Paso a paso (pero de hoy no pasa)

«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.

Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.

El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.

De hoy no pasa

Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.

Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Focus: una app eficaz para bloquear tu tiempo y trabajar concentrado

Focus es una de mis apps de productividad y además es una de las que más utilizo a diario. Sin embargo, no le había dedicado un post en este blog. De hecho, confieso que he tenido que hacer algunas búsquedas en este mismo blog para comprobar si había hablado de ella en particular. Y no, no ha tenido el espacio que merece.

He mencionado la herramienta, eso sí, cuando he publicado alguna lista de aplicaciones de productividad que uso habitualmente, o inevitablemente al hablar sobre cómo administrar bien el tiempo utilizando la técnica Pomodoro o sobre «la importancia de empezar» (porque ya sabemos que cuando de hacer se trata, algo es más que nada).

A veces las herramientas son tan sencillas y las usamos con tanta naturalidad, que pasamos por alto hablar de ellas y de su potencial. Y este es precisamente el caso de Focus, una herramienta que permite trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, siguiendo la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Divide (tu tiempo) y vencerás

No siempre es sencillo planificar toda una jornada un trabajo, sobre todo si en el día se presentan momentos en los que no podemos avanzar nuestras tareas. Suelen venir en forma de reuniones o interrupciones inesperadas. En estos casos, si hemos sido organizados y contamos con una lista de tareas, entonces jugamos con un poco de ventaja: al menos sabemos qué tenemos que hacer. Si por el contrario esta lista ni existe, difícil será decidir por dónde empezar, y quizá elijamos una primera tarea por intuición. Y seguramente cuando hayamos empezado, recordaremos la tarea a la que realmente deberíamos estar dedicando nuestro tiempo. Y de esto último, apuesto que no le sobra a nadie.

Concreta qué vas a hacer: la lista de tareas

Los métodos que propongo y también las aplicaciones que sugiero, tienen sentido solamente si disponemos de una lista muy concreta de tareas. De otro modo, estaremos dando palos de ciego, avanzando trabajo que seguramente no es ni el más importante ni el más urgente, porque inconscientemente estaremos eligiendo las tareas que más nos apetece abordar; las más fáciles, las más entretenidas o las más mecánicas. Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.

Trocea tus acciones: 1 tarea = varios bloques

Piezas de Lego

En este primer nivel de organización, cada bloque es un fragmento, una acción concreta de una tarea. En ocasiones nos enfrentamos a una tarea que requiere varias horas de dedicación. Lo habitual es sentarse y empezar, sin prestar atención el reloj. Siempre cuesta arrancar, pero es posible también que pasados unos minutos, estemos tan inmersos en el trabajo que perdamos la noción del tiempo y nos demos cuenta que llevamos un par de horas, aunque sin haber exprimido bien los minutos. Y es que más tiempo no significa siempre mayor calidad del trabajo. También hay que aprender a parar.

Las interrupciones no siempre son negativas, sobre todo si somos nosotros quienes las planificamos. No solo las personas necesitan descanso; a veces las propias tareas necesitan reposo y conviene dejar de atenderlas durante un tiempo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…