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Categoría: Métodos

Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

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Jueves de revisión y viernes de progreso

Tiempo de lectura: 3 minutos

Cerrar la semana no significa simplemente «bajar la persiana» y detener la actividad hasta el lunes siguiente, sino que también implica una revisión de la agenda y una comprobación del estado de las tareas. Cerrar un viernes tiene sus inconvenientes. Elegir el último día de trabajo para hacer una revisión general puede parecer lo más natural, pero hay alternativas: hacerlo un jueves, por ejemplo.

La revisión diaria y semanal

El cierre es la organización a fondo de todos los asuntos pendientes y que nos permite terminar la semana de trabajo con la impagable sensación de tenerlo todo bajo control. Cualquier sistema de organización personal propone una revisión diaria y otra de carácter semanal. Esta última es el cierre.

Con la revisión diaria no hay duda: como su nombre indica, se hace cada día, no debería durar más de 30 minutos y habitualmente se lleva a cabo al final de la jornada. Es el cierre diario, sabiendo que al día siguiente volvemos al trabajo. Sin embargo, cuando hablamos de revisión semanal siempre aparecen opiniones diversas. Este tipo de revisión requiere tiempo, seguramente un par de horas, porque no solo repasamos las tareas, sino que podemos subir un poco más en altura para revisar los proyectos y cuestiones mucho más generales de planificación.

Pero, ¿cuál es el mejor día para hacer esta revisión? Si el trabajo se realiza entre semana, lo habitual es hacer el viernes un repaso de la agenda y una revisión en profundidad de todas las tareas. Además, es algo que se suele hacer como última actividad de la jornada. No es una mala opción y tiene mucho sentido. Pero yo prefiero cerrar los jueves.

Reserva el viernes para progresar

En términos de organización, cerrar la semana un viernes tiene sus inconvenientes. Si queremos empezar a desconectar ese mismo viernes, no parece una opción muy acertada iniciar un proceso de revisión de tareas y agenda esa tarde de viernes. ¿Tantas cosas suceden un viernes que no permiten hacer la revisión el día anterior?

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Herramientas, métodos y enfoque

Tiempo de lectura: 5 minutos

En unos días despedimos el mes de agosto. Esto significa la vuelta (oficial) al trabajo en unos días y que el inicio de curso asoma por la esquina. Para muchos (que levanten la mano los docentes), el nuevo año lo marca el calendario académico. Esto es así. Y lo importante es organizar un buen (re)inicio de curso.

Con el nuevo curso, llegan también nuevos artículos a este blog, después del tiempo de desconexión suficiente (y necesario) para volver con energía y escribir dejar de vez en cuando algunas líneas por aquí. La parada técnica significa que he estado en otros asuntos y eso, casi siempre, es buena noticia.

Con este post reconecto con el blog y, sobre todo, con quienes lo leéis. Os cuento en qué punto estoy en términos de organización personal, de métodos y de herramientas. Y aprovecho también para compartir algunas novedades, recursos y recordatorios. ¡Ya estamos de vuelta!

Fiel a la herramienta (no sin tentaciones)

El verano siempre da de sí y además es buen momento para explorar nuevas aplicaciones de organización personal. Hacerlo durante el curso es peligroso porque si uno encuentra algo nuevo interesante que justifique el cambio, el proceso de migrar de un sistema a otro puede resultar dramático. En previsión de que la cosa se complique, paradójicamente, mejor en tiempo de vacaciones, si realmente tenemos más tiempo y calma para ello.

He tenido oportunidad de probar a fondo algunas herramientas, sobre todo de administración de tareas y de gestión del calendario, los dos elementos esenciales de organización. No siento la necesidad de cambiar; simplemente me gusta conocer las nuevas ideas que salen al mercado. Confieso que la tentación de empezar con algo nuevo siempre acaba apareciendo, pero si uno es responsable y reflexiona lo suficiente, la mayoría de veces el cambio no merece la pena. Quién sabe si finalmente llega el diseño ideal de programa que integra todas las funciones que uno necesita. Ojalá, pero sabemos que tal cosa no sucederá.

