GTD: subirse a la tabla por primera vez

En realidad, la metodología GTD® es sencilla. Es cierto que David Allen, quien ideó el método, dedicó un libro entero a explicar su funcionamiento. Podríamos pensar por ello que se trata de un complejo y sofisticado método de organización personal con decenas o cientos de pasos. Nada más lejos de la realidad. GTD® tiene algunos entresijos y otras particularidades, y David Allen ha necesitado varias páginas para presentarlos y justificarlos de forma ordenada y didáctica.

GTD® es sencillo pero implica cambios importantes, especialmente en el modo de entender y definir el trabajo, las tareas, los proyectos, etc. Es un método para la organización personal que, como no podría ser de otro modo, requiere de mucha organización y disciplina. De vez en cuando tenemos noticias de algún entusiasta de GTD® que se ha caído de la tabla. Marta, con 10 años de experiencia en GTD, se cayó. Todos nos hemos caído alguna vez y probablemente volvamos a caernos de nuevo. Hay que aprender a caer, y David Sánchez lo explica en Control y perspectiva. «Caerse de la tabla forma parte del juego», como decía Jordi Fortuny en Anatomía de una caída de la tabla en GTD®. El objetivo es caerse cada vez con menos frecuencia.

Entender GTD® es fácil, pero empezar a aplicar el método puede entrañar cierta dificultad. En primer lugar es necesario aprender algunos conceptos para poder moldear de un modo diferente la lista de cosas que hacer que aparecen en los distintos ámbitos en los que tenemos algún tipo de responsabilidad, tanto personal como profesional. Es importante saber que cuando empezamos con GTD® introducimos un nuevo método y no una herramienta especial que nos hace más eficaces en nuestra particular forma de organizar las cosas. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 meses, 12 hábitos, 12 reglas [2020/2021]

Por segundo año, vuelvo con el reto de desarrollar 12 hábitos durante 12 meses. El año pasado os contaba que yo soy de septiembre y que, aunque muchos prefieren marcar en su agenda el 1 de enero como el primer día de un periodo de 12 meses, yo, sin embargo, prefiero septiembre para empezar con propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Más por tradición que por profesión, mi año empieza con el curso académico. En septiembre es cuando llego con las pilas cargadas, con energía suficiente para dar forma a esas ideas que he ido esbozando durante el verano.

Nuevos hábitos y nuevas lecturas

Especialmente este año no debe ser una excepción. Estamos viviendo un 2020 realmente complicado, pero quizá septiembre sea un buen momento para intentar, en la medida de lo posible, volver a retomar algunos hábitos perdidos, cambiar otros y adquirir algunos nuevos. Con ello quizá consigamos poner algo de normalidad allí donde más falta hace.

Agosto o principios de septiembre suele ser el tiempo en el que suelo revisar a fondo estas cuestiones como parte de la preparación de los siguientes doce meses. Básicamente dedico un tiempo a confeccionar una lista muy simple con aquellos hábitos que me gustaría desarrollar, cambiar, eliminar o mejorar y dejo por escrito algunas ideas sobre cómo pretendo ir haciéndolo. Suelo anotar la lista de hábitos con los que conviene comenzar y decido la frecuencia con la que voy a llevar a cabo cada uno de ellos. Porque hay hábitos diarios y otros de carácter semanal.

Si pensamos en ello, son muchos los hábitos que hemos adquirido en nuestra vida. Unos son buenos hábitos, otros no tan positivos e inevitablemente también los hay malos, o muy malos. Lo importante es que, con el tiempo, seamos capaces de sustituir las malas prácticas por otras mejores para nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Veremos que hay muchos ámbitos que merece la pena no dejar fuera.

Una planificación muy estricta para el desarrollo de hábitos suele desembocar en fracaso y abandono. Así que con la idea de que «menos es más», siempre es mucho más efectivo seleccionar unos pocos hábitos y trabajar a fondo con ellos de forma progresiva y siendo flexibles al ponerlos en práctica.

Siempre recomiendo acompañar estas nuevas prácticas con alguna lectura sobre el tema. «Hábitos atómicos» de James Clear es uno de los últimos libros que he leído sobre este interesante mundo de los hábitos. El autor explica cómo pequeños cambios en nuestras rutinas pueden dar resultados extraordinarios. En la sinopsis podemos leer:

A menudo pensamos que para cambiar de vida tenemos que pensar en hacer cambios grandes. Nada más lejos de la realidad. Según el reconocido experto en hábitos James Clear, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones: hacer dos flexiones al día, levantarse cinco minutos antes o hacer una corta llamada telefónica.

