Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

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Inbox 0: vacía tus bandejas

En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

Bandeja tradicionalEn términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal, Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…