Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

El buen hábito de escribir en un diario: la planificación y la revisión de la jornada

Escribir es una de las actividades que más recomiendo incorporar a nuestros hábitos diarios. En general, aconsejo escribir cualquier cosa, pero en particular me refiero a dejar por escrito cada día nuestras intenciones y el desarrollo de la jornada. Quizá no sea la rutina más fácil de mantener, pero creo que es una de las que más beneficios aporta.

Cuando alguien nos recomienda escribir en un diario, probablemente pensamos en el gesto de abrir cada noche una especie de libreta de papel que dice DIARIO en su cubierta y que nos invita a anotar nuestros pensamientos o sucesos del día. Desde luego, esta una opción completamente válida y, de hecho, quizá la más tradicional, pero no la única. Por ejemplo, yo utilizo el registro diario para mejorar mi organización personal.

¿Diario en papel o en soporte digital?

Este es el eterno debate, que no debería siquiera existir. La elección entre un formato digital o una opción tradicional en papel es muy personal. Simplemente debemos elegir aquel que mejor funciona según nuestra forma de pensar, crear, planificar y decidir. Personalmente, en varias ocasiones he hecho el intento de registrar un diario en papel, pero reconozco que no he tenido demasiado éxito con ello. Utilizo libretas Moleskine y otras mucho más sencillas para anotar algunas ideas; sin embargo, no he logrado desarrollar el hábito de mantener un diario sobre papel. Quizá, tal vez, algún día.

De momento, sigo apostando por el formato digital, que ofrece una serie de funciones que el soporte papel no puede cubrir. Actualmente utilizo Day One, una aplicación que está precisamente diseñada para este propósito: mantener un diario digital. De Day One me gustan muchas cosas, pero podría destacar el hecho de que esté disponible como app en los distintos sistemas de Apple: iPhone, iPad, Watch y Mac. También existe una versión para usuarios de Android. Por tanto, una de las ventajas es la sincronización de datos entre dispositivos; podemos registrar información desde nuestro teléfono móvil y continuar más tarde desde el Mac o iPad.  Otra de las características destacables es su cuidado diseño y usabilidad. Se percibe el gusto estético del equipo que la ha diseñado y el interés que han puesto en que sea funcional y fácil de utilizar. La aplicación es bonita y eficaz; hace lo que tiene que hacer. Finalmente, cabe destacar la opción de creación de plantillas, que permite disponer, por ejemplo, de un esquema básico a partir del cual podemos iniciar nuestro registro diario.

Así es mi diario personal

Cuando registro una nueva entrada en mi diario, lo hago a partir de una plantilla que diseñé y que ya tengo preparada con un esquema básico, con una serie de secciones para completar. Por tanto, cada nueva entrada en mi diario muestra siempre los mismos seis apartados:

  1. Prioridades
  2. Tareas más importantes
  3. Hoy
  4. Hábitos diarios
  5. Preguntas para terminar el día
  6. Instantáneas

Así se muestra cada nueva entrada en la aplicación Day One en Mac. De este modo, dispongo de una pequeña guía que facilita el proceso de registro en mi diario. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 meses, 12 hábitos, 12 reglas [2020/2021]

Por segundo año, vuelvo con el reto de desarrollar 12 hábitos durante 12 meses. El año pasado os contaba que yo soy de septiembre y que, aunque muchos prefieren marcar en su agenda el 1 de enero como el primer día de un periodo de 12 meses, yo, sin embargo, prefiero septiembre para empezar con propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Más por tradición que por profesión, mi año empieza con el curso académico. En septiembre es cuando llego con las pilas cargadas, con energía suficiente para dar forma a esas ideas que he ido esbozando durante el verano.

Nuevos hábitos y nuevas lecturas

Especialmente este año no debe ser una excepción. Estamos viviendo un 2020 realmente complicado, pero quizá septiembre sea un buen momento para intentar, en la medida de lo posible, volver a retomar algunos hábitos perdidos, cambiar otros y adquirir algunos nuevos. Con ello quizá consigamos poner algo de normalidad allí donde más falta hace.

