Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (II) » Listas ToDo y apps móviles: herramientas de doble filo

Si no se gestionan correctamente, la listas de tareas pueden ser una trampa fácil. Especialmente en los últimos años han aparecido cientos de programas de ordenador y aplicaciones móviles para registrar y (en teoría) facilitar la organización de nuestras «listas de cosas que hacer». Son conocidas herramientas como Things, OmniFocus, FacileThings, Remember The Milk, Any.do, Wunderlist, etc. La oferta es infinita. Pero como decía, mal gestionadas, estas aplicaciones pueden suponer más un problema que una solución.

En el mundo de la gestión de tareas, lo importante es el método y no tanto su implementación concreta en forma de app con diseño atractivo. En este punto es de justicia reconocer las bondades de métodos de organización personal como GTD, donde los procesos de revisión de tareas diaria y semanal están muy bien definidos, y además no dependen de programas informáticos específicos. Una libreta y un bolígrafo podrían bastar para integrar este popular método en nuestra organización diaria. Y si no es GTD, al menos conviene adoptar cualquier otra técnica que requiera una revisión de tareas con una frecuencia y orden preestablecidos.

Estas aplicaciones, diseñadas para ayudarnos a gestionar mejor las tareas de trabajo, presentan un problema, que es precisamente una de sus virtudes: las podemos utilizar a todas horas y en cualquier lugar. Gracias a (o por culpa de) los smartphones podemos llevar también nuestras tareas en el bolsillo, en la mochila, en la mano… Y lo que en principio puede parecer una ventaja, puede volverse en nuestra contra. Ya sabemos que los malos hábitos y las tentaciones nos juegan malas pasadas de vez en cuando y, en este caso, quizá no podamos evitar «echar un ojo» a la lista de tareas pendientes. Una tortura innecesaria que nosotros mismos nos aplicamos. Un arma de doble filo.

En definitiva, si nuestro deseo es desconectar totalmente del día de trabajo, conviene tomar algunas precauciones con el uso que hacemos de nuestras listas de tareas, tanto si las gestionamos con una aplicación móvil como si utilizamos un programa de ordenador.

  1. Antes de empezar el día, marca tus prioridades; y no más de tres. Centra tu trabajo en esas tareas que tanta importancia dices que tienen. El que mucho abarca, poco aprieta. Una buena idea es consultar tu app de gestión de tareas y hacer una selección de las más importantes para el día. Extrae (literalmente; apúntalas en otro lugar) lo más esencial de tu lista para no tener que volver a consultarla. Dedica un buen porcentaje de tu tiempo de trabajo a esas «grandes tareas». Sé responsable.
  2. Revisa y organiza tus listas de tareas solo una vez al día. Deja de hacerlo constantemente, probablemente como haces con el correo electrónico (recomiendo leer el artículo Desconecta (I) » El correo electrónico, de esta misma serie). No por revisar a todas horas eres más productivo. Y limita el tiempo de revisión de tareas.
  3. No consultes tu lista de tareas de trabajo en tu tiempo libre, fuera de tu horario laboral. Si no vas a atender esas responsabilidades, ¿por qué fastidiar el día con una preocupación? Mejor ocuparse que preocuparse. Y mejor al día siguiente.

Fotografía 1 | «Lista de Comprobación» de TeroVesalainen en PixaBay
Fotografía 2 | «Negocio de Papel Oficina» de rawpixel en PixaBay

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Organiza un buen (re)inicio de curso: 14 ideas para empezar de cero

Oficialmente el nuevo año empieza el 1 de enero. Pasadas las celebraciones de Navidad y Nochevieja, día que no son precisamente de descanso, entramos cargados de grandes propósitos para los próximos doce meses. Así es difícil cumplir nada. El calendario no nos lo pone nada fácil.

Para muchos, sin embargo, septiembre es realmente el cambio de etapa, el nuevo inicio. Quizá porque nos despedimos de unas vacaciones, o porque dejamos atrás los días de calor (no siempre del gusto de todos), muchos nunca dejamos de ver el mes de septiembre como el nuevo comienzo del año. Unos seguramente por nostalgia del paso por las aulas en alguna etapa de su vida (la «vuelta al cole», ansiada y temida a partes iguales), y otros por la obligación de volver a ellas. Los profesores podemos elegir cualquiera de los dos motivos.

Hay quienes empiezan septiembre sin más, así, a lo loco, con la inercia natural de la vuelta al trabajo (o al estudio), adaptándose según vienen las cosas. Lo que digo: una temeridad. Otros necesitamos un pequeño ritual, una preparación a modo de «lista de cosas que hacer» antes de empezar con las «tareas de verdad». Y para estas ocasiones siempre viene bien tener a mano un pequeño «checklist» para un buen inicio —o reinicio— de curso. Poner el contador a cero en varios aspectos de nuestra organización personal no nos hará daño, todo lo contrario, y tampoco tendremos que invertir demasiado tiempo. Unos pequeños pasos que suman más que restan, y con los que podemos eliminar todo lo que nos distrae para poder empezar correctamente.

