Organiza tus lecturas de blogs en 10 pasos (II)

En la primera parte del artículo «Organiza tus lecturas de blogs en 10 pasos (I)» comentaba cómo el formato blog ha evolucionado mucho en los últimos años, y cómo ahora apenas hacen falta unos pocos clics para iniciar la aventura de escribir un blog,. Comentaba que queremos (o debemos) estar informados sobre temas muy específicos que no encontramos en los medios de gran tirada y cómo la avalancha de información resulta a veces ingestionable. Hablaba sobre la dificultad de seleccionar simplemente aquello que nos gusta o interesa y que no siempre elegimos con criterio.

En un intento de seguir poniendo algo de orden al respecto, esta segunda parte del artículo presenta los siguientes 5 pasos para terminar de organizar tus lecturas de blogs. Y nos centramos en el proceso de revisión, el del lectura, el proceso de comentar, el de compartir y el desechar.

  1. Planificar
  2. Buscar
  3. Seleccionar
  4. Suscribirse
  5. Clasificar
  6. Revisar
  7. Leer
  8. Comentar
  9. Compartir
  10. Desechar

Continuamos.

Revisa titulares: marca para leer luego

En este particular sistema para organizar y procesar (leer) nuestra colección de blogs, el paso de «revisar» implica solo eso: hacer una revisión. La mayoría de sistemas de suscripción a blogs permiten mostrar una lista de titulares de las entradas de blogs pendientes de leer. Aprovechando esta función, en este paso de revisión, recomiendo marcar aquellos posts cuyos titulares nos han llamado la atención y queremos leer luego.

Durante el proceso de revisión de titulares, en más de una ocasión tendremos la tentación de curiosear el contenido del artículo. Sin embargo, leer los artículos según vamos revisando no es una buena idea, especialmente si nuestro tiempo semanal de revisión y lectura de blogs es limitado. Si el objetivo es hacer una buena selección de los artículos, un buen sistema es procesar primero todos los titulares pendientes de lectura, solo marcando aquellos que quizá leeremos.

Si el titular no es muy descriptivo, quizá convenga mirar por encima el contenido del artículo. Pero muy por encima. De este modo no caeremos en la trampa de acabar leyendo determinados artículos, restando tiempo para otros posts de mayor interés y que seguramente queden fuera de nuestro plan de lectura por una mera cuestión de tiempo (y por culpa de una mala selección).

Por tanto: revisa los titulares de todos los artículos pendientes de lectura y haz una selección de los que leerás posteriormente. Para esta fase de revisión, cualquier momento es bueno. No necesitamos ningún momento de especial concentración, ni de un tiempo o lugar determinado. Podemos aprovechar cualquier rincón del día para llevar a cabo esta tarea, incluso desde un dispositivo móvil. Hacemos scroll por la lista de titulares y marcamos.

Lee, pero solo lo mejor

Para una lectura productiva no vale cualquier momento ni lugar. El contexto siempre es importante y necesitaremos al menos un tiempo mínimo disponible y un ambiente de concentración. La primera regla que debemos tener en cuenta es que no es obligatorio leer todo lo que hemos marcado en la fase de revisión de titulares. Por tanto, durante este proceso de lectura, también podemos aplicar un segundo filtro.

En el proceso de revisión ya hemos desechado una buena parte de los artículos que con seguridad no serán parte de nuestra lectura. Por tanto, ahora el número de artículos en la lista será mucho menor y quizá, de un vistazo, podamos seleccionar y por tanto priorizar nuestras lecturas. Es decir, con la lista de lecturas delante: ¿qué posts parecen más importantes? ¿qué artículo nos apetece más leer? Cada uno tendrá sus propios criterios, profesionales o personales, pero la clave está en seleccionar las mejores lecturas, aquellas que, según nuestro tiempo disponible, deben estar en la lista final. El objetivo no es otro que lograr que no se cuele ninguna lectura irrelevante (y de esas hay muchas) en nuestro tiempo destinado a la lectura.

