Las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done (GTD #3)

En el ámbito del periodismo, las seis «W» (también las cinco «W» y una «H») es un concepto relacionado con la redacción y presentación de noticias, fundamental para reunir y presentar con rigor la información; la fórmula básica para obtener la historia «completa» sobre algo. Las cinco W corresponden con las palabras interrogativas en inglés: What (Qué), Who (Quién), When (Cuándo), Where (Dónde) y Why (Por qué). La «H» se refiere a How (Cómo). Estas son también las preguntas que uno se hace cuando valora introducir un método de organización como GTD®.

Comentaba en el último artículo sobre GTD® que el método de David Allen era una solución efectiva al problema de organización. Pero, ¿qué es GTD®? ¿Por qué es una solución a las dificultades en materia de organización? ¿Dónde podemos utilizar GTD®? ¿Cómo se aplica el método? ¿Quién lo puede utilizar? ¿Cuándo conviene aplicarlo? ¿Qué compromiso de tiempo requiere?

Apropiándome del método periodístico para presentar la historia «completa» de GTD®, analizo una a una cada cuestión a partir de las reflexiones de David Allen en su libro Getting Things Done®. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen (GTD #2)

No recuerdo la primera vez que oí hablar de GTD®. Con total seguridad fue hace más de 10 años. Lo sé porque la primera referencia que hice en mi blog personal a este método de organización personal fue allá por 2008. Desde entonces y hasta la fecha he sido lector habitual (y aprendiz) de blogs que han cubierto GTD® en profundidad. Complementando la lectura (estudio) de sus artículos con la del libro Getting Things Done® (una y otra vez), he intentado aplicar los principios de productividad propuestos por David Allen con más o menos éxito, creo que como la mayoría en sus comienzos cuando ha intentado poner en práctica el método.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Pon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Todos tenemos cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. Permitidme que ponga en duda la efectividad de este último no-método. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización.

No seguir un método no es una opción

A la hora de organizar nuestras tareas diarias, básicamente tenemos tres opciones:

  1. No seguir ningún tipo de organización. Y por tanto vivir en el caos más absoluto, haciendo tareas que probablemente no son prioritarias y olvidando otras tantas. Hay quien prefiere vivir en el desorden, con tal de no ver apuntado todo lo que tiene que hacer. Para alguien que quiera cumplir con todas sus responsabilidades, esta opción no debería ser siquiera una alternativa.
  2. Utilizar un método propio. Con el tiempo, consciente o inconscientemente, en nuestro trabajo o en la vida en general, quizá hemos ido implantando unas reglas que tradicionalmente seguimos de forma sistemática, y que perfectamente podríamos describir y detallar por escrito. Y basándonos en los éxitos y en los fracasos de nuestro método, seguramente hemos ido introduciendo mejoras, eliminando pasos, tomando ideas de aquí y allá, aplicando el sentido común, reinventando y combinando lo que nos gusta de distintas formas de organización.
  3. Adoptar un método existente. Otra de las alternativas es aprender y adoptar un sistema de organización diseñado por profesionales y seguirlo al pie de la letra. En este caso, lógicamente conviene que se trate de un método de organización extendido, de probada eficacia y cuyo éxito esté basado en algún tipo de evidencia. Por este motivo es fundamental no tener la tentación de realizar cambios en el sistema, puesto que estaríamos poniendo en riesgo el buen funcionamiento del método. En este caso debemos aplicar aquello de «si algo funciona, no lo toques».

Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas. –David Allen

Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Limita tu lista de tareas: un método minimalista para avanzar en tus objetivos

Muchos de los métodos de organización se basan en una gestión de las tareas que obliga a tomar decisiones a partir de un elevado número de acciones. Es cierto que estos sistemas utilizan mecanismos de listas diferenciadas, etiquetado de tareas, organización por áreas de responsabilidad o procesos de filtro de tareas según su contexto. Por ejemplo GTD utiliza de algún modo estas técnicas para gestionar mejor las tareas, y no importa si tenemos delante un buen número de ellas. Una vez más reconozco las bondades de este método, pero quizá no es un sistema hecho para todo el mundo.

GTD permite, mediante procesos de organización y revisión, poner el foco solo en las próximas tareas que debemos realizar. Sin embargo estoy seguro de que para muchos, el simple hecho de saber que “debajo” de la lista de tareas visibles están esperando (o “durmiendo”) otras decenas o cientos de tareas, ya es motivo para sentirse desbordado. No todo el mundo es capaz de desconectar del trabajo pendiente que tiene que realizar —más sabiendo que está registrado en algún lugar— y sacar el máximo partido a métodos como GTD por muy demostrada que esté su efectividad. O quizá no estén dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en adoptar un método que requiere un cierto nivel de disciplina y compromiso. En general suele ser este el motivo principal. Este perfil de persona necesita otro sistema mucho más simple.

