25 es el número de la productividad

Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.

Bloques de 25 minutos

Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.

Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 rutinas (y 4 manías) para cerrar bien el día

Sentirse productivo y cerrar bien el día es una sensación que merece la pena experimentar de vez en cuando. Tan importante como trabajar de forma organizada durante la jornada también lo es cerrarla con éxito, sin ataduras ni preocupaciones; aunque sabemos que no es tarea fácil.

Para desconectar del trabajo es fundamental, no solo detener sin más nuestra actividad a una hora determinada, sino cerrar correctamente la jornada siguiendo una serie de rutinas. Cada uno desarrolla las suyas pero todas tienen en común el hecho de aplicarlas de forma sistemática cada día. Siempre conviene seguir más o menos los mismos hábitos cuando la jornada de trabajo llega a su fin.

Es imposible terminar en un solo día todas las tareas que tenemos pendientes. Además, seguramente muchas de las tareas, y por supuesto los proyectos, deberán quedarse a medias. Está en nuestra mano tratar de ser extremadamente organizados y anotar el estado en que queda el trabajo para poder retomarlo con calma y seguridad al día siguiente. Y si no queremos estar constantemente pensando en el trabajo durante nuestro tiempo de ocio, hay que aprender a echar el cierre. Si nos vienen a la cabeza asuntos laborales mientras vemos una película con la familia, algo hemos hecho mal cerrando el día de trabajo.

Presento en este artículo dieciséis rutinas que pueden ayudar a cerrar bien el día. Confieso que cuatro de ellas son manías personales. Realmente son pequeñas acciones, sencillos gestos que de algún modo nos recuerdan, a fuerza de adquirir el hábito, que la jornada de trabajo terminó. Cada uno puede inventar las suyas, o quizá ya las tenga, pero la clave está en realizarlas sistemáticamente cada día, sin excepción.

 

Vacía y… vacía

A lo largo del día vamos acumulando información, a veces sin control. Una nos llega y no podemos evitarla; otra la generamos nosotros. En cualquier caso, para no terminar padeciendo el síndrome de Diógenes digital, es importante adquirir el buen hábito de vaciar a diario.

  1. Revisa tus libretas en busca de notas. Si apuntaste algo durante la jornada, por algo o para algo sería. No dejes que termine el día sin haber revisado a fondo todas las notas que hayas tomado, sea cual sea el formato que hayas utilizado. «Vacía» tus notas, las digitales (Evernote, OneNote, etc.) y las físicas (libretas, post-it, etc.).
  2. Localiza en tu teléfono móvil las fotografías y capturas de pantalla que hayas hecho hoy, sobre todo si están relacionadas con el trabajo. Decide qué hacer con ellas; elimina las que no necesites y organiza las que hayas conservado.
  3. Vacía la papeleras, la física y la virtual. Objetivo: ningún papel en tu papelera y cero documentos en la papelera de reciclaje de tu ordenador.
  4. Limpia el historial de descargas y la caché de los navegadores web que hayas utilizado. Escanea tu ordenador en busca de archivos temporales que puedas eliminar. Saca la basura digital cada día. Esta es una manía personal.

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Teletrabajar desde casa: 8 consejos para trabajar a distancia de forma efectiva (y sensata)

Soy profesor de Informática en Secundaria y, por la terrible situación que nos está tocando vivir, desde hace ya varios días estoy trabajando desde casa. Este modelo de educación a distancia ya estaba inventado, pero no es lo mismo hacer un «simulacro» que empezar a trabajar al cien por cien con este modelo. Teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto. Cualquiera de estos nombres nos vale.

El nuevo escenario es que yo estoy en mi casa y mis alumnos en las suyas. Y este nuevo esquema tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes, y no todos tienen que ver con el trabajo en sí, sino con el hecho de que trabajo y hogar se ven obligados a compartir espacio y tiempo.

