Things y mis cosas

Utilizo la aplicación Things a diario para organizar mis quehaceres, mis «cosas». Lo hago de forma sincronizada en mi ordenador de sobremesa, en el portátil, en mi tablet, en mi teléfono móvil y en mi reloj. Y después de casi 100 posts publicados en este blog, no le había dedicado ni un solo artículo en exclusiva. Y bien lo merece. Creo que hay motivos suficientes.

Es curioso que siempre me refiero a este programa como Things, de Cultured Code. Quizá porque la palabra things («cosas» en español, como todos sabemos) es tan común que parece necesario algún tipo de aclaración, como puede ser mencionar también la empresa que ha desarrollado esta elegante y funcional obra de arte. Así es Things: de un cuidado diseño y de una funcionalidad excepcional. Tanto es así que ha acumulado varios reconocimientos a lo largo de estos años; por ejemplo el Apple Design Award en 2017 o el MacStories Selects Award por el Best App Update del año en 2018, en su versión para iPad.

He hecho un poco de memoria para intentar recordar, sin éxito, la primera vez que utilicé este programa. Una rápida búsqueda en mi blog personal me ha hecho viajar en el tiempo y descubrir que instalé Things en un iMac en diciembre de 2008. Y de aquello hace más de 11 años. Con algunas idas y venidas, porque también es cierto que he probado otras aplicaciones durante esta última década; pero finamente siempre he vuelto a Things. La aplicación lleva en el mercado desde 2007 y actualmente está disponible para los sistemas operativos del ecosistema Apple: macOS, iPadOS, iOS y watchOS. Malas noticias para los usuarios de sistemas basados en Windows o Linux. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Oye Siri, haz todas mis tareas

«Oye Siri, haz todas mis tareas». Y obtenemos respuesta…

Si ordenamos a nuestro asistente de voz de Apple que termine todas nuestras tareas, no recibiremos un rotundo no por respuesta. Por el contrario se disculpará, respondiendo que sus «habilidades actuales no llegan a tanto.»; literalmente. Y era de esperar. Confiamos en los avances en inteligencia artificial, pero también somos conscientes de las limitaciones de la tecnología.

Lo que sí pueden hacer estos asistentes virtuales es facilitar algunas tareas diarias, y no solo consultar el tiempo que hará mañana, localizar un restaurante cercano o dividir la cuenta de la cena entre tres personas. También podemos utilizar las funciones que ofrecen este tipo de sistemas inteligentes para tareas relacionadas con la organización personal.

Atajos de productividad: tareas, eventos y notas

Si utilizamos aplicaciones para gestionar nuestras tareas, organizar nuestras citas en el calendario, anotar nuestras ideas y controlar nuestro tiempo de trabajo, resulta sencillo automatizar todas estas acciones mediante un asistente de voz como Siri, Google o Alexa. Los ejemplos que aparecen en este artículo corresponden a Siri, el popular asistente de voz de Apple.

Siri integra por defecto muchísimas acciones que podemos activar por voz (al final del artículo comparto algunos ejemplos). Pero además, hace un tiempo Apple incorporó de forma gratuita la app «Atajos» que, una vez instalada, permite personalizar las funciones de asistencia por voz. Las posibilidades son casi infinitas, pero basta echar un rápido vistazo a las opciones de configuración de «Atajos» para darse cuenta de su utilidad en el ámbito de la productividad personal.

Personalmente utilizo en mi teléfono móvil distintas aplicaciones para gestionar tareas, eventos y notas, tres áreas fundamentales de la organización personal. La app Things es mi herramienta para gestionar las listas de tareas. Para los eventos utilizo la app Calendario que está ya integrada en iOS. Para mis notas, utilizo la aplicación Drafts, a la que dediqué un artículo en este blog.  Y mediante la aplicación «Atajos» he personalizado algunas acciones que actúan sobre estas aplicaciones simplemente con la voz. Os las cuento. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Creciendo en efectividad: el ranking OPTIMA LAB

El día 15 de cada mes se publica el ranking OPTIMA LAB de blogs de efectividad. El miércoles de esta semana no ha sido una excepción y la lista, que actualmente publica Efectivitat.com, salió puntual.