Clear llama a estas decisiones “hábitos atómicos”: tan pequeños como una partícula, pero tan poderosos como un tsunami. En este libro innovador nos revela exactamente cómo esos cambios minúsculos pueden crecer hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.

También es conocido el libro de Charles Duhigg: «El poder de los hábitos». El autor presenta los descubrimientos científicos que explican por qué existen los hábitos, cómo nos condicionan y cómo cambiarlos. Según Duhigg, «la clave para hacer ejercicio con regularidad, perder peso, ser más productivo y conseguir el éxito consiste en entender el modo en que funcionan los hábitos».

Quizá, el hábito de leer (o releer) puede ser uno de los 12 que quieras incorporar este año, ya sea leyendo un número de páginas o durante un tiempo determinado cada día. Y puedes empezar, por ejemplo, con algún libro sobre el desarrollo de hábitos.

12 meses, 12 hábitos

Durante este curso me he propuesto el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.

Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Nueva lectura, nuevo viaje: la aventura de releer un libro

Estos últimos días de verano estoy aprovechando para volver a leer Getting Things Done. De hecho, no es la primera vez que releo este libro de David Allen; Organízate con eficacia en su versión en español. Pero no es ni la primera, ni la segunda, ni la tercera vez que reviso la metodología GTD. Releer no es algo que suela hacer a menudo, pero tampoco es nada extraño. De hecho, es una práctica interesante por varios motivos. Alguno habrá que diga que releer no es productivo, que recorrer el mismo texto dos veces es una pérdida de tiempo. Disculpen que disienta; releer puede ser muy enriquecedor. Además, hay libros que habría que volver a leer casi por obligación.

Efectivamente, podemos volver a leer una obra simplemente por volver a disfrutar del viaje; por puro placer, por qué no. Nos apetece y nos ponemos a ello. Sobre todo, si se trata de ficción, es posible que nos apetezca volver a visitar algunos lugares o revivir algunos diálogos. Pero incluso, después de una nueva lectura de la obra, habremos vivido una nueva experiencia, como cuando volvemos a visitar una ciudad después de un tiempo y se trata de un viaje completamente distinto.

Releer un libro es leer una obra nueva. Nuestra madurez en una etapa determinada de nuestra vida, nuestras experiencias y los conceptos aprendidos entre una lectura y la siguiente influyen mucho en nuestra lecturas. No es lo mismo leer El Quijote con 16 años que hacerlo con 35. No somos la misma persona que hace una década. Por ejemplo, hace una década que leí Getting Things Done y todas las veces que lo he leído, ha sido con una perspectiva diferente, aprendiendo y aplicando los conceptos de un modo distinto y mejor. «Cuando uno se hace viejo, gusta más releer que leer», decía Pío Baroja.

También podemos releer una obra porque nos apetece hacerlo en otra lengua, quizá en su versión original. Es posible que durante el tiempo que ha pasado desde la última lectura hemos mejorado nuestra competencia lingüística en la lengua en la que el autor escribió la obra. Puede ser una buena oportunidad para capturar ciertos matices que no estaban presentes en la traducción del texto; o quizá simplemente queremos leer el libro en otra lengua con el único propósito de seguir practicando un nuevo idioma que estamos aprendiendo. Y conocer la obra de antemano ayuda en este proceso porque ya conocemos la historia que se desarrolla o las ideas que presenta.

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25 es el número de la productividad

Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.

Bloques de 25 minutos

Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.

Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Una versión exprés de «Ocho en punto»

Nace «Ocho en punto Exprés».

Durante todos estos años publicando en «Ocho en punto», muchos artículos se quedaron en estado borrador y nunca vieron la luz. Unos por falta de tiempo y otros, por el tema en particular que trataban y porque pasó el tiempo, quedaron obsoletos. Y es una verdadera lástima. Aprendí de los contenidos y del trabajo parcial que hice con ellos, pero nunca los compartí. Habría bastado con un breve comentario en el momento adecuado. De hecho, para determinados tipos de contenidos, no siempre hace falta extenderse en un artículo de cientos de palabras.

