Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.

Durante el día recibimos nueva información constantemente vía e-mail, tras una conversación con alguien o de forma espontánea mientras pensamos sobre un asunto en particular. Cuando estas ideas aparecen, debemos darles caza al instante, cual Pokemon, porque es posible que no vuelvan a pasar por delante. La memoria… que es muy traicionera. El único objetivo debe ser que queden registradas, como sea, en una bandeja de entrada de nuestra app de organización o en una pequeña libreta. Y el sistema funcionará porque reservaremos un momento al día (o los que hagan falta) para la revisión de esas anotaciones. Durante unos minutos recorremos cada una de las notas en la lista y la transformaremos, si es el caso, en una acción concreta.

No es mi intención entrar en detalle sobre el método Getting Things Done para la organización personal, pero si conviene destacar que lo que precisamente hace de GTD un sistema efectivo, es precisamente esta clara separación en fases durante el proceso de organización. Capturamos ideas continuamente durante todo el día, para luego, en un momento reservado exclusivamente para ello, procesar y organizar la lista completa decidiendo qué hacer con cada una de ellas.

Primero captura, luego transforma

TransformaA modo de resumen, para un proceso de organización efectivo, basta con tener claras estas tres ideas:

  1. Elige tu herramienta, mantenla cerca. Antes de empezar a desarrollar el hábito de capturar ideas al instante, conviene tener preparados todos los elementos para ser eficaz en la toma de notas. No importa si es una simple libreta, una aplicación móvil o las dos cosas, lo importante es que las podamos tener a mano siempre. En general, no será extraño que nuestro smartphone este a menos de tres metros. No obstante, anotar con un bolígrafo en papel también tiene sus ventajas, sobre todo para fijar ideas.
  2. Anota como sea, evita los verbos. Cuando llegue cualquier idea o tarea, anótala, pero no pierdas demasiado tiempo en describirla. Si se trata de una tarea, simplemente anota las palabras clave. No hace falta buscar el verbo correcto, ya tendrás tiempo más tarde de encontrar el más adecuado. Simplemente deja registrada la idea de tal forma que luego puedas identificarla. Dedicar demasiado tiempo a anotar de forma detallada una de las ideas, puede hacer que olvidemos el resto de cosas que debíamos apuntar.
  3. Transforma tus notas, concreta en acciones. Convendrá revisar las anotaciones al menos una vez al día. Unas serán simples ideas, y otras tareas concretas. La revisión es el momento de transformar las notas, si es el caso, en acciones, detallando al máximo el concepto y, ahora sí, buscando el verbo adecuado. Por ejemplo, si en algún momento del día habíamos anotado «Laberinto espíritus», durante la revisión de notas tendremos la oportunidad de transformar esa idea/tarea en una acción concreta. Como la hemos escrito nosotros, sabremos a qué nos referimos (hay que dar un margen de confianza a nuestra memoria). Y en el ejemplo, la nota se convertirá en una tarea concreta con el título «Comprar en la librería el libro «El laberinto de los espíritus» de Carlos Ruiz Zafón», donde detallamos qué debemos hacer con qué y dónde.

(Por cierto, el último libro de Ruiz Zafón salió a la venta esta misma semana. Después de varios años de espera, al fin se cierra la tetralogía del «Cementerio de los Libros Olvidados» … lecturas que recomiendo también.)

Fotografía | «My Work Desk» de David Joyce en Flickr

Organiza. Selecciona. Sincroniza.

Si las cosas no están ordenadas, perdemos más tiempo buscándolas. Sucede con cualquiera de los objetos que guardamos en casa en cajones y armarios. Así que de vez en cuando organizamos y seleccionamos aquellas pertenencias que queremos tener a mano. Nuestros datos digitales no son un caso aparte y necesitan un tratamiento muy parecido.

Tus datos en la nube

Hace varios años que viene siendo habitual almacenar y compartir archivos y carpetas en Internet. Confiamos en empresas externas que guardan «nuestros bits» en sus servidores. Dropbox o OneDrive son soluciones muy populares que permiten mantener una copia de nuestros datos siempre actualizada, fuera de nuestro ordenador, en eso que llaman «la nube». Con estos servicios de alojamiento y sincronización de archivos — así se llaman — podemos acceder a nuestra información desde cualquier dispositivo, garantizando además que se trata de la última versión de nuestros datos, hayan sido modificado desde un ordenador, tablet o móvil. Ubicuidad de nuestra información y comodidad para acceder a ella.

Dropbox Sync Devices

Sincronización de los datos en diferentes dispositivos

Este tipo de servicios de alojamiento supone una forma distinta de almacenar nuestra información, pero en esencia, la forma de organizar nuestros datos — archivos y carpetas al fin y al cabo — realmente sigue siendo la misma que cuando aparecieron los primeros ordenadores personales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…