¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px

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15 minitareas productivas que hacer mientras esperas tu turno

De buena mañana el mundo se divide en tres grupos de personas. Unas son las que esperan hipnotizadas mientras el pan se hace en la tostadora. Otras son las que dedican esos segundos de espera a otras tareas: preparar un zumo, poner azúcar al café o consultar el timeline en Twitter. Puede parecer un ejemplo absurdo, pero algo dice de aquellos que caen en un grupo o en el otro. En cualquier caso, el susto de infarto cuando las tostadas deciden dar el salto mortal será siempre inevitable, sea cual sea el grupo al que pertenezcas. Las personas del tercer grupo sencillamente no tienen tostadora o no la utilizan (para ser exacto en la estadística). De segundos y minutos improductivos (y cómo cambiar eso), trata precisamente este artículo.

Confieso que esperar mi turno para cualquier cosa no es mi actividad favorita. Supongo que la de nadie. Compras en los supermercados, gestiones en los bancos, citas médicas o trámites administrativos… da igual el lugar. Tampoco importa si son diez minutos o solo dos. Sentado o de pie, cualquier situación que implique simplemente esperar… me desespera, sobre todo por la sensación de estar añadiendo minutos improductivos a la jornada. Si durante la espera uno va acompañado, al menos tiene la opción de entablar conversación. Si hemos llegado solos, podríamos intentar darle conversación al cliente que también espera su turno. Aunque habría reacciones de todo tipo: no todo el mundo se muestra amable cuando un desconocido le dirige unas palabras (qué lástima). El caso es que en más de una ocasión no queda otra que, sencillamente, esperar.

Un libro, una libreta o un smartphone pueden ser los mejores aliados para los ratos en que los minutos parecen horas. No solo pueden sacarnos del aburrimiento, sino que tenerlos a mano nos permite exprimir esos minutos, a priori inútiles. La queja es la opción fácil. La alternativa inteligente es aceptar la situación y sacarle provecho a esos tiempos muertos. Probablemente no tengamos la costumbre de cargar con un libro para poder leer unas páginas y quizá tampoco llevemos encima un bloc de notas para escribir unas líneas, pero una poderosa herramienta nos acompaña allá donde vamos. Nuestro teléfono móvil, nuestro smartphone.

smartphone

¿Qué puedes hacer en 2 minutos mientras esperas?

Con un smartphone en la mano hay cientos de cosas que puedes hacer. No todas productivas, claro está. Entre las tareas más provechosas, se me ocurren las siguientes sugerencias. En 2 minutos puedes…

  1. Hacer una llamada pendiente. Tiempo que ahorras luego.
  2. Revisar tus listas de tareas. Puedes marcar las que ya has terminado, posponer otras e introducir nuevas acciones.
  3. Aprender algunas palabras nuevas en otro idioma. Por ejemplo los nombres de los alimentos que acabas de comprar o de la gestiones que tienes que hacer.
  4. Hacer una revisión (y borrado) de las fotos en tu móvil. Liberarás memoria en tu móvil, y tú, estrés.
  5. Hacer limpieza en tu bandeja de correo electrónico: sobre todo eliminar y archivar.
  6. Aprovechar para anotar algunas ideas que te rondaban la cabeza hacía un rato.
  7. Registrar tus gastos del día, algo que probablemente no haces. Nunca es tarde.
  8. Revisar si has cumplido con tus hábitos diarios. Si no tienes una lista, deberías.
  9. Revisar tus contactos en redes sociales y, por qué no, eliminar unos cuantos.
  10. Revisar tus suscripciones a blogs: leer titulares y marcar algunos como favoritos o para leer más tarde.
  11. Echar un vistazo a los próximos eventos en tu agenda.
  12. Editar y publicar una foto en Instagram. Si la fotografía y las redes sociales son parte de tu trabajo, sabes que estas tareas no son cuestión de un par de segundos.
  13. Revisar tus mensajes de WhatsApp, Telegram o del sistema de mensajería instantánea que utilices.
  14. Leer los titulares de prensa. Y si la espera es larga, seguramente tengas tiempo para leer un artículo completo.
  15. También puedes simplemente guardar tu smartphonedesconectar, pensar y observar.

Fotografía #1 | «Dusk in September 1964» de Mark Longo en 500px
Fotografía #2 | «09_2013_47» de highwaysagency en Flickr

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