Una versión exprés de «Ocho en punto»

Nace «Ocho en punto Exprés».

Durante todos estos años publicando en «Ocho en punto», muchos artículos se quedaron en estado borrador y nunca vieron la luz. Unos por falta de tiempo y otros, por el tema en particular que trataban y porque pasó el tiempo, quedaron obsoletos. Y es una verdadera lástima. Aprendí de los contenidos y del trabajo parcial que hice con ellos, pero nunca los compartí. Habría bastado con un breve comentario en el momento adecuado. De hecho, para determinados tipos de contenidos, no siempre hace falta extenderse en un artículo de cientos de palabras.

Con esta filosofía lanzo Ocho en punto exprés, que pretende ser mucho más ágil con ciertos temas. El proyecto es un blog independiente de este que lees ahora y, por tanto, lo es también la suscripción a los contenidos. He querido mantener la esencia de este blog, con su frecuencia habitual de publicación, que hoy por hoy suele ser semanal. En la nueva versión exprés, aparecerán publicaciones con mayor frecuencia. Y como lector, puedes decidir suscribirte al que más te guste. O a los dos.

Lo presento ya en su espacio como una versión instantánea de este blog, una especie de extensión en el que encontrarás artículos breves y noticias de actualidad sobre el mundo de la organización personal y la productividad. Lo que no cabe en un tuit, pero tampoco necesita demasiada extensión. Rápido, instantáneo, exprés.

Ocho en punto exprés | expres.ochoenpunto.com
Fotografía | Café & Ordenador

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Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Recopilar ideas

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Un segundo alto en el camino: 100 artículos sobre organización personal

He decidido escribir este artículo sin darle demasiadas vueltas. Normalmente, cuando empiezo a redactar un artículo, parto de una estructura previa o de una idea inicial más o menos elaborada. Y a partir de ahí voy tirando del hilo, me dejo llevar y adonde me lleven las palabras, que buen sitio será. Pocas veces estoy satisfecho con lo que escribo; pero supongo que eso siempre es una buena noticia.

Artículo a artículo hemos llegado a cien. Juntos, porque tú me lees al otro lado. Y precisamente porque uno puede celebrar cuando buenamente le apetece, yo he decidido hacerlo al llegar a este punto. Podría haberlo hecho con motivo del anterior o del siguiente post; sin embargo, si ya hice «un alto en el camino» para presentar «50 artículos sobre organización personal» ¿por qué romper ahora la serie? De hecho, pongámosle un título similar. Como decía, sin pensarlo demasiado.

8 horas y 8 minutos de organización personal, productividad y tecnología

Quizá alguien ha aterrizado por primera vez en este blog. En tal caso, bienvenido. Para quienes llegan nuevos a este espacio y para aquellos que no han tenido oportunidad de leer todos los artículos, os cuento que aquí hablamos (porque puedes contribuir con tus comentarios) de organización personal, de productividad, acompañados del elemento tecnológico, que de algún modo siempre acaba asomando la cabeza en el texto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Efectividad sobre raíles

Hace un tiempo publiqué el artículo Productividad es viajar en tren. En él compartía las dificultades de sacar adelante las tareas que con tanta determinación nos proponemos terminar. En ocasiones la planificación inicial se va al traste y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Es entonces cuando nos damos cuenta de que lo urgente se ha llevado por delante lo importante. Os contaba que era lo más parecido a intentar recorrer una avenida en una gran ciudad.

En una avenida intentamos ir a nuestro ritmo, pero a veces no queda otra que adecuar nuestro paso al de las otras personas, que de vez en cuando se detienen y nos obligan a pararnos. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar. Llevamos un plan claro, pero aquellos que caminan «con nosotros», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. Y llegamos tarde a nuestro destino. O no llegamos siquiera.

Así que os invitaba a imaginar que viajamos en tren. No en tren bala, sino en un tren regional, que también sirve para dejar volar la imaginación. Vamos cómodos en el tren, con velocidad constante, con un destino claro y directo. Conocemos la estación de partida, pero también el destino. Lo importante es que la vía está libre y no hay atascos; no hay imprevistos. Era así como explicaba que la productividad es viajar en tren y que siempre es más efectivo trabajar sobre raíles.

