Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro

No hay blog de organización personal o productividad que se precie que no presente en algún momento la técnica Pomodoro. Sin ir más lejos, en este mismo blog he escrito un par de artículos que hacen referencia a la popular técnica de gestión del tiempo. Recientemente en «Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día», lo menciono en la lista de hacks productivos, ocupando un lugar en el consejo número 17. Y en uno de los primeros posts del blog, «Divide (tu tiempo) y vencerás», como era de esperar por el título, era casi obligado detenerse a comentar esta popular técnica. Y el concepto es bien simple.

La Técnica Pomodoro es una técnica muy utilizada por aquellos que intentar mejorar la gestión del tiempo que dedican a determinadas tareas. El método fue desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80, y basta con realizar una rápida búsqueda en Internet para comprobar la popularidad de la técnica, que comparte lugar en las sugerencias de búsqueda con su significado principal, el de tomate, que es lo que significa pomodoro en italiano. Sorprende que a pesar de la sencillez del método existen certificaciones como la de Certified Pomodoro Technique® Practitioner o Licensed Pomodoro Technique® Trainer. Han sabido exprimir bien el tomate. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día?

Para conseguirlo (o al menos intentarlo) propongo una serie de prácticas para sacarle algunos minutos al día.

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No puedes gestionar tu tiempo… pero sí vigilarlo

Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. No hace falta ser un gurú de la organización personal para compartir este argumento (que tiene todo el sentido bajo las leyes físicas por las que se rige nuestro universo). Aun así, seguimos encontrando oferta de cursos sobre «gestión del tiempo».

¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo. Conocidos métodos de organización personal como GTD inciden en esta cuestión. La clave del éxito está en el tratamiento que damos a las tareas que nos ocupan a diario, con los matices particulares que proponga cada técnica, pero no especialmente en planificar con todo nivel de detalle en nuestra agenda a qué actividades dedicaremos el tiempo. Una organización del tipo «a las 9h me pondré con esto y a las 9:45h con aquello», está en muchos casos abocada al fracaso. En primer lugar porque no siempre es sencillo (o posible) estimar el tiempo que invertiremos en una actividad y además porque el factor «imprevisto» puede aparecer en el momento más inoportuno. De modo que gestionar el elemento «tarea» siempre parece mejor solución que cualquier otro método de reserva de bloques de tiempo en nuestro calendario (salvo para casos muy particulares que merecen otro post).

Al menos podemos vigilar el tiempo

Quizá no podamos gestionar el tiempo, pero si desde luego controlar las horas para tomar las decisiones correctas cuando llega el momento de gestionar nuevas tareas que van llegando a nuestra bandeja de entrada. Hay preguntas, seguramente recurrentes para la gran mayoría, que deberíamos ser capaces de responder siempre: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales? Como digo, es fundamental poder dar respuesta a estas cuestiones para poner remedio a la «falta de tiempo». Si no somos capaces de conocer en qué se nos van los minutos, difícilmente podremos tratar el problema. Controlar, vigilar o monitorizar los minutos. Cualquiera de estas acciones sirven para describir la idea de realizar un seguimiento del tiempo invertido.

No hace falta decir que el objetivo no es en ningún caso medirlo absolutamente todo. Simplemente hay que poner la vista en aquellas áreas en las que queramos tomar de nuevo el control. Además, el proceso es bien sencillo: simplemente tenemos que anotar el tiempo que hemos dedicado una actividad. Y para ello podemos emplear desde las soluciones tradicionales de papel y bolígrafo, a recursos más sofisticados en forma de aplicación informática.

Los beneficios de registrar el tiempo

Llevo algún tiempo probando el registro del tiempo dedicado a tareas en algunas áreas y, en mi caso particular, reconozco que ha traído algunas ventajas, algunas inesperadas:

  1. Sé en qué se me van las horas. El beneficio directo está claro: registrando el tiempo que dedico a un determinado grupo de tareas, encuentro la explicación a la «falta de tiempo» en otras áreas de mi trabajo o de mi tiempo de ocio. Con los números sobre la mesa, ya es responsabilidad de cada uno tomar cartas en el asunto y hacer los cambios oportunos para reorganizar el trabajo poniendo de acuerdo agenda y listas de tareas.
  2. Organizo mejor las áreas de trabajo… y descubro que alguna merece una categoría aparte. Los registros obligan a definir grupos de tareas, proyectos o áreas de responsabilidad, algo que quizá hasta el momento no habíamos planteado, al menos por escrito.
  3. Evito el «picoteo de tareas». De vez en cuando, especialmente en momentos de poca concentración, tiendo a cambiar entre tareas de distinto origen, haciendo improductivas algunas horas. Con un registro de tiempo, al iniciar el temporizador, empieza un bloque de tareas de un grupo, lo que me obliga a mantenerme en una parcela de trabajo concreta.
  4. Decido mejor sobre la siguiente tarea. Saber que voy a registrar el tiempo dedicado a una tarea, me hace tomar mejores decisiones sobre qué trabajo iniciar, valorando la conveniencia o prioridad sobre otro grupo de responsabilidades.
  5. Soy más consciente del trabajo que tengo delante. Saber que corren los minutos me hace aprovechar mejor el tiempo. Pero no sé si tendrá el mismo efecto en todas las personas.
  6. Encuentro la motivación que me falta. Sé que la tarea que tengo entre manos, suma en este pequeño juego y eso siempre estimula.
  7. Consigo poner un poco más de orden en mi trabajo. A fuerza de proponer algo de estructura y secuencia a las tareas de mis «listas de cosas que hacer», consigo al menos ser un poco más productivo.

Y, ¿qué bloques o área de responsabilidad se pueden definir? Las habrá de carácter profesional y otras serán para proyectos personales. Las opciones son muchas: unos tendrán interés en registrar el tiempo que dedican fuera de su horario laboral a cuestiones de trabajo; y otros tendrán curiosidad por saber cuántas horas dedican a escribir en su blog (yo ya he empezado a hacerlo). Muchos preferirán conocer cuánto tiempo les lleva el mantenimiento de su casa al mes, y a otros cuántas horas semanales dedican al ejercicio físico. Lo importante es empezar a tomar el control del tiempo en aquellas áreas que queremos gestionar mejor.

Soluciones para registrar tu tiempo

La inversión en un sistema de control del tiempo es mínima. Una libreta, un bolígrafo y un reloj (el de mano o el del teléfono móvil) son suficientes para empezar a registrar y descubrir los minutos que dedicamos a nuestras tareas. Pero el «juego» siempre es más divertido si ponemos tecnología de por medio, ¿verdad?

Existe una infinidad de aplicaciones en el mercado. Algunas son simples temporizadores o cronómetros. Otras, más sofisticadas, como Timely, integran opciones que permiten detallar las tareas que realizamos, organizar los proyectos o áreas de responsabilidad, obtener una vista semanal o diaria de las actividades registradas con los tiempo globales, generar de informes con estadísticas, etc. Y además, es multiplataforma. Actualmente está disponible para macOS, iPhone, iPad, Apple Watch, Web y próximamente en Android. Tener la aplicación siempre «a mano» desde distintos dispositivos es fundamental para motivar (y no olvidar) su utilización. Si algo pide esta propuesta de registrar el tiempo es constancia.

La versión gratuita de la aplicación permite dar de alta a un usuario activo y un máximo de 5 proyectos (o áreas de responsabilidad), para mí más que suficientes. Para los más exigentes, existe también una versión Premium para ampliar estas limitaciones por un precio anual.

Timely

Timely | www.timelyapp.com
Fotografía | «numbers-time-watch-white» de CéLOGIK en Flickr

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