Limita tu lista de tareas: un método minimalista para avanzar en tus objetivos

Muchos de los métodos de organización se basan en una gestión de las tareas que obliga a tomar decisiones a partir de un elevado número de acciones. Es cierto que estos sistemas utilizan mecanismos de listas diferenciadas, etiquetado de tareas, organización por áreas de responsabilidad o procesos de filtro de tareas según su contexto. Por ejemplo GTD utiliza de algún modo estas técnicas para gestionar mejor las tareas, y no importa si tenemos delante un buen número de ellas. Una vez más reconozco las bondades de este método, pero quizá no es un sistema hecho para todo el mundo.

GTD permite, mediante procesos de organización y revisión, poner el foco solo en las próximas tareas que debemos realizar. Sin embargo estoy seguro de que para muchos, el simple hecho de saber que “debajo” de la lista de tareas visibles están esperando (o “durmiendo”) otras decenas o cientos de tareas, ya es motivo para sentirse desbordado. No todo el mundo es capaz de desconectar del trabajo pendiente que tiene que realizar —más sabiendo que está registrado en algún lugar— y sacar el máximo partido a métodos como GTD por muy demostrada que esté su efectividad. O quizá no estén dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en adoptar un método que requiere un cierto nivel de disciplina y compromiso. En general suele ser este el motivo principal. Este perfil de persona necesita otro sistema mucho más simple.

Solo puedes hacer un número limitado de cosas al día

Aceptamos nuevos compromisos todos los días, y todos ellos generan nuevas tareas en nuestra lista de cosas que hacer. En la mayoría de sistemas de gestión de tareas con un mínimo de organización y planificación, muchas de las nuevas tareas que llegan cada día quedarán a la espera o en alguna especie de lista de hibernación hasta que sea conveniente realizarlas, según los criterios que hayamos establecido. Y con cierta frecuencia, será necesaria una revisión de todas las tareas para decidir cuáles serán las “afortunadas” y que serán atendidas cuanto antes. En cualquier caso, si uno no es suficientemente organizado o disciplinado con los procesos de revisión, se puede producir una excesiva acumulación de tareas. Y algunas de ellas se pospondrán eternamente y nunca tendrán su oportunidad. Sea cual sea el método de organización que utilicemos, lo que está claro es que solo somos capaces de hacer un número limitado de tareas al día. Y posiblemente muy limitado. Teniendo en cuenta este hecho, está en nuestra mano elegir un método de organización u otro.

Podemos optar por métodos como GTD, donde haremos una selección adecuada de las próximas tareas que debemos realizar, atendiendo diferentes criterios sobre las tareas. Teóricamente, la selección de tareas será la más «inteligente». Sin embargo, como contrapartida, la curva de aprendizaje de este tipo de métodos es mucho mayor y su aplicación requiere de una fuerte disciplina diaria y semanal a lo largo del tiempo. El método cuenta con un grado de sofisticación suficiente como para poder gestionar centenares de tareas que han sido previamente registradas. Es decir, debemos estar dispuestos a enfrentarnos a diario a una enorme lista de tareas, aunque no sea “visible” gracias a los mecanismos de organización, planificación o filtro. Pero sabemos que están ahí detrás esperando. Y sabiendo que solo podemos realizar un número limitado de tareas al día, no todo el mundo está preparado para un sistema que gestione centenares de ellas, por muy potente que sea. Además, mantener el sistema organizado ya requiere un tiempo.

Pon límites a tu lista de tareas

Pero también podemos optar por métodos extremadamente simples, con una lista básica de cosas que hacer, incluso estableciendo una limitación en el número de tareas que podemos registrar. Sabemos que en este tipo de sistemas la selección de tareas no será óptima y en muchos casos solo alcanzará un nivel «aceptable». Es decir, no siempre tomaremos la mejor decisión sobre la siguiente tarea a realizar o sobre qué nuevas tareas entran en nuestro sistema, pero tendremos siempre una lista corta, sencilla y manejable. De un vistazo podemos ver aquello en lo que estamos trabajando, y el sistema de organización apenas requiere atención.