Hoy hago una breve parada para compartir una infografía que he diseñado a propósito de esta reflexión. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

La navaja suiza de la productividad personal (I): información y aprendizaje

Cualquier entusiasta de la organización personal ha soñado en alguna ocasión con descubrir la herramienta ideal para ser más productivo. Sería aquella que lograra aunar en una única solución y de forma perfectamente integrada, las distintas aplicaciones y material de oficina que usamos a diario para sacar adelante tareas y proyectos de forma eficiente. Sería una especie de herramienta universal de la productividad que nos ayudaría a decidir y a hacer mejor que nunca las cosas correctas. Estaría tan optimizada que nos haría superefectivos en nuestras tareas diarias.

La navaja suiza de la productividad personal

Desafortunadamente no existe todavía esa herramienta perfecta. De momento nos tenemos que conformar con aprender a combinar de la forma más acertada posible los recursos que tenemos a nuestro alcance. Unas herramientas son físicas: material de oficina y otros utensilios de «baja tecnología» de los que siempre cuesta desprenderse, muchas veces por necesidad y otras simplemente por tradición. Porque quienes siguen fieles a su agenda de papel, lo hacen probablemente por costumbre, por nostalgia o por ambos motivos. Tienen un teléfono móvil que gestiona mejor sus compromisos, pero el ritual de renovar su agenda cada año es cuanto menos sagrado. Otros recursos preferimos gestionarlos digitalmente con la última aplicación del mercado, probablemente la que está de moda y a ser posible en su última versión.

Pero ponemos empeño; todo sea por la productividad. Y, no sin esfuerzo, orquestamos un sistema de organización, un engranaje con un punto artesano que hace que todo funcione: herramientas físicas y digitales trabajando en equipo, perfectamente coordinadas y sincronizadas, organizando nuestro trabajo cada día, como una especie de navaja suiza de la productividad. Y tanto nos ha costado idear el mecanismo que lo explicamos orgullosos en la Red, que es el mejor lugar donde contar estos asuntos.

Y ese es el motivo de este artículo: presentar la que sería mi navaja suiza de productividad. O al menos el kit básico de supervivencia para asuntos de organización personal. Si me preguntaran cómo empezar con la organización personal en general (y con GTD en particular), seguramente mencionaría los elementos que empiezo a presentar en formato serie en este blog. Empecemos por el primero de ellos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Oye Siri, haz todas mis tareas

«Oye Siri, haz todas mis tareas». Y obtenemos respuesta…

Si ordenamos a nuestro asistente de voz de Apple que termine todas nuestras tareas, no recibiremos un rotundo no por respuesta. Por el contrario se disculpará, respondiendo que sus «habilidades actuales no llegan a tanto.»; literalmente. Y era de esperar. Confiamos en los avances en inteligencia artificial, pero también somos conscientes de las limitaciones de la tecnología.

Lo que sí pueden hacer estos asistentes virtuales es facilitar algunas tareas diarias, y no solo consultar el tiempo que hará mañana, localizar un restaurante cercano o dividir la cuenta de la cena entre tres personas. También podemos utilizar las funciones que ofrecen este tipo de sistemas inteligentes para tareas relacionadas con la organización personal.

Atajos de productividad: tareas, eventos y notas

Si utilizamos aplicaciones para gestionar nuestras tareas, organizar nuestras citas en el calendario, anotar nuestras ideas y controlar nuestro tiempo de trabajo, resulta sencillo automatizar todas estas acciones mediante un asistente de voz como Siri, Google o Alexa. Los ejemplos que aparecen en este artículo corresponden a Siri, el popular asistente de voz de Apple.

Siri integra por defecto muchísimas acciones que podemos activar por voz (al final del artículo comparto algunos ejemplos). Pero además, hace un tiempo Apple incorporó de forma gratuita la app «Atajos» que, una vez instalada, permite personalizar las funciones de asistencia por voz. Las posibilidades son casi infinitas, pero basta echar un rápido vistazo a las opciones de configuración de «Atajos» para darse cuenta de su utilidad en el ámbito de la productividad personal.

Personalmente utilizo en mi teléfono móvil distintas aplicaciones para gestionar tareas, eventos y notas, tres áreas fundamentales de la organización personal. La app Things es mi herramienta para gestionar las listas de tareas. Para los eventos utilizo la app Calendario que está ya integrada en iOS. Para mis notas, utilizo la aplicación Drafts, a la que dediqué un artículo en este blog.  Y mediante la aplicación «Atajos» he personalizado algunas acciones que actúan sobre estas aplicaciones simplemente con la voz. Os las cuento. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Optimiza y vencerás

«Divide y vencerás» es la máxima latina que se atribuye a Julio César. Y fue la estrategia sobre la cual se forjaría el Imperio romano. Casi nada. Divide et impera, que decían en aquella época.