Con esta filosofía lanzo Ocho en punto exprés, que pretende ser mucho más ágil con ciertos temas. El proyecto es un blog independiente de este que lees ahora y, por tanto, lo es también la suscripción a los contenidos. He querido mantener la esencia de este blog, con su frecuencia habitual de publicación, que hoy por hoy suele ser semanal. En la nueva versión exprés, aparecerán publicaciones con mayor frecuencia. Y como lector, puedes decidir suscribirte al que más te guste. O a los dos.

Lo presento ya en su espacio como una versión instantánea de este blog, una especie de extensión en el que encontrarás artículos breves y noticias de actualidad sobre el mundo de la organización personal y la productividad. Lo que no cabe en un tuit, pero tampoco necesita demasiada extensión. Rápido, instantáneo, exprés.

Ocho en punto exprés | expres.ochoenpunto.com
Fotografía | Café & Ordenador

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Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Recopilar ideas

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Un segundo alto en el camino: 100 artículos sobre organización personal

He decidido escribir este artículo sin darle demasiadas vueltas. Normalmente, cuando empiezo a redactar un artículo, parto de una estructura previa o de una idea inicial más o menos elaborada. Y a partir de ahí voy tirando del hilo, me dejo llevar y adonde me lleven las palabras, que buen sitio será. Pocas veces estoy satisfecho con lo que escribo; pero supongo que eso siempre es una buena noticia.

Artículo a artículo hemos llegado a cien. Juntos, porque tú me lees al otro lado. Y precisamente porque uno puede celebrar cuando buenamente le apetece, yo he decidido hacerlo al llegar a este punto. Podría haberlo hecho con motivo del anterior o del siguiente post; sin embargo, si ya hice «un alto en el camino» para presentar «50 artículos sobre organización personal» ¿por qué romper ahora la serie? De hecho, pongámosle un título similar. Como decía, sin pensarlo demasiado.

8 horas y 8 minutos de organización personal, productividad y tecnología

Quizá alguien ha aterrizado por primera vez en este blog. En tal caso, bienvenido. Para quienes llegan nuevos a este espacio y para aquellos que no han tenido oportunidad de leer todos los artículos, os cuento que aquí hablamos (porque puedes contribuir con tus comentarios) de organización personal, de productividad, acompañados del elemento tecnológico, que de algún modo siempre acaba asomando la cabeza en el texto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Volveremos a las cafeterías, a las bibliotecas y a las calles

Elige una tarde cualquiera, un sillón en casa (supongo que el de siempre) y un libro. Las gotas de lluvia golpeando levemente tras el cristal de la ventana; elige también eso. Incluso una tormenta sirve de banda sonora para la historia que tenemos entre las manos. Todo esto parece una escena sacada de una película, o de un libro, pero no es la primera vez que la interpretamos en casa, ¿verdad?

O una mañana de fin de semana, entre las ocho y las diez, y no por decir, porque antes es madrugar y las once ya es un poco tarde para un desayuno. Nuestra cafetería de siempre, concurrida, también como siempre; pero no mucho. Gente conversando, pero con el volumen justo y necesario. Porque un tono más alto siempre molesta; pero el ruido es casi imprescindible en bares y cafeterías, que al fin y al cabo son lugares de encuentro, con otras personas o con uno mismo. Cafeteras echando humo, tazas y cucharillas en movimiento y otros ruidos imprecisos. Acompañados o solos, no frecuentamos las cafeterías para no encontrarnos con nadie. El silencio aquí siempre incomoda.

Y, ¿qué me decís de una tarde de estudio en una biblioteca? Un buen número de estudiantes tendrá bastante más reciente esta escena, pero seguramente todos recordamos (o al menos somos capaces de imaginar) una experiencia similar. Sentados frente a un libro, un silencio que no es silencio, que nos tensa hasta que oímos una página pasar; quizá la nuestra. Alguien cruza el pasillo buscando un libro. Un bolígrafo y un rotulador se alternan sobre la mesa de quien tenemos al lado. Y este ruido que no es ruido nos mantiene despiertos para seguir con nuestra lectura. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 rutinas (y 4 manías) para cerrar bien el día

Sentirse productivo y cerrar bien el día es una sensación que merece la pena experimentar de vez en cuando. Tan importante como trabajar de forma organizada durante la jornada también lo es cerrarla con éxito, sin ataduras ni preocupaciones; aunque sabemos que no es tarea fácil.

