Cuando lo importante es escribir (y solo escribir): del minimalismo de ZenPen a la potencia de Scrivener

Para avanzar en un trabajo, creativo o no, la mayoría de veces no queda otra que sentarse (o levantarse, depende) y ponerse a ello. Y especialmente en proyectos de gran envergadura, es fundamental adquirir una serie de hábitos, a veces hasta el punto de tener que establecer un horario fijo para poder progresar en determinados proyectos. Trabajo, trabajo y trabajo. Hasta cuando no apetece.

Decía Pablo Picasso que «la inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando». Si un pintor esperara siempre a que le llegara la inspiración (o las ganas de trabajar), probablemente ninguno de sus cuadros vería la luz. Y si un escritor hiciera lo mismo, tampoco pondría el punto final a ninguno de sus libros. Y precisamente sobre el proceso de escribir y las distracciones quiero hablar hoy.

Escribir requiere concentración

Escribir siempre requiere concentración. Pero lógicamente hay niveles. Para escribir un mensaje de WhatsApp o un tweet basta con poner un poco de atención a lo que escribimos. Podemos incluso hacerlo (por educación no deberíamos) mientras tenemos una conversación con alguien. Lo que está claro que este tipo de redacción de textos no supone demasiado esfuerzo y concentración.

Para escribir este artículo o para escribir unas páginas de un libro, ya la cosa cambia. En estas situaciones uno tiene una serie de ideas que desea plasmar por escrito y el proceso de elaboración es más complejo. La construcción de las frases, la elección de cada palabra o el estilo no son tareas que se puedan dejar al azar. Tampoco nos quedamos con la primera versión de lo que hemos escrito. Es habitual una revisión y un proceso de reescribir partes del contenido. En estos casos necesitamos prestar mucha más atención al texto, concentrarnos en él y, en la medida de lo posible, intentar aislarnos del resto. Quizá entonces, metidos a fondo en el trabajo, llegue la inspiración o la idea genial. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (III): las siempre inoportunas notificaciones

Mientras lees un libro tranquilamente en tu sofá a última hora de la tarde recibes una notificación en tu móvil avisando de un nuevo mensaje: «Mañana reunión a las 11h. Debes encargarte de X e Y». Y sean X e Y dos tareas inesperadas, no previstas y por tanto no registradas en tu sistema de organización. Pues nada, ya tienes la noche hecha dándole vueltas al asunto.

Debemos reconocer que en ocasiones vivimos momentos de preocupación sencillamente porque queremos. Muchas veces somos nosotros quienes facilitamos la entrada de información que finalmente acaba provocando todo tipo de situaciones de estrés. Nuestros smartphones y los dichosos avisos de nuevos mensajes no tienen la culpa. Aunque nos empeñemos en culpar a la tecnología, la responsabilidad última es de quien instala las aplicaciones y decide activar las notificaciones.

Afortunados aquellos que dispongan de un dispositivo móvil de empresa que les permita hacer una desconexión absoluta tras una jornada intensa de trabajo. Para todos aquellos que viven esta situación ideal, el consejo para una desconexión digital efectiva es el más básico de todos: apaga tu móvil. Ni llamadas ni mensajes entrantes; salvo que configures luego tu teléfono personal como si fuera el de tu empresa, claro está. Inconscientes hay en todos lados. Pero dejando al margen este caso particular, el resto de los mortales nos vemos obligados a utilizar nuestro teléfono móvil personal o tablet para llevar a cabo tareas de trabajo. Porque consultar los mensajes del trabajo es eso, trabajo (consumiendo por cierto megabytes de datos y posiblemente minutos de llamadas en más de una ocasión).

En definitiva, para todos aquellos que queremos seguir utilizando nuestro smartphone sin interrupciones de trabajo, se me ocurren varias soluciones:

  1. La opción ideal es no tener en tu smartphone ninguna aplicación a través de la cual pueda llegar un mensaje de trabajo. Si esto no es posible (dudo que no sea posible), prueba con alguno de los puntos siguientes.
  2. Si es posible, configura tus cuentas de correo electrónico personal y corporativo en aplicaciones distintas. Desactiva las notificaciones en la aplicación que utilices para el correo electrónico de empresa. Y para el e-mail personal, ya es decisión tuya.
  3. Si tienes la suerte de contar en tu empresa con una aplicación específica para la comunicación interna, también puedes desactivar directamente las notificaciones.
  4. También puedes desactivar la ejecución en segundo plano de una determinada aplicación. Hasta que no entres en ella, no recibirás ni verás nada. Decide tú cuándo acceder a la información. Y decide bien. En tu tiempo libre, decide que no.
  5. Si recibes asuntos de trabajo a través de aplicaciones que utilizas para temas personales (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, etc.), no te puedo recomendar otra cosa que no sea bloquear determinados números de teléfono, no aceptar solicitudes de contacto en redes sociales de compañeros de trabajo o silenciar mensajes de determinados grupos de conversación o de algunos usuarios (si la aplicación lo permite).
  6. Y si nada de esto funciona: apaga tu móvil y aprovecha para desconectar de todo en general.

Los avances en las tecnologías de las comunicaciones llegaron para facilitar nuestro trabajo. Pero insisto en que el problema es que nosotros seguimos sin saber establecer unos límites razonables. Dejamos que muchos temas de trabajo invadan el tiempo y el espacio personal. Seguimos mezclando por propia voluntad nuestros asuntos laborales con los privados dentro de una misma colección de aplicaciones, habitualmente dentro de un mismo dispositivo móvil también. Y esto no facilita precisamente la tarea de separar trabajo de vida personal. Pero todo es empezar.

Fotografía #1 | Smartphone de Terovesalainen en Pixabay
Fotografía #2 | Apps de LoboStudioHamburg en Pixabay

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Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

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