Tareas propias, ajenas e intrusas: la importancia de decir(te) «NO»

Todos sin excepción nos enfrentamos cada semana a una lista de tareas que debemos llevar a cabo. Todos los días hay cosas que hacer y eso es una verdad que nos une independientemente del tipo de trabajo que desempeñemos. No importa qué método de organización personal utilicemos para gestionar nuestras tareas. Lo que está claro es que tendremos un buen número de ellas por realizar. Y dependiendo del origen de dichas tareas, podemos clasificar el trabajo en dos grupos: «tareas propias» y «tareas ajenas».

Tareas «propias» y «ajenas»

Por un lado está el trabajo que nosotros mismos definimos, como rutina diaria autoimpuesta o como parte de proyectos que proponemos e ideamos. Si hay más o menos carga de tareas en este primer grupo, dependerá principalmente de nosotros, puesto que somos los responsables directos de que estas existan. Con una buena gestión, poco deberíamos temer de este grupo de tareas. Somos nosotros quienes tenemos el control de trabajo, por haber definido previamente cada una de las acciones.

Tareas ajenasEn el segundo grupo de tareas estaría el trabajo que otros delegan en nosotros, los encargos y propuestas ajenas, y, cómo no, los favores personales. Y este es el grupo de tareas peligroso. Además de presentarse sin avisar, suelen hacerlo también con apariencia de tareas urgentes o importantes; y no hay mayor error que lanzarse a ellas sin antes revisar el trabajo que tenemos pendiente. Cuando llegan tareas de este tipo, hay que protegerse bien para tomar la mejor decisión. En juego está que todo nuestro sistema de organización se tambalee.

En el primer grupo de tareas encontraremos compromisos que adquirimos con nosotros mismos y, en este caso, en nuestra mano está no solo establecer el grado de implicación e inversión en tiempo, sin también la decisión de aceptarlo o no. Podemos llamar a las acciones de este grupo «tareas propias». Cuando llegan tareas autoimpuestas, de vez en cuando hay que saber «decirte no» (sí, a uno mismo).

Del segundo grupo de acciones, que podemos llamar «tareas ajenas» por venir impuestas o propuestas por otros (jefe, compañero de departemento, etc.), también está en nuestra mano aceptar el compromiso, o, si no hay más remedio, al menos aceptarlo con condiciones. Desde luego no a cualquier precio. Cuando llegan tareas de este tipo, también hay que saber «decir no».

Tareas «ajenas», intrusas y traicioneras

TareaMención especial merecen las «tareas ajenas» y muchas veces traicioneras. Cuando son otros los que nos asaltan con una petición o una propuesta “irrechazable”, hay que estar preparados para decir que «no». De hecho, creo que conviene tener programado el «no» por defecto en nuestro cerebro (y por supuesto no mostrar ninguna señal de duda ni debilidad en la respuesta. Uno «no» no puede ser un «tal vez»). Si no hemos meditado demasiado sobre este asunto, probablemente caeremos en la trampa. También deberíamos poner un «no» como valor predeterminado cuando somos nosotros mismos los que nos hacemos propuestas “geniales”, para las que realmente no tenemos tiempo. En ambos casos hay que andar con pies de plomo y no dejarse embriagar.

En general, no sabemos decir que «no» por dos motivos:

  • «Nos sabe mal». No hay expresión que defina mejor este motivo tan personal. La voluntariedad está arraigada en el carácter de muchos, que no sabemos decir que «no», a sabiendas de que hay una larga lista de tareas por realizar. El «buenismo» gana siempre en estos casos a la responsabilidad. Y eso es una irresponsabilidad.
  • Aceptamos el encargo porque hemos subestimado la cantidad de trabajo que tenemos pendiente. O ni siquiera hemos revisado el trabajo que hay por delante en nuestra lista de cosas que hacer. Y eso es hacer una mala gestión (con mayúsculas) de nuestras tareas. Otra irresponsabilidad.

Seamos pues responsables con el trabajo, no nos dejemos llevar por la emoción de un proyecto genial y no nos precipitemos adquiriendo compromisos que no podemos cumplir.

Delegar, transformar y rechazar tareas

«No»Si tomamos la lista de próximas tareas —imaginemos que solo las que debemos hacer en un plazo de una semana— y le asignamos un tiempo aproximado de realización a cada una, pueden ocurrir dos cosas. La primera, que el tiempo total corresponda con nuestro tiempo disponible. Entonces estamos de suerte. La otra situación que se puede dar es que el tiempo que debamos invertir supere con creces las horas, no solo de trabajo, sino que nos veamos obligados a emplear horas libres (y de sueño) para poder cumplir con dichas «obligaciones» (entre comillas porque probablemente no lo sean). Y ese escenario de exceso de trabajo, en teoría excepcional, se convierte a veces en la norma. Y ninguno queremos algo así.