Bandejas de entrada: ¿susto o muerte?

inbox0Lo ideal es empezar el nuevo curso con tus bandejas de entrada a cero (hablé de ellas en el artículo «Inbox 0: vacía tus bandejas»). Bandejas en plural, porque, sean físicas o virtuales, en general utilizamos más de una para organizar nuestro trabajo. En las semanas previas a septiembre, seguramente hemos registrado nuevas entradas en nuestra «lista de cosas que hacer» (en papel o en formato digital con nuestra app favorita); o quizá hemos añadido documentos y otros objetos en nuestras bandejas del escritorio (de nuevo, virtuales o físicas). No se trata en ningún caso de realizar el trabajo; sólo hablamos de procesar las tareas, esto es, simplemente decidir qué haremos con ellas y mantener un orden inicial.

Los habituales de los blogs solemos utilizar alguna aplicación o web para reunir todas las suscripciones, generando así una nueva bandeja de entrada que revisamos con cierta frecuencia (por si no teníamos bastante trabajo ya). También el «inbox» de blogs debería estar a cero antes de empezar septiembre. Sobra decir que conviene emplear esta revisión de entradas de blogs para incluir nuevas suscripciones, pero sobre todo para hacer una buena limpieza. Hice mi revisión hace unos días y en esta ocasión he reducido considerablemente el número de suscripciones, aplicando la norma de eliminar las suscripciones a blogs que no han sido actualizados durante el último año. Y aprovecho para decir que esta solución de limpieza puede funcionar para cualquier objeto, virtual o físico, que lleve sin utilizarse más de un año en algún sitio que no sea un archivador… Elimina sin compasión.

Pero la bandeja de entrada más temida, también es por todos conocida. Con la toma de contacto con el correo electrónico tras un periodo de vacaciones, hay básicamente dos opciones: susto o muerte. En la práctica, el correo electrónico es una de nuestras bandejas de entrada habituales. Además, probablemente contamos con más de un cuenta de e-mail que revisamos a diario, por placer o por trabajo. Sean personales o corporativas, las cuentas de correo electrónico entran en una categoría aparte, y puedes encontrar en Internet muchos artículos sobre la gestión eficiente del e-mail.

¿Susto o muerte? Quien elige «muerte» prefiere abrir el correo o su lista de tareas tras aterrizar el primer día en el trabajo, después de varios días de desconexión estival. ¿Por qué dedicar tiempo antes de empezar con la rutina de trabajo? Pues porque algunos preferimos «susto» y tener al menos la oportunidad de organizar las tareas y el correo electrónico con el tiempo necesario. El método no obliga a realizar ninguna tarea o contestar ninguno de los mensajes. De nuevo, se trata solo de «procesar» la bandeja de entrada: hacer una buena revisión, una buena limpieza, ponerse al día y poder anticiparse un poco a los acontecimientos. Para el primer día de trabajo ya sabemos que hay garantizada una lluvia (o tormenta) de nuevas tareas, y empezar con una preocupación menos, no tiene precio (solo el de un susto unos días antes). En cualquier caso, este consejo será seguramente bastante impopular.

Tecnología a punto y distracciones al mínimo

uninstallOrdenadores, móviles, tablets y otros gadgets son ya compañeros inseparables e imprescindibles de nuestro trabajo diario. Para empezar el curso ya no basta con tener listo el pack de libreta, agenda y bolígrafo. La tecnología que nos facilita las tareas diarias también necesitan una puesta a punto, y no queda otra que contar con un tiempo extra de preparación para nuestros cacharros tecnológicos.

Septiembre se presenta como la excusa perfecta para reinstalar nuestro ordenador para empezar realmente de cero. Es una solución drástica, pero muy recomendable. No solo hacemos una instalación limpia del sistema, sino que además no quedará otra que hacer una reinstalación de las aplicaciones que utilizamos habitualmente, y con ella la necesidad de replantearnos si realmente podemos prescindir de alguna. Y la respuesta, en general, suele ser un «sí». No deja de ser una forma efectiva de purga de programas. Y si no renovamos el sistema desde cero, al menos conviene revisar las aplicaciones instaladas y borrar todas las que podamos.

Con nuestro smartphone, el asunto no es muy diferente. Reinstalar y actualizar el software de nuestro móvil (o tablet) siempre es una buena idea. Al menos deberíamos revisar también las apps instaladas y preguntarnos para cada una de ellas: ¿la utilizo? ¿la necesito? Después de una limpieza a fondo en nuestro móvil, llega el momento de decidir si queremos estar más o menos atados al dispositivo durante este curso. Empezando por el e-mail y las redes sociales.

¿Realmente quieres caer de nuevo en el error de configurar tu correo electrónico del trabajo en tu smartphone? Ahora es la oportunidad de evitarlo. Una decisión más valiente sería no instalar nuestra aplicación de mensajería instantánea favorita (WhatsApp, Telegram, etc.); algo para lo que probablemente no tendremos la fuerza de voluntad suficiente. Lo que sí podemos hacer es abandonar los dichosos grupos de conversación; el mayor número de ellos, cuanto antes. De nuevo, cabe preguntarse: ¿es imprescindible mi presencia en ellos? Y aquí, la respuesta suele ser un «no», aunque ya encontraremos la excusa para mantenernos en ellos. En definitiva se trata de hacer un esfuerzo para eliminar aquello que nos puede distraer de nuestro objetivo principal en nuestro trabajo diario.

