La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

En el último artículo de esta serie sobre GTD, expliqué por qué el proceso de recopilación es una técnica efectiva de gestión de memoria. Capturar todo aquello que tenga apariencia de «incompleto» o de tarea potencial, recopilar cualquier cosa pendiente de hacer, nos permite al menos sacarlo de la cabeza, que no es poco. Y cualquier sistema que permita liberar nuestra mente para ocuparla con otras tareas más productivas, siempre es una buena idea. Por lo tanto, recopilemos.

Además, decíamos que no solo recopilamos en modo digital las ideas o tareas utilizando nuestras herramientas informáticas favoritas, sino que también las cosas del mundo físico también pueden ser objeto de recopilación. Abstractos o físicos, los objetos deben ser capturados en un lugar confiable, y además conviene hacerlo, en la medida de lo posible, en el mismo instante en que aparecen.

Del proceso de recopilación, aparentemente simple, hay sin embargo mucho de qué hablar. Sobre la recopilación de tareas en un programa informático seguramente ya sabemos mucho. En la categoría de «productividad», el catálogo de aplicaciones para mantener listas de tareas es casi infinito. Tendrán su momento y espacio en este blog.

Sin embargo, siguiendo el orden propuesto en el libro de David Allen (muy acertado, por cierto) para hablar de utilidades de recopilación, me gustaría empezar a compartir algunas de las herramientas de «baja tecnología» propuestas por el autor. Siempre entendemos «baja tecnología» como soluciones no digitales. Y hoy hablaré simplemente de las bandejas. Sí, de esas que tenemos sobre el escritorio.

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Cuando lo importante es escribir (y solo escribir): del minimalismo de ZenPen a la potencia de Scrivener

Para avanzar en un trabajo, creativo o no, la mayoría de veces no queda otra que sentarse (o levantarse, depende) y ponerse a ello. Y especialmente en proyectos de gran envergadura, es fundamental adquirir una serie de hábitos, a veces hasta el punto de tener que establecer un horario fijo para poder progresar en determinados proyectos. Trabajo, trabajo y trabajo. Hasta cuando no apetece.

Decía Pablo Picasso que «la inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando». Si un pintor esperara siempre a que le llegara la inspiración (o las ganas de trabajar), probablemente ninguno de sus cuadros vería la luz. Y si un escritor hiciera lo mismo, tampoco pondría el punto final a ninguno de sus libros. Y precisamente sobre el proceso de escribir y las distracciones quiero hablar hoy.

Escribir requiere concentración

Escribir siempre requiere concentración. Pero lógicamente hay niveles. Para escribir un mensaje de WhatsApp o un tweet basta con poner un poco de atención a lo que escribimos. Podemos incluso hacerlo (por educación no deberíamos) mientras tenemos una conversación con alguien. Lo que está claro que este tipo de redacción de textos no supone demasiado esfuerzo y concentración.

Para escribir este artículo o para escribir unas páginas de un libro, ya la cosa cambia. En estas situaciones uno tiene una serie de ideas que desea plasmar por escrito y el proceso de elaboración es más complejo. La construcción de las frases, la elección de cada palabra o el estilo no son tareas que se puedan dejar al azar. Tampoco nos quedamos con la primera versión de lo que hemos escrito. Es habitual una revisión y un proceso de reescribir partes del contenido. En estos casos necesitamos prestar mucha más atención al texto, concentrarnos en él y, en la medida de lo posible, intentar aislarnos del resto. Quizá entonces, metidos a fondo en el trabajo, llegue la inspiración o la idea genial. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (III): las siempre inoportunas notificaciones

Mientras lees un libro tranquilamente en tu sofá a última hora de la tarde recibes una notificación en tu móvil avisando de un nuevo mensaje: «Mañana reunión a las 11h. Debes encargarte de X e Y». Y sean X e Y dos tareas inesperadas, no previstas y por tanto no registradas en tu sistema de organización. Pues nada, ya tienes la noche hecha dándole vueltas al asunto.

Debemos reconocer que en ocasiones vivimos momentos de preocupación sencillamente porque queremos. Muchas veces somos nosotros quienes facilitamos la entrada de información que finalmente acaba provocando todo tipo de situaciones de estrés. Nuestros smartphones y los dichosos avisos de nuevos mensajes no tienen la culpa. Aunque nos empeñemos en culpar a la tecnología, la responsabilidad última es de quien instala las aplicaciones y decide activar las notificaciones.

Afortunados aquellos que dispongan de un dispositivo móvil de empresa que les permita hacer una desconexión absoluta tras una jornada intensa de trabajo. Para todos aquellos que viven esta situación ideal, el consejo para una desconexión digital efectiva es el más básico de todos: apaga tu móvil. Ni llamadas ni mensajes entrantes; salvo que configures luego tu teléfono personal como si fuera el de tu empresa, claro está. Inconscientes hay en todos lados. Pero dejando al margen este caso particular, el resto de los mortales nos vemos obligados a utilizar nuestro teléfono móvil personal o tablet para llevar a cabo tareas de trabajo. Porque consultar los mensajes del trabajo es eso, trabajo (consumiendo por cierto megabytes de datos y posiblemente minutos de llamadas en más de una ocasión).

En definitiva, para todos aquellos que queremos seguir utilizando nuestro smartphone sin interrupciones de trabajo, se me ocurren varias soluciones:

  1. La opción ideal es no tener en tu smartphone ninguna aplicación a través de la cual pueda llegar un mensaje de trabajo. Si esto no es posible (dudo que no sea posible), prueba con alguno de los puntos siguientes.
  2. Si es posible, configura tus cuentas de correo electrónico personal y corporativo en aplicaciones distintas. Desactiva las notificaciones en la aplicación que utilices para el correo electrónico de empresa. Y para el e-mail personal, ya es decisión tuya.
  3. Si tienes la suerte de contar en tu empresa con una aplicación específica para la comunicación interna, también puedes desactivar directamente las notificaciones.
  4. También puedes desactivar la ejecución en segundo plano de una determinada aplicación. Hasta que no entres en ella, no recibirás ni verás nada. Decide tú cuándo acceder a la información. Y decide bien. En tu tiempo libre, decide que no.
  5. Si recibes asuntos de trabajo a través de aplicaciones que utilizas para temas personales (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, etc.), no te puedo recomendar otra cosa que no sea bloquear determinados números de teléfono, no aceptar solicitudes de contacto en redes sociales de compañeros de trabajo o silenciar mensajes de determinados grupos de conversación o de algunos usuarios (si la aplicación lo permite).
  6. Y si nada de esto funciona: apaga tu móvil y aprovecha para desconectar de todo en general.

Los avances en las tecnologías de las comunicaciones llegaron para facilitar nuestro trabajo. Pero insisto en que el problema es que nosotros seguimos sin saber establecer unos límites razonables. Dejamos que muchos temas de trabajo invadan el tiempo y el espacio personal. Seguimos mezclando por propia voluntad nuestros asuntos laborales con los privados dentro de una misma colección de aplicaciones, habitualmente dentro de un mismo dispositivo móvil también. Y esto no facilita precisamente la tarea de separar trabajo de vida personal. Pero todo es empezar.

Fotografía #1 | Smartphone de Terovesalainen en Pixabay
Fotografía #2 | Apps de LoboStudioHamburg en Pixabay

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