Mis apps de productividad (#1)

El inicio de curso siempre es un buen momento para hacer una revisión de las aplicaciones instaladas en mis dispositivos (smartphone, tablet, ordenadores). Una a una, me he preguntado con honestidad si realmente las utilizo, en cuyo caso las he mantenido. Cuando la respuesta ha sido negativa, no he dudado en fulminarlas sin piedad.

En este proceso de limpieza y organización de aplicaciones también he puesto en cuestión cuántas de ellas son realmente herramientas de productividad, cuáles aportan alguna mejora a nivel de eficiencia o eficacia. Y lo cierto es que son más de las que yo pensaba inicialmente. ¿En qué me ayuda realmente esta app? ¿Me hace ahorrar algo de tiempo? ¿Mejora mi trabajo en algo? ¿Tiene alguna función que no pueda ser reemplazada por otra app o incluso por un papel y un bolígrafo?

La idea inicial era hacer un listado básico de todas y cada una de las apps de productividad que utilizo, pero finalmente me he empeñado en comentar brevemente cada una de ellas y razonar por qué las considero herramientas de productividad o de organización personal. Así que voy a necesitar al menos un par de posts en este blog para compartir el listado completo. Toda la información en un único artículo sería excesivo. Además, no entro a detallar a fondo cada aplicación, porque cada una de ellas bien merece en este blog un artículo en exclusiva. De momento, vamos con la primera parte de la colección de apps.

1. Things para gestión de tareas

El equipo de Cultured Code mima su aplicación de administración de tareas en cada actualización. Quizá no sea la app perfecta para implementar métodos como GTD, pero desde luego está muy cerca. El inconveniente es que solo está disponible para sistemas Apple. Yo la utilizo desde hace años en iOS, macOS y watchOS, con todas las ventajas de la sincronización de datos entre apps y dispositivos. A medida que vaya avanzando con la serie de artículos sobre GTD que llevo publicando algún tiempo, Things tendrá su momento cuando hablemos de herramientas informáticas concretas para la gestión de tareas.

¿Porque Things es una herramienta de productividad? Porque soy más eficaz con una gestión digital de las tareas. Por su diseño y funcionalidad, ahorro tiempo gestionando las «listas de cosas que hacer» y además me permite implementar GTD a un nivel bastante razonable (no como yo quisiera).

Thingsculturedcode.com/things | Things 3 en App Store Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Un alto en el camino: 50 artículos sobre organización personal

De vez en cuando conviene detenerse un instante para contemplar el camino recorrido. En términos de organización personal, estar pendiente del siguiente paso, decidir cuál es nuestra próxima acción, es fundamental. Pero también lo es echar la vista atrás y analizar el trabajo realizado. Hacer balance en algún punto también nos da perspectiva para continuar con un proyecto en una nueva etapa. «La parada es parte del camino», dijo alguien alguna vez.

Este blog es uno de tantos proyectos y, como tal, conviene también detenerse un momento para hacer revisión. Y qué menos que dedicar unas líneas para analizar precisamente lo publicado hasta el momento. Pero solo una pausa en forma de post, porque en un par de días el blog sigue su ritmo habitual. Un merecido punto y seguido. Son 50 los artículos publicados hasta la fecha. La decisión de detenerme un instante tras 50 publicaciones es completamente arbitraria. Podría haber esperado y hacer revisión tras 77 publicaciones o hacerlo mucho antes en la 37. Sin embargo, por alguna razón, parece que 50 es un buen número.

En la imagen puedes ver una nube de etiquetas con los temas sobre los que he escrito en Ocho en Punto todo este tiempo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

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