Divide y optimiza

En este blog he hecho referencia a la frase en más de una ocasión, para describir un modo muy particular de dar solución a algunos problemas. También la organización personal presenta problemas que son fácilmente resolubles aplicando esta técnica, tan eficaz como antigua. Lo conté, por ejemplo, en el post que lleva por título «Divide (tu tiempo) y vencerás». Para algunos de nosotros, «divide y vencerás» es también un algoritmo de resolución de problemas difíciles que sigue la misma filosofía: dividir el problema en partes más sencillas tantas veces como sea necesario, hasta que la resolución de las partes se vuelva trivial. De nuevo vuelvo a tomar prestada la frase, pero esta vez solo parcialmente.

En ocasiones la jornada de trabajo nos vence, cuando nosotros los que deberíamos ganarle cada día la batalla. La derrota suele ser fruto de la mala organización y planificación, del derroche de tiempo o de no saber aprovechar eficientemente los recursos, tecnológicos o no, que tenemos a nuestra disposición. Y a veces para vencer no es necesario dividir. En ocasiones basta con hacer un cambio; a veces mínimo. O prescindir de algo. O mejorarlo. Optimiza y vencerás.

Productividad y optimización

Optimizar siempre suena técnico (e incluso moderno). Vende bien. Pero no es otra cosa que introducir los ajustes necesarios en un proceso para obtener el mejor resultado posible. Y en términos de productividad, este concepto es realmente atractivo; se lleva muy bien con las ideas de rendimiento, eficiencia, eficacia y el resto del repertorio. En definitiva, optimizar para ser más productivo.

De nuevo, se trata de luchar contra el tiempo y vencerlo para ganarle minutos al día. No para hacer más trabajo, sino para hacer en menos tiempo lo que ya estaba planificado. «Hoy he aprovechado el tiempo» o «¡Qué mañana más productiva!». Ese es el objetivo. Porque en una mañana de esas que etiquetamos como «productivas» no hay distracciones, no hay trabajo redundante, o pérdida de tiempo en general. Las tareas avanzan (avanzamos nosotros con ellas) en un tiempo muy razonable. Trabajamos, el tiempo vuela y los proyectos salen adelante.

En ocasiones, sin ser conscientes de ello, logramos ser eficientes con nuestras tareas. Pero a veces hay que forzar un poco la situación, recordándonos que siempre hay margen de mejora y existe otra forma de hacer las cosas. Hay áreas de nuestro trabajo en las que podemos optimizar determinadas acciones (procesos) o momentos. A continuación, una lista con algunas sugerencias de ámbitos en los que merece la pena estar alerta. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Productividad es viajar en tren

No todos los días sacamos adelante esas tareas que con tanta determinación nos habíamos propuesto. Incluso, la noche anterior, las habíamos dejado por escrito, como si aquello fuera garantía de algo. Pero la planificación inicial se va al traste una vez más y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Déjame adivinar: lo urgente se ha comido lo importante. Y ahí empieza todo; la jornada de trabajo empieza a caer en picado. Termina el día y las cosas por hacer.

Una gran avenida

En días improductivos siento que estoy recorriendo a pie una avenida principal en una gran ciudad. En un aparente orden de transeúntes que van y vienen con decisión de un lugar a otro, si uno observa detenidamente, realmente reina un poco el caos.

En esta avenida intento ir a mi ritmo, pero en más ocasiones de las que quisiera no tengo más remedio que adecuar mi paso al de los demás, que de vez en cuando se detienen y me obligan a pararme también bruscamente. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar, invadiendo mi espacio. Yo llevo conmigo un plan claro, pero aquellos que caminan «conmigo», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. En esa gran avenida me encuentro a personas conocidas que se paran a hablar conmigo. Y la conversación se alarga más de la cuenta. Y llego tarde a mi destino. O no llego siquiera. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Clac, clac, clac: nostalgia por aquellas máquinas de escribir tan productivas

¿Recuerdas cuándo fue la última vez que tecleaste algo con una de aquellas Olivetti? Y para no pocos lectores quizá la pregunta sea si han utilizado alguna vez una máquina de escribir. En la historia ha habido marcas míticas. Muchos escritores, lógicamente las utilizaron. Isaac Asimov escribía con una IBM Selectric y dicen que tenía una en cada uno de sus apartamentos para no tener que cargar con ellas. Ernest Hemingway utilizaba una Underwood Noiseless Portable. Agatha Christie empleaba una Remington Home Portable No. 2. para escribir sus novelas y la escritora Danielle Steel sigue escribiendo actualmente con una 1946 Olympia manual. Merece la pena leer un post suyo de 2011, «21st Century», lamentándose de sus problemas con la tecnología moderna.

