Un escáner de bolsillo: aumenta tu productividad con Office Lens

No deja de sorprenderme la ingente cantidad de documentos que se imprimen innecesariamente cada día. Se supone que en las últimas décadas la tecnología ha dado pasos importantes precisamente para evitar este derroche de papel y tinta y, sin embargo, las fotocopiadoras e impresoras en empresas y hogares no dan a basto produciendo copias físicas que además tendrán una «caducidad» de apenas uno minutos. Es urgente digitalizar la información.

Go paperless!

Puedo aceptar que un escritor decida imprimir el primer borrador del manuscrito de su nueva novela para hacer una revisión a fondo de la misma. Y entiendo que prefiera hacerlo en soporte papel. Estaremos de acuerdo en que este tipo de situaciones, la impresión puede estar al menos un poco más justificada, entre otras cosas porque el proceso de revisión y corrección «sobre papel» y bolígrafo en mano supone un tiempo importante. Además, en este caso particular, realizar el proceso de revisión del texto sobre un nuevo formato papel, permite al autor afrontar la corrección como una nueva etapa en la creación de su obra. Se amortiza la impresión. Puedo comprar la idea.

Pero, ¿qué hay de esos dossiers o informes que se imprimen para repartir entre los miembros de una reunión que dura apenas 10 minutos? ¿Qué sentido tiene? ¿No están todos los asistentes con su ordenador, su tablet o su teléfono móvil de última generación? ¿De verdad la alternativa digital no era una opción?

Existen varios movimientos paperless en oficinas y también en el entorno doméstico. Con ellos se pretende concienciar de la necesidad de liberar nuestro hogar y entorno laboral de la excesiva presencia de papel, mediante la reducción del mismo y haciendo un uso productivo de la tecnología, sustituyendo el papel por documentos electrónicos mediante un proceso de digitalización de la información. Lo cierto es que estas iniciativas paperless bien merecen un artículo en este blog con una explicación a fondo. Casi podría ser una sección.

En general, son varios los beneficios que obtenemos de implantar una oficina libre de papel (paper-free office), tanto en casa como en nuestro lugar de trabajo:

  1. Obviamente moderamos la cantidad de papel que compramos, con el consiguiente ahorro para la empresa o para la economía doméstica.
  2. Mejoramos el medio ambiente al reducir indirectamente el impacto ecológico de producir el papel.
  3. Ganamos espacio físico al reducir el volumen de documentos impresos. Imagina una oficina o un estudio sin archivadores, sin montones de folios con informes, etc.
  4. Tenemos la oportunidad de lograr una mejor organización de los documentos en formato digital. Existen infinidad de herramientas informáticas que pueden facilitar esta tarea.

Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Mis apps de productividad (#3)

En esta tercera entrega de la serie de posts sobre «mis herramientas de productividad», presento otras cuatro apps que utilizo habitualmente y que me permiten ser más productivo y organizado en mi trabajo diario. Un par de ellas, Hazel e IFTTT, ofrecen principalmente funciones de automatización. La app Focus me ayuda a mantener la concentración en determinados momentos; y MyStuff2 me permite mantener una base de datos organizada sobre algunas «colecciones de cosas». 

13. Hazel

Hazel es un mayordomo que vive en mi ordenador. Es un servicio de limpieza y organización disponible las 24 horas de día (salvo que apague el ordenador, claro está). Dediqué uno de los primeros posts en este blog a esta eficaz herramienta de organización automática de archivos. En «Ordena tus archivos de forma automática» explico el potencial de esta aplicación para mantener a raya el desorden en tu dispositivo y evitar el temido síndrome de Diógenes digital. El artículo es de 2014 y la app ha evolucionado durante este tiempo, pero la explicación sobre las funciones elementales puede servir para hacernos una idea de su utilidad.

Básicamente, con Hazel podemos definir reglas condicionales para tomar decisiones sobre determinados archivos y carpetas de nuestro sistema, de modo que, por ejemplo, podamos mover a otra ubicación determinados archivos que lleven más tiempo de la cuenta en nuestro escritorio, consiguiendo así mantener despejada la zona de trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Mis apps de productividad (#1)

El inicio de curso siempre es un buen momento para hacer una revisión de las aplicaciones instaladas en mis dispositivos (smartphone, tablet, ordenadores). Una a una, me he preguntado con honestidad si realmente las utilizo, en cuyo caso las he mantenido. Cuando la respuesta ha sido negativa, no he dudado en fulminarlas sin piedad.

En este proceso de limpieza y organización de aplicaciones también he puesto en cuestión cuántas de ellas son realmente herramientas de productividad, cuáles aportan alguna mejora a nivel de eficiencia o eficacia. Y lo cierto es que son más de las que yo pensaba inicialmente. ¿En qué me ayuda realmente esta app? ¿Me hace ahorrar algo de tiempo? ¿Mejora mi trabajo en algo? ¿Tiene alguna función que no pueda ser reemplazada por otra app o incluso por un papel y un bolígrafo?

La idea inicial era hacer un listado básico de todas y cada una de las apps de productividad que utilizo, pero finalmente me he empeñado en comentar brevemente cada una de ellas y razonar por qué las considero herramientas de productividad o de organización personal. Así que voy a necesitar al menos un par de posts en este blog para compartir el listado completo. Toda la información en un único artículo sería excesivo. Además, no entro a detallar a fondo cada aplicación, porque cada una de ellas bien merece en este blog un artículo en exclusiva. De momento, vamos con la primera parte de la colección de apps.

1. Things para gestión de tareas

El equipo de Cultured Code mima su aplicación de administración de tareas en cada actualización. Quizá no sea la app perfecta para implementar métodos como GTD, pero desde luego está muy cerca. El inconveniente es que solo está disponible para sistemas Apple. Yo la utilizo desde hace años en iOS, macOS y watchOS, con todas las ventajas de la sincronización de datos entre apps y dispositivos. A medida que vaya avanzando con la serie de artículos sobre GTD que llevo publicando algún tiempo, Things tendrá su momento cuando hablemos de herramientas informáticas concretas para la gestión de tareas.

¿Porque Things es una herramienta de productividad? Porque soy más eficaz con una gestión digital de las tareas. Por su diseño y funcionalidad, ahorro tiempo gestionando las «listas de cosas que hacer» y además me permite implementar GTD a un nivel bastante razonable (no como yo quisiera).

Thingsculturedcode.com/things | Things 3 en App Store Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…