Cómo ahorrar tiempo (II): tu hora productiva y el consumo de televisión

Una de las formas de liberar tiempo para proyectos personales (como escribir este artículo) o simplemente no hacer nada y descansar (como haré luego) es tratar de ahorrar algunas horas a la semana en ciertas tareas.

Escribí sobre este tema en un primer artículo sobre cómo ahorrar tiempo. En él, comentaba la importancia de dosificar y planificar el acceso a redes sociales y, en general, cómo limitar el uso del teléfono móvil.

En esta ocasión, continúo la serie con dos nuevas ideas clave: las horas productivas por la mañana y el consumo responsable de televisión.

3. Madruga y encuentra tus horas productivas

Cada uno tiene sus rutinas de trabajo. Hay quien trabaja mejor por la mañana, bien temprano, y otros prefieren hacerlo por la noche. En este punto entran en juego muchos factores, sobre todo nuestro horario laboral (el oficial, porque siempre surgen imprevistos). En general, la gran mayoría de las personas tienen un trabajo de día, y en este caso creo que madrugar siempre es una buena idea. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cómo ahorrar tiempo (I): el teléfono móvil y las redes sociales

Si tuviera que dar una única definición de productividad diría que ser productivo es realizar con efectividad las tareas de cualquier ámbito de responsabilidad para disponer de tiempo libre para proyectos personales y familiares. Seguramente no es la definición más canónica del término productividad, pero una explicación que no tiene en cuenta una recompensa en horas libres creo que no es una buena definición. En el último artículo de este blog daba algunas pistas sobre lo que es y lo que no es ser productivo.

Para este noble propósito, el fin a veces justifica los medios, siempre que no perjudiquen a nadie, claro está. Al menos debemos poner todo nuestro empeño (y medios) para alcanzar el objetivo último: ahorrar tiempo.

Uno de las formas de liberar tiempo para proyectos personales (como escribir este artículo) o simplemente no hacer nada y descansar (como haré luego) es tratar de ahorrar algunas horas a la semana en ciertas tareas. Hace tiempo compartí en el blog 19 trucos productivos para sacarle minutos al día, porque en realidad sí hay tiempo; solo se trata de decidir con criterio en qué lo utilizamos y también aplicar algunos sencillos trucos.

El reto de ahorrar tiempo

En los últimos años he dejado de hacer propósitos de año nuevo porque creo que cualquier momento es bueno para empezar con nuevos hábitos. En realidad, siempre hay un momento del año más adecuado que otro para empezar ciertos hábitos. El 1 de enero desde luego no lo es para muchos propósitos, ya sabemos cuáles.

Sin embargo, este año me gustaría seguir ahorrando tiempo en ciertas tareas; por aquello de ser más «productivo». En este primer artículo (porque esto tiene pinta de serie) me centro en el aspecto más tecnológico, en general el uso del teléfono móvil y en particular la participación en redes sociales y profesionales. No cabe duda de que algunas comunidades son una verdadera mina y un recurso de aprendizaje que, literalmente, no tiene precio. No solo algunos recursos tienen un valor incalculable, sino que muchos usuarios comparten su conocimiento y experiencia de forma altruista. También quiero seguir poniendo mi granito de arena en ello, con este blog y en redes. Sin embargo, en este proceso veo todavía la necesidad de mejorar algunos aspectos, sobre todo para ahorrar tiempo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Dos pasos atrás para mirar con perspectiva

No dejes que un mal día te distraiga de todo el progreso que has hecho hasta ahora. Esta ilustración de Liz + Mollie nos recuerda la importancia de analizar cada proceso con perspectiva, porque en muchas ocasiones, el balance final es lo que importa.

Cuando alcanzamos nuestro objetivo, la satisfacción que sentimos suele acabar difuminando aquellos días en los que no conseguimos avanzar.

Cuando completamos un proyecto de cierta envergadura, las jornadas en las que no cumplimos con las tareas, los errores puntuales que cometimos y los pasos atrás que tuvimos que dar pasan a un segundo plano. Decimos, muy acertadamente, que eran parte del aprendizaje.

No permitas que un día improductivo eche por tierra el trabajo de meses.

Necesitamos datos para poder hacer correctamente balance del progreso. Y un día no es suficiente. Además, a veces es necesario un día malo para corregir la dirección. Hacer balance es dar un paso atrás para poder mirar el problema (el proyecto) con perspectiva. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día? Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

Tareas ON/OFF: el poder de los contextos en una sociedad hiperconectada

Necesitamos desconectar. Y ya no basta con una escapada de fin de semana o las vacaciones anuales. En esta sociedad hiperconectada, empieza a ser urgente poder alejarnos a diario no solo de Internet sino de cualquier dispositivo electrónico.

Hiperconectividad profesional y personal

HiperconectividadNuestros empleos exigen trabajar en la Red, y pocas alternativas no digitales hay para llevar a buen término buena parte de nuestras responsabilidades profesionales. Para empezar, es habitual que las organizaciones ofrezcan cuentas de correo electrónico corporativas y otras plataformas de comunicación interna que los trabajadores deben consultar varias veces al día. Para desempeñar el trabajo en el siglo XXI no queda otra que utilizar un equipo informático con conexión a Internet, y en muchos casos, también nuestros dispositivos móviles personales. Estamos en la era de la información.