Teletrabajar desde nuestro hogar no es nada sencillo. En este contexto de trabajo a distancia, nuestra vida personal y profesional se entremezclan fácilmente y la tarea de establecer rutinas en los dos ámbitos resulta cuando menos complicada. En casa compartimos espacio y horarios con nuestra familia. Además, aparecen distracciones que no tenemos en una oficina convencional.

Esta infografía presenta ocho recomendaciones básicas para teletrabajar desde nuestro hogar de forma sensata. Si recientemente nos hemos visto obligados a establecer nuestra oficina virtual en casa, es fundamental rediseñar tiempos y reorganizar los espacios, siempre respetando nuestros horarios, los laborales, pero sobre todo los familiares y personales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Desarrolla tus hábitos y alcanza tus objetivos con Coach.me

En diciembre del año pasado, hace apenas unos días, propuse un reto para 2020 que consiste en trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Y para hacer un correcto seguimiento, compartí una plantilla en la que poder ir registrando nuestro progreso. La idea es imprimir el documento para colgarlo en algún lugar visible en casa, de modo que sea un constante recordatorio para que vayamos marcando el éxito o fracaso diario con el reto. Sé que el papel no es para todos, y alguno prefieren el modo digital para ir anotando sus avances con este desafío.

Existen decenas de aplicaciones móviles para el seguimiento de objetivos y hábitos. Las hay muy sencillas y también sofisticadas. Las hay gratuitas y también de pago; y de este último tipo aparecen cada vez más con un modelo de suscripción mensual o anual para poder utilizar todas las funciones. En los últimos años he probado varias apps y, curiosamente, al final he terminado utilizando una de las primeras que empecé a usar. Se llama Coach.me, es gratuita, sencilla de utilizar y cumple con su función principal: registrar nuestros hábitos. Una opción perfecta para hacer un seguimiento del reto «12 meses, 12 hábitos».

El equipo de Coach.me sostiene que no se puede mejorar aquello que no se puede medir. Y estás son algunas de las funciones que incorpora para este propósito de registrar y cuantificar nuestro progreso con nuevos hábitos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Paso a paso (pero de hoy no pasa)

«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.

Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.

El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.

De hoy no pasa

Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.

Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 nuevos hábitos en 2020

En agosto de este año que ya termina publiqué el artículo «12 meses, 12 hábitos, 12 reglas». En él os proponía el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. Lancé la iniciativa a finales de verano porque para muchos septiembre es el mes de los nuevos propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Yo soy de septiembre. Sin embargo, en enero llegan también los propósitos de Año Nuevo y por tanto es el mes perfecto para lanzar de nuevo el proyecto.

Recuerdo el formato del reto: se trata de hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que debemos cumplir a diario sin excepción.

Comento brevemente las reglas, que también aparecen resumidas en la infografía al final de este artículo. En el post original encontrarás información ampliada sobre las normas del reto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Optimiza y vencerás

«Divide y vencerás» es la máxima latina que se atribuye a Julio César. Y fue la estrategia sobre la cual se forjaría el Imperio romano. Casi nada. Divide et impera, que decían en aquella época.

Divide y optimiza

En este blog he hecho referencia a la frase en más de una ocasión, para describir un modo muy particular de dar solución a algunos problemas. También la organización personal presenta problemas que son fácilmente resolubles aplicando esta técnica, tan eficaz como antigua. Lo conté, por ejemplo, en el post que lleva por título «Divide (tu tiempo) y vencerás». Para algunos de nosotros, «divide y vencerás» es también un algoritmo de resolución de problemas difíciles que sigue la misma filosofía: dividir el problema en partes más sencillas tantas veces como sea necesario, hasta que la resolución de las partes se vuelva trivial. De nuevo vuelvo a tomar prestada la frase, pero esta vez solo parcialmente.

En ocasiones la jornada de trabajo nos vence, cuando nosotros los que deberíamos ganarle cada día la batalla. La derrota suele ser fruto de la mala organización y planificación, del derroche de tiempo o de no saber aprovechar eficientemente los recursos, tecnológicos o no, que tenemos a nuestra disposición. Y a veces para vencer no es necesario dividir. En ocasiones basta con hacer un cambio; a veces mínimo. O prescindir de algo. O mejorarlo. Optimiza y vencerás.

