Las notificaciones en tu smartphone: una relación de amor/odio

¿Cuánto tiempo dirías que utilizas tu smartphone cada día? Si formulamos esta pregunta a cualquier persona, probablemente necesitará unos segundos para responder y hará una estimación de la que no estará demasiado seguro. No es precisamente una cuestión de fácil respuesta. De hecho, para sorpresa de muchos, la estimación suele estar por debajo del tiempo real de uso del terminal; aproximadamente la mitad.

Es decir, que usamos nuestro smartphone el doble de tiempo del que creemos (o admitimos). Al menos eso concluyó un estudio de PLOS ONE de 2015 bajo el título «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use». Durante dos semanas, cada uno de los 23 participantes del experimento (de entre 18 y 33 años), había utilizado su smartphone 5 horas al día de media, con un total de 85 interacciones. Y en esto último punto parece estar el quid de la cuestión. Olvidamos tener en consideración la suma de los breves pero también frecuentes tiempos de uso de nuestro smartphone, a veces de apenas unos segundos.

De lo que no hay duda es que gran parte de las interacciones cortas con el smartphone se deben a las notificaciones. Normalmente consultamos el móvil porque una alerta visual, sonora o vibrante capta nuestra atención y nos avisa de una actualización en nuestras redes sociales, de la recepción de un nuevo correo electrónico o de la entrada de una llamada telefónica, entre otras decenas de posibilidades. Aunque también es cierto que a veces no nos hacen falta ni avisos ni alertas para permanecer pegados a nuestro smartphone durante todo el día (por lo que observo, debo decir, que algunos con un grado de adicción preocupante).

NotificaciónEl tema de las notificaciones también es digno de estudio. Encontramos perfiles de usuario distintos atendiendo al modo en que configuran los avisos en sus móviles. Unos tiene preferencia por activar sistemáticamente las notificaciones en todas y cada una de las aplicaciones instaladas en su smartphone. Avisos, por cierto, que en muchos casos acaban ignorados; incluidos los compromisos importantes, perdidos en una pila infinita de notificaciones pendientes de revisar. En el lado contrario están aquellos usuarios que hacen un uso minimalista de su smartphone, no solo por la desactivación también sistemática de cualquier tipo de notificación, sino por la reducida colección de aplicaciones instaladas en sus terminales. Entre uno y otros, supongo que estamos los que tratamos de hacer (y no siempre conseguimos) un uso práctico y funcional del smartphone y sus notificaciones, que nos acompañan a todas partes.

Las posibilidades de personalización de las notificaciones dependerá del modelo de dispositivo y sistema operativo que haya instalado en él. Por tanto, detallar aquí formas de configuración de los avisos puede no ser de utilidad para todos. Los que sí puede servir son tres reglas básicas para hacer de las notificaciones una función útil en nuestro smartphone:

Sé honesto y decide qué notificaciones son esenciales

PreguntaEn primer lugar, sé honesto y pregúntate: ¿qué aplicaciones tienen información esencial de la que me conviene ser notificado y además debo atender? Por ejemplo, ponemos una alerta en la aplicación de despertador de nuestro móvil porque tenemos un (gran) interés en no quedarnos dormidos para ir al trabajo o a clase. ¿Tiene una notificación de actualización en una red social como Facebook o Instagram la misma importancia o prioridad? Salvo que trabajes como community manager o en un puesto similar, la respuesta en general es un rotundo «no». Lo mismo ocurre con las aplicaciones de e-mail: ¿realmente quieres recibir un sábado por la noche o en cualquier otro momento de descanso una alerta de un mensaje de correo electrónico con asuntos de trabajo? De hecho, ¿qué hace la cuenta de e-mail de tu empresa en tu smartphone de uso personal…? Tu jefe nunca enviará una urgencia (o no debería hacerlo) por correo electrónico. Haz limpieza en tu móvil y elimina esas cuentas. Tú ganarás tranquilidad y concentración, y tu móvil, algo de espacio libre.

Organiza y prioriza tus conversaciones

whatsapp_notifEn segundo lugar, organiza y prioriza tus conversaciones. Si tienes la opción, utiliza diferentes canales de comunicación. La mensajería instantánea es posiblemente uno de los motivos principales de las distracciones diarias. Las continuas interrupciones se deben en gran medida a la recepción de mensajes instantáneos, personales y sobre todo de grupos de conversación. Prioriza y habilita las notificaciones solo para los contactos o grupos de conversación muy importantes (si es que existe tal urgencia). Y si la aplicación no permite personalizar qué personas o grupos silenciar, opta por utilizar diferentes aplicaciones para cada propósito: diversifica. En una aplicación, pueden estar las conversaciones del trabajo o de consulta obligada. En otra aplicación, el resto de mensajes (y recuerda que siempre puedes bloquear a los contactos insistentes que acaban encontrándote en el canal que saben que sí atiendes con mayor frecuencia). Tú decides como organizas la recepción de mensajes en tu móvil, y el catálogo de aplicaciones de mensajería instantánea es bastante amplio como para repartir y organizar tus conversaciones: WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Skype, Wire, etc.