Afortunadamente, «decirte no» y «decir no» pueden cambiar radicalmente esa situación de saturación de trabajo, sacando determinadas tareas de tu lista. Simplemente no deberían estar ahí o deberían transformarse. En nuestro grupo de próximas acciones es posible que haya tareas del siguiente tipo:

  1. DelegarTareas que debemos delegar, en nuestro equipo o fuera de él. Antes de decir «no» a una asignación de tarea propuesta por otros, debemos preguntarnos si la podemos delegar, en cuyo caso estamos aceptando el encargo pero no la realización de la tarea; solo su supervisión y asumiendo, claro está, la responsabilidad. Esto ocurriría en un entorno colaboración, donde existe la posibilidad de delegar tareas que son responsabilidad de un equipo de personas. Pero también es importante no bajar la guardia y estar bien atento a ciertas tareas o propuestas que pueden “caer” en nuestro grupo de trabajo, y que sencillamente no son cometido ni responsabilidad del equipo. En estos casos, basta con rechazar elegantemente la tarea proponiendo al equipo de trabajo o departamento pertinente y responsable de ese tipo de obligaciones. Ya sabemos que en ocasiones se asigna un trabajo a quien sabe hacerlo y no a quien debe hacerlo.
  2. TransformarTareas que podemos transformar. Tanto si se trata de tareas «ajenas» en forma de encargo como si son «tareas propias» autoimpuestas, convendrá siempre revisar los «estándares de calidad». Quizá, adquirir o no el compromiso no es una opción, pero sí lo es el modo en que decidimos llevar a cabo la tarea. En ocasiones, dejar la perfección para otro momento es la idea más rentable, y en la medida de lo posible, asignar un tiempo límite de realización puede ayudar a sacar minutos para otras tareas. ¿Qué calidad en el resultado desea la persona que nos encarga la tarea? Quizá menos de la que nosotros mismos nos imponemos. Es cierto que no es una solución apta para perfeccionistas, pero cuando el recurso «tiempo» escasea, no queda más remedio que transformar nuestras tareas, simplificar y… bajar el listón.
  3. RechazarTareas que sencillamente NO deberían estar en nuestra lista. En algún momento decidimos aceptar un encargo y ahora, por la escasez de tiempo disponible, no lo podemos asumir. Tuvimos nuestra oportunidad de «decir no» y rechazar el compromiso, pero no lo hicimos. Además, por culpa de este último grupo de «tareas intrusas», nos enfrentamos al dilema de elegir entre avanzar nuestro trabajo o ponernos manos a la obra con las tareas que otros acabaron «colando» en nuestra lista. Y, en estas circunstancias, de todos es sabido que la decisión será siempre la misma: nuestro «buenismo» y voluntariedad finalmente acabará priorizando el grupo de «tareas ajenas» frente a las «tareas propias». Porque de las primeras tenemos que dar cuentas a alguien, pero para las «propias», siempre estarán las horas extras (y de sueño).

No tiene sentido lamentarnos por no saber gestionar tareas que ni siquiera deberían estar en la lista. Es como si invitamos a alguien a nuestra fiesta de cumpleaños y luego nos quejamos de su presencia. Sencillamente no debería haber sido invitado. Sucede exactamente lo mismo con nuestra organización del trabajo. No invitemos a esas tareas que sabemos de antemano que no podemos atender, o que, tarde o temprano, no van a ser bien recibidas.

Para garantizar una buena gestión de las tareas, es fundamental contar inicialmente con un sistema limpio de compromisos innecesarios y «tareas intrusas», centrándonos en lo importante y quedándonos solamente con lo que realmente suma en nuestro trabajo. «Decirte no» y «decir no» es el mejor de los comienzos.

Repite conmigo: NO

Las notificaciones en tu smartphone: una relación de amor/odio

¿Cuánto tiempo dirías que utilizas tu smartphone cada día? Si formulamos esta pregunta a cualquier persona, probablemente necesitará unos segundos para responder y hará una estimación de la que no estará demasiado seguro. No es precisamente una cuestión de fácil respuesta. De hecho, para sorpresa de muchos, la estimación suele estar por debajo del tiempo real de uso del terminal; aproximadamente la mitad.