Y ¿cuál es un límite razonable en una lista simple de tareas? Partiendo de esta cuestión, paso a describir las reglas de un sistema minimalista de gestión de tareas cuya característica principal es la limitación del número de ellas en la lista. Y supongamos un límite de 12 tareas, como el que tiene establecido la aplicación 12Things (iOS).

  1. Disponemos de una lista vacía de tareas donde podemos registrar un máximo de 12 tareas.
  2. Cuando llega una nueva tarea, la añadimos a nuestra lista.
  3. Podemos añadir nuevas tareas hasta que se complete la lista.
  4. Lógicamente, si realizamos una de las tareas la podemos eliminar de la lista dejando espacio libre para una nueva tarea.
  5. Si la lista está completa (hay 12 tareas) y llega una nueva tarea, no la podemos añadir. Y tampoco la anotamos en otro lugar. Simplemente no tiene espacio y antes hay que terminar alguna de las tareas pendientes. Aquí está la clave del sistema: comprometerse a terminar tareas y progresar.
  6. En la lista puede haber tareas de todo tipo: las habrá fáciles y difíciles, una requerirán más energía y otras menos, unas 25 minutos y otras apenas 2.
  7. Para liberar espacio para una nueva tarea, sea cual sea su «tamaño», podemos terminar cualquiera de las tareas, incluso esas pequeñas tareas que nos llevarán apenas 2 minutos. Cambiar una por otra con la condición de terminar la primera. De nuevo, la clave del sistema: avanzar.
  8. En ocasiones tendremos una lista de tareas pequeñas y fáciles de realizar y a veces la lista estará llena de tareas de mayor complejidad y que requieren más tiempo. En este segundo caso, no hay más remedio que ponernos manos a la obra y no habrá opción de posponerlas realizando otras de menor relevancia. Otras de las claves del sistema: evitamos procrastinar eligiendo tareas fáciles y cómodas. No queda otra que terminar lo que hay en la lista.
  9. El sistema puede recordar a técnicas minimalistas de organización con reglas del tipo “uno entra, uno sale”, aplicado a la gestión de las cosas que poseemos en casa. Si adquirimos un nuevo objeto y entra en casa, otro debe salir. Este sistema de lista de tareas limitada es algo parecido. Cuando la lista está llena, no entra una tarea hasta que otra salga (realizada, claro está).
  10. Uno de los puntos fuertes de este sistema de lista limitada es que siempre quedarán fuera algunas tareas, seguramente ni urgentes ni importantes, que utilizando otros métodos de organización sí se habrían colado en nuestra lista. Con este método tendemos a ser más selectivos en el momento de aceptar una nueva tarea, porque sabemos que el espacio en nuestra lista es limitado, como lo es nuestro tiempo y la cantidad de cosas que podemos hacer en un día.

En teoría el sistema debe funcionar. Al fin y al cabo se trata de un método de gestión de tareas en las que unas entran (por hacer) y otras salen (realizadas). Y contamos además con un margen de 12 tareas entre las que elegir. En principio centramos nuestro esfuerzo en “hacer”, las tareas irán desapareciendo y dejarán espacio libre a otras. Lógicamente es posible que exista un «embotellamiento» en algún momento y que lleguen más tareas que espacio libre tengamos para ellas. No obstante, debería ser algo puntual. Pero si está situación se da de forma generalizada, estamos entonces ante un claro caso de exceso en la carga de trabajo. Por ejemplo, si por cada tarea que completamos (liberamos un hueco) quieren entrar cinco nuevas tareas, alguna sobra. Quizá hemos aceptado (o creado nosotros mismos) tareas que no son ni importantes ni urgentes. Pero este ya es otro tema sobre el que ya escribí en el artículo «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones.

Fotografía 1 | Todo List de StockSnap en PixaBay
Fotografía 2 | Portátil Tareas de geralt en Pixabay

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!

Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.
Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…