Productividad y optimización

Optimizar siempre suena técnico (e incluso moderno). Vende bien. Pero no es otra cosa que introducir los ajustes necesarios en un proceso para obtener el mejor resultado posible. Y en términos de productividad, este concepto es realmente atractivo; se lleva muy bien con las ideas de rendimiento, eficiencia, eficacia y el resto del repertorio. En definitiva, optimizar para ser más productivo.

De nuevo, se trata de luchar contra el tiempo y vencerlo para ganarle minutos al día. No para hacer más trabajo, sino para hacer en menos tiempo lo que ya estaba planificado. «Hoy he aprovechado el tiempo» o «¡Qué mañana más productiva!». Ese es el objetivo. Porque en una mañana de esas que etiquetamos como «productivas» no hay distracciones, no hay trabajo redundante, o pérdida de tiempo en general. Las tareas avanzan (avanzamos nosotros con ellas) en un tiempo muy razonable. Trabajamos, el tiempo vuela y los proyectos salen adelante.

En ocasiones, sin ser conscientes de ello, logramos ser eficientes con nuestras tareas. Pero a veces hay que forzar un poco la situación, recordándonos que siempre hay margen de mejora y existe otra forma de hacer las cosas. Hay áreas de nuestro trabajo en las que podemos optimizar determinadas acciones (procesos) o momentos. A continuación, una lista con algunas sugerencias de ámbitos en los que merece la pena estar alerta. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Focus: una app eficaz para bloquear tu tiempo y trabajar concentrado

Focus es una de mis apps de productividad y además es una de las que más utilizo a diario. Sin embargo, no le había dedicado un post en este blog. De hecho, confieso que he tenido que hacer algunas búsquedas en este mismo blog para comprobar si había hablado de ella en particular. Y no, no ha tenido el espacio que merece.

He mencionado la herramienta, eso sí, cuando he publicado alguna lista de aplicaciones de productividad que uso habitualmente, o inevitablemente al hablar sobre cómo administrar bien el tiempo utilizando la técnica Pomodoro o sobre «la importancia de empezar» (porque ya sabemos que cuando de hacer se trata, algo es más que nada).

A veces las herramientas son tan sencillas y las usamos con tanta naturalidad, que pasamos por alto hablar de ellas y de su potencial. Y este es precisamente el caso de Focus, una herramienta que permite trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, siguiendo la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organiza tu horario vertical de clases con OneNote (#4)

Continuando la serie de posts dedicados a la herramienta OneNote de Microsoft, comparto en esta ocasión algunos consejos para organizar tu horario de clases con esta potente aplicación para crear libretas de notas. En el primero de los artículos de la serie ya expliqué por qué OneNote es mucho más que un programa para anotar cosas y di 8+1 motivos para utilizarla a diario. De hecho, uno de las características que dota de potencia a la herramienta es precisamente su simplicidad. Lo conté en «Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas». Porque básicamente esos son los elementos que definen la estructura general de OneNote.

¿Piensas en horizontal o en vertical?

Cuando pensamos en un horario semanal, solemos imaginarlo (o eso creo yo) de izquierda a derecha. Es decir, visualizamos la distribución de los días de la semana de forma horizontal, donde el lunes queda en el extremo izquierdo, y el domingo en el derecho, quedando representados todos los días en una especie de línea del tiempo. En definitiva, imaginamos un horario en forma de tabla que con más o menos ilusión hemos recibido cada inicio de curso académico, todos como alumnos y algunos como profesores. Así lo imaginamos porque así nos lo han mostrado habitualmente y esas son nuestras referencias.

