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Categoría: Baja Tecnología

Orden físico y ergonomía: 12 consejos prácticos

Tiempo de lectura: 2 minutos

Hace ya tiempo que empezamos a almacenar y organizar nuestra vida y trabajo en formato digital. Muchos métodos y herramientas de organización nos ayudan a administrar las tareas personales y de trabajo, optimizan la gestión de nuestra agenda y recomiendan trucos para ser más productivos. Quizá utilizamos una aplicación para las tareas, un programa para el calendario o un sistema de archivos; o seguramente los tres, todas en soporte digital.

En general, estas herramientas se centran en organizar elementos que son abstractos. Lo que allí guardamos son solo ideas, «cosas que hacer» que ni siquiera existen materialmente. Y somos nosotros los responsables (o culpables) de ponerlas allí. Nuestro día a día se rige por lo que allí registremos y mantener un orden digital es fundamental.

Sin embargo, no puede haber orden digital si no existe también un orden físico a nuestro alrededor. Es difícil sentirse totalmente satisfecho por una buena organización de las tareas si el lugar de trabajo no goza también de un orden. El escenario también importa.

Además de mantener una buena organización en las tareas que realizamos, hay también una serie de cuestiones de orden físico y ergonomía que deberíamos cuidar.

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Afila bien tus herramientas de productividad

Tiempo de lectura: 5 minutos

Preparar las herramientas con las que vamos a trabajar es fundamental si queremos alcanzar ciertos objetivos de productividad. No se trata solo de elementos físicos, que también, sino de cualquier programa informático, servicio de Internet o el propio sistema operativo. Una herramienta puesta a punto y correctamente utilizada también puede ser un gran instrumento de productividad.

Este importante paso en la organización personal me recuerda a la idea de mise en place (poner en su lugar) que se utiliza en gastronomía para definir el conjunto de tareas para organizar los ingredientes que un cocinero necesitará antes de preparar un plato.

Preparar y «afilar» tus herramientas digitales también nos puede hacer más productivos. Con este tema continuamos la serie de consejos para empezar el curso o el año bien organizado. Anteriormente, ya hablamos del noble arte de tirar, archivar y digitalizar,  de cómo la organización efectiva es una cuestión de planificación y método, de profesores, agendas y tareas y, recientemente, de cómo mantener nuestros datos sincronizados, seguros y en orden.

Mise en place de material de oficina

En cuestiones de organización personal, no todo es digital, ni debe serlo. Así que no podía pasar por alto este punto sobre material de oficina y otras «herramientas físicas». Quién nos habría dicho que las llamaríamos así para diferenciarlas de las digitales.

Es fundamental tener a punto el arsenal de bolígrafos, lápices, libretas, post-it, etiquetas, grapadoras, clips, etc. Cada uno las que necesite. Basta con que un bolígrafo no funcione y no tengamos otro a mano, para que no empecemos con buen pie. Lo mismo sucede si nos quedamos sin papel en la impresora (o esta ha decidio no funcionar), si nos quedamos sin grapas o sin fundas de plástico para organizar nuestros documentos.

Puede parecer un tema menor, pero tiene su importancia. Bastante tenemos con enfrentarnos a las tareas que debemos hacer, como para tener que sortear «pequeños» obstáculos como la falta de material o cualquier otra incidencia técnica. Antes de empezar, debemos asegurarnos de que contamos con todas las herramientas que necesitamos… y que funcionan correctamente.

Mantener en orden nuestro material de oficina también nos permite ser más productivos.

Trabaja a la última y siempre con seguridad

¿Trabajas con todos tus sistemas y programas actualizados? Si no sabes la respuesta a esta pregunta, significa que algo debes hacer al respecto. Al menos, comprobarlo. Hay varios elementos que conviene tener actualizados, por seguridad y para un mejor funcionamiento.

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Elogio del papel: 10 ventajas de anotar en una libreta

Tiempo de lectura: 4 minutos

Una libreta puede ser un diario, un registro para nuestras listas de tareas, una agenda, un planificador de proyectos, un laboratorio de ideas, etc. Y adecuadamente personalizada, puede ser un perfecto sistema integrado de organización personal que incluya todos estos elemento que he comentado. Sin lugar a dudas, una libreta es una de las herramientas más versátiles que existen. Y hablamos en este artículo de la libreta física, porque en los tiempos que corren hay que especificar, y lo excepcional parece ser lo físico frente a lo virtual.

Yo recomiendo tener al menos dos libretas: una pequeña que poder llevar a cualquier sitio y otra mediana (nunca demasiado grande) para casa o para el trabajo. La primera puede servir para breves anotaciones, para capturar todo aquello que se nos ocurre en cualquier momento y que no queremos dejar escapar. La segunda, de mayor tamaño, la podemos utilizar para reunir y organizar mejor la información.

Hay libretas de todos los tamaños, colores y formas. Personalmente, a mí me gustan las libretas con páginas punteadas; nada de cuadros o líneas. En particular, me gustan las libretas Moleskine, pero hay infinidad de modelos para todos los gustos y necesidades. Siempre tengo una libreta pequeña y otra de tamaño clásico.

Las herramientas de baja tecnología (no digitales) son cada vez más valoradas y de todas ellas, la libreta es probablemente la más utilizada. Es un elemento que no puede faltar en cualquier kit básico de productividad que se precie. Quizá no sea el protagonista, pero sí un personaje esencial.

Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas.
― David Allen

10 ventajas de la libreta física

Escribir en papel tiene muchas ventajas, algunas obvias, otras no tanto.

  1. Sencillez. La libreta de papel es una herramienta fácil de utilizar. No entraña ningún misterio y eso es indiscutible. Solo necesitamos un lápiz o un bolígrafo para escribir en ella. La libreta ofrece una opción minimalista frente a los complejos sistemas digitales para organizar la información. Simplicidad frente a dificultad innecesaria.
  2. Desconexión. De vez en cuando necesitamos (debemos) desconectar de pantallas y de dispositivos electrónicos en general, especialmente de aquellos que están permanentemente conectados a la Red. Pasar un día entero offline, fuera de Internet, cada día parece más difícil; supone toda una hazaña. La libreta facilita poder trabajar con calma, sin el ruido digital al que ya creemos habernos acostumbrado.
  3. Concentración. Si utilizamos una libreta, reducimos las distracciones habituales de las dichosas notificaciones que muestran algunas aplicaciones y nos podemos alejar del programa o el juego que nos tienta constantemente. La páginas de una libreta ofrecen la simplicidad que necesitamos, para contrarrestar el exceso de información del mundo digital.
  4. Salud. Escribir a mano presenta varios beneficios para la salud. Al parecer, se activan más regiones del cerebro que cuando pulsamos las teclas del ordenador. Se estimulan el área visual, las habilidades motoras y las cognitivas. En cualquier caso, escribir a mano no es perjudicial; desde luego no más que hacerlo con un ordenador.
  5. Creatividad. Dibujar siempre es relajante y escribir a mano de algún modo es dibujar letras. Además, es una oportunidad para mejorar nuestra caligrafía. El arte de escribir se ha ido perdiendo en favor de los formatos digitales. La libreta es un lienzo y una oportunidad para expresar en ella nuestras ideas de forma creativa. Frente al carácter impersonal de las tipografías digitales (y el tiempo perdido seleccionando una), la libreta es un formato flexible y sobre sus páginas cada trazo es único.
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Está desordenado… y lo sabes

Tiempo de lectura: 3 minutos

Me disponía a terminar alguno de los posts que tengo en estado borrador, en concreto sobre alguno de los temas relacionados con el orden digital. Ya sabéis: organización de los datos en archivos y carpetas, cómo sacarle partido a algunas aplicaciones para crear y organizar notas, aplicaciones para la gestión de tareas, etc. Incluso había pensado empezar un nuevo artículo, a partir de esas ideas sin hilar que tengo a la espera en un verdadero cajón de sastre (y digital). Pues ni una cosa ni la otra.

Sentado frente a ordenador, mientras consultaba los borradores y la lista de notas para futuros artículos del blog, observaba que había cosas en mi escritorio (físico) que no estaban en su lugar, o no del todo organizadas. ¿Por qué tengo tantos bolígrafos a mano? ¿Los necesito todos? ¿Funcionan todos…? ¿Por qué tengo objetos sobre la mesa que no utilizo? Estoy viendo los archivadores y me pregunto si todo está dentro clasificado como debería. Y miro también las bandejas apiladas, tres concretamente, que utilizo como inbox de documentos y otros papeles, y que todavía no he procesado.

Y solo he fijado mi atención en la parte visible de mi zona de trabajo. ¿Están el resto de cosas organizadas convenientemente en la habitación? ¿Y en el resto de la casa? De pronto, dentro del orden relativo que puedo encontrar en mi zona de trabajo, he sentido cierto caos, que he necesitado empezar a solucionar. ¿Cómo voy a escribir y aconsejar sobre los beneficios de mantener un orden digital si el orden físico, que es básico, no está resuelto? De algún modo, saber que hay algo físico que no está en orden ocupa también espacio en nuestra cabeza, y también lo hace de forma desordenada.

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La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En el último artículo de esta serie sobre GTD, expliqué por qué el proceso de recopilación es una técnica efectiva de gestión de memoria. Capturar todo aquello que tenga apariencia de «incompleto» o de tarea potencial, recopilar cualquier cosa pendiente de hacer, nos permite al menos sacarlo de la cabeza, que no es poco. Y cualquier sistema que permita liberar nuestra mente para ocuparla con otras tareas más productivas, siempre es una buena idea. Por lo tanto, recopilemos.

Además, decíamos que no solo recopilamos en modo digital las ideas o tareas utilizando nuestras herramientas informáticas favoritas, sino que también las cosas del mundo físico también pueden ser objeto de recopilación. Abstractos o físicos, los objetos deben ser capturados en un lugar confiable, y además conviene hacerlo, en la medida de lo posible, en el mismo instante en que aparecen.

Del proceso de recopilación, aparentemente simple, hay sin embargo mucho de qué hablar. Sobre la recopilación de tareas en un programa informático seguramente ya sabemos mucho. En la categoría de «productividad», el catálogo de aplicaciones para mantener listas de tareas es casi infinito. Tendrán su momento y espacio en este blog.

Sin embargo, siguiendo el orden propuesto en el libro de David Allen (muy acertado, por cierto) para hablar de utilidades de recopilación, me gustaría empezar a compartir algunas de las herramientas de «baja tecnología» propuestas por el autor. Siempre entendemos «baja tecnología» como soluciones no digitales. Y hoy hablaré simplemente de las bandejas. Sí, de esas que tenemos sobre el escritorio.

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