Sin embargo, la hiperconectividad no solo no termina cuando salimos del trabajo, sino que además la situación puede empeorar durante el resto del día. Por un lado, no logramos desconectar del trabajo, porque los ordenadores personales y especialmente nuestros smartphones nos dejan atados al trabajo. Pero también, tras la jornada laboral, reconectamos con nuestra vida personal, y tristemente, ya no sabemos hacerlo sin depender de tecnología. La hiperconexión se mantiene durante el resto del día, en el poco tiempo libre que nos han dejado nuestra obligaciones profesionales.

Por la mañana trabajamos, conectados, claro está. Y por la tarde, ya en familia y en tiempo de ocio, al seguir conectados, seguimos pendientes de asuntos de trabajo, que posiblemente no vamos a resolver, pero que ya han recibido unos minutos de atención… y preocupación.

Con este panorama se hace necesaria y urgente una desconexión progresiva durante el día. En general, podemos definir tres momentos del día en los que llevar a cabo tres tipos de tareas diferentes. Empecemos clasificando las tareas.

Tareas online, tareas offline y tareas no digitales

ChecklistLas tareas, tanto personales como de trabajo, se pueden clasificar en tres grupos atendiendo a los recursos de dispositivos o Red necesarios para llevarlas a cabo.

  1. Tareas digitales online. Tareas que, además de un equipo informático, requieren conexión a una red en particular (interna de la empresa) o acceso a Internet. En general, tareas que requieren el uso de algún servicio o plataforma online.
  2. Tareas digitales offline. Son aquellas que podemos hacer sin conexión a Internet. Por increíble que parezca, todavía hay muchas tareas que se pueden realizar con un ordenador sin estar conectado permanentemente a la Red. Muchas veces es cuestión de organización y de emplear las herramientas adecuadas.
  3. Tareas no digitales. Algunos las llamarían «tareas analógicas» o «tareas físicas» y son las tareas que podemos realizar sin depender de ningún dispositivo electrónico. Ni ordenador, ni tablet, ni móvil, ni Internet. En general, se trata de tareas manuales, con documentos en papel, tareas de organización en casa, etc. En definitiva, tareas en un entorno no virtual.

El poder de los contextos: bloques de tiempo ON, OFFLINE y OFF

No WiFiGTD es un método de organización personal que propone atender las tareas por contextos. Hay quien marca sus tareas según tiempo, energía, dificultad, recursos o lugar para luego poder seleccionar su próxima acción según este criterio. Los contextos básicamente se utilizan para filtrar las decenas o centenares de tareas que podamos tener en nuestras listas para quedarnos con aquellas que realmente podemos llevar a cabo por motivos de ubicación, energía (ganas, básicamente), tiempo o recursos al alcance. La idea de base es: ¿para qué quieres ver en tu lista las tareas que no puedes realizar? En estos casos, cabe decir que el uso de alguna herramienta informática puede ayudar al proceso de filtrado de tareas según el contexto «recurso».

Una posible división del día, empezaría por organizar los distintos tipos de tareas («digital online», «digital offline» y «no digital») en tres contextos que corresponderían además con tres bloques de tiempo durante el día, que he decidido llamar ON, OFFLINE y OFF.

  • Contexto «ON». El primer bloque correspondería con la jornada habitual de trabajo, generalmente por la mañana, y en ella cabe cualquier tipo de tareas y recursos: online, offline y no digitales. Sin embargo, si en un momento dado podemos elegir, convendrá elegir cualquier tipo de tarea digital, requiera de conexión a Internet o no.
  • Contexto «OFFLINE». El segundo bloque de tiempo estaría reservado exclusivamente a las tareas offline, es decir, a tareas digitales que no requieren conexión a Internet. Este momento del día puede corresponder a las últimas horas de la jornada laboral y excepcionalmente a la primera hora de la tarde. Aquí empezamos el proceso de desconexión del día, y con ello garantizamos que si nos vemos obligados a terminar alguna parte del trabajo, serán acciones muy definidas que podemos hacer sin conexión a Internet, evitando que nuevas tareas puedan llegar por canales de comunicación digitales, como por ejemplo vía correo electrónico. Hay muchas opciones de sincronización de archivos que pueden ayudar en este contexto de trabajo. En el caso de tareas de trabajo, la idea es que si nos llevamos «tarea» a casa, debe ser algo muy concreto que podamos terminar sin conexión a Internet.
  • Contexto «OFF». El tercer bloque de tiempo corresponde con la mitad de la tarde en adelante. Son las horas en las que ya deberíamos estar, no solo completamente desconectados, sino apagados y, en la medida de lo posible, descansando para rendir al día siguiente. Por tanto, en este contexto cabrían aquellas tareas de casa o personales en general (y muy excepcionalmente de trabajo), que no requieren el uso de ningún dispositivo electrónico ni conexión a la Red.