Solo puedes hacer un número limitado de cosas al día

Aceptamos nuevos compromisos todos los días, y todos ellos generan nuevas tareas en nuestra lista de cosas que hacer. En la mayoría de sistemas de gestión de tareas con un mínimo de organización y planificación, muchas de las nuevas tareas que llegan cada día quedarán a la espera o en alguna especie de lista de hibernación hasta que sea conveniente realizarlas, según los criterios que hayamos establecido. Y con cierta frecuencia, será necesaria una revisión de todas las tareas para decidir cuáles serán las “afortunadas” y que serán atendidas cuanto antes. En cualquier caso, si uno no es suficientemente organizado o disciplinado con los procesos de revisión, se puede producir una excesiva acumulación de tareas. Y algunas de ellas se pospondrán eternamente y nunca tendrán su oportunidad. Sea cual sea el método de organización que utilicemos, lo que está claro es que solo somos capaces de hacer un número limitado de tareas al día. Y posiblemente muy limitado. Teniendo en cuenta este hecho, está en nuestra mano elegir un método de organización u otro.

Podemos optar por métodos como GTD, donde haremos una selección adecuada de las próximas tareas que debemos realizar, atendiendo diferentes criterios sobre las tareas. Teóricamente, la selección de tareas será la más «inteligente». Sin embargo, como contrapartida, la curva de aprendizaje de este tipo de métodos es mucho mayor y su aplicación requiere de una fuerte disciplina diaria y semanal a lo largo del tiempo. El método cuenta con un grado de sofisticación suficiente como para poder gestionar centenares de tareas que han sido previamente registradas. Es decir, debemos estar dispuestos a enfrentarnos a diario a una enorme lista de tareas, aunque no sea “visible” gracias a los mecanismos de organización, planificación o filtro. Pero sabemos que están ahí detrás esperando. Y sabiendo que solo podemos realizar un número limitado de tareas al día, no todo el mundo está preparado para un sistema que gestione centenares de ellas, por muy potente que sea. Además, mantener el sistema organizado ya requiere un tiempo.

Pon límites a tu lista de tareas

Pero también podemos optar por métodos extremadamente simples, con una lista básica de cosas que hacer, incluso estableciendo una limitación en el número de tareas que podemos registrar. Sabemos que en este tipo de sistemas la selección de tareas no será óptima y en muchos casos solo alcanzará un nivel «aceptable». Es decir, no siempre tomaremos la mejor decisión sobre la siguiente tarea a realizar o sobre qué nuevas tareas entran en nuestro sistema, pero tendremos siempre una lista corta, sencilla y manejable. De un vistazo podemos ver aquello en lo que estamos trabajando, y el sistema de organización apenas requiere atención.

Y ¿cuál es un límite razonable en una lista simple de tareas? Partiendo de esta cuestión, paso a describir las reglas de un sistema minimalista de gestión de tareas cuya característica principal es la limitación del número de ellas en la lista. Y supongamos un límite de 12 tareas, como el que tiene establecido la aplicación 12Things (iOS).