Agosto o principios de septiembre suele ser el tiempo en el que suelo revisar a fondo estas cuestiones como parte de la preparación de los siguientes doce meses. Básicamente dedico un tiempo a confeccionar una lista muy simple con aquellos hábitos que me gustaría desarrollar, cambiar, eliminar o mejorar y dejo por escrito algunas ideas sobre cómo pretendo ir haciéndolo. Suelo anotar la lista de hábitos con los que conviene comenzar y decido la frecuencia con la que voy a llevar a cabo cada uno de ellos. Porque hay hábitos diarios y otros de carácter semanal.

Si pensamos en ello, son muchos los hábitos que hemos adquirido en nuestra vida. Unos son buenos hábitos, otros no tan positivos e inevitablemente también los hay malos, o muy malos. Lo importante es que, con el tiempo, seamos capaces de sustituir las malas prácticas por otras mejores para nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Veremos que hay muchos ámbitos que merece la pena no dejar fuera.

Una planificación muy estricta para el desarrollo de hábitos suele desembocar en fracaso y abandono. Así que con la idea de que «menos es más», siempre es mucho más efectivo seleccionar unos pocos hábitos y trabajar a fondo con ellos de forma progresiva y siendo flexibles al ponerlos en práctica.

Siempre recomiendo acompañar estas nuevas prácticas con alguna lectura sobre el tema. «Hábitos atómicos» de James Clear es uno de los últimos libros que he leído sobre este interesante mundo de los hábitos. El autor explica cómo pequeños cambios en nuestras rutinas pueden dar resultados extraordinarios. En la sinopsis podemos leer:

A menudo pensamos que para cambiar de vida tenemos que pensar en hacer cambios grandes. Nada más lejos de la realidad. Según el reconocido experto en hábitos James Clear, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones: hacer dos flexiones al día, levantarse cinco minutos antes o hacer una corta llamada telefónica.

Clear llama a estas decisiones “hábitos atómicos”: tan pequeños como una partícula, pero tan poderosos como un tsunami. En este libro innovador nos revela exactamente cómo esos cambios minúsculos pueden crecer hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.

También es conocido el libro de Charles Duhigg: «El poder de los hábitos». El autor presenta los descubrimientos científicos que explican por qué existen los hábitos, cómo nos condicionan y cómo cambiarlos. Según Duhigg, «la clave para hacer ejercicio con regularidad, perder peso, ser más productivo y conseguir el éxito consiste en entender el modo en que funcionan los hábitos».

Quizá, el hábito de leer (o releer) puede ser uno de los 12 que quieras incorporar este año, ya sea leyendo un número de páginas o durante un tiempo determinado cada día. Y puedes empezar, por ejemplo, con algún libro sobre el desarrollo de hábitos.

12 meses, 12 hábitos

Durante este curso me he propuesto el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.

Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

25 es el número de la productividad

Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.

Bloques de 25 minutos

Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.

Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 rutinas (y 4 manías) para cerrar bien el día

Sentirse productivo y cerrar bien el día es una sensación que merece la pena experimentar de vez en cuando. Tan importante como trabajar de forma organizada durante la jornada también lo es cerrarla con éxito, sin ataduras ni preocupaciones; aunque sabemos que no es tarea fácil.

Para desconectar del trabajo es fundamental, no solo detener sin más nuestra actividad a una hora determinada, sino cerrar correctamente la jornada siguiendo una serie de rutinas. Cada uno desarrolla las suyas pero todas tienen en común el hecho de aplicarlas de forma sistemática cada día. Siempre conviene seguir más o menos los mismos hábitos cuando la jornada de trabajo llega a su fin.