Comenta: cierra el círculo

Mucha gente lee blogs. Unos pocos los escriben. Pero menos son los lectores que comentan los artículos que visitan. Y en el fondo es una lástima, porque dejar un comentario en un post de un blog que sigues es una forma de cerrar el círculo. Y me explico. Si preguntas a un blogger por qué escribe semanalmente, te dará varios motivos. Pero posiblemente uno de ellos tenga que ver con el aprendizaje o el crecimiento personal o profesional en un ámbito determinado. Y escribir y recibir comentarios en un blog sobre lo que se ha escrito, para el blogger y el lector es una forma de mejorar, es una retroalimentación necesaria. Los comentarios en un blog son una herramienta muy potente: hacen reflexionar al autor, que aprende de los mismos, y los utiliza para futuras publicaciones.

Cuando leas un artículo que te interese especialmente, comenta. Y hazlo al instante, cuando todas las ideas que genera el post están todavía en tu cabeza. Aporta tu visión sobre el tema. El autor y el resto de lectores lo agradecerán.

Comparte: tus contactos también quieren leer

Como ya he desvelado en el punto anterior, leer no es el último paso. Dejar comentarios en los blogs que sigues es fundamental, pero también lo es compartir con el mundo tu actividad con los blogs que lees. Y la clave en este punto está en las redes sociales.

Si durante el proceso de lectura de un post consideras que el contenido puede ser de interés para tus contactos, comparte. Seguramente, el sistema de gestión de blogs que utilizas cuenta con varias opciones para compartir las publicaciones en las redes sociales más populares (Twitter, Facebook, LinkedIn, etc.). Compartir es lo que da vida a los blogs, lo que los hace visibles para el resto de usuarios de Internet.

Y comparte comentando. En la medida de lo posible, cuando compartas un artículo de un blog en alguna red social, añade un comentario, destaca lo que más te ha llamado la atención, incorpora tu punto de vista.

Desecha sin piedad

No tienes que leer todo lo que llega a tu bandeja de suscripción. Ni siquiera tienes la obligación de leer todo lo que habías marcado como lecturas candidatas. De ninguna manera. Es cierto que a muchos no nos gusta quedarnos con esa terrible sensación de dejar algo incompleto. Sin embargo, repito que no hay obligación alguna en procesar o leer todo. Los artículos llegan a nuestra bandeja porque nosotros mismos así lo decidimos en algún momento. Por tanto, es un trabajo que nos hemos impuesto nosotros mismos. Primer motivo para desechar aquellas lecturas para las que no tenemos tiempo.

Mantenerse informado sobre los temas que nos interesan es importante. Pero ni de lejos está toda la información en las fuentes que seleccionamos en su momento. ¿Qué hay de las fuentes que no leemos simplemente porque no están en nuestra colección de blogs favoritos? Segundo motivo para no obsesionarse demasiado con terminar de procesar nuestras lecturas. Recuerda que tus suscripciones son solo una selección muy particular de distintas fuentes de información. No se acaba el mundo por dejar cosas sin leer.

Por tanto, y siempre según tu tiempo disponible, revisa los titulares de los artículos de tu bandeja de entrada y empieza por el grupo más importante de blogs, por prioridad o por temática. Una vez revisados, selecciona bien los posts que finalmente leerás. ¿Y qué hacer si no tienes tiempo para revisar el resto del grupos de blogs, aquellos menos prioritarios? Mi consejo: deséchalos; márcalos como leídos cuando finalice la semana. Borrón y cuenta nueva. Es una buena forma de mantener a raya la avalancha de información a la que estamos sometidos.

Fotografía #1 | Portátil Café Mesa, de rawpixel en Pixabay
Fotografía #2 | Hombre Lectura Tablet, de kaboompics en Pixabay

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Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel.

Aún así, en un mundo cada día más digital, hay notas que no podemos registrar en papel. Por ejemplo, si estamos realizando en Internet una compra de un vuelo, en algún momento del proceso, quizá nos interesa capturar una imagen de lo que estamos viendo en pantalla para no perder la información. Ya no es sólo texto lo que almacenamos en nuestras notas, sino imágenes, música y vídeo. Un buen sistema digital de gestión de notas debe facilitar también el almacenamiento de material multimedia.

