Define un plan para tu organización personal: 5 áreas clave

Cuando hablamos de organización personal, una de las primeras ideas que probablemente nos viene a la cabeza es la de «lista de cosas que hacer». Ponemos un poco de orden anotando, mental o físicamente en algún lugar, aquellas tareas que tenemos que realizar. Establecer prioridades y decidir en qué momento haremos todas «esas cosas» quizá ya no esté en los planes de todos. Pero tareas, lo que se dice tareas, maneja todo el mundo de una u otra forma.

Asociamos muchas veces la idea de «estar organizado» simplemente a mantener una lista de tareas en la aplicación móvil de moda. Sin embargo, hay otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena organización personal.

En nuestro trabajo, cuando no estamos enviando un correo electrónico estamos tomando notas de algo. Si en algún momento no estamos tachando tareas de nuestra lista, probablemente estemos registrando un evento en nuestra agenda. Y cuando no estamos en plena clasificación de documentos, quizá estemos informándonos sobre algún tema en particular. O cualquier combinación de estas obligaciones necesarias para poner orden a nuestro trabajo. Todas estas acciones relacionadas con la organización necesitan un buen plan.

Existen al menos 5 áreas clave de la organización personal que merecen una atención especial en términos de planificación.

  1. Gestión de las tareas. Corresponde con el trabajo de registrar y organizar cada una de las acciones necesarias para completar un trabajo. Las tiendas de aplicaciones están llenas de apps para gestionar las populares «ToDo lists», las listas de cosas que hacer. No obstante, por gestión no hablamos en este punto de herramientas concretas, sino del método utilizado para registrar, procesar y revisar las tareas que llegan cada día. ¿Sigues alguna rutina de organización para revisar tus tareas? ¿tienes un plan?
  2. Gestión de la agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es el conjunto de eventos de una agenda. En ella anotamos aquellas «citas» que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Conviene en este punto coordinar bien la agenda con la lista de tareas. ¿Mantienes algún protocolo a la hora de mantener tu agenda? ¿tienes un plan al respecto?
  3. Gestión de los documentos. Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente en todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, archivar, etc. Si queremos encontrar cada documento cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un buen sistema de gestión de archivos o al menos un archivador o almacén de datos que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. ¿Optimizas la gestión documental de alguna forma? ¿tienes un plan?
  4. Gestión de las notas. Se da por sentado que todos nos reunimos varias veces a la semana o incluso al día. Pero si los meetings no forman parte de la actividad diaria, seguro que en algún momento del día es necesario anotar alguna idea que luego requiere revisión. Independientemente de la herramienta utilizada para ello, sea digital o una simple libreta, conviene disponer de algún tipo de método no solo para el momento de tomar notas, sino también para el proceso de revisarlas. ¿Has trazado algún plan para mantener en orden tus notas?
  5. Gestión de la comunicación. Hoy en día las opciones de comunicación son infinitas (o casi). Atrás quedaron los tiempos en los que la única comunicación nos llegaba por teléfono o por correo electrónico. Cada día las empresas introducen nuevas formas de comunicación que nos vemos obligados a incorporar como parte de nuestro trabajo. Por tanto, conviene aprender a gestionar correctamente todos los canales por los que enviamos y recibimos información, sobre todo para que no acaben restando tiempo de hacer el verdadero trabajo, que es realmente lo importante. ¿Organizas la forma en que te comunicas? ¿has definido algún plan para optimizar los procesos de comunicación en tu trabajo?

Cómo organizamos las secuencias de tareas, el modo en que nos comunicamos, cómo organizamos el tiempo, de qué forma anotamos las cosas o cómo gestionamos los documentos, determinará el buen hacer en nuestro trabajo. Organizar bien para hacer mejor. Tener un plan. Esa es la idea.

Fotografía #1 | Diagrama de geralt en Pixabay
Fotografía #2 | Plan de Wokandapix en Pixabay

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Hazle un hueco a tu proyecto personal

¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere.

Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo.

Proyectos vs. tareas

Los métodos más populares de organización personal diferencian claramente entre «tarea» y «proyecto». Diferentes técnicas de gestión también se basan en estos dos conceptos para proponer sus eficaces métodos. Pero sobre todo, el sentido común nos sugiere que es una forma acertada de organizar el trabajo. En general, y por no cargar el texto de definiciones, podemos decir que un proyecto se compone básicamente de tareas. Y la «tarea» es un elemento de actividad cuya acción se ha concretado.

Por ejemplo, el proceso de «escribir una novela» cabría en la definición de proyecto, y una tarea sería «elaborar la ficha de aspecto físico del protagonista de la novela». Es cierto que en ambos casos, proyecto y tarea son acciones concretas y realizables, pero es obvio que una tarde cualquiera nos enfrentaríamos a «elaborar una ficha» que a escribir todas las páginas de un libro de principio a fin. Parece entonces que trocear los proyectos en tareas es una buena idea y facilita el trabajo.

El proyecto como colección de tareas, como una secuencia de actividades, como un proceso prolongado en el tiempo para lograr un objetivo. A ese tipo de proyectos nos referimos, pero nos ocupan los proyectos de carácter personal.

Tu proyecto personal necesita un buen plan

Todos tenemos cuestiones personales que atender. Las obligaciones más rutinarias y menos atractivas, como organizar y limpiar la casa o hacer algunas recados, al fin y al cabo son tareas y como tales las podemos gestionar eficientemente con un buen método de organización personal. Para otras actividades como pasar tiempo con nuestra familia y amigos, nuestro único trabajo debería ser el buscarles el tiempo que merecen y abandonar el reloj (y el smartphone) para disfrutarlas sin distracciones. Hay momentos y experiencias que ni se miden ni deben ser parte de una planificación.