Y cuando hablo de estas máquinas de escribir legendarias, me refiero a los modelos mecánicos, porque con el tiempo fueron apareciendo versiones electrónicas, algunas con diminutas pantallas e incluso con opción de borrado. En cualquier caso, creo que todo el mundo ha oído hablar o al menos ha tenido la oportunidad de ver una máquina de escribir, aunque haya sido en el trastero de una familiar o en alguna película. Todo el mundo está de acuerdo en que algo tienen de especial.

Ahora estas máquinas deben caer seguramente en la categoría vintage. Apostaría lo que fuera a que todavía hay algún nostálgico que las utiliza. Y para los nostálgicos es este artículo. La máquina y tú. Escribir y solo escribir. ¡Clac, clac, clac!

Máquinas de escribir con limitaciones… muy productivas

En la actualidad estamos ya más que habituados a utilizar un procesador de textos en nuestro ordenador. Con él podemos crear documentos utilizando un catálogo casi infinito de tipografías, diferentes tamaños de letras y variedad de colores. Y podemos componer el texto de mil formas: a doble columna, con el texto en cualquier dirección, etc. Y todas estas funcionalidades son precisamente la trampa productiva de los procesadores de texto.

Nada de esto era posible con las antiguas máquinas de escribir y, sin embargo, tenían su encanto. De hecho, si por casualidad nos encontramos con una, no podemos evitar la tentación de teclear con ella. Será el ruido: ¡clac, clac, clac! O será la letra imperfecta impresa en el papel a golpe de tipos. Curiosamente, no las recordamos negativamente, destacando sus limitaciones. ¡No podíamos borrar! (al menos con los primeros modelos).

Con la máquina de escribir no era posible rectificar lo que ya había sido impreso en el papel, así que no quedaba otra que pensar bien lo que se iba a escribir. Cada pulso de tecla era definitivo. Insisto: había que pensar bien antes de escribir… ¡Qué pronto perdimos esa buena costumbre! Y qué pronto la reemplazamos por una peor: escribir y rectificar, en bucle, aplicando la técnica de prueba y error. Lo que en principio iba a ser una virtud en los procesadores de textos informáticos, al final creo que ha terminado siendo un obstáculo. Al menos, si nuestra tarea es exclusivamente la de redactar un texto, no estoy demasiado seguro de que escribir con Microsoft Word o un programa similar sea mucho más productivo que utilizar una máquina de escribir. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las 8 cualidades TIC de un profesor productivo

En ocasiones tengo la sensación de que se suele relacionar la productividad exclusivamente con el mundo de la empresa. Parece que solo los atareados empresarios e inquietos emprendedores tienen el privilegio de poder aplicar conceptos de productividad y organización personal a su trabajo diario. Cualquiera que lea con cierta frecuencia sobre estos temas, sabe que no es así. La productividad es para todos.

En la práctica todos los empleos pueden ser objeto de mejora en términos de productividad. También es cierto que unos se prestan más que otros a introducir herramientas y métodos que permitan obtener mayor rendimiento. Esto se da especialmente en los trabajos de la información y el conocimiento, donde siempre parece haber margen de mejora en los procesos y donde en ocasiones la carga de trabajo parece no tener fin. Se podría decir que hay tanto trabajo como tú quieras que haya. Y la solución no es otra que optimizar recursos.

Docencia y productividad

Pues bien. Si hay un trabajo que debe preocuparse de gestionar bien la información, el conocimiento y los mejores métodos para transmitirlo, es la docencia.

Por un lado el profesor debe preparar y organizar los recursos de aula necesarios para impartir sus asignaturas, y además debe hacerlo en un entorno digital donde la innovación TIC tiene ya una fuerte presencia. Por otro lado, también existe una carga organizativa y administrativa nada despreciable (excesiva en mi opinión) como la de cualquier empresa (salvando las distancias) que conviene gestionar también de la mejor forma. En ambos casos, en las actividades docentes y en las burocráticas, las TIC pueden ser una gran aliada. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…