Youtubers y productividad: el proyecto de Thomas Frank

Hay mucho escrito sobre productividad y organización personal. Si uno navega unos minutos por Internet comprobará que la oferta de blogs es muy amplia. También si paseamos entre las estanterías de una librería, no tardaremos en encontrar una sección dedicada a este tema en particular, que además sigue teniendo su público fiel. Está claro que la gente quiere organizarse mejor y quieren aprender a hacerlo. Y las editoriales han sabido verlo.

Pero en el mundo de la productividad (todo un mundo), no solo tenemos blogs y libros para aprender. También en YouTube hay buenos recursos para empezar con la productividad desde cero, ampliar conocimientos o afianzar los ya adquiridos. Y como hacemos también con cualquier medio escrito (en papel o en digital), en las plataformas audiovisuales, y especialmente en YouTube, conviene filtrar y hacer un poco de selección. Hay algunos creadores que están haciendo un buen trabajo y creo que puede ser interesante compartir sus proyectos en este blog.

Thomas Frank es un joven youtuber estadounidense que hace vídeos sobre productividad desde 2006. Suele publicar tres o cuatro vídeos al mes, y la temática está centrada principalmente en consejos y técnicas para ser más productivo en el proceso de aprendizaje. El público objetivo son tanto estudiantes de instituto, de universidad o profesionales. Al fin y al cabo, nunca dejamos de aprender (o no deberíamos). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Algo es más que nada: lo importante es empezar

De vez en cuando conviene recordarse a uno mismo que «algo es más que nada». A algunos nos cuesta dejar una tarea a medias y, si contamos con el tiempo suficiente, preferimos terminar lo que empezamos. Obviamente, siempre existen tareas que, por su envergadura, no se pueden realizar en una sola tarde. En estos casos, y utilizando terminología GTD, posiblemente estemos frente a un «proyecto» y no ante una «tarea» o «acción» individual. Aquí solemos aceptar sin mayor problema que es algo natural detener el proyecto para reanudarlo al día siguiente. Las dificultades surgen cuando un proyecto se disfraza de «tarea un poco más grande» e intentamos abordarla toda de una vez.

Afrontar tareas cuya realización implique no más de 10 o 20 minutos es fácil. Nuestro cerebro «sabe» que en pocos minutos terminaremos y tachar (física o mentalmente) una tarea una vez realizada es siempre una sensación placentera. El problema aparece con las tareas que tienen una duración estimada entre 1 y 3 horas. Ante el panorama que se nos presenta, corremos el peligro de no empezar siquiera. Y con el consiguiente riesgo de posponer la tarea (y hacerlo eternamente). Por ejemplo, redactar un artículo de cierta extensión en un blog podría entrar perfectamente en esta categoría, cuando nos empeñamos en escribir de una sentada (nunca mejor dicho).

Un problema que salta a la vista es tratar estas tareas de cierta duración como un solo bloque, como una «acción» única. Siguiendo con el ejemplo de publicar un post en un blog, el error de partida es considerar el proceso de escribir un artículo como una única tarea indivisible. En realidad, la solución empieza por darle una consideración de proyecto. Pequeño, pero proyecto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Menos es más: la productividad bien entendida

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…) Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Estás marcando mal tus prioridades: 7 señales para detectar tareas trampa

Cuando una nueva tarea llega a nuestro flujo de trabajo, mente fría. Y si la tarea en cuestión viene con la etiqueta «urgente» o «prioridad», mente fría y alerta. En ocasiones las emociones nos pueden jugar una mala pasada, y decidir erróneamente sobre cuestiones que afectan a nuestra organización personal puede tener consecuencias indeseables. Cuando alguien dice que algo es importante o prioritario, antes de recibir el encargo con todos los honores, preguntémonos: ¿quién es ese alguien? ¿qué es ese algo?

No nos precipitemos dejando entrar en nuestro sistema de organización una nueva tarea sin hacer una valoración personal de tal urgencia. ¿Para quién es prioritaria? Es decir, ¿quién se beneficia de que la tarea pase a un primer plano? ¿Se beneficia sólo quien lo pide? ¿un grupo de personas? ¿la organización? Y, ¿con qué criterio? Desde luego, si la orden llega «de arriba», no hay más que hablar. O poco que hablar. Si es algo que va en contra de los intereses generales quizá podamos compartir al menos alguna reflexión. Pero en general, convendrá analizar bien lo que con tanta prisa e insistencia nos están pidiendo.

Hay muchos factores que debemos analizar antes de etiquetar alegremente una tarea como prioritaria y tratarla con una urgencia que no merece. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro

No hay blog de organización personal o productividad que se precie que no presente en algún momento la técnica Pomodoro. Sin ir más lejos, en este mismo blog he escrito un par de artículos que hacen referencia a la popular técnica de gestión del tiempo. Recientemente en «Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día», lo menciono en la lista de hacks productivos, ocupando un lugar en el consejo número 17. Y en uno de los primeros posts del blog, «Divide (tu tiempo) y vencerás», como era de esperar por el título, era casi obligado detenerse a comentar esta popular técnica. Y el concepto es bien simple.

