Gestión eficaz de documentos digitales: organización, sincronización y búsqueda

Es cierto: no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar sus anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas: puede que interese mantener esa misma libreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una diferentes herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hacen ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.

Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente “gestión de archivos”, porque no existe (y no debería existir) alternativa “en papel” para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados desde un principio en soporte digital.

Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:

  1. Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
  2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
  3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.

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Ordena tus archivos de forma automática

¿Por qué llamamos «ordenador» al ordenador? La palabra proviene del francés «ordinateur», y este del latín «ordinator», aunque en otras partes del mundo se ha impuesto el término computadora, del ingles «computer», también del latín «computare».

¿Y de dónde procede la palabra «informática»? El término aparece en 1957 en un documento de un científico informático alemán: «Informatik: Automatische Informationsverarbeitung», «Informática: procesamiento automático de información».

Un ordenador que «computa», o un computador que «ordena», no importa. La cuestión es que el invento nos permita procesar la información de forma automática (infor-mática) y que su utilización suponga un ventaja frente a la opción de realizar las tareas manualmente. Hay que preguntarse: ¿realmente ordenamos con el ordenador y automatizamos parte del trabajo con él? Si no… ¿para qué?

Evitar el síndrome de Diógenes digital

Todos hemos llegado alguna vez a este punto en el que la tecnología se vuelve en nuestra contra, y lejos de ayudarnos a mantener el orden en nuestra «vida digital», acaba desarrollando en nosotros un Síndrome de Diógenes digital. Con las prisas y en nuestro día a día frente al ordenador, acumulamos documentos, imágenes y vídeos en cualquier lugar. Especialmente en el escritorio, víctima principal de esta invasión imparable de archivos y carpetas. Un lugar, que por una cuestión de concentración, debería ser el más despejado de todos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…