las lecciones aprendidas, elaboran una lista infinita de buenos propósitos de Año Nuevo. Otros (muchos profesores) preferimos hacer este balance cuando el curso académico termina.

He intentado resumir en 25 puntos algunas lecciones aprendidas (otras reaprendidas o confirmadas) sobre organización personal, sobre productividad, sobre los procesos de aprendizaje, sobre las personas, sobre el tiempo, etc. Estas lecciones son las mías, quizá algunas sean erróneas o alguien no esté de acuerdo con ellas. Pero son mis 25 lecciones, una reflexión personal que suelo escribir en privado, pero que en esta ocasión me apetecía compartir: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

10 beneficios de GTD explicados para no iniciados en el método

El que conoce de cerca el mundo GTD a veces no es consciente de la cantidad de conceptos y vocabulario específico que utiliza a diario para describir su organización personal. Entre usuarios de GTD hablamos el mismo idioma, pero cuando queremos presentar el método a otros que lo descubren por primera vez (probablemente porque nos preguntan), hay que ser especialmente prudentes midiendo nuestras palabras. No queremos que huyan despavoridos por algo que, de hecho, puede ser la solución a un problema de desorganización.

Presentación de GTD en tres actos

Cuando me preguntan cómo me organizo, si uso agenda, si apunto lo que tengo que hacer y, si es así, cómo lo hago, normalmente no respondo directamente que utilizo el método de productividad personal GTD. En estas situaciones prefiero comentar que anoto las cosas que tengo que hacer en una lista y que sigo un sistema para hacer un seguimiento. Con está información es más que suficiente. Y un 80% de las conversaciones terminan aquí.

Sin embargo, si muestran interés y siguen preguntando, entonces aclaro que se trata de un método bastante popular (al menos entre el público interesado en métodos de organización), y entonces me centro en contar los beneficios de seguir un método, no necesariamente el que yo aplico. Y en este punto, un 80% de las veces, la conversación sigue.

Tras la presentación de mi lista particular de motivos, si quien me escucha sigue mostrando interés, entonces ya presento al método con nombre y apellidos, desvelo que se llama GTD, por las siglas en inglés de Getting Things Done, un método de productividad personal ideado por David Allen y que simplemente funciona.

Las preguntas típicas son: Pero… ¿cómo funciona? ¿es complicado? ¿por dónde empiezo? ¿qué aplicación hay que utilizar? Esta última es muy típica, y también es habitual la reacción de sorpresa al saber que no es necesaria una aplicación específica para aplicar el método para organizarse con eficacia. Porque GTD es eso, un método, no una herramienta.

10 beneficios de utilizar GTD para organizarte

¿Y cuál es la lista de motivos que doy cuando presento GTD? Siempre me centro en los beneficios del método, evitando utilizar terminología específica de GTD o conceptos que solo tienen sentido entre aquellos que ya han empezado a descubrir y aplicar el método. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cómo integrar Braintoss y Things para capturar (y solo capturar)

Si capturas, solo captura

El método GTD establece varias fases para la organización personal y la primera es capturar. Sobre este eslabón de la cadena escribí el artículo Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo, y también La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10). Quizá quieras leer estas notas antes de continuar.

David Allen insiste sobre todo en la necesidad de separar completamente el proceso de capturar de cualquiera de los siguientes pasos. Es decir, si capturamos, solo deberíamos hacer exactamente eso, capturar, y no hacer nada más con el elemento que añadimos a la bandeja de entrada. Ya tendremos oportunidad de definirlo en otro momento. La serie de pasos en GTD es precisamente lo que hace que el método sea muy robusto y seguro.

Las apps para organizar el trabajo en listas de tareas suelen incluir una bandeja de entrada con la función de poder capturar en ella cualquier elemento. Por ejemplo, Things, que es la aplicación que utilizo para gestionar mis tareas, integra una bandeja de entrada que permite ir añadiendo cómodamente nuevas ideas, tareas, notas, cosas… (porque ya aclararemos más adelante qué son). Sin embargo, cuando uno abre la aplicación para capturar, puede caer en la trampa de jugar con el resto de funciones que incorpora (y que además son visualmente muy atractivas) para etiquetar el elemento, moverlo a una lista específica, planificarlo para un día en concreto, etc. ¡Error! Si hacemos algo más que capturar, estaremos mezclando etapas diferentes del sistema y no estamos aplicando el método como deberíamos. En consecuencia, el engranaje GTD no funcionará; y estaremos haciendo otra cosa que no es GTD. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…