Comentan en Efectivitat.com que han querido recuperar la esencia que tenía el ranking cuando lo definieron. En primer lugar se ha duplicado el número de blogs analizados; ahora son 126 los candidatos al ranking. También han mejorado la definición del criterio de velocidad. Antes, este parámetro era solo un indicador de la frecuencia de publicación; sin embargo ahora se considera el tipo de contenido, dando valor, lógicamente, al tema de efectividad. Y también han verificado esta vez las URL de las homepage de los blogs analizados.

Desde hace algunos meses este blog participa como candidato, y poco a poco ha ido subiendo peldaños en la clasificación. Entró tímidamente y paso a paso ha logrado colocarse este mes de enero en la novena posición.

Sigo las publicaciones de todos los blogs que van entrando en la lista mensual (y otros que todavía no han llegado), pero también es cierto que, de algunos de ellos, desconocía quién estaba detrás de cada post (o podcast). Y tan importante es el texto que se escribe como lo es su autor. Detrás de cada artículo lleno de consejos hay una persona que dedica un tiempo importante para sacarlo adelante y creo que es justo reconocer su trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desarrolla tus hábitos y alcanza tus objetivos con Coach.me

En diciembre del año pasado, hace apenas unos días, propuse un reto para 2020 que consiste en trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Y para hacer un correcto seguimiento, compartí una plantilla en la que poder ir registrando nuestro progreso. La idea es imprimir el documento para colgarlo en algún lugar visible en casa, de modo que sea un constante recordatorio para que vayamos marcando el éxito o fracaso diario con el reto. Sé que el papel no es para todos, y alguno prefieren el modo digital para ir anotando sus avances con este desafío.

Existen decenas de aplicaciones móviles para el seguimiento de objetivos y hábitos. Las hay muy sencillas y también sofisticadas. Las hay gratuitas y también de pago; y de este último tipo aparecen cada vez más con un modelo de suscripción mensual o anual para poder utilizar todas las funciones. En los últimos años he probado varias apps y, curiosamente, al final he terminado utilizando una de las primeras que empecé a usar. Se llama Coach.me, es gratuita, sencilla de utilizar y cumple con su función principal: registrar nuestros hábitos. Una opción perfecta para hacer un seguimiento del reto «12 meses, 12 hábitos».

El equipo de Coach.me sostiene que no se puede mejorar aquello que no se puede medir. Y estás son algunas de las funciones que incorpora para este propósito de registrar y cuantificar nuestro progreso con nuevos hábitos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Paso a paso (pero de hoy no pasa)

«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.

Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.

El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.

De hoy no pasa

Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.

Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 nuevos hábitos en 2020

En agosto de este año que ya termina publiqué el artículo «12 meses, 12 hábitos, 12 reglas». En él os proponía el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Lancé la iniciativa a finales de verano porque para muchos septiembre es el mes de los nuevos propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Yo soy de septiembre. Sin embargo, en enero llegan también los propósitos de Año Nuevo y por tanto es el mes perfecto para lanzar de nuevo el proyecto.

Recuerdo el formato del reto: se trata de hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que debemos cumplir a diario sin excepción.

Comento brevemente las reglas, que también aparecen resumidas en la infografía al final de este artículo. En el post original encontrarás información ampliada sobre las normas del reto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Planifica tus tareas con TeuxDeux

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cold Turkey Writer: atrapado en un editor de texto

En alguna ocasión anoté en mi lista de tareas «instalar y probar editor Cold Turkey» con la intención de utilizar el programa cuando tuviera algo más de tiempo. Si me parecía interesante, publicaría alguna reseña sobre él. Y en ello estoy: abriendo la aplicación por primera vez y casi obligado a escribir ya la reseña de lo que estoy viendo. Tampoco tengo muchas más opciones. Estoy atrapado en el programa.