Es imposible terminar en un solo día todas las tareas que tenemos pendientes. Además, seguramente muchas de las tareas, y por supuesto los proyectos, deberán quedarse a medias. Está en nuestra mano tratar de ser extremadamente organizados y anotar el estado en que queda el trabajo para poder retomarlo con calma y seguridad al día siguiente. Y si no queremos estar constantemente pensando en el trabajo durante nuestro tiempo de ocio, hay que aprender a echar el cierre. Si nos vienen a la cabeza asuntos laborales mientras vemos una película con la familia, algo hemos hecho mal cerrando el día de trabajo.

Presento en este artículo dieciséis rutinas que pueden ayudar a cerrar bien el día. Confieso que cuatro de ellas son manías personales. Realmente son pequeñas acciones, sencillos gestos que de algún modo nos recuerdan, a fuerza de adquirir el hábito, que la jornada de trabajo terminó. Cada uno puede inventar las suyas, o quizá ya las tenga, pero la clave está en realizarlas sistemáticamente cada día, sin excepción.

 

Vacía y… vacía

A lo largo del día vamos acumulando información, a veces sin control. Una nos llega y no podemos evitarla; otra la generamos nosotros. En cualquier caso, para no terminar padeciendo el síndrome de Diógenes digital, es importante adquirir el buen hábito de vaciar a diario.

  1. Revisa tus libretas en busca de notas. Si apuntaste algo durante la jornada, por algo o para algo sería. No dejes que termine el día sin haber revisado a fondo todas las notas que hayas tomado, sea cual sea el formato que hayas utilizado. «Vacía» tus notas, las digitales (Evernote, OneNote, etc.) y las físicas (libretas, post-it, etc.).
  2. Localiza en tu teléfono móvil las fotografías y capturas de pantalla que hayas hecho hoy, sobre todo si están relacionadas con el trabajo. Decide qué hacer con ellas; elimina las que no necesites y organiza las que hayas conservado.
  3. Vacía la papeleras, la física y la virtual. Objetivo: ningún papel en tu papelera y cero documentos en la papelera de reciclaje de tu ordenador.
  4. Limpia el historial de descargas y la caché de los navegadores web que hayas utilizado. Escanea tu ordenador en busca de archivos temporales que puedas eliminar. Saca la basura digital cada día. Esta es una manía personal.

Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desarrolla tus hábitos y alcanza tus objetivos con Coach.me

En diciembre del año pasado, hace apenas unos días, propuse un reto para 2020 que consiste en trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Y para hacer un correcto seguimiento, compartí una plantilla en la que poder ir registrando nuestro progreso. La idea es imprimir el documento para colgarlo en algún lugar visible en casa, de modo que sea un constante recordatorio para que vayamos marcando el éxito o fracaso diario con el reto. Sé que el papel no es para todos, y alguno prefieren el modo digital para ir anotando sus avances con este desafío.

Existen decenas de aplicaciones móviles para el seguimiento de objetivos y hábitos. Las hay muy sencillas y también sofisticadas. Las hay gratuitas y también de pago; y de este último tipo aparecen cada vez más con un modelo de suscripción mensual o anual para poder utilizar todas las funciones. En los últimos años he probado varias apps y, curiosamente, al final he terminado utilizando una de las primeras que empecé a usar. Se llama Coach.me, es gratuita, sencilla de utilizar y cumple con su función principal: registrar nuestros hábitos. Una opción perfecta para hacer un seguimiento del reto «12 meses, 12 hábitos».

El equipo de Coach.me sostiene que no se puede mejorar aquello que no se puede medir. Y estás son algunas de las funciones que incorpora para este propósito de registrar y cuantificar nuestro progreso con nuevos hábitos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 nuevos hábitos en 2020

En agosto de este año que ya termina publiqué el artículo «12 meses, 12 hábitos, 12 reglas». En él os proponía el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Lancé la iniciativa a finales de verano porque para muchos septiembre es el mes de los nuevos propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Yo soy de septiembre. Sin embargo, en enero llegan también los propósitos de Año Nuevo y por tanto es el mes perfecto para lanzar de nuevo el proyecto.