Atiende conscientemente las notificaciones importantes

AlertaEn general, minimiza cuanto puedas el número de notificaciones en tu smartphone, sobre todo para que los avisos realmente importantes que lance tu dispositivo no pasen desapercibidos. Así que, en tercer y último lugar, atiende conscientemente las notificaciones que recibas, porque si has hecho una buena selección, contendrán información de interés. No obstante, comprueba uno a uno cada aviso que recibas, para evaluar si tiene un valor real y práctico. Quizá tengas una aplicación para el seguimiento del cumplimiento de hábitos, al estilo Coach.me, cuyas notificaciones conviene no obviar. O posiblemente utilices un sistema de recordatorios que no puedes pasar por alto. También puede saltar un aviso en tu calendario sobre un evento próximo. Todas estas notificaciones tienen una utilidad clara, que es la de avisar en el momento más conveniente, que además tú has establecido. Valora si el resto de notificaciones en tu smartphone tienen esta cualidad. Si no es así, deshabilítalas sin compasión.

La eficacia de trabajo aumenta de acuerdo a la progresión geométrica si no hay interrupciones

Estudio PLOS ONE | «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use» (vía Xataka Móvil)
Frase | «La eficacia del trabajo…» de André Maurois
Fotografía | «iOS7 Homescreen blurred (DSC_0719» de Jan Persiel en Flickr

El octaedro ZEIº: una solución minimalista para registrar y controlar tu tiempo

Hace unas semanas comentaba que «no puedes gestionar tu tiempo, pero al menos sí puedes vigilarlo». Proponía en el artículo controlar las horas para tomar las decisiones correctas y poder responder a preguntas como: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales?

También sugería alguna aplicación como Timely para registrar los minutos que dedicamos a cada grupo de tareas, a cada uno de nuestros proyectos. Existen muchas soluciones informáticas para este propósito, pero lo cierto es que ninguna de ellas facilita el «cambio de contexto» rápido entre proyectos. Por ejemplo, con Timely, si cambiamos de tipo de actividad no queda más remedio que abrir la aplicación, parar el cronómetro asociado a un proyecto e iniciar (o retomar) un bloque de tiempo. Apenas son unos segundos, pero puestos a pedir, uno no puede evitar preguntarse por qué nadie inventa algún gadget que permita sumar el tiempo dedicado a distintos proyectos, pudiendo cambiar fácilmente de uno a otro.

Bien, el dispositivo existe y se llama ZEIº. O mejor dicho, existirá, porque el equipo de Timeular está en ello.

El tiempo es lo más valioso que tenemos, y deberíamos gastarlo conscientemente.

Con esta frase comienza el vídeo de presentación del proyecto ZEIº de Timeular en Kickstarter. A unos días del plazo para aportaciones, la idea ha recaudado ya más de 200.000€ de más de 2000 patrocinadores. Y no está nada mal teniendo en cuenta que la meta que había fijado el equipo era de 75.000 €. Pero, ¿qué es ZEIº?

ZEIº es un dispositivo con forma de octaedro y se presenta como una solución fácil y precisa para el registro del tiempo que invertimos en distintos proyectos. Ocho lados de un poliedro para ocho tipos de actividades diferentes. En cada una de las caras podemos poner una etiqueta, colocar un post-it o escribir con un rotulador.

El aspecto es muy decorativo en un escritorio y el uso muy sencillo: cada vez que cambiamos de actividad, dejamos a la vista la cara correspondiente al proyecto al que pertenece la tarea que iniciamos. El dispositivo se encargará de ir registrando los tiempo invertidos en cada actividad.

Una de las ventajas es que además conseguimos evitar las habituales distracciones e imprecisiones cuando utilizamos el móvil, el ordenador o una simple libreta para anotar los minutos que hemos dedicado a una determinada tarea.

Si ya utilizas alguna aplicación para anotar el tiempo, debes saber que ZEIº se integra con soluciones informáticas ya existentes para el registro de la descripción y duración de las tareas. No obstante, ZEIº ofrece también su propia aplicación móvil, y en caso de que hayas olvidado cambiar de tarea, marcarla como finalizada o hacer algún ajuste, puedes hacerlo desde tu smartphone.

ZEI

De momento el equipo de Timeular (@timeular) formado por Manuel Bruschi (CEO) (@ttrauser), Christian, Thomas y Manuel, cuenta con la financiación inicial y parece que el proyecto promete. No le perderemos la pista a esta idea tan innovadora.

Kickstarter | ZEIº – the most simple time tracking solution

¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px