Drafts: del borrador a la acción

Libreta, folio en blanco, app móvil o servilleta de un bar. Cada uno anota donde más le gusta, o donde las circunstancias se lo permiten. Descartamos la memoria, porque ya sabemos que no siempre podemos confiar en ella. Las ideas llegan a nuestra cabeza sin avisar, así que conviene tener siempre a mano un lugar físico, alguna especie de cajón de sastre donde podamos dejar versiones en borrador de las cosas, sin ninguna estructura preestablecida y sin un orden en particular.

Y digamos que «cosa» es esa idea que no ha tomado forma definitiva todavía. No sabemos qué será, o ni siquiera podemos definir lo que es. En ocasiones no podemos determinar si será un texto que finalmente será publicado, o una tarea que estaremos obligados a realizar o simplemente un recurso que compartiremos en redes sociales. Hay ideas que necesitan reposar y deben pasar necesariamente por una versión en estado borrador antes de conocer su destino final. Y en la mayoría de casos estamos hablando de borradores en formato texto. Quizá anotamos un par de ideas, que simplemente verán finalmente el timeline de Twitter. O quizá una sola idea sea el detonante de un interesante artículo que quedará publicado en un blog. O quién sabe, apenas una palabras podrían ser las primeras de una futura novela.

Drafts (borradores, en inglés) es precisamente una herramienta diseñada con este propósito. En ella podemos reunir todas las ideas, de cualquier tipo y utilizando varios formatos, para luego decidir qué haremos con ellas. Podríamos pensar que ya contamos con esta función en la típica aplicación de notas de nuestro teléfono móvil que abrimos para «anotar cosas». Sin embargo, Drafts es mucho más que una app de notas. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Define un plan para tu organización personal: 5 áreas clave

Cuando hablamos de organización personal, una de las primeras ideas que probablemente nos viene a la cabeza es la de «lista de cosas que hacer». Ponemos un poco de orden anotando, mental o físicamente en algún lugar, aquellas tareas que tenemos que realizar. Establecer prioridades y decidir en qué momento haremos todas «esas cosas» quizá ya no esté en los planes de todos. Pero tareas, lo que se dice tareas, maneja todo el mundo de una u otra forma.

Asociamos muchas veces la idea de «estar organizado» simplemente a mantener una lista de tareas en la aplicación móvil de moda. Sin embargo, hay otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena organización personal.

En nuestro trabajo, cuando no estamos enviando un correo electrónico estamos tomando notas de algo. Si en algún momento no estamos tachando tareas de nuestra lista, probablemente estemos registrando un evento en nuestra agenda. Y cuando no estamos en plena clasificación de documentos, quizá estemos informándonos sobre algún tema en particular. O cualquier combinación de estas obligaciones necesarias para poner orden a nuestro trabajo. Todas estas acciones relacionadas con la organización necesitan un buen plan.

Existen al menos 5 áreas clave de la organización personal que merecen una atención especial en términos de planificación.

  1. Gestión de las tareas. Corresponde con el trabajo de registrar y organizar cada una de las acciones necesarias para completar un trabajo. Las tiendas de aplicaciones están llenas de apps para gestionar las populares «ToDo lists», las listas de cosas que hacer. No obstante, por gestión no hablamos en este punto de herramientas concretas, sino del método utilizado para registrar, procesar y revisar las tareas que llegan cada día. ¿Sigues alguna rutina de organización para revisar tus tareas? ¿tienes un plan?
  2. Gestión de la agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es el conjunto de eventos de una agenda. En ella anotamos aquellas «citas» que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Conviene en este punto coordinar bien la agenda con la lista de tareas. ¿Mantienes algún protocolo a la hora de mantener tu agenda? ¿tienes un plan al respecto?
  3. Gestión de los documentos. Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente en todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, archivar, etc. Si queremos encontrar cada documento cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un buen sistema de gestión de archivos o al menos un archivador o almacén de datos que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. ¿Optimizas la gestión documental de alguna forma? ¿tienes un plan?
  4. Gestión de las notas. Se da por sentado que todos nos reunimos varias veces a la semana o incluso al día. Pero si los meetings no forman parte de la actividad diaria, seguro que en algún momento del día es necesario anotar alguna idea que luego requiere revisión. Independientemente de la herramienta utilizada para ello, sea digital o una simple libreta, conviene disponer de algún tipo de método no solo para el momento de tomar notas, sino también para el proceso de revisarlas. ¿Has trazado algún plan para mantener en orden tus notas?
  5. Gestión de la comunicación. Hoy en día las opciones de comunicación son infinitas (o casi). Atrás quedaron los tiempos en los que la única comunicación nos llegaba por teléfono o por correo electrónico. Cada día las empresas introducen nuevas formas de comunicación que nos vemos obligados a incorporar como parte de nuestro trabajo. Por tanto, conviene aprender a gestionar correctamente todos los canales por los que enviamos y recibimos información, sobre todo para que no acaben restando tiempo de hacer el verdadero trabajo, que es realmente lo importante. ¿Organizas la forma en que te comunicas? ¿has definido algún plan para optimizar los procesos de comunicación en tu trabajo?

Cómo organizamos las secuencias de tareas, el modo en que nos comunicamos, cómo organizamos el tiempo, de qué forma anotamos las cosas o cómo gestionamos los documentos, determinará el buen hacer en nuestro trabajo. Organizar bien para hacer mejor. Tener un plan. Esa es la idea.

Fotografía #1 | Diagrama de geralt en Pixabay
Fotografía #2 | Plan de Wokandapix en Pixabay

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8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…