Recuerdo el formato del reto: se trata de hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que debemos cumplir a diario sin excepción.

Comento brevemente las reglas, que también aparecen resumidas en la infografía al final de este artículo. En el post original encontrarás información ampliada sobre las normas del reto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 meses, 12 hábitos, 12 reglas

Yo soy de septiembre. Otros muchos prefieren marcar en su agenda el 1 de enero como el primer día de un nuevo año lleno de propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos varios. Yo, sin embargo, como decía, soy más de septiembre. Por tradición más que por profesión, lo cierto es que el inicio del curso académico es el que marca también una nueva etapa. Entre otras cosas porque es en septiembre cuando llego con las pilas cargadas, con energía suficiente para dar forma a esas ideas que he ido esbozando durante el verano.

Nuevo curso, nuevos hábitos

Este «año» no es una excepción. Más que proyectos nuevos (que algo hay), se avecinan cambios de hábitos. O al menos la intención de cambiarlos. Suele ser durante el mes de agosto cuando suelo revisar a fondo estas cuestiones como parte de la preparación de los siguientes doce meses.

Básicamente dedico un tiempo a confeccionar una lista muy simple con aquellos hábitos que me gustaría desarrollar, cambiar, eliminar o mejorar y dejo por escrito algunas ideas sobre cómo pretendo ir haciéndolo. Suelo anotar la lista de hábitos con los que conviene comenzar y decido la frecuencia con la que voy a llevar a cabo cada uno de ellos. Porque realmente hay hábitos diarios y otros de carácter semanal.

Si nos paramos a pensar, son muchos los hábitos que hemos adquirido en nuestra vida. Unos son buenos hábitos, otros no tan positivos e inevitablemente también los hay malos, o muy malos. Lo importante es que, con el tiempo, seamos capaces de sustituir las malas prácticas por otras mejores para nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Veremos que hay muchos ámbitos que merece la pena no dejar fuera.

Una planificación muy estricta del desarrollo de hábitos suele desembocar en fracaso y abandono. Así que con la idea de que «menos es más», siempre es mucho más efectivo seleccionar unos pocos hábitos y trabajar a fondo con ellos de forma progresiva y siendo flexibles al ponerlos en práctica.

12 meses, 12 hábitos

Durante este curso me he propuesto el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.

Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Youtubers y productividad: el proyecto de Thomas Frank

Hay mucho escrito sobre productividad y organización personal. Si uno navega unos minutos por Internet comprobará que la oferta de blogs es muy amplia. También si paseamos entre las estanterías de una librería, no tardaremos en encontrar una sección dedicada a este tema en particular, que además sigue teniendo su público fiel. Está claro que la gente quiere organizarse mejor y quieren aprender a hacerlo. Y las editoriales han sabido verlo.

Pero en el mundo de la productividad (todo un mundo), no solo tenemos blogs y libros para aprender. También en YouTube hay buenos recursos para empezar con la productividad desde cero, ampliar conocimientos o afianzar los ya adquiridos. Y como hacemos también con cualquier medio escrito (en papel o en digital), en las plataformas audiovisuales, y especialmente en YouTube, conviene filtrar y hacer un poco de selección. Hay algunos creadores que están haciendo un buen trabajo y creo que puede ser interesante compartir sus proyectos en este blog.

Thomas Frank es un joven youtuber estadounidense que hace vídeos sobre productividad desde 2006. Suele publicar tres o cuatro vídeos al mes, y la temática está centrada principalmente en consejos y técnicas para ser más productivo en el proceso de aprendizaje. El público objetivo son tanto estudiantes de instituto, de universidad o profesionales. Al fin y al cabo, nunca dejamos de aprender (o no deberíamos). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…