  1. Disponemos de una lista vacía de tareas donde podemos registrar un máximo de 12 tareas.
  2. Cuando llega una nueva tarea, la añadimos a nuestra lista.
  3. Podemos añadir nuevas tareas hasta que se complete la lista.
  4. Lógicamente, si realizamos una de las tareas la podemos eliminar de la lista dejando espacio libre para una nueva tarea.
  5. Si la lista está completa (hay 12 tareas) y llega una nueva tarea, no la podemos añadir. Y tampoco la anotamos en otro lugar. Simplemente no tiene espacio y antes hay que terminar alguna de las tareas pendientes. Aquí está la clave del sistema: comprometerse a terminar tareas y progresar.
  6. En la lista puede haber tareas de todo tipo: las habrá fáciles y difíciles, una requerirán más energía y otras menos, unas 25 minutos y otras apenas 2.
  7. Para liberar espacio para una nueva tarea, sea cual sea su «tamaño», podemos terminar cualquiera de las tareas, incluso esas pequeñas tareas que nos llevarán apenas 2 minutos. Cambiar una por otra con la condición de terminar la primera. De nuevo, la clave del sistema: avanzar.
  8. En ocasiones tendremos una lista de tareas pequeñas y fáciles de realizar y a veces la lista estará llena de tareas de mayor complejidad y que requieren más tiempo. En este segundo caso, no hay más remedio que ponernos manos a la obra y no habrá opción de posponerlas realizando otras de menor relevancia. Otras de las claves del sistema: evitamos procrastinar eligiendo tareas fáciles y cómodas. No queda otra que terminar lo que hay en la lista.
  9. El sistema puede recordar a técnicas minimalistas de organización con reglas del tipo “uno entra, uno sale”, aplicado a la gestión de las cosas que poseemos en casa. Si adquirimos un nuevo objeto y entra en casa, otro debe salir. Este sistema de lista de tareas limitada es algo parecido. Cuando la lista está llena, no entra una tarea hasta que otra salga (realizada, claro está).
  10. Uno de los puntos fuertes de este sistema de lista limitada es que siempre quedarán fuera algunas tareas, seguramente ni urgentes ni importantes, que utilizando otros métodos de organización sí se habrían colado en nuestra lista. Con este método tendemos a ser más selectivos en el momento de aceptar una nueva tarea, porque sabemos que el espacio en nuestra lista es limitado, como lo es nuestro tiempo y la cantidad de cosas que podemos hacer en un día.

En teoría el sistema debe funcionar. Al fin y al cabo se trata de un método de gestión de tareas en las que unas entran (por hacer) y otras salen (realizadas). Y contamos además con un margen de 12 tareas entre las que elegir. En principio centramos nuestro esfuerzo en “hacer”, las tareas irán desapareciendo y dejarán espacio libre a otras. Lógicamente es posible que exista un «embotellamiento» en algún momento y que lleguen más tareas que espacio libre tengamos para ellas. No obstante, debería ser algo puntual. Pero si está situación se da de forma generalizada, estamos entonces ante un claro caso de exceso en la carga de trabajo. Por ejemplo, si por cada tarea que completamos (liberamos un hueco) quieren entrar cinco nuevas tareas, alguna sobra. Quizá hemos aceptado (o creado nosotros mismos) tareas que no son ni importantes ni urgentes. Pero este ya es otro tema sobre el que ya escribí en el artículo «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones.

Fotografía 1 | Todo List de StockSnap en PixaBay
Fotografía 2 | Portátil Tareas de geralt en Pixabay

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!

Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!

Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.
Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tareas ON/OFF: el poder de los contextos en una sociedad hiperconectada

Necesitamos desconectar. Y ya no basta con una escapada de fin de semana o las vacaciones anuales. En esta sociedad hiperconectada, empieza a ser urgente poder alejarnos a diario no solo de Internet sino de cualquier dispositivo electrónico.

Hiperconectividad profesional y personal

HiperconectividadNuestros empleos exigen trabajar en la Red, y pocas alternativas no digitales hay para llevar a buen término buena parte de nuestras responsabilidades profesionales. Para empezar, es habitual que las organizaciones ofrezcan cuentas de correo electrónico corporativas y otras plataformas de comunicación interna que los trabajadores deben consultar varias veces al día. Para desempeñar el trabajo en el siglo XXI no queda otra que utilizar un equipo informático con conexión a Internet, y en muchos casos, también nuestros dispositivos móviles personales. Estamos en la era de la información.

Sin embargo, la hiperconectividad no solo no termina cuando salimos del trabajo, sino que además la situación puede empeorar durante el resto del día. Por un lado, no logramos desconectar del trabajo, porque los ordenadores personales y especialmente nuestros smartphones nos dejan atados al trabajo. Pero también, tras la jornada laboral, reconectamos con nuestra vida personal, y tristemente, ya no sabemos hacerlo sin depender de tecnología. La hiperconexión se mantiene durante el resto del día, en el poco tiempo libre que nos han dejado nuestra obligaciones profesionales.

Por la mañana trabajamos, conectados, claro está. Y por la tarde, ya en familia y en tiempo de ocio, al seguir conectados, seguimos pendientes de asuntos de trabajo, que posiblemente no vamos a resolver, pero que ya han recibido unos minutos de atención… y preocupación.

Con este panorama se hace necesaria y urgente una desconexión progresiva durante el día. En general, podemos definir tres momentos del día en los que llevar a cabo tres tipos de tareas diferentes. Empecemos clasificando las tareas.

Tareas online, tareas offline y tareas no digitales

ChecklistLas tareas, tanto personales como de trabajo, se pueden clasificar en tres grupos atendiendo a los recursos de dispositivos o Red necesarios para llevarlas a cabo.