No es difícil imaginar otras tantas ventajas de gestionar nuestras notas digitalmente. Con un programa o aplicación móvil para organizar nuestras notas podemos:

  1. Añadir rápidamente una nota. Sobre todo para aquellos que son más rápidos con el teclado.
  2. Modificar el orden del texto (o el contenido mismo) en cualquier punto. Obvio, pero es una de las principales ventajas de guardar nuestras notas en soporte digital. Con el formato papel hay que recurrir al borrón, al tachado, a las flechas que indican nueva posición, etc.
  3. Ahorrar espacio de almacenamiento cuando eliminamos una nota o una libreta completa. Ventajas del mundo digital.
  4. Aplicar formato al texto de las notas. Además podemos conseguir homogeneidad en el estilo y diseño de nuestras notas, aplicando el mismo formato digital a todas las anotaciones.
  5. Reorganizar nuestras notas en diferentes secciones, archivos o libretas. Si la aplicación lo permite, siempre será más fácil mantener nuestras notas bien ordenadas en formato digital.
  6. Realizar búsquedas por palabras clave. Gran ventaja frente a una búsqueda de un texto entre decenas o cientos de páginas en papel.
  7. Reenviar o adjuntar las notas por email, etc. Prácticamente todas las apps para notas permiten la exportación o el envío de las notas a otras aplicaciones o formatos.
  8. Adjuntar contenidos multimedia: imagen, vídeo, enlaces de Internet o audio en nuestras notas, y no solo texto.
  9. También a mano alzada: marcas, subrayado, dibujos, diagramas, esquemas… Las apps para notas digitales ya permiten añadir elementos gráficos de este tipo como parte de las anotaciones.
  10. Dejar que nuestro ordenador o smartphone haga una lectura en voz alta de las notas. La síntesis de voz está ya suficientemente avanzada para poder utilizar este recurso con normalidad.

En definitiva, unas cuantas acciones que en formato papel son sencillamente impracticables.

Fotografía #1 | «Notas» de darkmoon1968 en Pixabay
Fotografía #2 | «Notas» de Goumbick en Pixabay

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Gestión eficaz de documentos digitales: organización, sincronización y búsqueda

Es cierto: no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar sus anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas: puede que interese mantener esa misma libreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una diferentes herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hacen ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.

Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente “gestión de archivos”, porque no existe (y no debería existir) alternativa “en papel” para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados desde un principio en soporte digital.

Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:

  1. Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
  2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
  3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.

1. Organización: limita el número de carpetas y niveles

Antes de proponer cualquier sistema de sincronización o búsqueda de archivos, el primer paso es definir un sistema de organización de todo el sistema de archivos. En primer lugar, es recomendable crear una carpeta raíz, por ejemplo «datos», de la que “cuelguen” el resto de carpetas. Es una acción sencilla que facilitará la labor de realizar copias de seguridad posteriormente; sabemos que todos los datos importantes en el ordenador están reunidos en esta carpeta principal.

Cada uno tiene un estilo personal de organizar los directorios y archivos, y en este punto es difícil hacer una recomendación única, porque además cada área de trabajo probablemente requerirá una forma distinta de organizar los documentos. Lo que desde luego no es aconsejable, es tener del orden de 50 carpetas en un mismo nivel, sencillamente porque dificulta enormemente la localización del documento que buscamos.

En mi sistema de organización de archivos, dentro de cada carpeta, siempre intento crear 7 carpetas como máximo en cada nivel. Siguiendo esta regla, con 7 carpetas en 5 niveles disponemos de miles de carpetas para organizar todos nuestros datos digitales, que como mucho, estarán en general a una distancia de 4 o 5 clics. Con un poco de ingenio, siempre es posible reordenar nuestros datos para que sigan esta jerarquía de carpetas.