Para desconectar del trabajo es fundamental, no solo detener sin más nuestra actividad a una hora determinada, sino cerrar correctamente la jornada siguiendo una serie de rutinas. Cada uno desarrolla las suyas pero todas tienen en común el hecho de aplicarlas de forma sistemática cada día. Siempre conviene seguir más o menos los mismos hábitos cuando la jornada de trabajo llega a su fin.

Es imposible terminar en un solo día todas las tareas que tenemos pendientes. Además, seguramente muchas de las tareas, y por supuesto los proyectos, deberán quedarse a medias. Está en nuestra mano tratar de ser extremadamente organizados y anotar el estado en que queda el trabajo para poder retomarlo con calma y seguridad al día siguiente. Y si no queremos estar constantemente pensando en el trabajo durante nuestro tiempo de ocio, hay que aprender a echar el cierre. Si nos vienen a la cabeza asuntos laborales mientras vemos una película con la familia, algo hemos hecho mal cerrando el día de trabajo.

Presento en este artículo dieciséis rutinas que pueden ayudar a cerrar bien el día. Confieso que cuatro de ellas son manías personales. Realmente son pequeñas acciones, sencillos gestos que de algún modo nos recuerdan, a fuerza de adquirir el hábito, que la jornada de trabajo terminó. Cada uno puede inventar las suyas, o quizá ya las tenga, pero la clave está en realizarlas sistemáticamente cada día, sin excepción.

 

Vacía y… vacía

A lo largo del día vamos acumulando información, a veces sin control. Una nos llega y no podemos evitarla; otra la generamos nosotros. En cualquier caso, para no terminar padeciendo el síndrome de Diógenes digital, es importante adquirir el buen hábito de vaciar a diario.

  1. Revisa tus libretas en busca de notas. Si apuntaste algo durante la jornada, por algo o para algo sería. No dejes que termine el día sin haber revisado a fondo todas las notas que hayas tomado, sea cual sea el formato que hayas utilizado. «Vacía» tus notas, las digitales (Evernote, OneNote, etc.) y las físicas (libretas, post-it, etc.).
  2. Localiza en tu teléfono móvil las fotografías y capturas de pantalla que hayas hecho hoy, sobre todo si están relacionadas con el trabajo. Decide qué hacer con ellas; elimina las que no necesites y organiza las que hayas conservado.
  3. Vacía la papeleras, la física y la virtual. Objetivo: ningún papel en tu papelera y cero documentos en la papelera de reciclaje de tu ordenador.
  4. Limpia el historial de descargas y la caché de los navegadores web que hayas utilizado. Escanea tu ordenador en busca de archivos temporales que puedas eliminar. Saca la basura digital cada día. Esta es una manía personal.

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Teletrabajar desde casa: 8 consejos para trabajar a distancia de forma efectiva (y sensata)

Soy profesor de Informática en Secundaria y, por la terrible situación que nos está tocando vivir, desde hace ya varios días estoy trabajando desde casa. Este modelo de educación a distancia ya estaba inventado, pero no es lo mismo hacer un «simulacro» que empezar a trabajar al cien por cien con este modelo. Teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto. Cualquiera de estos nombres nos vale.

El nuevo escenario es que yo estoy en mi casa y mis alumnos en las suyas. Y este nuevo esquema tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes, y no todos tienen que ver con el trabajo en sí, sino con el hecho de que trabajo y hogar se ven obligados a compartir espacio y tiempo.

Teletrabajar desde nuestro hogar no es nada sencillo. En este contexto de trabajo a distancia, nuestra vida personal y profesional se entremezclan fácilmente y la tarea de establecer rutinas en los dos ámbitos resulta cuando menos complicada. En casa compartimos espacio y horarios con nuestra familia. Además, aparecen distracciones que no tenemos en una oficina convencional.

Esta infografía presenta ocho recomendaciones básicas para teletrabajar desde nuestro hogar de forma sensata. Si recientemente nos hemos visto obligados a establecer nuestra oficina virtual en casa, es fundamental rediseñar tiempos y reorganizar los espacios, siempre respetando nuestros horarios, los laborales, pero sobre todo los familiares y personales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…