Es decir, que usamos nuestro smartphone el doble de tiempo del que creemos (o admitimos). Al menos eso concluyó un estudio de PLOS ONE de 2015 bajo el título «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use». Durante dos semanas, cada uno de los 23 participantes del experimento (de entre 18 y 33 años), había utilizado su smartphone 5 horas al día de media, con un total de 85 interacciones. Y en esto último punto parece estar el quid de la cuestión. Olvidamos tener en consideración la suma de los breves pero también frecuentes tiempos de uso de nuestro smartphone, a veces de apenas unos segundos.

De lo que no hay duda es que gran parte de las interacciones cortas con el smartphone se deben a las notificaciones. Normalmente consultamos el móvil porque una alerta visual, sonora o vibrante capta nuestra atención y nos avisa de una actualización en nuestras redes sociales, de la recepción de un nuevo correo electrónico o de la entrada de una llamada telefónica, entre otras decenas de posibilidades. Aunque también es cierto que a veces no nos hacen falta ni avisos ni alertas para permanecer pegados a nuestro smartphone durante todo el día (por lo que observo, debo decir, que algunos con un grado de adicción preocupante).

NotificaciónEl tema de las notificaciones también es digno de estudio. Encontramos perfiles de usuario distintos atendiendo al modo en que configuran los avisos en sus móviles. Unos tiene preferencia por activar sistemáticamente las notificaciones en todas y cada una de las aplicaciones instaladas en su smartphone. Avisos, por cierto, que en muchos casos acaban ignorados; incluidos los compromisos importantes, perdidos en una pila infinita de notificaciones pendientes de revisar. En el lado contrario están aquellos usuarios que hacen un uso minimalista de su smartphone, no solo por la desactivación también sistemática de cualquier tipo de notificación, sino por la reducida colección de aplicaciones instaladas en sus terminales. Entre uno y otros, supongo que estamos los que tratamos de hacer (y no siempre conseguimos) un uso práctico y funcional del smartphone y sus notificaciones, que nos acompañan a todas partes.

Las posibilidades de personalización de las notificaciones dependerá del modelo de dispositivo y sistema operativo que haya instalado en él. Por tanto, detallar aquí formas de configuración de los avisos puede no ser de utilidad para todos. Los que sí puede servir son tres reglas básicas para hacer de las notificaciones una función útil en nuestro smartphone:

Sé honesto y decide qué notificaciones son esenciales

PreguntaEn primer lugar, sé honesto y pregúntate: ¿qué aplicaciones tienen información esencial de la que me conviene ser notificado y además debo atender? Por ejemplo, ponemos una alerta en la aplicación de despertador de nuestro móvil porque tenemos un (gran) interés en no quedarnos dormidos para ir al trabajo o a clase. ¿Tiene una notificación de actualización en una red social como Facebook o Instagram la misma importancia o prioridad? Salvo que trabajes como community manager o en un puesto similar, la respuesta en general es un rotundo «no». Lo mismo ocurre con las aplicaciones de e-mail: ¿realmente quieres recibir un sábado por la noche o en cualquier otro momento de descanso una alerta de un mensaje de correo electrónico con asuntos de trabajo? De hecho, ¿qué hace la cuenta de e-mail de tu empresa en tu smartphone de uso personal…? Tu jefe nunca enviará una urgencia (o no debería hacerlo) por correo electrónico. Haz limpieza en tu móvil y elimina esas cuentas. Tú ganarás tranquilidad y concentración, y tu móvil, algo de espacio libre.

Organiza y prioriza tus conversaciones

whatsapp_notifEn segundo lugar, organiza y prioriza tus conversaciones. Si tienes la opción, utiliza diferentes canales de comunicación. La mensajería instantánea es posiblemente uno de los motivos principales de las distracciones diarias. Las continuas interrupciones se deben en gran medida a la recepción de mensajes instantáneos, personales y sobre todo de grupos de conversación. Prioriza y habilita las notificaciones solo para los contactos o grupos de conversación muy importantes (si es que existe tal urgencia). Y si la aplicación no permite personalizar qué personas o grupos silenciar, opta por utilizar diferentes aplicaciones para cada propósito: diversifica. En una aplicación, pueden estar las conversaciones del trabajo o de consulta obligada. En otra aplicación, el resto de mensajes (y recuerda que siempre puedes bloquear a los contactos insistentes que acaban encontrándote en el canal que saben que sí atiendes con mayor frecuencia). Tú decides como organizas la recepción de mensajes en tu móvil, y el catálogo de aplicaciones de mensajería instantánea es bastante amplio como para repartir y organizar tus conversaciones: WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Skype, Wire, etc.