Cold Turkey Writer es un editor para escribir sin distracciones. Y de momento (es decir, ahora mismo mientras escribo esta líneas) está cumpliendo su función principal. He instalado el programa hace unos segundos para probar su funcionamiento y al empezar un nuevo proyecto, ha aparecido un mensaje ofreciendo tres opciones. Dos de ellas permiten bloquear cualquier función del sistema que no sea el propio editor Cold Turkey Writer. La tercera permite trabajar sin ningún tipo de limitación. El primer tipo de bloqueo se desactiva cuando hayamos escrito con el editor un mínimo número de palabras que nosotros mismos especificamos. Con el segundo tipo de bloqueo podemos establecer un tiempo mínimo durante el cual deberemos estar escribiendo (o dejando pasar el tiempo, claro). Transcurrido ese tiempo límite, el editor habilitará de nuevo todas las funciones del sistema. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Soy profesor y así me organizo (con TIC o sin TIC)

Hace unos meses publiqué las (que yo considero) 8 cualidades TIC de un profesor productivo. Acompañaba el artículo con una infografía en la que resumía las características del profesor conectado, sincronizado, informado, eficiente, organizado, digital, concentrado y virtual; todas ellas cualidades relacionadas con la productividad y las TIC.

En esta ocasión vuelvo para preguntar. Me consta que son muchos los docentes que mantienen su particular forma de organización personal desde siempre, sea en formato papel o en formato digital, no importa. Lo veo a diario. Algunos me consultan cómo me organizo yo, me preguntan qué aplicaciones utilizo, si es que utilizo alguna (aunque algo sospechan, claro está). Siempre intento aconsejar la opción más razonable en cada caso, utilizando un criterio basado únicamente en mi experiencia como profesor (de Informática) y en mi especial interés por la organización personal.

No todas las herramientas (ni métodos) están diseñados para todo el mundo ni se adaptan a todas las necesidades. Es cierto que muchas veces conviene hacer algún cambio (con o sin TIC), siempre que sea para introducir alguna mejora. Pero a veces, en cuestiones de organización personal, es mejor quedarse como uno está. «Si algo funciona, no lo toques», como se suele decir.

Lanzo esta consulta precisamente para reunir información sobre este tema, el de la organización personal de los docentes en su día a día. Te invito a completarla y a compartirla con tus compañeros de claustro.

¡Gracias por tu colaboración!

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Consulta | «Soy profesor y así me organizo»
Fotografía «Agenda» | DarkWorkX en Pixabay

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Comunicación multilingüe y eficaz con Microsoft Translator

El español es una lengua viva. Ya lo sabíamos, pero lo confirma el informe que elabora cada año el Instituto Cervantes y que aporta algunas cifras interesantes sobre el español en el mundo. En 2019, casi 483 millones de personas tienen el español como lengua materna. Además, es la segunda lengua materna del mundo por número de hablantes, tras el chino mandarín, y la tercera lengua en un cómputo global de hablantes, después del inglés y del chino. Y el español es, evidentemente, la lengua en la que escribo en este blog.

Es cierto que el inglés se ha impuesto desde hace muchos años como lengua de «intercambio» en muchas situaciones comunicativas, desde trabajar en un equipo internacional hasta pedir un menú en un restaurante cuando estamos de viaje en un país extranjero. Casi de forma inmediata y más o menos natural, el inglés será seguramente nuestro recurso para poder comunicarnos, por ejemplo, con un sueco o un japonés. Asumimos que será más probable que hablen inglés que español.

Hoy hablamos de lenguas en este artículo y de cómo podemos utilizar la informática, y concretamente la traducción automática, para comunicarnos eficazmente en situaciones, digamos complicadas, lingüísticamente hablando. Hoy os presento la app Microsoft Translator con todo su arsenal de funciones de traducción integradas. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…