4 ideas de productividad en 2019

Post n.63 – (816 palabras)

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Con el Año Nuevo bien reposado quiero compartir algunas ideas de productividad y organización para este 2019. Nada de listas de propósitos que no cumpliré, sino más bien algunas propuestas de mejora personal, y que si no cumplo, nadie saldrá dañado.

Y es que los propósitos de Año Nuevo los carga el diablo, especialmente si los hacemos precisamente en vísperas de cambio de año. Son fechas en las que nos gana el optimismo y el deseo de empezar nuevos proyectos. Días en los que bajamos la guardia y dejamos que nos venzan las emociones. Como se suele decir, nos venimos un poquito arriba, apostando fuerte y con la ilusión puesta en grandes objetivos que muy probablemente no cumpliremos.

Así que, con el 3% del año completado y ya con los pies en la tierra, he elaborado una lista de cuatro ideas (que no propósitos) de productividad y organización personal. En particular se trata de mejoras relacionadas con la comunicación, con la organización, con el tiempo y con la toma de decisiones. 

1. Comunicación

¿Qué porcentaje de nuestro tiempo de trabajo dedicamos a comunicar cosas y formalizar otras con formato de reunión o mediante el intercambio de mensajes? Saca las cuentas y verás. Hablo del correo electrónico, mensajería instantánea y otros servicios de comunicación, especialmente los digitales. También hablo de reuniones y conversaciones. Todos sabemos que ni unas ni otras son todo lo productivas que deberían ser. La buena noticia es que, en cuestiones de comunicación, siempre hay mejora posible, que suele pasar por limitar su uso, filtrar la comunicación que entra en el flujo de trabajo y ser más eficaz en la gestión de la información que llega por cualquiera de los canales. Basta con lograr que la comunicación suponga un porcentaje mínimo del trabajo. Una primera buena idea para este año pasa por minimizar en la medida de lo posible el tiempo de comunicación completamente prescindible. ¡Menos comunicar y más hacer!

2. Organización

Organizo mis tareas siguiendo el método Getting Things Done ideado por David Allen.  Intento seguir cada uno de sus procesos de forma metódica, pero todo aquel que haya iniciado la andadura con este sistema de organización personal, sabe perfectamente que siempre hay margen de mejora. GTD se adapta a mi forma de entender el flujo de trabajo y cada año descubro algún punto del método que no estaba llevando a cabo correctamente. Y este año no será una excepción. Me ayuda especialmente el hecho de volver a releer el libro, que además voy comentando en este mismo blog desde hace algunos meses. Una segunda idea para este año es alcanzar un mayor compromiso con GTD.

3. Tiempo

Respetar los «bloques de tiempo» es algo fácil de decir y no tanto de hacer. No es una asignatura pendiente para mí pero sí una en la que no saco muy buena nota. La idea de «bloques de tiempo» trata básicamente de definir (y bloquear) un periodo de tiempo, por ejemplo durante un día determinado, para dedicarlo a una tarea concreta. Comprometerse a escribir en este blog todos los viernes por la tarde de 17h a 19h sería crear un «bloque de tiempo». Definir estos bloques es la parte sencilla. Lo complicado es respetarlos y que ninguna «urgencia» invada estos espacios reservados. Mejorar este punto relacionado con el tiempo es la tercera de las ideas para este año.

4. Decisión

Sigo pensando que la mejor idea para avanzar en el trabajo es decidir cada día lo que NO vamos a hacer, más que marcar aquellas tareas que haremos hoy (que también es importante, lógicamente). Al igual que en el punto anterior, la idea es simple. Abrimos nuestra lista de tareas y eliminamos tareas. De nuevo, lo difícil es tomar la decisión. ¿Qué tarea de nuestra lista es completamente evitable y podemos eliminar sin efectos negativos? ¿Qué tarea relacionada con «mejorar o perfeccionar algo» podemos desechar? Obviamente dejaremos de hacer cosas y otras no se harán con la perfección que inicialmente deseábamos, pero el trabajo avanzará. Al fin y al cabo ese es nuestro objetivo. Este proceso de «purga» de tareas lo he puesto en práctica en más de una ocasión. Y el juego funciona. Practicarlo con más frecuencia es la cuarta idea para este año. La última y probablemente la mejor de las cuatro.

Fotografía «Lápiz Ideas» | ElisaRiva en Pixabay
Fotografía «Libreta Ideas» | 6689062 en Pixabay

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