En definitiva, se trata de ir desconectando progresivamente de nuevas tareas que no vamos a poder (ni debemos) atender ya… Ese es precisamente el riesgo de dejar para el final del día las tareas que solo podemos hacer en «modo conectado». Después de hacer el esfuerzo de cerrar las preocupaciones tras una dura jornada de trabajo, el simple gesto de abrir el correo electrónico o un mensaje de WhatsApp (¡¿del trabajo?!) a última hora de la tarde puede terminar por fastidiarnos el resto del día. Y no queremos eso.

Recuerda: marca bien tus tareas para poder seleccionarlas en el contexto adecuado. Y, sobre todo, asegúrate de poder responder a estas preguntas:

  1. ¿A qué hora empieza tu «modo offline», tu desconexión de Internet?
  2. ¿A qué hora empieza tu «modo off», tu «apagado digital»?

Off.

Fotografía | «Old Light Switches» de Paul Cross en Flickr

¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px

15 minitareas productivas que hacer mientras esperas tu turno

De buena mañana el mundo se divide en tres grupos de personas. Unas son las que esperan hipnotizadas mientras el pan se hace en la tostadora. Otras son las que dedican esos segundos de espera a otras tareas: preparar un zumo, poner azúcar al café o consultar el timeline en Twitter. Puede parecer un ejemplo absurdo, pero algo dice de aquellos que caen en un grupo o en el otro. En cualquier caso, el susto de infarto cuando las tostadas deciden dar el salto mortal será siempre inevitable, sea cual sea el grupo al que pertenezcas. Las personas del tercer grupo sencillamente no tienen tostadora o no la utilizan (para ser exacto en la estadística). De segundos y minutos improductivos (y cómo cambiar eso), trata precisamente este artículo.

Confieso que esperar mi turno para cualquier cosa no es mi actividad favorita. Supongo que la de nadie. Compras en los supermercados, gestiones en los bancos, citas médicas o trámites administrativos… da igual el lugar. Tampoco importa si son diez minutos o solo dos. Sentado o de pie, cualquier situación que implique simplemente esperar… me desespera, sobre todo por la sensación de estar añadiendo minutos improductivos a la jornada. Si durante la espera uno va acompañado, al menos tiene la opción de entablar conversación. Si hemos llegado solos, podríamos intentar darle conversación al cliente que también espera su turno. Aunque habría reacciones de todo tipo: no todo el mundo se muestra amable cuando un desconocido le dirige unas palabras (qué lástima). El caso es que en más de una ocasión no queda otra que, sencillamente, esperar.

Un libro, una libreta o un smartphone pueden ser los mejores aliados para los ratos en que los minutos parecen horas. No solo pueden sacarnos del aburrimiento, sino que tenerlos a mano nos permite exprimir esos minutos, a priori inútiles. La queja es la opción fácil. La alternativa inteligente es aceptar la situación y sacarle provecho a esos tiempos muertos. Probablemente no tengamos la costumbre de cargar con un libro para poder leer unas páginas y quizá tampoco llevemos encima un bloc de notas para escribir unas líneas, pero una poderosa herramienta nos acompaña allá donde vamos. Nuestro teléfono móvil, nuestro smartphone.

smartphone

¿Qué puedes hacer en 2 minutos mientras esperas?

Con un smartphone en la mano hay cientos de cosas que puedes hacer. No todas productivas, claro está. Entre las tareas más provechosas, se me ocurren las siguientes sugerencias. En 2 minutos puedes…

  1. Hacer una llamada pendiente. Tiempo que ahorras luego.
  2. Revisar tus listas de tareas. Puedes marcar las que ya has terminado, posponer otras e introducir nuevas acciones.
  3. Aprender algunas palabras nuevas en otro idioma. Por ejemplo los nombres de los alimentos que acabas de comprar o de la gestiones que tienes que hacer.
  4. Hacer una revisión (y borrado) de las fotos en tu móvil. Liberarás memoria en tu móvil, y tú, estrés.
  5. Hacer limpieza en tu bandeja de correo electrónico: sobre todo eliminar y archivar.
  6. Aprovechar para anotar algunas ideas que te rondaban la cabeza hacía un rato.
  7. Registrar tus gastos del día, algo que probablemente no haces. Nunca es tarde.
  8. Revisar si has cumplido con tus hábitos diarios. Si no tienes una lista, deberías.
  9. Revisar tus contactos en redes sociales y, por qué no, eliminar unos cuantos.
  10. Revisar tus suscripciones a blogs: leer titulares y marcar algunos como favoritos o para leer más tarde.
  11. Echar un vistazo a los próximos eventos en tu agenda.
  12. Editar y publicar una foto en Instagram. Si la fotografía y las redes sociales son parte de tu trabajo, sabes que estas tareas no son cuestión de un par de segundos.
  13. Revisar tus mensajes de WhatsApp, Telegram o del sistema de mensajería instantánea que utilices.
  14. Leer los titulares de prensa. Y si la espera es larga, seguramente tengas tiempo para leer un artículo completo.
  15. También puedes simplemente guardar tu smartphonedesconectar, pensar y observar.

Fotografía #1 | «Dusk in September 1964» de Mark Longo en 500px
Fotografía #2 | «09_2013_47» de highwaysagency en Flickr