He jugado un poco con TickTick y Sorted³, y de nuevo con Microsoft To Do y TeuDeux, que ya había utilizado.

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Pon a dieta tu lista de tareas: 8 recetas muy saludables

Tiempo de lectura: 4 minutos

Reducir la lista de cosas que hacer es fácil. Dejar de alimentarla continuamente depende también de nosotros. Echamos la culpa a los demás por todo el trabajo que tenemos por hacer, pero buena parte de las tareas de nuestra lista las hemos puesto nosotros ahí.

Para poner a dieta nuestro checklist solo hay que prestar atención a las tareas que llegan (porque no todas lo son), respetar nuestro tiempo (recordemos: limitado) y, en general, aprender a cuidar y organizar mejor los proyectos que sí son nuestra responsabilidad.

1. Apunta solo tareas

Este primer consejo puede parecer una obviedad, pero es un error que repetimos constantemente sin darnos cuenta. Muchas veces, caen en nuestra bandeja de entrada tareas que no lo son. En principio, no debería suponer mayor problema, porque cuando procesamos este inbox de tareas, convertimos esa «cosa» que todavía está por definir en algo parecido a una acción realizable, una tarea. El problema aparece cuando una simple anotación o idea no pasa este filtro correctamente y se cuela en nuestro sistema de organización.

Para evitar estas tareas intrusas, tan solo hay que prestar más atención y utilizar la herramienta adecuada. Utiliza tu administrador de tareas (aplicación o papel) exclusivamente para apuntar lo que realmente tienes que hacer, y usa otras herramientas para anotar lo que simplemente son notas o ideas.

2. Aprende a decir «no»

Este ya es todo un clásico. La teoría la sabemos, pero ponerlo en práctica, por lo que sea, no es tan sencillo. No podemos complacer a todo el mundo; es imposible (ni debemos) atender todas las peticiones, ni hacer todos los favores. Posiblemente no tendremos más remedio que atender algunos compromisos, pero otros serán perfectamente evitables.

Aprender a decir que no es todo un arte, pero solo requiere práctica. La primera vez cuesta, la segunda no tanto y a la tercera va la vencida. Y los efectos son inmediatos en nuestra lista de tareas. Con cada «no», desaparece una tarea de nuestra lista. Realmente nunca llega a entrar. Di no.

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En busca de la comunicación efectiva: ¿chat o correo electrónico?

Tiempo de lectura: 3 minutos

Aunque algunos no lo crean (mis alumnos, por ejemplo), el correo electrónico se inventó antes que Internet. Fue en los años 60 y décadas más tarde, cuando esta forma de comunicación se popularizó con Internet, afortunadamente, todo todavía podía esperar un poco (las conexiones tampoco nos daban otra alternativa). Y esperábamos, con el preciado don de la paciencia, porque esa era la filosofía del e-mail: yo te envío algo y tu lo lees cuando puedas. Y qué ilusión recibir y abrir el mensajito. Hoy, todo son prisas.

¿Cuándo dejó de ser el chat un sistema de comunicación síncrono? Pero sobre todo, ¿cuándo dejó de ser el correo electrónico un medio de comunicación asíncrono? ¿En qué momento se ha desmontado algo que funcionaba tan bien? De los medios esperamos que evolucionen, pero deberíamos redefinir entonces el propósito de cada canal de comunicación.

Todos caemos alguna vez en la trampa de utilizar el canal incorrecto para comunicar algo. El objetivo es minimizar estos errores y lograr una comunicación menos intrusiva y, sobre todo, más efectiva, seleccionando bien lo que comunicamos y por qué canal lo enviamos.

El correo electrónico: el gran olvidado

Tradicionalmente, el correo electrónico ha sido un canal de comunicación asíncrono. Y debería seguir siéndolo. Es cierto que pocos lo utilizan para comunicar a un amigo algo personal y que no tiene demasiada urgencia, salvo que no dispongan de su número de teléfono y entonces no haya otro canal alternativo. El e-mail sigue siendo el rey en buena parte de los entornos profesionales. En esta categoría también caería cualquier sistema de mensajes o correo interno (no instantáneo) de la empresa, que no tiene por qué ser el correo electrónico tradicional.

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