La Técnica Pomodoro es una técnica muy utilizada por aquellos que intentar mejorar la gestión del tiempo que dedican a determinadas tareas. El método fue desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80, y basta con realizar una rápida búsqueda en Internet para comprobar la popularidad de la técnica, que comparte lugar en las sugerencias de búsqueda con su significado principal, el de tomate, que es lo que significa pomodoro en italiano. Sorprende que a pesar de la sencillez del método existen certificaciones como la de Certified Pomodoro Technique® Practitioner o Licensed Pomodoro Technique® Trainer. Han sabido exprimir bien el tomate. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done (GTD #3)

En el ámbito del periodismo, las seis «W» (también las cinco «W» y una «H») es un concepto relacionado con la redacción y presentación de noticias, fundamental para reunir y presentar con rigor la información; la fórmula básica para obtener la historia «completa» sobre algo. Las cinco W corresponden con las palabras interrogativas en inglés: What (Qué), Who (Quién), When (Cuándo), Where (Dónde) y Why (Por qué). La «H» se refiere a How (Cómo). Estas son también las preguntas que uno se hace cuando valora introducir un método de organización como GTD®.

Comentaba en el último artículo sobre GTD® que el método de David Allen era una solución efectiva al problema de organización. Pero, ¿qué es GTD®? ¿Por qué es una solución a las dificultades en materia de organización? ¿Dónde podemos utilizar GTD®? ¿Cómo se aplica el método? ¿Quién lo puede utilizar? ¿Cuándo conviene aplicarlo? ¿Qué compromiso de tiempo requiere?

Apropiándome del método periodístico para presentar la historia «completa» de GTD®, analizo una a una cada cuestión a partir de las reflexiones de David Allen en su libro Getting Things Done®. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día? Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Pon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Todos tenemos cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. Permitidme que ponga en duda la efectividad de este último no-método. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización.

No seguir un método no es una opción

A la hora de organizar nuestras tareas diarias, básicamente tenemos tres opciones:

  1. No seguir ningún tipo de organización. Y por tanto vivir en el caos más absoluto, haciendo tareas que probablemente no son prioritarias y olvidando otras tantas. Hay quien prefiere vivir en el desorden, con tal de no ver apuntado todo lo que tiene que hacer. Para alguien que quiera cumplir con todas sus responsabilidades, esta opción no debería ser siquiera una alternativa.
  2. Utilizar un método propio. Con el tiempo, consciente o inconscientemente, en nuestro trabajo o en la vida en general, quizá hemos ido implantando unas reglas que tradicionalmente seguimos de forma sistemática, y que perfectamente podríamos describir y detallar por escrito. Y basándonos en los éxitos y en los fracasos de nuestro método, seguramente hemos ido introduciendo mejoras, eliminando pasos, tomando ideas de aquí y allá, aplicando el sentido común, reinventando y combinando lo que nos gusta de distintas formas de organización.
  3. Adoptar un método existente. Otra de las alternativas es aprender y adoptar un sistema de organización diseñado por profesionales y seguirlo al pie de la letra. En este caso, lógicamente conviene que se trate de un método de organización extendido, de probada eficacia y cuyo éxito esté basado en algún tipo de evidencia. Por este motivo es fundamental no tener la tentación de realizar cambios en el sistema, puesto que estaríamos poniendo en riesgo el buen funcionamiento del método. En este caso debemos aplicar aquello de «si algo funciona, no lo toques».

Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas. –David Allen

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Organiza tus lecturas de blogs en 10 pasos (II)

En la primera parte del artículo «Organiza tus lecturas de blogs en 10 pasos (I)» comentaba cómo el formato blog ha evolucionado mucho en los últimos años, y cómo ahora apenas hacen falta unos pocos clics para iniciar la aventura de escribir un blog,. Comentaba que queremos (o debemos) estar informados sobre temas muy específicos que no encontramos en los medios de gran tirada y cómo la avalancha de información resulta a veces ingestionable. Hablaba sobre la dificultad de seleccionar simplemente aquello que nos gusta o interesa y que no siempre elegimos con criterio.

En un intento de seguir poniendo algo de orden al respecto, esta segunda parte del artículo presenta los siguientes 5 pasos para terminar de organizar tus lecturas de blogs. Y nos centramos en el proceso de revisión, el del lectura, el proceso de comentar, el de compartir y el desechar.

  1. Planificar
  2. Buscar
  3. Seleccionar
  4. Suscribirse
  5. Clasificar
  6. Revisar
  7. Leer
  8. Comentar
  9. Compartir
  10. Desechar

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