Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

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Tareas ON/OFF: el poder de los contextos en una sociedad hiperconectada

Necesitamos desconectar. Y ya no basta con una escapada de fin de semana o las vacaciones anuales. En esta sociedad hiperconectada, empieza a ser urgente poder alejarnos a diario no solo de Internet sino de cualquier dispositivo electrónico.

Hiperconectividad profesional y personal

HiperconectividadNuestros empleos exigen trabajar en la Red, y pocas alternativas no digitales hay para llevar a buen término buena parte de nuestras responsabilidades profesionales. Para empezar, es habitual que las organizaciones ofrezcan cuentas de correo electrónico corporativas y otras plataformas de comunicación interna que los trabajadores deben consultar varias veces al día. Para desempeñar el trabajo en el siglo XXI no queda otra que utilizar un equipo informático con conexión a Internet, y en muchos casos, también nuestros dispositivos móviles personales. Estamos en la era de la información.

Sin embargo, la hiperconectividad no solo no termina cuando salimos del trabajo, sino que además la situación puede empeorar durante el resto del día. Por un lado, no logramos desconectar del trabajo, porque los ordenadores personales y especialmente nuestros smartphones nos dejan atados al trabajo. Pero también, tras la jornada laboral, reconectamos con nuestra vida personal, y tristemente, ya no sabemos hacerlo sin depender de tecnología. La hiperconexión se mantiene durante el resto del día, en el poco tiempo libre que nos han dejado nuestra obligaciones profesionales.

Por la mañana trabajamos, conectados, claro está. Y por la tarde, ya en familia y en tiempo de ocio, al seguir conectados, seguimos pendientes de asuntos de trabajo, que posiblemente no vamos a resolver, pero que ya han recibido unos minutos de atención… y preocupación.

Con este panorama se hace necesaria y urgente una desconexión progresiva durante el día. En general, podemos definir tres momentos del día en los que llevar a cabo tres tipos de tareas diferentes. Empecemos clasificando las tareas.

Tareas online, tareas offline y tareas no digitales

ChecklistLas tareas, tanto personales como de trabajo, se pueden clasificar en tres grupos atendiendo a los recursos de dispositivos o Red necesarios para llevarlas a cabo.

  1. Tareas digitales online. Tareas que, además de un equipo informático, requieren conexión a una red en particular (interna de la empresa) o acceso a Internet. En general, tareas que requieren el uso de algún servicio o plataforma online.
  2. Tareas digitales offline. Son aquellas que podemos hacer sin conexión a Internet. Por increíble que parezca, todavía hay muchas tareas que se pueden realizar con un ordenador sin estar conectado permanentemente a la Red. Muchas veces es cuestión de organización y de emplear las herramientas adecuadas.
  3. Tareas no digitales. Algunos las llamarían «tareas analógicas» o «tareas físicas» y son las tareas que podemos realizar sin depender de ningún dispositivo electrónico. Ni ordenador, ni tablet, ni móvil, ni Internet. En general, se trata de tareas manuales, con documentos en papel, tareas de organización en casa, etc. En definitiva, tareas en un entorno no virtual.

El poder de los contextos: bloques de tiempo ON, OFFLINE y OFF

No WiFiGTD es un método de organización personal que propone atender las tareas por contextos. Hay quien marca sus tareas según tiempo, energía, dificultad, recursos o lugar para luego poder seleccionar su próxima acción según este criterio. Los contextos básicamente se utilizan para filtrar las decenas o centenares de tareas que podamos tener en nuestras listas para quedarnos con aquellas que realmente podemos llevar a cabo por motivos de ubicación, energía (ganas, básicamente), tiempo o recursos al alcance. La idea de base es: ¿para qué quieres ver en tu lista las tareas que no puedes realizar? En estos casos, cabe decir que el uso de alguna herramienta informática puede ayudar al proceso de filtrado de tareas según el contexto «recurso».

Una posible división del día, empezaría por organizar los distintos tipos de tareas («digital online», «digital offline» y «no digital») en tres contextos que corresponderían además con tres bloques de tiempo durante el día, que he decidido llamar ON, OFFLINE y OFF.

  • Contexto «ON». El primer bloque correspondería con la jornada habitual de trabajo, generalmente por la mañana, y en ella cabe cualquier tipo de tareas y recursos: online, offline y no digitales. Sin embargo, si en un momento dado podemos elegir, convendrá elegir cualquier tipo de tarea digital, requiera de conexión a Internet o no.
  • Contexto «OFFLINE». El segundo bloque de tiempo estaría reservado exclusivamente a las tareas offline, es decir, a tareas digitales que no requieren conexión a Internet. Este momento del día puede corresponder a las últimas horas de la jornada laboral y excepcionalmente a la primera hora de la tarde. Aquí empezamos el proceso de desconexión del día, y con ello garantizamos que si nos vemos obligados a terminar alguna parte del trabajo, serán acciones muy definidas que podemos hacer sin conexión a Internet, evitando que nuevas tareas puedan llegar por canales de comunicación digitales, como por ejemplo vía correo electrónico. Hay muchas opciones de sincronización de archivos que pueden ayudar en este contexto de trabajo. En el caso de tareas de trabajo, la idea es que si nos llevamos «tarea» a casa, debe ser algo muy concreto que podamos terminar sin conexión a Internet.
  • Contexto «OFF». El tercer bloque de tiempo corresponde con la mitad de la tarde en adelante. Son las horas en las que ya deberíamos estar, no solo completamente desconectados, sino apagados y, en la medida de lo posible, descansando para rendir al día siguiente. Por tanto, en este contexto cabrían aquellas tareas de casa o personales en general (y muy excepcionalmente de trabajo), que no requieren el uso de ningún dispositivo electrónico ni conexión a la Red.

En definitiva, se trata de ir desconectando progresivamente de nuevas tareas que no vamos a poder (ni debemos) atender ya… Ese es precisamente el riesgo de dejar para el final del día las tareas que solo podemos hacer en «modo conectado». Después de hacer el esfuerzo de cerrar las preocupaciones tras una dura jornada de trabajo, el simple gesto de abrir el correo electrónico o un mensaje de WhatsApp (¡¿del trabajo?!) a última hora de la tarde puede terminar por fastidiarnos el resto del día. Y no queremos eso.

Recuerda: marca bien tus tareas para poder seleccionarlas en el contexto adecuado. Y, sobre todo, asegúrate de poder responder a estas preguntas:

  1. ¿A qué hora empieza tu «modo offline», tu desconexión de Internet?
  2. ¿A qué hora empieza tu «modo off», tu «apagado digital»?

Off.

Fotografía | «Old Light Switches» de Paul Cross en Flickr

¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px