Otro consejo es no olvidar asignar nombres descriptivos para los archivos (p.ej.: “Informe de Ventas Año 2018.pdf”) o emplear códigos establecidos previamente (p.ej.: “INF-VENTAS-18.pdf”). En ocasiones, por culpa de las prisas, ponemos nombres a los archivos (p.ej.: midocumento.doc) que nada dicen acerca de lo que contienen.

2. Ubicuidad: la sincronización de archivos es la clave

Otra de las cuestiones clave es poder acceder a los archivos y trabajar con ellos cómodamente desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Una de las soluciones bastante extendida, y que desaconsejo totalmente, es el uso de una unidad externa de almacenamiento, como un pendrive USB o disco duro externo. El uso de este tipo de dispositivos para mover datos de un equipo a otro, puede provocar que tengamos distintas copias de un mismo archivo, sin poder asegurar cuál es la última versión del documento. Dejemos las unidades USB como último recurso.

La solución más práctica a este problema de acceso a los documentos pasa por la sincronización de los archivos, un proceso mediante el cual podemos disponer en varios equipos de copias de los archivos siempre actualizados y en su última versión.

Algunos de los servicios más populares para este propósito es Dropbox o OneDrive, que utilizan Internet como repositorio central para los archivos. Conectando cada uno de nuestros equipos (PC, portátil, móvil, etc.) a este almacén de documentos, aseguramos que disponemos de los mismos documentos en varios ordenadores con los últimos cambios realizados en cualquier de ellos. Además, la forma de enlazar nuestro sistema de archivos con este servicio en Internet permite trabajar con los documentos de forma natural, sin necesidad de realizar las acciones extra como descargar de Internet o volver a cargar el archivo en cada modificación. Simplemente abrimos, escribimos y guardamos el documento como hacemos habitualmente. Los sistemas de sincronización de archivos consiguen, de un modo completamente transparente para el usuario, sustituir el archivo que acabamos de modificar con la última versión. Por otro lado, si algo falla en alguno de los equipos, siempre tenemos una o varias copias de seguridad de los datos.

Dropbox y OneDrive están disponibles para MacOS y Microsoft Windows. En particular, Dropbox funciona sin problemas en Linux y algún truco hay para lograr sincronizar archivos de OneDrive en Linux. Es por ello que estas dos herramientas se presentan como la solución perfecta para disponer siempre de nuestros archivos, no sólo entre diferentes equipos, sino también entre diferentes plataformas en un mismo equipo.

3. Buscar y encontrar… al instante

La tercera de las claves para lograr una gestión eficaz del sistema de archivos es disponer de un buen sistema de búsqueda y manejo de los archivos. La forma habitual de buscar un archivo es abrir la carpeta raíz donde almacenamos los documentos e ir navegando entre las subcarpetas, para finalmente dar con el archivo. Otra forma es utilizar el buscador de archivos que viene integrado en prácticamente todos los sistemas operativos, no siempre tan eficaz como desearíamos.

Hay herramientas que facilitan estas tareas de búsqueda. Si eres usuario de Mac, una opción interesante que merece la pena probar es Alfred. Es una herramienta con multitud de opciones que ofrece al usuario una forma intuitiva y rápida de acceder a diferentes elementos del sistema. Si utilizas Windows o Linux, una buena alternativa es Launchy y Ulauncher respectivamente. Todas ellas son aplicaciones de tipo “lanzador de aplicaciones”, que se usan sólo con el teclado y que simplifican tanto la tarea de ejecutar un programa, como la de buscar y abrir un archivo. Y además de acelerar el proceso de búsqueda de los archivos, se consigue mantener el escritorio limpio de accesos directos a programas y carpetas del sistema.

Fotografía #1 | «Documentos Digitlaes» de Goumbik en Pixabay
Fotografía #2 | «Archivos» de Goumbik en Pixabay
Fotografía #3 | «Nube» de geralt en Pixabay
Fotografía #4 | «Búsqueda» de fancycrave1 en Pixabay

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