Todas las agendas escolares, y también las de profesores, cuentan con una página reservada en exclusiva al horario de clase. Días en horizontal y horas en vertical. Y en las páginas interiores, dedicadas a las semanas del curso, también los días están dispuestos en horizontal. Las horas, sin embargo, también en vertical. Entiendo que tradicionalmente ha sido siempre así por cuestiones de optimización de espacio. Siempre habrá más bloques de horas que de días, y no tendría sentido hacerlo en el otro sentido. Quizá por ello (o eso creo también), el paso del tiempo durante el día lo construimos en nuestra cabeza de arriba a abajo, en vertical.

En cualquier caso, si lo que queremos es simplemente registrar nuestro horario, solo para consultarlo (solo lectura) de vez en cuando, basta con un horario horizontal, como los de toda la vida que veníamos contando. Al fin y al cabo el horario semanal es el mismo y sobra con tener una versión del mismo. Sin embargo, si queremos enriquecer nuestro horario semanal con anotaciones o etiquetas con un significado particular, necesitamos que nuestro horario sea de lectura-escritura. Y os cuento lo que yo hago desde hace unos años.

Cómo organizar tu horario de clases con OneNote

Como profesor, mi horario de clases semanal es fijo y se repite durante todo el curso académico, pero lo que hago cada semana es distinto, obviamente. Por un lado me gusta poder consultar rápidamente mi horario de clases («¿Qué clase tengo hoy a las once?») y poder tener la respuesta al instante. Por otro lado, me gusta tener la opción de anotar para cada día, lo que haré o lo que he hecho. En otras palabras: planificación y seguimiento.

Un profesor puede tener planificada el desarrollo de una sesión de clase con todo el nivel de detalle que quiera, pero sabe perfectamente que en el aula las cosas no marchan siempre como uno había previsto. Esto no es ningún secreto; es el día a día en el aula. Habrá contenidos que haya que dejar para la siguiente clase por falta de tiempo, comentarios sobre el desarrollo de la clase que conviene anotar, propuestas de mejora, etc. Y para realizar todas estas acciones de forma fácil, rápida y en digital, me busqué un buen aliado hace tiempo. Efectivamente, Microsoft OneNote. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 meses, 12 hábitos, 12 reglas

Yo soy de septiembre. Otros muchos prefieren marcar en su agenda el 1 de enero como el primer día de un nuevo año lleno de propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos varios. Yo, sin embargo, como decía, soy más de septiembre. Por tradición más que por profesión, lo cierto es que el inicio del curso académico es el que marca también una nueva etapa. Entre otras cosas porque es en septiembre cuando llego con las pilas cargadas, con energía suficiente para dar forma a esas ideas que he ido esbozando durante el verano.

Nuevo curso, nuevos hábitos

Este «año» no es una excepción. Más que proyectos nuevos (que algo hay), se avecinan cambios de hábitos. O al menos la intención de cambiarlos. Suele ser durante el mes de agosto cuando suelo revisar a fondo estas cuestiones como parte de la preparación de los siguientes doce meses.

Básicamente dedico un tiempo a confeccionar una lista muy simple con aquellos hábitos que me gustaría desarrollar, cambiar, eliminar o mejorar y dejo por escrito algunas ideas sobre cómo pretendo ir haciéndolo. Suelo anotar la lista de hábitos con los que conviene comenzar y decido la frecuencia con la que voy a llevar a cabo cada uno de ellos. Porque realmente hay hábitos diarios y otros de carácter semanal.

Si nos paramos a pensar, son muchos los hábitos que hemos adquirido en nuestra vida. Unos son buenos hábitos, otros no tan positivos e inevitablemente también los hay malos, o muy malos. Lo importante es que, con el tiempo, seamos capaces de sustituir las malas prácticas por otras mejores para nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Veremos que hay muchos ámbitos que merece la pena no dejar fuera.

Una planificación muy estricta del desarrollo de hábitos suele desembocar en fracaso y abandono. Así que con la idea de que «menos es más», siempre es mucho más efectivo seleccionar unos pocos hábitos y trabajar a fondo con ellos de forma progresiva y siendo flexibles al ponerlos en práctica.

12 meses, 12 hábitos

Durante este curso me he propuesto el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.

Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…