Otro tema que no podemos pasar por alto antes de empezar el curso es el tratamiento de los datos digitales. Septiembre no puede empezar sin una revisión de los datos que guardamos. En primer lugar, una buena limpieza no está de más. En segundo lugar, convendrá hacer una copia de seguridad de la información importante. Finalmente, hay que intentar simplificar la organización de los datos en carpetas. Esto en cuanto al sistema tradicional de archivos y carpetas, pero se aplica igualmente a información almacenada en otros formatos en la nube, por ejemplo mediante plataformas de gestión de notas (Evernote, OneNote, Notes, …) que sincronizamos con nuestros dispositivos y ordenadores. También allí arriba hay datos que eliminar y organizar.

La agenda y el espacio de trabajo

calendarSi existe un recurso universal del que pocos pueden prescindir para poner un poco de orden semana a semana, sin lugar a dudas es la agenda. Incluso los más escépticos en todo este asunto de la organización personal suelen contar con una. Bien por tradición, bien por necesidad, y quizá por los dos motivos, septiembre no puede dar el pistoletazo de salida sin una nueva agenda en nuestras manos. Le adjuntamos un bolígrafo, también a estrenar, y… ¡listo!, preparados para el nuevo curso. Sin embargo, sea en formato digital o en papel, la agenda requiere preparación antes de empezar a trabajar con ella. En sus páginas podemos empezar a reservar ya bloques de tiempo para los proyectos personales que hemos decidido iniciar coincidiendo con la «vuelta al cole». Estudiar un nuevo idioma, practicar deporte o incluso reservar tiempo para la lectura, son actividades que deben aparecer en nuestra agenda antes del primer día de trabajo. Luego, probablemente haya que reajustar horarios y cambiar eventos de día, pero al menos nuestros propósitos de nuevo curso ya tienen el lugar que merecen en nuestra planificación.

Ojalá la solución de «agenda y lápiz» fuera la fórmula mágica para empezar con buen pie, pero lamentablemente no es suficiente. Incluso para los «usuarios» más avanzados que adquieren el kit de oficina completo, meter la papelería en el cajón del escritorio no es garantía de nada. Hay muchas otras cosas que deberíamos tener preparadas antes de volver al trabajo o a los libros.

Nuestro espacio de trabajo, en la oficina y en casa, debería estar siempre «a estrenar». Esa debe ser la sensación no solo el primer día de vuelta al trabajo, sino cada mañana al empezar la jornada. Es tan sencillo como colocar en él lo estrictamente necesario y ocultar el resto, evitando tener allí nada que nos pueda distraer. Para un buen «reinicio» del curso es importante empezar con lo mínimo. Es imposible empezar a trabajar sabiendo que en los cajones o sobre la mesa hay papeles y otros objetos por revisar, archivar o tirar. ¿Quién puede concentrarse en una tarea rodeado de otras tantas cosas que ordenar? Preparar el terreno en el que nos vamos a mover a diario y poner todo en orden, debe ser la primera de las tareas antes de empezar con el trabajo real.

14 ideas para empezar de cero

checklistA modo de resumen, este checklist personal presenta algunas tareas básicas sin las que soy incapaz de re(iniciar) el curso:

  1. Vacía tus bandejas de entrada (o lugar donde guardas cosas pendientes). Decide solo que harás con ellas, y archiva todo lo que puedas.
  2. Termina lecturas pendientes, de libros y blogs, y pon el contador a cero. Revisa tus suscripciones.
  3. Abre tus correos electrónicos y listas de tareas antes de empezar a trabajar. Sin miedo. Unicamente revisa los registros de tareas y los mensajes. Solo organiza. Será trabajo hecho.
  4. Reinstala tu ordenador y tu smartphone y empieza realmente desde cero.
  5. Pregúntate: ¿es imprescindible esa app en tu smartphone/móvil?
  6. ¿El correo electrónico o mensajería instantánea del trabajo en tu smartphone? Piénsalo dos veces.
  7. Revisa los contactos en tu teléfono y los grupos de conversación de WhatsApp, Telegram o tu app de mensajes favorita. A veces la mensajería instantánea no solo nos distrae; también nos atonta.
  8. Haz una copia de seguridad de tus datos. Asegura la información de tu ordenador y de tu smartphone y/o tablet.
  9. Revisa tus datos en la nube — archivos y notas—, y haz una buena limpieza.
  10. Archivos y carpetas. Simplifica la organización de tus datos digitales.
  11. Prepara la agenda antes del primer día de trabajo.
  12. Reserva con antelación en tu agenda bloques de tiempo para tus proyectos personales.
  13. Revisa, archiva o tira lo que está en tu escritorio y cajones.
  14. Tu espacio de trabajo, siempre «a estrenar». Y así cada día.

¡Feliz vuelta al trabajo!

Foto principal | «Macbook Pro Power Button – Macro» de vincentq en Flickr

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