Entonces, ¿qué otros proyectos personales necesitan un buen plan? Probablemente algunos de nuestros momentos con amigos o responsabilidades familiares diarias, que lógicamente compartimos con otras personas, necesiten también un poco de organización, pero no son el objeto de este artículo. Ahora es el momento de revisar nuestros proyectos personales en el sentido más individualista de la palabra «personal».

Reservarse tiempo para uno mismo; de eso trata el asunto. Porque además la situación suele presentarse habitualmente de otra forma (y estrictamente en este orden): primero abordamos las cuestiones de trabajo, luego aquellas —personales o profesionales— que hacemos para otros y finalmente, si queda algo de tiempo, las que revierten en uno mismo.

A continuación comparto algunas ideas y consejos para que nuestro proyecto personal consiga tener su espacio en nuestra agenda.

1. Elige tu proyecto personal

En la lista de proyectos personales no pueden faltar los más típicos propósitos de Año Nuevo: hacer ejercicio físico, leer más libros, aprender un nuevo idioma (o mejorar el que tenemos atragantado), hacer más viajes al año, iniciar un blog o hacer nuevos cursos de formación. Pero también podemos innovar un poco y encontrar tiempo para escribir un libro, aprender a dibujar, conocer mejor nuestra propia ciudad, aprender cocina japonesa o visitar más museos. Más o menos tradicionales, más o menos originales, aunque necesitemos ayuda de alguien, estos proyectos los llevaremos a cabo para nuestro propio crecimiento, aprendizaje y satisfacción personal. Tiempo para uno mismo.

2. Hazle hueco

Ninguna de las propuestas de proyectos personales tendrá éxito si no tiene reservado un espacio en la agenda. Muchos propósitos de Año Nuevo no se cumplen por ese mismo motivo: quedan solo en meras intenciones si no tienen una reserva seria en el horario semanal. Es necesario establecer una frecuencia semanal y ser constante en ello. Todos conocemos las consecuencias de dejar los proyectos personales para «cuando uno tenga tiempo».

3. Ponle «fecha de entrega»

Establecer un plazo es tan importante como fijar las horas y días de la semana que dedicaremos a nuestro proyecto. Un compromiso de fecha de «entrega del proyecto» es fundamental, sea cual sea la duración. Si nos proponemos escribir y publicar un libro, es imprescindible imponernos unos límites de tiempo, sean meses o años. Lo que está claro es que dejar un proyecto personal con fecha límite y objetivos indefinidos, es garantía de fracaso.

4. Protege un bloque de tiempo

No solo bastará con reservar unas horas para las actividades del proyecto. Sin excepciones deberemos proteger el bloque de tiempo que hemos reservado para que nuestro proyecto salga adelante con éxito antes de que venza el plazo. Del mismo modo que uno no lee novelas en horas de oficina (salvo que su trabajo sea el de crítico literario), tampoco las horas de proyectos personales se deben dedicar a asuntos de trabajo. Unas horas no valen más que otras; simplemente por el hecho de que unas nos reportan un sueldo y otras no.

5. Reorganiza el resto de tareas

La organización del resto de tareas diarias girará en torno a este nuevo escenario de bloques de tiempo reservados para tus proyectos. Para las otras obligaciones contaremos lógicamente con menos horas, y quizá sea esta la mejor oportunidad para revisar prioridades y empezar a decir «no» a cuestiones completamente prescindibles. Cada día tiene (y tendrá) 24 horas y la cuestión no es comprobar resignados el poco tiempo de la jornada que nos ha quedado para nuestros proyectos, sino que se trata más bien de estudiar cómo hacer caber todos los tipos de proyectos, profesionales y personales, sacrificando también tareas, pero de ambos contextos.

6. Encuentra la motivación

Elegido el proyecto personal, asignada una frecuencia semanal y establecida una fecha límite, solo queda mantener la motivación. Unos días tendremos otras tentaciones, y si no existen, buscaremos la excusa perfecta para abandonar (diremos que solo por un día) nuestro proyecto personal.

Para los días en los que estamos más olvidadizos, un sistema de recordatorios puede funcionar. Cualquier aplicación de alarma o avisos en nuestro smartphone puede funcionar, pero también puede ser útil un buen cuadrante semanal en papel pegado en la nevera o cerca de nuestro escritorio.

En cuestiones de motivación, la solución ya no es tan trivial. Habrá proyectos para los que no necesitemos el empujón diario. Para otros, sin embargo, empezar no será sencillo. Pero todo es cuestión de hábitos y jugar un poco con ellos puede ayudar a mantener la motivación. De nuevo la ludificación (gamification en inglés) y las redes sociales en Internet pueden darnos el impulso que necesitamos. Por ejemplo, la aplicación Coach.me permiten confeccionar listas de hábitos y hacer un seguimiento de los mismos. De esta forma introducimos un componente de juego a medida que vamos alcanzando los objetivos diarios de nuestro proyecto personal, que además podemos compartir con otros usuarios de la red.

Nuestro proyectos personales merecen nuestro tiempo y con una buena organización podemos buscarles un hueco. Solo es cuestión de encontrar el equilibrio personal-profesional.

No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad.

Fotografía | «Typing» de Sebastien Wiertz en Flickr

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