Optimiza y vencerás

«Divide y vencerás» es la máxima latina que se atribuye a Julio César. Y fue la estrategia sobre la cual se forjaría el Imperio romano. Casi nada. Divide et impera, que decían en aquella época.

Divide y optimiza

En este blog he hecho referencia a la frase en más de una ocasión, para describir un modo muy particular de dar solución a algunos problemas. También la organización personal presenta problemas que son fácilmente resolubles aplicando esta técnica, tan eficaz como antigua. Lo conté, por ejemplo, en el post que lleva por título «Divide (tu tiempo) y vencerás». Para algunos de nosotros, «divide y vencerás» es también un algoritmo de resolución de problemas difíciles que sigue la misma filosofía: dividir el problema en partes más sencillas tantas veces como sea necesario, hasta que la resolución de las partes se vuelva trivial. De nuevo vuelvo a tomar prestada la frase, pero esta vez solo parcialmente.

En ocasiones la jornada de trabajo nos vence, cuando nosotros los que deberíamos ganarle cada día la batalla. La derrota suele ser fruto de la mala organización y planificación, del derroche de tiempo o de no saber aprovechar eficientemente los recursos, tecnológicos o no, que tenemos a nuestra disposición. Y a veces para vencer no es necesario dividir. En ocasiones basta con hacer un cambio; a veces mínimo. O prescindir de algo. O mejorarlo. Optimiza y vencerás.

Productividad y optimización

Optimizar siempre suena técnico (e incluso moderno). Vende bien. Pero no es otra cosa que introducir los ajustes necesarios en un proceso para obtener el mejor resultado posible. Y en términos de productividad, este concepto es realmente atractivo; se lleva muy bien con las ideas de rendimiento, eficiencia, eficacia y el resto del repertorio. En definitiva, optimizar para ser más productivo.

De nuevo, se trata de luchar contra el tiempo y vencerlo para ganarle minutos al día. No para hacer más trabajo, sino para hacer en menos tiempo lo que ya estaba planificado. «Hoy he aprovechado el tiempo» o «¡Qué mañana más productiva!». Ese es el objetivo. Porque en una mañana de esas que etiquetamos como «productivas» no hay distracciones, no hay trabajo redundante, o pérdida de tiempo en general. Las tareas avanzan (avanzamos nosotros con ellas) en un tiempo muy razonable. Trabajamos, el tiempo vuela y los proyectos salen adelante.

En ocasiones, sin ser conscientes de ello, logramos ser eficientes con nuestras tareas. Pero a veces hay que forzar un poco la situación, recordándonos que siempre hay margen de mejora y existe otra forma de hacer las cosas. Hay áreas de nuestro trabajo en las que podemos optimizar determinadas acciones (procesos) o momentos. A continuación, una lista con algunas sugerencias de ámbitos en los que merece la pena estar alerta. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

15 minitareas productivas que hacer mientras esperas tu turno

De buena mañana el mundo se divide en tres grupos de personas. Unas son las que esperan hipnotizadas mientras el pan se hace en la tostadora. Otras son las que dedican esos segundos de espera a otras tareas: preparar un zumo, poner azúcar al café o consultar el timeline en Twitter. Puede parecer un ejemplo absurdo, pero algo dice de aquellos que caen en un grupo o en el otro. En cualquier caso, el susto de infarto cuando las tostadas deciden dar el salto mortal será siempre inevitable, sea cual sea el grupo al que pertenezcas. Las personas del tercer grupo sencillamente no tienen tostadora o no la utilizan (para ser exacto en la estadística). De segundos y minutos improductivos (y cómo cambiar eso), trata precisamente este artículo.

Confieso que esperar mi turno para cualquier cosa no es mi actividad favorita. Supongo que la de nadie. Compras en los supermercados, gestiones en los bancos, citas médicas o trámites administrativos… da igual el lugar. Tampoco importa si son diez minutos o solo dos. Sentado o de pie, cualquier situación que implique simplemente esperar… me desespera, sobre todo por la sensación de estar añadiendo minutos improductivos a la jornada. Si durante la espera uno va acompañado, al menos tiene la opción de entablar conversación. Si hemos llegado solos, podríamos intentar darle conversación al cliente que también espera su turno. Aunque habría reacciones de todo tipo: no todo el mundo se muestra amable cuando un desconocido le dirige unas palabras (qué lástima). El caso es que en más de una ocasión no queda otra que, sencillamente, esperar.

Un libro, una libreta o un smartphone pueden ser los mejores aliados para los ratos en que los minutos parecen horas. No solo pueden sacarnos del aburrimiento, sino que tenerlos a mano nos permite exprimir esos minutos, a priori inútiles. La queja es la opción fácil. La alternativa inteligente es aceptar la situación y sacarle provecho a esos tiempos muertos. Probablemente no tengamos la costumbre de cargar con un libro para poder leer unas páginas y quizá tampoco llevemos encima un bloc de notas para escribir unas líneas, pero una poderosa herramienta nos acompaña allá donde vamos. Nuestro teléfono móvil, nuestro smartphone.

smartphone

¿Qué puedes hacer en 2 minutos mientras esperas?

Con un smartphone en la mano hay cientos de cosas que puedes hacer. No todas productivas, claro está. Entre las tareas más provechosas, se me ocurren las siguientes sugerencias. En 2 minutos puedes…

  1. Hacer una llamada pendiente. Tiempo que ahorras luego.
  2. Revisar tus listas de tareas. Puedes marcar las que ya has terminado, posponer otras e introducir nuevas acciones.
  3. Aprender algunas palabras nuevas en otro idioma. Por ejemplo los nombres de los alimentos que acabas de comprar o de la gestiones que tienes que hacer.
  4. Hacer una revisión (y borrado) de las fotos en tu móvil. Liberarás memoria en tu móvil, y tú, estrés.
  5. Hacer limpieza en tu bandeja de correo electrónico: sobre todo eliminar y archivar.
  6. Aprovechar para anotar algunas ideas que te rondaban la cabeza hacía un rato.
  7. Registrar tus gastos del día, algo que probablemente no haces. Nunca es tarde.
  8. Revisar si has cumplido con tus hábitos diarios. Si no tienes una lista, deberías.
  9. Revisar tus contactos en redes sociales y, por qué no, eliminar unos cuantos.
  10. Revisar tus suscripciones a blogs: leer titulares y marcar algunos como favoritos o para leer más tarde.
  11. Echar un vistazo a los próximos eventos en tu agenda.
  12. Editar y publicar una foto en Instagram. Si la fotografía y las redes sociales son parte de tu trabajo, sabes que estas tareas no son cuestión de un par de segundos.
  13. Revisar tus mensajes de WhatsApp, Telegram o del sistema de mensajería instantánea que utilices.
  14. Leer los titulares de prensa. Y si la espera es larga, seguramente tengas tiempo para leer un artículo completo.
  15. También puedes simplemente guardar tu smartphonedesconectar, pensar y observar.

Fotografía #1 | «Dusk in September 1964» de Mark Longo en 500px
Fotografía #2 | «09_2013_47» de highwaysagency en Flickr

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