8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

OneNote: mucho más que notas (#1)

Todo el mundo apunta cosas

Tomar notas es una acción natural. No importa qué profesión desempeñemos, qué obligaciones personales tengamos o a qué dediquemos nuestro tiempo libre. Siempre ocurre que en algún momento del día tenemos la necesidad de apuntar algún dato: un número de teléfono, unas indicaciones, una idea, una dirección, un nombre, un mapa, un esquema, etc. Y la urgencia de anotar llega siempre sin previo aviso, sin posibilidad de hacerlo cuando y donde más nos conviene.

Si el momento es cualquiera pero el lugar es, por ejemplo, una cafetería, los más olvidadizos (porque no llevan consigo ni su teléfono móvil) tendrán que recurrir a la socorrida servilleta y pedir un bolígrafo al camarero. Otros, más previsores, sorprenderán sacando de un bolso o una mochila la tradicional libreta, de las de páginas y tapas. Sin embargo, cada vez es más habitual ver cómo la gente saca su móvil del bolsillo para, a continuación, abrir una aplicación de notas. O mejor dicho “la aplicación” de notas, normalmente la que ya viene de serie en los smartphones. Opción socorrida también, pero no la más eficaz, desde luego. Siendo este un blog sobre tecnología y organización, descartamos las alternativas en papel y nos centramos en soluciones digitales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay

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