  1. Tareas digitales online. Tareas que, además de un equipo informático, requieren conexión a una red en particular (interna de la empresa) o acceso a Internet. En general, tareas que requieren el uso de algún servicio o plataforma online.
  2. Tareas digitales offline. Son aquellas que podemos hacer sin conexión a Internet. Por increíble que parezca, todavía hay muchas tareas que se pueden realizar con un ordenador sin estar conectado permanentemente a la Red. Muchas veces es cuestión de organización y de emplear las herramientas adecuadas.
  3. Tareas no digitales. Algunos las llamarían «tareas analógicas» o «tareas físicas» y son las tareas que podemos realizar sin depender de ningún dispositivo electrónico. Ni ordenador, ni tablet, ni móvil, ni Internet. En general, se trata de tareas manuales, con documentos en papel, tareas de organización en casa, etc. En definitiva, tareas en un entorno no virtual.

El poder de los contextos: bloques de tiempo ON, OFFLINE y OFF

No WiFiGTD es un método de organización personal que propone atender las tareas por contextos. Hay quien marca sus tareas según tiempo, energía, dificultad, recursos o lugar para luego poder seleccionar su próxima acción según este criterio. Los contextos básicamente se utilizan para filtrar las decenas o centenares de tareas que podamos tener en nuestras listas para quedarnos con aquellas que realmente podemos llevar a cabo por motivos de ubicación, energía (ganas, básicamente), tiempo o recursos al alcance. La idea de base es: ¿para qué quieres ver en tu lista las tareas que no puedes realizar? En estos casos, cabe decir que el uso de alguna herramienta informática puede ayudar al proceso de filtrado de tareas según el contexto «recurso».

Una posible división del día, empezaría por organizar los distintos tipos de tareas («digital online», «digital offline» y «no digital») en tres contextos que corresponderían además con tres bloques de tiempo durante el día, que he decidido llamar ON, OFFLINE y OFF.

  • Contexto «ON». El primer bloque correspondería con la jornada habitual de trabajo, generalmente por la mañana, y en ella cabe cualquier tipo de tareas y recursos: online, offline y no digitales. Sin embargo, si en un momento dado podemos elegir, convendrá elegir cualquier tipo de tarea digital, requiera de conexión a Internet o no.
  • Contexto «OFFLINE». El segundo bloque de tiempo estaría reservado exclusivamente a las tareas offline, es decir, a tareas digitales que no requieren conexión a Internet. Este momento del día puede corresponder a las últimas horas de la jornada laboral y excepcionalmente a la primera hora de la tarde. Aquí empezamos el proceso de desconexión del día, y con ello garantizamos que si nos vemos obligados a terminar alguna parte del trabajo, serán acciones muy definidas que podemos hacer sin conexión a Internet, evitando que nuevas tareas puedan llegar por canales de comunicación digitales, como por ejemplo vía correo electrónico. Hay muchas opciones de sincronización de archivos que pueden ayudar en este contexto de trabajo. En el caso de tareas de trabajo, la idea es que si nos llevamos «tarea» a casa, debe ser algo muy concreto que podamos terminar sin conexión a Internet.
  • Contexto «OFF». El tercer bloque de tiempo corresponde con la mitad de la tarde en adelante. Son las horas en las que ya deberíamos estar, no solo completamente desconectados, sino apagados y, en la medida de lo posible, descansando para rendir al día siguiente. Por tanto, en este contexto cabrían aquellas tareas de casa o personales en general (y muy excepcionalmente de trabajo), que no requieren el uso de ningún dispositivo electrónico ni conexión a la Red.

En definitiva, se trata de ir desconectando progresivamente de nuevas tareas que no vamos a poder (ni debemos) atender ya… Ese es precisamente el riesgo de dejar para el final del día las tareas que solo podemos hacer en «modo conectado». Después de hacer el esfuerzo de cerrar las preocupaciones tras una dura jornada de trabajo, el simple gesto de abrir el correo electrónico o un mensaje de WhatsApp (¡¿del trabajo?!) a última hora de la tarde puede terminar por fastidiarnos el resto del día. Y no queremos eso.

Recuerda: marca bien tus tareas para poder seleccionarlas en el contexto adecuado. Y, sobre todo, asegúrate de poder responder a estas preguntas:

  1. ¿A qué hora empieza tu «modo offline», tu desconexión de Internet?
  2. ¿A qué hora empieza tu «modo off», tu «apagado digital»?

Off.

Fotografía | «Old Light Switches» de Paul Cross en Flickr

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!