Atiende conscientemente las notificaciones importantes

AlertaEn general, minimiza cuanto puedas el número de notificaciones en tu smartphone, sobre todo para que los avisos realmente importantes que lance tu dispositivo no pasen desapercibidos. Así que, en tercer y último lugar, atiende conscientemente las notificaciones que recibas, porque si has hecho una buena selección, contendrán información de interés. No obstante, comprueba uno a uno cada aviso que recibas, para evaluar si tiene un valor real y práctico. Quizá tengas una aplicación para el seguimiento del cumplimiento de hábitos, al estilo Coach.me, cuyas notificaciones conviene no obviar. O posiblemente utilices un sistema de recordatorios que no puedes pasar por alto. También puede saltar un aviso en tu calendario sobre un evento próximo. Todas estas notificaciones tienen una utilidad clara, que es la de avisar en el momento más conveniente, que además tú has establecido. Valora si el resto de notificaciones en tu smartphone tienen esta cualidad. Si no es así, deshabilítalas sin compasión.

La eficacia de trabajo aumenta de acuerdo a la progresión geométrica si no hay interrupciones

Estudio PLOS ONE | «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use» (vía Xataka Móvil)
Frase | «La eficacia del trabajo…» de André Maurois
Fotografía | «iOS7 Homescreen blurred (DSC_0719» de Jan Persiel en Flickr

El octaedro ZEIº: una solución minimalista para registrar y controlar tu tiempo

Hace unas semanas comentaba que «no puedes gestionar tu tiempo, pero al menos sí puedes vigilarlo». Proponía en el artículo controlar las horas para tomar las decisiones correctas y poder responder a preguntas como: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales?

También sugería alguna aplicación como Timely para registrar los minutos que dedicamos a cada grupo de tareas, a cada uno de nuestros proyectos. Existen muchas soluciones informáticas para este propósito, pero lo cierto es que ninguna de ellas facilita el «cambio de contexto» rápido entre proyectos. Por ejemplo, con Timely, si cambiamos de tipo de actividad no queda más remedio que abrir la aplicación, parar el cronómetro asociado a un proyecto e iniciar (o retomar) un bloque de tiempo. Apenas son unos segundos, pero puestos a pedir, uno no puede evitar preguntarse por qué nadie inventa algún gadget que permita sumar el tiempo dedicado a distintos proyectos, pudiendo cambiar fácilmente de uno a otro.

Bien, el dispositivo existe y se llama ZEIº. O mejor dicho, existirá, porque el equipo de Timeular está en ello.

El tiempo es lo más valioso que tenemos, y deberíamos gastarlo conscientemente.

Con esta frase comienza el vídeo de presentación del proyecto ZEIº de Timeular en Kickstarter. A unos días del plazo para aportaciones, la idea ha recaudado ya más de 200.000€ de más de 2000 patrocinadores. Y no está nada mal teniendo en cuenta que la meta que había fijado el equipo era de 75.000 €. Pero, ¿qué es ZEIº?

ZEIº es un dispositivo con forma de octaedro y se presenta como una solución fácil y precisa para el registro del tiempo que invertimos en distintos proyectos. Ocho lados de un poliedro para ocho tipos de actividades diferentes. En cada una de las caras podemos poner una etiqueta, colocar un post-it o escribir con un rotulador.

El aspecto es muy decorativo en un escritorio y el uso muy sencillo: cada vez que cambiamos de actividad, dejamos a la vista la cara correspondiente al proyecto al que pertenece la tarea que iniciamos. El dispositivo se encargará de ir registrando los tiempo invertidos en cada actividad.

Una de las ventajas es que además conseguimos evitar las habituales distracciones e imprecisiones cuando utilizamos el móvil, el ordenador o una simple libreta para anotar los minutos que hemos dedicado a una determinada tarea.

Si ya utilizas alguna aplicación para anotar el tiempo, debes saber que ZEIº se integra con soluciones informáticas ya existentes para el registro de la descripción y duración de las tareas. No obstante, ZEIº ofrece también su propia aplicación móvil, y en caso de que hayas olvidado cambiar de tarea, marcarla como finalizada o hacer algún ajuste, puedes hacerlo desde tu smartphone.

ZEI

De momento el equipo de Timeular (@timeular) formado por Manuel Bruschi (CEO) (@ttrauser), Christian, Thomas y Manuel, cuenta con la financiación inicial y parece que el proyecto promete. No le perderemos la pista a esta idea tan innovadora.

Kickstarter | ZEIº – the most simple time tracking solution